Автоматизация гостиничного бизнеса в Битрикс24. ДО и После

Рассмотрим пример автоматизации гостиничного бизнеса. Для этого сначала ознакомимся с организационной структурой, процессами, схемой настроек в Битрикс24. Затем на основании процессов рассмотрим несколько примеров ДО и ПОСЛЕ автоматизации.

В гостиничном бизнесе, особенно в микро-бизнесе, эффективная организационная структура компании должна быть гибкой, адаптированной к размеру и потребностям бизнеса. Вот пример организационной структуры компании в микро-бизнесе в сфере гостиничного бизнеса:

1. Руководитель компании:
Отвечает за общее управление компанией, разработку стратегии, принятие стратегических решений и координацию работы всех отделов.

2. Отдел продаж:
Отвечает за привлечение новых клиентов и увеличение объема продаж. В структуре отдела продаж могут быть следующие должности:
- Руководитель отдела продаж: Отвечает за управление отделом, разработку стратегии продаж, установление целей и контроль выполнения планов.
- Менеджеры по продажам: Занимаются активным поиском и привлечением новых клиентов, проведением переговоров, заключением договоров и поддержкой отношений с клиентами.
- Административный персонал: Осуществляет административную поддержку отдела продаж, включая обработку документации, подготовку отчетов и поддержку коммуникации с клиентами.

3. Отдел операций:
Отвечает за операционную деятельность гостиницы, включая прием и размещение гостей, обслуживание номеров, ресторанов и других объектов, управление персоналом и обеспечение высокого уровня обслуживания.

В структуре отдела операций могут быть следующие должности:
- Руководитель отдела операций: Отвечает за управление операционной деятельностью, контроль качества обслуживания и координацию работы персонала.
- Администраторы гостиницы: Отвечают за прием и размещение гостей, управление бронированием, решение текущих операционных вопросов и обеспечение комфорта гостей.
- Персонал обслуживания: Включает горничных, официантов, поваров и других специалистов, обеспечивающих качественное обслуживание гостей.
Кроме того, в микро-бизнесе гостиничной отрасли может быть ограниченное количество сотрудников, и некоторые должности могут объединяться или выполняться одним сотрудником.
Важно помнить, что организационная структура может варьироваться в зависимости от конкретных потребностей и особенностей каждой компании в гостиничном бизнесе.

В подразделениях микро-бизнеса в сфере гостиничного бизнеса могут существовать следующие бизнес-процессы:

1. Процесс бронирования и регистрации гостей:
- Прием и обработка бронирований
- Регистрация гостей при заезде-
Выдача ключей и информирование о правилах проживания
- Оформление документов и оплата

2. Процесс обслуживания номеров:
- Уборка и подготовка номеров перед заездом гостей
- Поддержание чистоты и порядка в номерах во время проживания
- Предоставление дополнительных услуг (например, доставка еды, уборка белья)

3. Процесс обслуживания ресторана и кафе:
- Прием заказов от гостей
- Подготовка и сервировка блюд
- Обслуживание гостей в ресторане или кафе
- Расчет и выставление счетов

4. Процесс управления персоналом:
- Найм и подбор персонала
- Обучение и адаптация новых сотрудников
- Расписание работы и контроль рабочего времени
- Мотивация и оценка производительности

5. Процесс маркетинга и продвижения:
- Разработка маркетинговых стратегий и планов
- Продвижение гостиницы через рекламу и маркетинговые кампании
- Управление онлайн-присутствием и социальными медиа
- Анализ рынка и конкурентов

6. Процесс финансового управления:
- Учет и контроль финансовых операций
- Бюджетирование и планирование доходов и расходов
- Финансовый анализ и отчетность
- Управление счетами и оплатой поставщиков.

Это лишь некоторые из возможных бизнес-процессов, которые могут существовать в гостиничном бизнесе. Каждая компания может иметь свои особенности и дополнительные процессы, зависящие от ее размера, типа гостиницы и стратегии развития.

Если у вас небольшой гостиничный бизнес, то напишите, у вас такие же процессы? Или чего-то не хватает?

В следующем разделе я предоставлю примеры автоматизации и выгод от нее для некоторых из этих бизнес-процессов.

