Сравнение сервисов управления знаниями Teamly, Notion и Битрикс24

Не так давно я выкладывал статью, в которой говорил о базе знаний внутри компаний, и помимо всего прочего рассказал о Teamly. В комментариях статьи и видео на YouTube подписчики написали, что можно вполне обойтись Notion или Битрикс24, поэтому я решил сравнить эти сервисы друг с другом и подготовить краткий обзор.

Для того, чтобы сравнить функционал Teamly, Notion и Битрикс24 максимально подробно, я заранее составил список вопросов, который отправил менеджерам по продажам каждого из продукта. Здесь вы можете ознакомиться с файлом, в котором указано, какой функционал в них есть, а какого нет, а ниже я распишу свои комментарии по каждому более подробно.

Не стану делать публичных выводов, оставив эту прерогативу читателям, каждый из которых наверняка имеет свои собственные предпочтения. Напишите в комментариях, что принципиально для вас и какой из сервис вам кажется более удобным и почему. В том числе, если сервис управления знаниями для вас не актуален в принципе.

Приложение есть у каждого из кандидатов, хотя, по-моему, для базы знаний оно не в топе приоритетов. В случаях, когда с чем-то ознакомиться нужно в любое время и из любой точки земного шара, приложение действительно обладает существенной важностью, но при постоянной работе без него вполне можно обойтись. Здесь оно есть у всех – что ж, пусть будет, по крайней мере, оно не помешает.

Будучи ключевым функционалом, редактор тоже есть в каждом из сервисов. Единственное, что у Notion и Teamly нет фильтров, но второй обещает добавить их в самое ближайшее время.

Есть и в Битриксе, и в Notion, делается с помощью специальных шаблонов. Тимли, запущенная не так давно, лишь теперь понемногу расширяет функционал, добавляя то, что нужно, но для базовой версии это принципиальным не было. Поэтому сейчас есть простой функционал постановки задач внутри документа.

У Notion нет морфологического поиска и поиска по вложенным файлам. У других всё это есть.

Наверное, самая большая фильтрация присутствует у Teamly, во всяком случае у него больше доступных параметров фильтрации. Небольшое лирическое отступление: чтобы конкурировать с этими уже давно известными и бесплатными в базовой редакции проектами, Teamly, который берёт за примерно те же услуги деньги, нужно наращивать функции, делая их максимально удобными. Не внедрять огромное их число, а делать те же самые, но чтобы за них хотелось платить. Фильтрация – яркий тому пример.

Есть у всех, ничего особенного я тут не увидел. Единственное, у Notion в платных тарифах есть возврат к предыдущей версии статьи, а у Teamly нет сравнения версий (но и его обещают добавить позже).

Есть у всех, сравнивать нечего – тут всё одинаково. Можно делать ограничения комментариев у Notion и Teamly, у Битрикс24 этого нет.

Можно экспортировать контент, отличие в том, куда мы его экспортируем: в Teamly пока нет экспорта пространства (тоже есть в списке обещанного), у Notion можно экспортировать в html, markdown или csv; экспорт статей – в ключевых форматах аля doc и pdf.

Teamly позволяет забрать контент с Confluence или из Notion.

В Notion импорт доступен с Evernote, Trello, Confluence, Google. Docs.

По Битриксу24 информации нет, наверное, это как-то делается, но в ручном режиме.

В каком-то виде они есть у всех. Пожалуй, конкурентам проигрывает Notion, поскольку в нём нет управления уведомлениями, фильтров и статуса «прочитано/не прочитано». Впрочем, на мой взгляд, это не такая критичная вещь: для крупной компании настройка уведомлений может и понадобиться, но для небольшой студии вроде нашей это не так важно.

Тут у всех всё одинаково. Группы есть, разница только в интерфейсе.

У Битрикса нет черновиков на главной и избранного. Здесь я хочу вставить пару слов его в защиту: это всё-таки не классическая база знаний, а огромная CRM/ERP, зовите как угодно – то есть огромная система управления компанией. На главной там и так предостаточно функций из других разделов, и, пожалуй, даже правильно, что туда не вынесли ещё и базу знаний.

Teamly и Notion – продукты более профильные, соответственно, это у них есть.

В Notion недавних документов нет – как и новостей или анонсов. Есть ли в них острая необходимость – опять же, большой вопрос. Многие и без того ленятся поддерживать базу знаний в адекватном состоянии, а уж писать анонсы – тем более. В Teamly, однако, это предусмотрено.

