Максимально подробный список дел, планирование личной жизни и ещё четыре способа всё успевать

Продакт t2.digital делится любимыми инструментами тайм-менеджмента.

Привет, я Юлия Путилова. И я хорошо умею планировать свое время.

Мои студенты в Центральном университете на каждой встрече говорят о том, что хотят улучшить свои навыки тайм-менеджмента. После череды сессий вопросов и ответов я собрала заметку, где перечислила все то, чем пользуюсь сама, чтобы мой день не был похож на снежный ком и проходил контролируемо. Заметка превратилась в эту статью.

Как сформировались мои личные инструменты тайм-менеджмента и почему мне можно доверять?

В моей жизни были периоды, когда я работала на трех работах, училась в магистратуре МГУ имени М.В. Ломоносова и еще строила личную жизнь и бегала на встречи с друзьями (туда я действительно почти бегала, потому что пешком было уже не успеть). Сейчас у меня одна полноценная работа по 45-50 часов в неделю и наставничество, занимающее у меня порядка 20 часов в неделю. Также у меня есть семья, я занимаюсь спортом не менее 3 раз в неделю, читаю 1-3 книги в месяц, общаюсь с друзьями, хожу по выставкам и ощущаю, что в моей жизни есть work-life-balance, за который я в свое время очень сильно боролась и, как мне кажется, одержала победу.

Надеюсь, вы мне хотя бы капельку поверили, поэтому – к сути.

Содержание

Каждый день я веду огромные списки дел. Причем дела у меня бьются на то, что нужно сделать на этой неделе и то, что нужно сделать сегодня и завтра. И так каждый день.

Разобрать почту утром – это дело, потому что ты тратишь время на концентрацию, ответ, на удаление письма, на выяснение каких-то тонкостей или сбор аналитики (кстати, сбор аналитики для письма – отдельное дело, потому что оно точно займет у вас больше 5 минут).

Поставить встречу – дело, потому что, если вы ставите встречи правильно, вам нужно написать адженду. А это занимает какое-то время.

Я, как продакт, ставлю задачи на команду. И заведение таких задач каждый раз прописывается мной как отдельное дело, потому что там мне тоже нужно продумать много вещей, на которые требуется время.

Сходить в зал – это дело, причем занимающее не только время самой тренировки, но и время, за которое вы собираете сумку, идете до того места, где вы занимаетесь, и обратно. Вам нужно время на переодевания, время на душ и время на то, чтобы перекусить после тренировки и немного успокоиться. Иногда поход на тренировку занимает 3-4 часа, соответственно вам нужно построить свой день, закладывая туда вашу тренировку (и это не повод туда не идти, но повод спланировать свой график тщательнее).

Вы можете сказать, что ведение таких списков дел тоже занимает время. И вы будете правы: написание списка дел – тоже дело. Но в нем есть свои плюсы, ведь как приятно не держать все в голове и как приятно вечером осознать, как много вы на самом деле сделали за сегодня.

Мне нравится вести списки дел на бумаге, чтобы потом вычеркивать каждое дело, получая во время этого действа маленькую эндорфинку. Но у бумажного подхода есть свой минус: очень часто о каких-то делах я вспоминаю не находясь у блокнота с ручкой. И тогда я записываю эти дела в заметки телефона, но потом обязательно аккуратно переношу, чтобы все они были в одном месте.

Ловите еще один лайфхак работы со списком. Если вы все-таки привыкли к диджитальному ведению списков и записываете дела в заметки (трекеры задач тоже подходят, но сейчас лайфках для любителей заметок), то очень советую не ранжировать ежедневный список дел от самых важных к менее приоритетным. Постарайтесь смешать одно с другим, чтобы открытие такой заметки не пугало вас своей важностью. А когда список дел станет смешанным, вам нужно придумать, как среди них выделить самые важные дела.

Не старайтесь использовать восклицательные знаки или красный шрифт. Наш мозг воспринимает информацию, написанную красным шрифтом или выделенную восклицательными знаками как что-то серьезное, давящее и требующее немедленного сосредоточения. Чтобы выделить задачу попробуйте использовать… эмодзи сердечки. Мне больше всех нравятся красные, не смотря на цвет, который я вам рекомендовала не использовать пару предложений назад. Сердечки не выглядят такими уж пугающими, но при этом отлично выделяют задачки. А выполнять задачки, помеченные сердечками - сплошное удовольствие. Поверьте: вы будете выискивать задачки с сердечками, чтобы скорее их выполнить. Видите, я даже задачами их не могу назвать, настолько они мне нравятся.

Если вечером в среду вы планировали встречу с одноклассниками, советую обратить на это внимание и не ставить важные собрания на первую половину следующего дня, оставив себе время на более долгий утренний кофе и концентрацию на работе после пережитых эмоций.

Также дам вам личный совет: очень удобно вести календарь со своим партнером. Если, например, ваш муж планирует вечером встречу с другом, вы можете себе позволить целый спектр досуга: задержка на работе, встреча с подругой, массаж, уборка дома. Тогда вы сможете успеть то, что давно хотели и освободите время на качественное общение с партнером, когда вы оба не заняты.

Это правило сформировалось в моей жизни далеко не сразу. Сначала я делала хаотично много вещей, не сосредотачиваясь ни на чем конкретном. Потом я стала выделять для себя важное, не всегда осознавая это.

Не так давно я прочитала книгу «В фокусе. Твой путь к выдающимся результатам» Гери Келлера и Джея Папазана, и все встало на свои места. Суть книги сводится к тому, что человек может делать только одно важное дело. У него может быть только одна важная цель. Только оставаясь «в фокусе» на этой цели 24/7, можно добиться значимого результата.

Что меня возмущало в вышеупомянутой книге (кроме бесконечного повторения одной и той же мысли, но разными словами): неужели мы можем сконцентрироваться только на чем-то одном, самом важном? Мы же так много успеваем за день, за месяц. Про какое «одно» идет речь?

На самом деле, если проанализировать мой опыт, можно понять, что в разное время я действительно концентрировалась и желала что-то одно: сначала это была учеба, а рабочие достижения для меня были не так важны; потом этим фокусом стала работа, а досуг отодвинулся на второй план, так как важно было нагонять знания и опыт, чтобы закрепиться на понравившейся мне роли. При этом я совершенно не осознавала, что я начала что-то для себя выделять и ставить выше в списке приоритетов. Это просто однажды случилось, а я и не заметила.

Какими бы вы ни были амбициозными и многозадачными: выберите для себя один, самый важный фокус. Если для вас сейчас важна карьера, вечерние посиделки с друзьями в будни лучше перенести на выходные дни. Если вы копите на квартиру, то придется смириться с тем, что одеваться придется в чуть менее актуальные вещи, а машина еще долго не будет ездить на новых кованных дисках. Фокус “семья” – это тоже фокус. Если сейчас для вас важно самостоятельно воспитать ребенка, то рабочие амбиции, которые требуют восемнадцати часового рабочего дня в офисе, возможно, стоит оставить в стороне, при этом не коря себя за это.

Ставьте фокус на день, неделю, месяц, год или пятилетку. И живите с понимаем того, что конкретно сегодня нужно строить свою жизнь вокруг одного этого дела (или пары-тройки самых важных задач, направленных на выполнение этого дела). И если вдруг, что-то пошло не по плану, вы все равно должны, по возможности, доделать его до конца, отложив при этом другие планы. Кстати, если дело очень важное, вы можете вообще не строить другие планы до момента, пока не решите эту задачу. Или отталкивайтесь от того, что это дело займет у вас в два раза больше времени, чтобы точно быть уверенным в успехе.

Интересно, что мы, в большинстве своем, привыкли быть бесконечно сосредоточенными на работе: мы научились ставить рабочие и карьерные цели, более-менее научились планировать свое рабочее время и рабочие активности. Но при этом мы очень легко относимся к личному времени, надеясь, что все сложится само собой. Так и живем, очень расстраиваясь, что годами не можем сходить на хороший спектакль с любимым актером или посмотреть давно отложенный в папку «Посмотреть когда-нибудь» фильм.

Если для вас важны тренировки, планируйте их на выходных, руководствуясь правилом о выделении одного самого важного дела на неделе, и не забивайте ничем другим эти временные слоты. Если вы читаете какую-то книгу, советую прикинуть заранее, за какой срок вы хотите ее прочитать, и рассчитать, сколько страниц вы должны читать в день, чтобы не таскать в сумке одну и ту же книгу по полгода.