В гостиничном бизнесе с учетом его организационной структуры и процессов можно настроить следующие воронки в Сделках и Смарт-процессы:

1. Воронка бронирования и регистрации гостей:
- Этап "Получение запроса на бронирование"
- Этап "Подтверждение бронирования"
- Этап "Регистрация гостя"
- Этап "Оформление документов и оплата"

2. Воронка обслуживания номеров:
- Этап "Подготовка номера перед заездом"
- Этап "Проживание гостя"
- Этап "Выезд гостя и уборка номера"

3. Воронка обслуживания ресторана и кафе:
- Этап "Прием заказа"
- Этап "Подготовка и сервировка блюд"
- Этап "Обслуживание гостей"
- Этап "Расчет и выставление счета"

4. Воронка управления персоналом:
- Этап "Найм и подбор персонала"
- Этап "Обучение и адаптация новых сотрудников"
- Этап "Расписание работы и контроль рабочего времени"
- Этап "Мотивация и оценка производительности"

5. Воронка маркетинга и продвижения:
- Этап "Разработка маркетинговых стратегий и планов"
- Этап "Продвижение через рекламу и маркетинговые кампании"
- Этап "Управление онлайн-присутствием и социальными медиа"
- Этап "Анализ рынка и конкурентов"

6. Воронка финансового управления:
- Этап "Учет и контроль финансовых операций"
- Этап "Бюджетирование и планирование доходов и расходов"
- Этап "Финансовый анализ и отчетность"
- Этап "Управление счетами и оплатой поставщиков"

7. Номера/квартиры/аппартаменты (в смарт-процессах):
- "Доступный для брони",
- "На уборке",
- "Заселен",
- "Ремонт",
- "Новый объект на рассмотрении"

Каждая воронка может быть настроена с учетом конкретных этапов и действий, которые соответствуют процессам и потребностям гостиничного бизнеса.

Автоматизация этих воронок в Сделках и Смарт-процессах Битрикс24 позволит оптимизировать работу, упростить управление и повысить эффективность бизнес-процессов в гостиничной компании.

При автоматизации процесса, можно сэкономить значительное количество трудозатрат и повысить эффективность работы. Рассмотрим конкретные примеры до и после автоматизации этого процесса с расчетом экономии времени на одного сотрудника.

1.1.1. До автоматизации:
- Прием и обработка бронирований: сотрудники тратят 20 минут на прием и обработку каждого бронирования, включая ввод данных, проверку доступности номеров и подготовку документов.
Итого: 20 минут на прием и обработку каждого бронирования.
1.1.2. После автоматизации с использованием воронок в Сделках и Смарт-процессах Битрикс24:
- Прием и обработка бронирований: сотрудники используют предложенные воронки в Сделках и Смарт-процессах для автоматизации этого процесса. Например, воронка в Сделках может включать этапы "Получение запроса на бронирование", "Подтверждение бронирования", "Регистрация гостя" и "Оформление документов и оплата". Сотрудники могут использовать роботов в Битрикс24 для автоматической отправки уведомлений, создания задач, генерации отчетов и других действий.

1.2.1. Пример до автоматизации:- Сотрудник тратит 20 минут на прием и обработку бронирования.
1.2.2. Пример после автоматизации:- Сотрудник тратит 10 минут на прием и обработку бронирования.Таким образом, автоматизация процесса позволяет сократить трудозатраты на одного сотрудника на 10 минут.

Пример использования предложенных роботов и воронок в CRM Битрикс24:
- Робот "Отправить уведомление о новом бронировании" автоматически уведомляет ответственного сотрудника о поступлении нового бронирования.
- Воронка в Сделках включает этапы "Получение запроса на бронирование", "Подтверждение бронирования", "Регистрация гостя" и "Оформление документов и оплата". Сотрудник может легко перемещать сделки по этапам, отражая текущий прогресс работы.
- Робот "Создать задачу на подготовку номера" автоматически создает задачу для сотрудника, ответственного за подготовку номера перед заездом гостя.
- Робот "Создать задачу на оформление документов" автоматически создает задачу для сотрудника, ответственного за оформление документов и оплату.

Это позволяет более эффективно управлять процессом бронирования и регистрации гостей, упростить коммуникацию и сотрудничество внутри команды, а также повысить качество обслуживания гостей.

2.1.1. До автоматизации:- Регистрация гостей при заезде и выдача ключей: сотрудники тратят 15 минут на регистрацию каждого гостя, включая заполнение документов, проверку правил проживания и выдачу ключей.Итого: 15 минут на регистрацию каждого гостя.

2.1.2. После автоматизации с использованием воронок в Сделках и Смарт-процессах Битрикс24:
- Регистрация гостей при заезде и выдача ключей: сотрудники используют предложенные воронки в Сделках и Смарт-процессах для автоматизации этого процесса.

