Что такое Т&M (Time & Material) и в чем его преимущества

Год назад мы перевозили ~90% своих проектов с Fix Price на Time & Material. Для меня это было очень стрессово, потому что с нуля надо было завести регламенты, разобрать возражения, морально подготовиться. Ух.

Всем привет, меня зовут Саша Комбаров, я CEO в Пиробайт. Мы разрабатываем сервисы и мобильные приложения. А еще делимся документами для диджитал: https://t.me/regulations_pyro_bot

Слона кушаем по кусочкам. Собрал всю информацию по формату ТМ: преимущества для заказчика, для проекта, как это мотивирует команду. Собрал возражения, а затем мы вместе с командой поштормили их. Составил график для проектов: начинаем с наиболее лояльных, кто с нами уже 3-5 лет, чтобы менеджеры поверили в себя и обкатали действия, затем идем к более бюрократическим проектам.

По итогу мы не потеряли проекты, за месяц встали на новые рельсы и прем сейчас на всех парусах 🛥

Это одно из моих супердел, которое дало рост и компании, и мне.

Поэтому если вы думаете как перейти с фикса на ТМ и в чем преимущества для заказчика? Заказчик задается вопросом: «А часы рисовать не будете?».

Time & Material (T&M) — модель ценообразования, при котором заказчик оплачивает услуги исполнителя на основе человеко-часов.

Мы работаем по такому типу над всеми сложными проектами, то есть:

Этот подход хорош для проектов, к которым:

Самое главное противоречие в нежелании работать по T&M для заказчика — восприятие подхода T&M как оплату за процесс, а не за результат. Но при оказании услуг (особенно, сложных услуг) всегда есть неопределенности.

Описать их можно диаграммой Венна - классической формой тройственной ограниченности, где:

результат (качество) =

Каждый бизнес (и представитель бизнеса) самостоятельно находит комфортный для себя баланс между затратами и результатом.

На продаже аккаунту необходимо определить с заказчиком главное ограничение: время, стоимость или содержание? Самое распространенное ограничение — бюджет, который готов потратить заказчик.

Если бюджет установлен, то мы вводим ограничение для типов работ (и далее для исполнителей) в объёме времени на проект.

ТМ – это высокая скорость разработки и чуть ниже стоимость за счет сокращения рисков.

По FP мы вынуждены закладывать риски на неопределенность. И начинать работы только после аналитики, точной оценки и получения предоплаты. А потом ждать, когда команда освободится. Вместо этого мы можем сейчас начать делать и прорабатывать требования в процессе выполнения, оплачиваете вы по завершению календарного периода. По ТМ есть риск, что первоначальная оценка увеличится. Но она может и уменьшиться. К тому же вы не будете переплачивать за неопределенность и результаты получите сильно быстрее.

1. Быстрый старт работ

В отличие от модели Fixed Price, включающей длительный этап составления и согласования сметы и таймлайна, T&M предполагает быстрый старт разработки продукта за счёт отсутствия необходимости в подробной формализации требований. Благодаря итерационному подходу приоритеты на проекте могут изменяться прямо в процессе создания нового функционала.

2. Гибкость бюджета, изменяемый темп разработки

При сотрудничестве по T&M заказчик может эффективно перераспределять бюджет, принимая решение, в какой функционал вложить деньги сейчас и от чего пока стоит отказаться. Это же касается и применения лучших практик, например, в ответ на нестабильность продукта команда фокусируется на автоматизации тестирования. Также можно завершить разработку в любой момент времени (согласно условиям контракта). Например, если заказчик понимает, что созданного функционала достаточно для достижения поставленной цели, или если результат первых итераций не удовлетворил заказчика по качеству, уровню сервиса.

Гибкость условий и договоренностей на контрактах T&M касается и темпа разработки. В случае временного прекращения финансирования проекта заказчик может снизить интенсивность разработки за счёт сокращения объёма задач и количества задействованных в работе над проектом сотрудников. С другой стороны, при необходимости быстрого выхода продукта на рынок заказчик может расширить команду и ускорить темп. Таким образом, контракт T&M позволяет быстро реагировать на изменяющиеся условия и своевременно управлять ситуацией на проекте.