Кстати, еще один лайфхак про книги. Если у вас вообще нет привычки читать, попробуйте начать с ежедневных подходов, но по очень маленькому количеству страниц, две-три достаточно. Не надо себя отрывать от книги, если, вдруг, вам захочется прочитать пять страниц, важно не переусердствовать, остановившись в конце главы через 300 страниц. Будьте честны в договорах с собой: вы обещали себе две страницы и их запланировали. Прочитайте ровно две и идите по другим делам. Однажды вы поймаете себя на том, что читаете уже 10-ю страницу и останавливаться не планируете – повод скорректировать свои планы и увеличить время на чтение. На тему формирования привычек вы можете почитать отличную книгу «Атомные привычки. Как приобрести хорошие привычки и избавиться от плохих» Джеймса Клира. В ней вы найдете немало простых для выполнения лайфхаков, которые действительно помогут сформировать полезные привычки.

Есть много книг и научных работ о мозге. И во многих работах есть лайфхаки, как обмануть наш мозг. Он настолько ленив и постоянно экономит энергию, что для нас ежедневной задачей становится понять, как обмануть его сегодня и заставить поработать на хозяина. Да-да, я учу вас не обманывать себя, но обманывать свой мозг. Поверьте, этот обман во благо.

Вам нужно разобраться, что вас мотивирует стараться наедине с самим собой. Поделюсь личным примером, только никому не рассказывайте. Меня не вдохновляет высокий темп и режим аврала (и думаю, что так у многих). Меня абсолютно не мотивирует, когда я на 15-м месте рейтинга (у меня пропадает вообще любое желание бежать вверх турнирной таблицы). Я очень расстраиваюсь, если из пяти дел я сделала четыре. Но если меня хвалят, я чувствую ответственность и стараюсь не упасть в грязь лицом и стать еще лучше. Если я чувствую, что я уже наверху, но кто-то может наступать мне на пятки, я бегу в разы быстрее.

Я люблю успевать, а желательно обгонять. Если передо мной стояло пять задач, а я успела выполнить шестую, скорее всего, я не успокоюсь и не хлопну крышкой компьютера, а задержусь и сделаю еще седьмую, восьмую и, возможно, даже девятую задачу. А какое же прекрасное у меня потом будет настроение. Зная это о себе, я ставлю перед собой всегда объективно выполнимое в конкретный день количество задач. Я записываю в список задач на день ровно столько, сколько могу успеть почти со стопроцентной вероятностью. И если у меня получается выполнить все задачи, я заканчиваю день с чувством удовлетворения. А если я успеваю больше, то я начинаю делать еще больше и чувствую себя невероятно счастливой.

Найдите, как обманывать себя и мотивироваться, и обманывайтесь с удовольствием!

Вы удивитесь, но самый важный инструмент тайм-менеджмента, на самом деле, не эффективное использование своего времени, а расставление приоритетов.

Вы не можете успеть все. И, к сожалению, как правило, вы можете успеть сильно меньше, чем вам кажется. В ИТ-мире есть прекрасный инструмент продуктового менеджмента MoSCoW, который направлен на приоритизацию бэклога (списка рабочих задач для команды разработки). Суть этого инструмента заключается в том, что все задачи делится на:

Задачи, которые вы записали в список дел на неделю лучше также разделить согласно классификации выше. Выделите для себя самое важное и стройте свои дни вокруг этих задач (согласно правилу смешивания важных и менее приоритетных задач как это представлено в инструменте 1). Не самые важные задачи можете записать в отдельный список и прикинуть, сколько времени они у вас могут занять, чтобы забить ими свободное время, если такое образуется.

Важно! Когда вы оцениваете свои дела на день / неделю, обязательно уделяйте особенное внимание своему внутреннему состоянию. По-началу вам будет казаться, что это неважно или невозможно. Но если вы день за днем будете прислушиваться к себе, вы начнете заранее предсказывать наступление тех дней, в которые вы себя можете почувствовать взволнованным или выгоревшим, потому что день назад задержались на работе допоздна или потому что вечером собираетесь на свидание и немного волнуетесь. В такие дни лучше не нагружать себя большим количеством важных дел и оставить место на то, что вам нравится делать или что дается легко.

Кстати, задержку на работе допоздна тоже лучше спланировать заранее. Звучит странно: как можно спланировать задержку в офисе? Но если вы начинаете понимать, что задач больше, чем вы можете успеть за день, то это время наступило (кстати, это очень актуально для конца года; так что советую уже запланировать вечер или раннее утро для рабочих свершений).

Надеюсь, вы подметили для себя парочку лайфхаков, которые сможете попробовать уже сегодня. Делитесь своими инструментами тайм-менеджмента и советами, как все успевать в комментариях, а также подписывайтесь на мой телеграм-канал О чем плачут продакты Давайте расти и развиваться вместе!