Например, воронка в Сделках может включать этапы "Прием документов и заполнение формы регистрации", "Проверка правил проживания" и "Выдача ключей и информирование гостя о правилах проживания". Сотрудники могут использовать роботов в Битрикс24 для автоматической отправки уведомлений, создания задач, генерации отчетов и других действий.

2.2.1. Пример до автоматизации:- Сотрудник тратит 15 минут на регистрацию каждого гостя.

2.2.2. Пример после автоматизации:- Сотрудник тратит 5 минут на регистрацию каждого гостя.Таким образом, автоматизация процесса позволяет сократить трудозатраты на одного сотрудника на 10 минут.

Пример использования предложенных роботов и воронок в CRM Битрикс24:

- Робот "Отправить уведомление о предстоящем заезде" автоматически уведомляет сотрудника о предстоящем заезде гостя.
- Воронка в Сделках включает этапы "Прием документов и заполнение формы регистрации", "Проверка правил проживания" и "Выдача ключей и информирование гостя о правилах проживания". Сотрудник может легко перемещать сделки по этапам, отражая текущий прогресс работы.
- Робот "Создать задачу на подготовку номера и ключей" автоматически создает задачу для сотрудника, ответственного за подготовку номера и ключей перед заездом гостя.
- Робот "Отправить уведомление о правилах проживания" автоматически отправляет гостю информацию о правилах проживания и другую полезную информацию.

Это позволяет более эффективно управлять процессом регистрации гостей при заезде, упростить коммуникацию и сотрудничество внутри команды, а также повысить качество обслуживания гостей.

- Отслеживание занятых номеров в специальном поле с типом "Бронирование ресурсов". Можно создать список ресурсов, таких как комнаты, номера, аппартаменты или квартиры.

При оформлении сделки можно проверять доступность номеров и видеть, когда какой номер свободен или занят.

В поле "Бронирование ресурсов" указывается номер, дата и время бронирования. Это позволяет более эффективно управлять доступностью номеров и предоставлять точную информацию о занятости.

- Альтернативно, можно настроить номера/квартиры в виде карточек смарт-процессов. В этих карточках можно настроить параметры, по которым фильтруются доступные и занятые номера.

Визуально удобно видеть номера в воронке смарт-процессов в канбане, где можно отслеживать статус номеров и перемещать их между стадиями, такими как "Доступный для брони", "На уборке", "Заселен", "Ремонт" или "Новый объект на рассмотрении".

Эти дополнительные возможности позволяют более гибко управлять процессом бронирования и регистрации гостей, эффективно планировать уборку номеров и визуально отслеживать доступность и статус номеров в рамках воронки смарт-процессов.

3.1.1. До автоматизации:
- Оформление документов и оплата: сотрудники тратят 30 минут на оформление документов и проведение оплаты каждого гостя, включая заполнение форм, проверку данных и проведение финансовых операций.
Итого: 30 минут на оформление документов и оплату каждого гостя.

3.1.2. После автоматизации с использованием воронок в Сделках и Смарт-процессах Битрикс24:
- Оформление документов и оплата: сотрудники используют предложенные воронки в Сделках и Смарт-процессах для автоматизации этого процесса. Например, воронка в Сделках может включать этапы "Прием документов и заполнение формы оформления", "Проверка данных и подготовка документов" и "Оплата и завершение процесса". Сотрудники могут использовать роботов в Битрикс24 для автоматической отправки уведомлений, создания задач, генерации отчетов и других действий.

3.2.1. Пример до автоматизации:
- Сотрудник тратит 30 минут на оформление документов и оплату каждого гостя.

3.2.2. Пример после автоматизации:- Сотрудник тратит 10 минут на оформление документов и оплату каждого гостя.Таким образом, автоматизация процесса позволяет сократить трудозатраты на одного сотрудника на 20 минут.

Пример использования предложенных роботов и воронок в CRM Битрикс24:
- Робот "Отправить уведомление о предстоящем заезде" автоматически уведомляет сотрудника о предстоящем заезде гостя.
- Воронка в Сделках включает этапы "Прием документов и заполнение формы оформления", "Проверка данных и подготовка документов" и "Оплата и завершение процесса". Сотрудник может легко перемещать сделки по этапам, отражая текущий прогресс работы.
- Робот "Создать задачу на подготовку документов" автоматически создает задачу для сотрудника, ответственного за подготовку документов перед заездом гостя.
- Робот "Создать задачу на проведение оплаты" автоматически создает задачу для сотрудника, ответственного за проведение оплаты и завершение процесса.Это позволяет более эффективно управлять процессом оформления документов и оплаты, упростить коммуникацию и сотрудничество внутри команды, а также повысить качество обслуживания гостей.