3. Прозрачность процессов

Работая по T&M, исполнитель предоставляет заказчику подробную информацию о затраченных ресурсах и времени на разработку различных задач, в том числе организовывает доступ к системе репортинга. Заказчик может участвовать в планировании работ и демо с командой разработчиков, постоянно получать актуальную информацию о статусе проекта и активно влиять на результат.

В любой момент времени вы понимаете, что именно происходит на проекте. Такой подход способствует взаимовыгодному сотрудничеству, в котором нет скрытых проблем и рисков, предупреждает необходимость в значительных незапланированных тратах и положительно сказывается на качестве продукта.

Наша компания инвестирует в развитие долгосрочных отношений, в которых наиболее ценится прозрачность и открытость. Поэтому нам важно развивать культуру совместного обсуждения с заказчиком различных рисков и стратегий реагирования при их наступлении. В рамках этого типа контракта на риски не закладывается дополнительный бюджет, поэтому при их наступлении совместное реагирование крайне важно

4. Быстрое понимание уровня сервиса исполнителя

Работая по T&M, заказчик уже в первые итерации может оценить уровень сервиса, предоставляемого компанией-исполнителем. Это и подходы к управлению и ведению проекта, и степень проактивности членов команды, а также результативность и обоснованность тех или иных действий. Уровень сервиса — это не только формализованные аспекты сотрудничества, но и просто ощущение, комфортно ли вам работать с данным исполнителем, оно крайне важно для успешного взаимодействия.

Рассмотрим самый негативный сценарий. При совершении ошибки в выборе исполнителя лучше потерять несколько недель, работая по T&M, чем полгода при модели Fixed Price, при этом не имея временных возможностей изменить исполнителя.

5. Синергия во взаимодействии заказчика и исполнителя

Мы верим, что лучшее исполнение T&M контракта предполагает выстраивание взаимовыгодных партнёрских отношений. Очень часто такой контракт означает применение гибких методологий и коротких итераций. Заказчика и исполнителя объединяет общая цель — эффективное достижение результатов (реализация бизнес-функций продукта с должным уровнем качества и в срок) с помощью слаженного сотрудничества.

Достижению общей цели способствует регулярная коммуникация, обеспечивающая более глубокую синхронизацию сторон по текущим задачам проекта. Упреждение возникновения рисков, оперативное решение проблем и вопросов, прозрачность статусов задач даёт возможность принимать более эффективные решения, что экономит время в дальнейшем. Достигается синергия заказчика и исполнителя.

Контракт T&M характеризуется прозрачным подходом и отсутствием скрытых рисков в оценках функций. Сотрудничество изначально выстраивается по концепции «win-win», стороны настроены договариваться. Это позволяет на всех стадиях проекта принимать решения, которые будут выгодными для обеих сторон.

Сотрудничая с нами, заказчик сам выбирает степень вовлеченности в процесс разработки: от получения развернутых статусов по проекту от наших менеджеров до участия в ежедневных стендапах со всей командой и ретроспективах в конце итераций. Мы постоянно обеспечиваем заказчика информацией по актуальному статусу проекта, предоставляем все необходимые отчёты о проделанной работе и организуем процесс разработки таким образом, чтобы сотрудничество с нами было комфортным и не требовало слишком много времени для получения полного понимания текущей ситуации на проекте.

Наши команды рационально используют время, выделенное на каждую задачу, и прилагают максимальные усилия для предупреждения рисков, связанных с превышением бюджета. В компании на уровне корпоративных стандартов создана культура декомпозирования и оценки задач. Невозможны ситуации, когда сотрудник днями работает над какой-то задачей без ощутимого результата. Если в процессе разработки продукта возникает риск не уложиться в эстимацию по какой-то причине (например, из-за сложности или нетривиальности задачи), наши специалисты действуют по разработанному в компании правилу.