В Notion этого нет, и, к примеру, нам не нужно: специалист в принципе должен ознакомиться со всей методичкой, а не только самым популярным.

В Notion нет классификаторов и отдельной вкладки настроек для тегов-классификаторов. В Битрикс24 и Teamly они есть, хотя и этот функционал к категории значимого я отнести тоже не могу. Забегая вперёд, скажу, что Notion больше подойдёт для небольших компаний вроде нашей, а Битрикс24 и Teamly ориентируются на крупные студии хотя бы от 30 сотрудников и более. Логично предположить, что тогда и Битрикс будет платным, и тариф Teamly тоже окупится.

Критичных различий я не нашёл; есть избранные (с отдельной вкладкой под них у Notion), есть создание собственных шаблонов (у того же Notion предусмотрен конструктор на сторонних платформах).

Интересный раздел, присланный менеджером Teamly. Не буду вдаваться в подробности, что из себя геймификация представляет, это легко нагуглить, скажу лишь, что лет 5 назад она была так же популярна, как сейчас искусственный интеллект. Если есть ИИ – это круто, и то же самое раньше было с геймификацией.

Не везде это срослось с реальной жизнью, но Teamly делает на это особенный упор, уверяя, что через геймификацию они повышают вовлечение сотрудников в изучение скучных должностных инструкций. Геймификация привязана к рейтингу статей по количеству лайков и просмотров, а также к рейтингу авторов и пространств.

Есть в Тимли и Битриксе, в Notion отсутствует.

Есть в Notion и Битриксе, но отсутствует в Teamly. Это, на мой взгляд, нужно доработать, потому что если мы будем вести в Тимли документооборот, то какие-то индивидуальные статусы в любом случае появятся, и их внедрение должно стать одной из приоритетных задач Teamly (особенно если они позиционируют свой продукт как коммерческий).

С таблицами работают все сервисы.

Тут тоже интересный момент: даже в Гуглдоках можно дать ссылку и легко обеспечить доступ. Озвучу как отдельный раздел – в принципе, всё хорошо, гость, не авторизуясь, может легко ознакомиться с нужными материалами по вашей ссылке.

Здесь Битрикс24 меня весьма удивил, потому как у него нет ни запланированных публикаций, ни Workflow. У Teamly и Notion (с помощью специальных шаблонов) это есть.

Есть у всех, единственное, что в Битрикс24 и Notion нет установки срока действия статьи. Я начал фантазировать, где бы мне такое понадобилось, и пришёл к мысли о краткой инструкции, привязанной к конкретной дате. В итоге додумался до маркетингового отдела в предновогодний период, которому может пригодиться чек-лист по поздравлениям клиентам и режиму работы в праздники.

Первого января он будет уже неактуальным, но на какое-то время будет нужным. Опять же, не так принципиально, но если есть потребность и всю документацию вы ведёте в базе, на Teamly стоит разориться и пользоваться подобными фичами.

Раздаются, как и ожидалось, у всех.

Тоже есть у всех, хотя у Notion нет сортировки, разделения пространства на группы и закрепления статьи в пространстве (то есть закрепления наверху как самой важной).

Тесты на понимание статьи есть у всех, сказать особенно нечего. Единственное – у Notion это делается через интеграцию со сторонними спецмодулями.

Тоже самое с опросами.

История инициирована представителями Teamly: именно на это (как и на геймификацию) представители делали особый упор. Свой продукт они позиционируют как самый классный для совместной работы и управления знаниями и, соответственно, большая доля функционала связана с этим (можете посмотреть всё это в прикреплённом доке выше). Но обучение сотрудников — это важная часть командной работы, и самое главное, что наши обучающие курсы можно строить на материалах базы знаний.

У Нотиона и Битрикса это всё осталось завуалировано, поэтому наверняка не скажу – настолько детально я их не ковырял. От их представителей, однако, по этому поводу никакой реакции не последовало, поэтому можно предположить, что всего этого либо нет, либо имеется в крайне урезанном формате.

У всех, кроме Notion, она есть.

Не стану давить на ваше мнение: для себя я остановился на Notion, но вам может подойти что-то другое. Идеальной платформы под любые размеры, наверное, нет. С Notion стоит начать студиям до 30 человек.

О переходе на платные тарифы Teamly и Битрикс24 имеет смысл задуматься, когда штат компании значительно вырастет. Плюс Teamly, большой упор делает на развитие и обучение сотрудников – если вам это нужно, возможно, вам стоит присмотреться к Teamly.