Все под контролем: разработали собственную ERP для digital-агентства
Грамотно выстроить бизнес-процессы – это одна из главных целей крупной компании. Она же и боль. С активным ростом нашей команды мы стали утопать в сторонних программах и документах. Но вскоре поняли, что занимаемся не тем, чем надо. И принялись за разработку собственной ERP.
На текущий момент в нашей компании MediaTen работают 36 специалистов различных направлений. Это разработчики, дизайнеры, тестировщики, проджект менеджеры и другие значимые участники команды.
Все мы занимаемся одним большим делом – помогаем бизнесу автоматизировать процессы производства, продажи, контроля и управления персоналом. Но при динамичном развитии фирмы сами попались в ловушку нарастающих повседневных задач. И в этой статье расскажем о собственном опыте упорядочивания хаоса.
Наша боль
Мы работали с разными облачными сервисами и коробочными решениями на протяжении шести лет. С их помощью удавалось закрыть многие вопросы, но этого было недостаточно. Вдобавок все происходило не так просто, как могло бы.
- Многие управленческие системы наделены слишком расширенным функционалом, большая часть которого не нужна, а необходимого – нет. При этом начинаешь теряться в разделах и новых дополнениях.
- Сложные тарифные правила и ограниченное число пользователей при проблемах с работой на больших данных (от 40 тыс. записей). Плюс – перегруженный интерфейс.
- Иногда облачные сервисы тормозят или недоступны, что практически полностью останавливает отчетную работу. Такой авральный режим сильно изматывает сотрудников.
- Сторонние системы постоянно обновляются и расширяются дополнительными модулями, пакетами, патчами. Каждый раз это вызывает опасения, что что-то пропадет из внесенных данных или начнет функционировать иначе.
Одним словом, проблема практически любой чрезмерно универсальной системы – она слишком усложнена и нарушает принцип KISS (делай проще).
Из-за этого у нас возникла дилемма между приземлением на какую-то платформу насовсем и собственной разработкой ERP. Мы знали, что создание программы с нуля, которая бы отвечала нашим требованиям, займет много времени и средств. И это большая ответственность. Однако выбрали второе и решили пойти против системы, точнее, уйти от всех сторонних систем.
Как разрабатывали и дорабатывали
Разработка программы стартовала в 2019 году. Были использованы различные стеки технологий и изучено множество подходов к организации бизнес-процессов. Проанализировав последние, в итоге мы выбрали в качестве основных методологий Kanban и Scrum.
Провели сравнение между имеющимися на рынке предложениями по электронному управлению и контролю. Собрали список всего представленного функционала и выделили то, что нужно digital-агентству. Добавили к нему индивидуальные требования.
На основе выбранных функций сделали удобную в первую очередь для программистов небольшую систему. В ней были разделы о заработных платах и отчетах о работе.
Мы не стали ждать, когда у нас вновь появится время, чтобы закончить проект ERP. Запустили ее сразу, как разработали самые необходимые модули. Это позволило нам не медлить и отказаться от сторонних ресурсов, которые дублировали созданный функционал.
В конце 2021 года наш IT-директор задумался над тем, как можно автоматизированно поддерживать знания разработчиков на должном уровне и снизить порог вхождения в профессию для молодых специалистов компании. Для этого решили разработать систему тестирования внутри нашей ERP. Вернулись к своей скромной корпоративной программе и первым делом переписали ее на более современный стек, чтобы оперативнее внедрить тесты и последующие доработки.
В обновленную ERP перешли: отчеты, транзакция, проекты, профиль, должности, отделы и система оповещений. Первым расширением стал раздел с тестами для разработчиков. Если хотите узнать о нем подробнее, то можете заглянуть в статью «Автоматизированная система повышения теоретических знаний специалистов».
В этот раз мы не остановились и продолжили масштабировать управленческую систему. Выполнение работ велось и ведется параллельно с анализом реализованных возможностей. Вносятся корректировки при обнаружении недостатков, но в целом все 13 разделов подстроены под деятельность IT-компании.
Сейчас на финальной стадии находятся Wiki – библиотека знаний о проектах и раздел для быстрого добавления заметок. Расширяем роли персонала в системе и интегрируем ее с ботом, исполняющим должность секретаря для управления и напоминания о внесенных записях.
В дальнейшем планируется автоматизация финансовой отчетности и внутреннего документооборота кадровой политики.
Трудности при разработке
Главная проблема личных разработок – это отсутствие на них времени. Поэтому расширение и доработка собственной корпоративной системы растянулись на месяцы. Для клиента все бы было сделано гораздо быстрее.
Если говорить о ранних этапах проекта, то мы допускали дублирование. Одни и те же действия совершали и в нашей системе, и в сервисах, которые использовали до нее.
Самой серьезной ошибкой в начале было то, что мы смотрели на управленческую программу не в контексте удобства для ее основных пользователей – разработчиков. Но разобравшись с потребностями ЦА, смогли переосмыслить и структуру ERP.
Теперь у нас есть достаточно опыта, чтобы больше не создавать себе лишних проблем при реализации подобного проекта.
Так зря ли тратим ресурсы?
Было бы забавно ответить «зря» и закончить на этом. Но тогда бы мы просто соврали.
- Собственная система позволяет обеспечить полный контроль над ней и внутренними данными. Мы уверены в том, как она функционирует и что сведения не утекают в неизвестном нам направлении. Можем гарантировать сотрудникам и партнерам информационную безопасность.
- Мы научились нести ответственность за процессы в своей компании, а не зависеть от внешних факторов сторонних решений. Это было как с погодой, на которую нельзя повлиять – только подстроиться. Чего делать не хотелось ни тогда, ни тем более сейчас.
- Разработка для самих себя – это удобная песочница оттачивания навыков молодыми кадрами. Место для тестирования новых технологии и методов. Программисты значительно растут как профессионалы и могут предоставить проверенные готовые решения для партнеров.
- Индивидуальная ERP не только отвечает нашим специфическим нуждам и взглядам на организацию бизнеса, но и притягивает внимание всего коллектива. Вся компания вносит свои предложения и наблюдает с живым интересом, как развивается система.
Новые сотрудники говорят о том, что на их предыдущих местах работы они не встречали подобного объединения функций в одной программе. И это еще раз подтверждает мысль, что выбранный когда-то сложный путь более чем оправдан.
К концу 2024 года планируем выпустить версию ERP-системы с пробным тестированием для других компаний. Обязательно дадим знать, как все будет готово.