Как ритейлу начать конкурировать с маркетплейсом с помощью цифровизации и SRM

Всем привет, я — Антон Белов, управляющий собственник компании Tool-kit.tech. Мы создаем IT-системы, упрощающие жизнь бизнеса. В предыдущей статье я раскрыл тему SRM (система управления взаимоотношениями с поставщиками) и описал ее роль в решении различных задач. В рамках данной статьи я детально рассмотрю два процесса, за которые она отвечает: подключение нового поставщика («онбординг») и ввод товара поставщиком. Также сняли видео об этом.

Сейчас большинство ритейлеров приходят к осознанию необходимости расширения номенклатуры и полок в своих магазинах путем увеличения количества поставщиков. Нужно им это для того, чтобы быть конкурентоспособными и улучшать свои позиции на рынке. Кроме того, мы с вами находимся в демографической яме, и в нынешних условиях дефицита кадров компании вынуждены двигаться в сторону автоматизации. Найти сотрудников в отдел закупок становится все сложнее — дефицит линейного персонала достигает уже 30%.

Один из ключевых этапов на пути автоматизации — внедрение SRM.

Начнем с вызовов, которые возникают перед ритейлерами при увеличении количества поставщиков.

В нынешних реалиях один из глобальных путей увеличения доли рынка у ритейлеров — это увеличение ассортимента и, как следствие, количества поставщиков. Все логично: больше поставщиков — больше выбора у покупателей, больше покупателей — больше оборот.

В условиях увеличения количества поставщиков встает вопрос организации работы с ними.

Перечислим основные вызовы, которые возникают перед ритейлером:

Именно эти вызовы создают необходимость организации портала поставщиков, который путем автоматизации и оцифровки процессов позволит существенно упростить работу с поставщиками и увеличить их количество.

Давайте рассмотрим два первых этапа в SRM — онбординг и ввод номенклатуры.

Онбординг («принятие на борт») поставщика — это самый первый этап взаимодействия с ним.Чтобы начать работу обычно необходимо подписать договор, проверить контрагента, внести обеспечительный платеж (у каждого поставщика детали могут отличаться). Вот за эти разовые стартовые действия и отвечает процесс онбординга.

Дополнительно процесс может включать в себя множество этапов: загрузка коммерческих предложений, сертификация товаров, работа с внутренней командой по оформлению карточек товаров и другие.

При первом входе в систему у поставщика складывается первое впечатление о ритейлере. Сегодня поставщику выгоднее работать с теми каналами продаж, где процесс подключения проще и быстрее — чтобы без задержек начать работу. Часто ритейлеры используют метрику time to market — время от запроса отдела закупок на новую позицию до появления ее на полке.

Поэтому важно сделать онбординг максимально простым и быстрым, чтобы завоевать доверие поставщиков и стимулировать их к сотрудничеству с ритейлером.

Процесс ввода номенклатуры — это загрузка информации о товарах и ценах поставщиком. Процесс включает в себя сбор информации о товарах, их классификацию, присвоение кодов и наименований, а также обновление данных в случае изменения характеристик товаров или появления новых позиций. Результатом этого процесса является база данных, которая служит основой для автоматизации учета и управления запасами, а также для анализа продаж и принятия решений о закупках.

Процесс ввода номенклатуры может состоять из множества этапов и согласующих лиц.

Также поставщику важно, чтобы ввод номенклатуры был понятным, удобным и быстрым. Тогда он будет максимально заинтересован в сотрудничестве с таким ритейлером, и в приоритете будет та площадка, где проще ввод.

В идеальном мире коммуникация поставщика и ритейлера происходит на одной платформе, все процессы систематизированы, оцифрованы и автоматизированы.

Основные критерии идеального мира:

В реальном мире поставщики не могут регистрироваться без помощи ваших сотрудников, потому что им приходится ожидать регистрационные данные после отправки всех документов. Это сразу замедляет процесс и поднимает порог входа для новых поставщиков.

После регистрации нашему поставщику предстоит предоставить все юридически важные документы и много информации о компании.

Шаги по выполнению этого важного этапа сейчас выглядят так:

Казалось бы, вопрос решен и порог теперь определяется смекалкой поставщика, но есть нюанс: с увеличением количества новых поставщиков отдел заботы начинает «гореть».

Юристы наконец проверили нашего поставщика! Теперь его ждет этап заполнения списков номенклатуры. Для поставщика это длительный процесс, который состоит из множества этапов и сопровождается сложными инструкциями. И на каждом этапе есть ответственный сотрудник, который может вернуть КП для доработки. Поставщику сложно согласовывать номенклатуру из-за длительного процесса.

Это обычный путь поставщика, который с огромной болью и преградами пытается зайти к ритейлеру без SRM.

Поставщику доступны разные форматы управления номенклатурой в личном кабинете:

Без автоматизации взаимодействия с поставщиками ритейлеру тоже тяжело.

Например, когда общение с поставщиками осуществляется через электронную почту, и задачи раскиданы по разным сотрудникам, то следить за процессами онбординга и ввода номенклатуры сложно. Плюс становится непросто определить, кто задерживает процесс — сотрудники или поставщики.

Еще одна трудность — это рутинные задачи, связанные с консультированием поставщиков, выявлением и исправлением ошибок. Все это отнимает время и силы сотрудников.

Из-за сложности и многоступенчатости процесса согласования время его выполнения может значительно увеличиться, особенно если одна из стадий затягивается из-за наложения других задач на одного сотрудника. В таких условиях сотрудники часто оказываются перегружены работой и часто не справляются с ней.

Поставщики, в свою очередь, могут надолго застрять на этапе согласования, что может привести к отсутствию товаров на полке магазина и к убыткам ритейлера.

Новым менеджерам также может быть сложно разобраться в инструкции по работе с поставщиками, так как они могут устаревать, ведь процесс работы меняется.

Если в неавтоматизированной системе, где все делается вручную, возникает сбой, то невозможно определить его причину.

Перечислять проблемы можно еще долго…

Когда ритейлер начинает систематизировать онбординг и ввод номенклатуры, он встречается с большим количеством неэффективных процессов, которые требуют оптимизации.

И если часть процессов можно исправить на этапе проектирования, то другие придется запускать в существующем виде и уже потом дорабатывать. Для этого важно измерять систему по разным метрикам, которые привязаны к бизнесу, и менять части системы, чтобы улучшить метрики. Только этот путь гарантирует эффективную оптимизацию процессов.

Например, после оцифровки процессов можно построить воронку регистрации поставщиков. На дашбордах можно увидеть, в каком статусе находится каждый процесс. Понять, сколько времени занимает каждый этап, выделить узкие места и продумать, какие этапы можно отсечь. И на основе этих данных проектировать развитие системы.

Таким образом, автоматизация позволяет упростить и улучшить бизнес-процессы. Все становится наглядным и понятным, не требуется много времени на размышления. Вместо выполнения рутинных действий люди могут сосредоточиться на более важных задачах.

Использование SRM значительно упрощает процесс подключения нового поставщика и ввода номенклатуры, позволяет масштабировать эти процессы и значительно расширить свой ассортимент.

У внедрения есть нюансы: текущие процессы могут быть сложными и неоптимальными, может присутствовать сопротивление изменениям… но решенные проблемы стоят того!А главное, сделать жизнь поставщиков и отдела закупок проще, плавнее и быстрее с помощью автоматизации и оптимизации процессов фактически означает кратно вырасти в обороте.