4.1.1. До автоматизации:
- Уборка и подготовка номеров перед заездом гостей: сотрудники тратят 30 минут на уборку и подготовку каждого номера, включая уборку помещения, смену постельного белья, заправку полотенец и установку необходимых предметов.
Итого: 30 минут на уборку и подготовку каждого номера.

4.1.2. После автоматизации с использованием воронок в Сделках и Смарт-процессах Битрикс24:
- Уборка и подготовка номеров перед заездом гостей: сотрудники используют предложенные воронки в Сделках и Смарт-процессах для автоматизации этого процесса. Например, воронка в Сделках может включать этапы "Подготовка списка задач по уборке номеров", "Уборка и подготовка номеров" и "Проверка готовности номеров перед заездом гостей". Сотрудники могут использовать роботов в Битрикс24 для автоматической отправки уведомлений, создания задач, генерации отчетов и других действий.

4.2.1. Пример до автоматизации:
- Сотрудник тратит 30 минут на уборку и подготовку каждого номера.
4.2.2. Пример после автоматизации:
- Сотрудник тратит 20 минут на уборку и подготовку каждого номера.Таким образом, автоматизация процесса позволяет сократить трудозатраты на одного сотрудника на 10 минут.

Пример использования предложенных роботов и воронок в CRM Битрикс24:
- Робот "Отправить уведомление о предстоящем заезде" автоматически уведомляет сотрудника о предстоящем заезде гостя.
- Воронка в Сделках включает этапы "Подготовка списка задач по уборке номеров", "Уборка и подготовка номеров" и "Проверка готовности номеров перед заездом гостей". Сотрудник может легко перемещать сделки по этапам, отражая текущий прогресс работы.
- Робот "Создать задачу на уборку номера" автоматически создает задачу для сотрудника, ответственного за уборку и подготовку номера перед заездом гостя.
- Робот "Отправить уведомление о готовности номера" автоматически отправляет уведомление гостю о готовности номера и информацию о дальнейших действиях.
Это позволяет более эффективно управлять процессом уборки и подготовки номеров перед заездом гостей, упростить коммуникацию и сотрудничество внутри команды, а также повысить качество обслуживания гостей.

Бронирование времени команд уборщиц для управления внутренним процессом уборки. Через поле "Бронирование ресурсов" можно также бронировать время для команд уборщиц, чтобы эффективно планировать и управлять процессом уборки номеров.

Для успешного внедрения Битрикс24 в гостиничном бизнесе рекомендуется следующий подход:

1. Определите цели и задачи:

Определите, какие конкретные задачи вы хотите решить с помощью Битрикс24. Например, улучшение управления бронированиями, автоматизация работы с клиентами, улучшение коммуникации внутри команды и т.д.

2. Проведите анализ:

Оцените текущие процессы и системы в вашем гостиничном бизнесе. Идентифицируйте слабые места и области, которые могут быть улучшены с помощью Битрикс24.

3. Обучение и подготовка:

Обучите сотрудников работе с Битрикс24. Проведите тренинги и обучающие сессии, чтобы они могли эффективно использовать все возможности платформы.

4. Постепенное внедрение:

Рекомендуется начать внедрение Битрикс24 с постепенного переноса одной функции или процесса в систему. Это поможет сотрудникам привыкнуть к новой системе и уменьшит сопротивление.

5. Делегирование ответственности:

В микро бизнесе владелец может самостоятельно заняться внедрением Битрикс24 или делегировать эту задачу ответственному сотруднику. Важно, чтобы человек, занимающийся внедрением, имел достаточное понимание бизнес-процессов и технических аспектов Битрикс24.

6. Преодоление сопротивления:

Для преодоления сопротивления сотрудников при внедрении Битрикс24 рекомендуется провести обучение и показать преимущества и удобства использования системы. Также важно создать коммуникационную стратегию, объясняющую причины внедрения и пользу для всех сотрудников.

7. Интеграции с другими сервисами:

Битрикс24 предлагает множество интеграций с различными сервисами, которые могут быть полезны в гостиничном бизнесе. Например, интеграция с системами бронирования, финансовыми сервисами, системами учета и т.д. Рекомендуется изучить возможности интеграций и выбрать те, которые наиболее соответствуют вашим потребностям.

Надеюсь, эти рекомендации помогут вам успешно внедрить Битрикс24 в гостиничном бизнесе. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, я готова помочь!

#crm #bitrix #bitrix24 #Битрикс24 #внедрениецрм #внедрениесрм #автоматизация #гостиничныйбизнес