Суть правила заключается в своевременной эскалации на менеджера, отвечающего за прогресс на проекте. Если сотрудник понимает, что не успевает выполнить задачу в заявленную оценку, он «бросает красный флаг» — сообщает руководителю о возникших сложностях. Согласно правилу о проблеме необходимо сообщить заранее (до наступления дедлайна), чтобы у менеджера было время на необходимые активности: обсуждение ситуации с заказчиком, поиск оптимального решения, перераспределение задач в команде и др

Контракт T&M даёт возможность активного вовлечения в процесс управления разработкой и обеспечивает постоянный контроль состояния проекта. Вы сами выбираете, насколько глубоко погружаться в различные ситуации. Взаимодействуя с командой, вы начинаете чувствовать процессы и понимать глубинные причины изменений, в том числе негативных. При таком типе сотрудничества вы можете более активно участвовать в распределении усилий команды, тем самым управляя бюджетом с большей степенью осознанности

В нашей компании менеджеры всегда заблаговременно оповещают заказчика о том, укладываемся ли мы в запланированный бюджет или выходим за его рамки. У заказчика есть возможность гибко отреагировать на возникшую ситуацию, например, обработать совместно с менеджером проекта возникшие риски, перефокусировать команду на продвижение по техническим долгам, приостановить разработку либо увеличить финансирование конкретной бизнес-функции.

Как показывает практика, прозрачность процессов и формирование бюджета на основе стоимости фактически выполненных работ позволяет сэкономить на разработку ИТ-решения до 20–30%.

Обращаясь к нам, вы можете начать сотрудничество с одной услуги. Например, предпроектную аналитику, проектирование архитектуры или рефакторинг. Так вы сможете оценить нашу работу в течение нескольких итераций и при их успешном завершении подключить другие услуги. Со многими заказчиками мы работаем уже более 5 лет, и очень часто начинали взаимодействие с небольших задач, потом подтверждали уровень оказываемого сервиса, зарабатывали доверие и в дальнейшем расширяли команды и масштаб услуг.

Также на старте сотрудничества (кроме собеседования) мы предлагаем проверить наших специалистов и наш уровень сервиса на небольших сторонних задачах (например, технологическое исследование) прежде чем привлекать их к основному проекту.

Мы используем систему учета времени Kaiten в которой фиксируем затраченное на задачу времени. Каждый отрезок времени, который залогирован исполнителем - подписан, то есть мы знаем, чем занимался сотрудник.

Также предоставляем вам еженедельно отчеты с затраченным временем на разработку.

Мы считаем, что T&M возможен только при точном учете времени, когда исполнитель может показать заказчику историю выполнения любой задачи, иначе недовольство и взаимные претензии неизбежны.

При данной модели отсутствует бесплатная гарантийная поддержка. Все работы оплачиваются также по факту затраченных часов, так как мы не закладываем дополнительные риски, как при работе по FP.(Имя) понимаю ваши опасения при выборе нового подрядчика. В связи с чем мы предлагаем с самого начала выстроить наше сотрудничество максимально открытым. Для этого мы используем систему учета времени Kaiten, в которой фиксируем затраченное время на задачи и предоставляем вам еженедельно отчеты с затраченным временем на разработку.

Также обращаясь к нам, вы можете начать сотрудничество с одной услуги, для того чтобы убедиться в том, что мы команда ответственных профессионалов. Например, предпроектную аналитику, проектирование архитектуры или рефакторинг. Так вы сможете оценить нашу работу в течение нескольких итераций и при их успешном завершении подключить другие услуги. Со многими заказчиками мы работаем уже более 5 лет, и очень часто начинали взаимодействие с небольших задач, потом подтверждали уровень оказываемого сервиса, зарабатывали доверие и в дальнейшем расширяли команды и масштаб услуг.

Сохраняйте в закладки 👽

Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen

Заказать разработку сайта, веб-сервиса или мобильного приложения на нашем сайте: https://vk.cc/cuglQZ

Диджитал Shorts на YouTube: youtube.com/@sasha_dzen/shorts

Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT

Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov