Как создавать и контролировать большие проекты

При постановке задачи кажется, что главное — это результат, а каким способом до него добираться, можно разобраться и позже. Такие понятия, как методы планирования, распределение времени, управление ресурсами кажутся далекими и ненужными. Мозг уже подсказывает кратчайший путь к первому действию, а дальше будет думать над следующими шагами и адаптироваться к новым обстоятельствам.

Такой подход уместен, если задачу можно свести к предельно короткой цепочке действий. Например, вам нужно оплатить счета или отвезти машину на техобслуживание. Но что, если цель на порядок масштабнее, а путь к ней настолько далек, что его невозможно представить в уме даже максимально схематично? Именно такой уровень сложности имеют задачи по управлению, например:

• организация нового отдела в офисе;
• запуск франшизы с нуля и привлечение новых клиентов;
• подготовка концепта новой социальной сети;
• строительство новых жилых комплексов с полноценной внутренней структурой и т. д.

Эти задачи кажутся далекими друг от друга, однако они имеют кое-что общее: каждую из них можно раздробить на десятки мелких подзадач, каждая из которых должна быть выполнена в срок для успешной реализации проекта. Чтобы организовать работы в рамках движения к цели, руководителю необходимо составить тщательный бизнес-план. По сути, это самый важный этап работы: он систематизирует исходные данные и обеспечивает максимально эффективный расход ресурсов, позволяя добиться результата в установленные сроки.

Бизнес-план — это документ, который максимально детально описывает предстоящий план работ по проекту. Помимо общей концепции и сроков, план должен включать:

• разбивку на этапы по времени. Руководитель сам определяет ключевые этапы (milestones) проекта, по завершении которых можно будет переходить к следующей фазе работ. Время на каждый этап лучше закладывать с небольшим запасом, чтобы не возникло накладок в случае форс-мажора;
• подробную информацию о ресурсах. Если каких-то ресурсов (медийных, строительных, профессиональных и т. д.) недостаточно, план должен включать этапы, отведенные на восполнение недостатка;
• распределение обязанностей. Каждый этап должен иметь своего исполнителя. Если для некоторых задач пока что нет исполнителей, их поиск должен быть запланирован в рамках проекта;
• контроль качества. Чтобы следовать плану, необходимо контролировать исполнение на всех этапах. Меры проверки, регулярность и методы контроля, ответственные лица — все это должно быть продумано заранее.

Получается, что даже самый безупречный бизнес-план требует профессионального контроля. О том, как создавать планы, которые удобно контролировать, и как отслеживать прогресс на разных этапах, поговорим ниже, но сначала разберемся с терминологией.

Существует множество методологий работы с большими проектами, однако все они пользуются единой терминологической базой, по крайней мере в основах. Чтобы исключить недопонимание, пройдемся по основным определениям.

Проект — это масштабная задача с глобальной целью, которой можно достигнуть только через множество других, более мелких задач. Все подзадачи и ресурсы проекта направлены на достижение конечной цели.

Результат проекта — это достижение цели; его также обозначают как «ценный конечный продукт», или ЦКП. Этот продукт не обязательно материален: целью могут быть запуск новой услуги или создание франшизы.

Реализация проекта — это последовательный процесс движения к результату, который выражается во множестве системных действий, нередко выполняемых разными специалистами и подразделениями. К реализации проекта могут подключаться внешние исполнители. В зависимости от масштаба проекта, он может включать дополнительные, более мелкие проекты с большей простотой реализации.

Таким образом, понятие «проект» в первую очередь связано со сложной, стратегически точной организацией. Чтобы отслеживать все задачи одновременно, можно использовать специальные инструменты, такие как сервис Projecto, в котором реализован специальный раздел проектов. Этот раздел позволяет следить за событиями, управлять задачами, прикреплять документы и делиться дополнительными файлами.

Любой проект, независимо от масштаба, имеет собственный жизненный цикл, который проходит по предсказуемым этапам и может быть распланирован заранее. Вот ключевые фазы, из которых состоит «жизнь» каждого проекта:

• Предпроектная подготовка. Руководство или авторы проекта формируют концепцию, оценивают рынок и конкурентов, при необходимости проводят теоретическое тестирование бета-версии идей для выбора оптимального направления. Фаза завершается, когда проект получает итоговую цель.
• Разработка бизнес-плана. Составляется подробный проектный план, который максимально детально описывает каждый этап будущих действий. Фаза заканчивается, когда завершается распределение ролей и ресурсов, а проект получает четкие временные рамки для каждого этапа.
• Реализация. Если следовать плану на определенных этапах невозможно, параллельно с реализаций происходит перепланирование.
• Закрытие проекта. В зависимости от типа цели, завершение работ может свидетельствовать об успехе или, наоборот, о поражении (например, если проект был рассчитан на долгий жизненный цикл, но вынужден свернуться преждевременно).

Хотя основные задачи и микроцели определяются еще на фазе планирования, изменения — это естественная часть жизни проекта. Изменения могут быть как локальными (смена исполнителей, корректировка расхода ресурсов), так и глобальными, вплоть до перемены итоговой цели. Предпроектная подготовка снижает риск потребности в глобальных изменениях на последующих этапах, поэтому на сбор информации и аналитику нужно выделить достаточно времени.

Если проект нуждается в корректировке в фазе реализации, необходимо использовать гибкие инструменты документации и контроля. Главная проблема с изменяющимися проектами в том, чтобы отслеживать все вносимые изменения и своевременно корректировать зависимые подзадачи. Обеспечьте должный контроль — и даже при регулярных корректировках система останется стабильной и полностью работоспособной.

Итак, у вас есть идея для проекта и каркас бизнес-плана. Что дальше? Прописывать длинный, сложный план в одном текстовом документе, а потом вручную помечать завершенные задачи? Создавать сложный физический архив с папками под каждое подразделение?

Если вы проходили хотя бы один тренинг для управленцев, то знаете, что современный бизнес так не работает. Чтобы контролировать рабочие процессы внутри предприятия (или небольшой творческой команды, или полноценной бизнес-империи), управленцы используют специальные инструменты для планирования. Они помогают организовать информацию в удобные системы, оптимизированные для работы с коллективами и большими данными.

Существует три основных типа бизнес-планировщиков:

• планировочный софт. Это офлайн-программы, которые устанавливаются на компьютер или смартфон и могут работать без подключения к интернету. Из-за ограниченной функциональности такие программы не подходят для массового планирования или управления командой, но они полезны для составления персональных планов. Например, в них можно создавать напоминания о важных встречах;
• корпоративный софт. ERP-системы — это полноценные системы планирования ресурсов предприятия, которые позволяют контролировать бизнес-процессы в рамках целой компании. Чтобы пользоваться ERP-системой, компании необходим собственный сервер. Кроме того, большинство таких систем требуют профессиональной установки и сопровождения. Это солидное решение для больших компаний, однако для многих предприятий оно будет невыгодным в связи с дополнительными расходами (обслуживание ERP-системы, серверного оборудования и т. д.);
• облачные системы с готовой инфраструктурой. Поставляются по системе Software as a Service, то есть конечный пользователь получает не продукт, а всю услугу целиком. Такие сервисы могут поставляться бесплатно с ограничениями или предлагать подписку по тарифам, при этом никаких «невидимых» капитальных расходов, как в случае с ERP-системами, не будет. Облачную систему не нужно развертывать, и она максимально просто внедряется на любые устройства. Все, что нужно для работы с данными, — доступ в интернет. При этом подключиться к системе могут не только офисные сотрудники, но и удаленные работники.

Сейчас все больше предприятий, в том числе лидеры индустрии, делают выбор в пользу облачных сервисов. Помимо нулевых капитальных затрат (не нужно покупать и поддерживать сервер, платить зарплату штатному специалисту и т. д.) такой вариант имеет два ключевых преимущества.

Во-первых, это быстрый старт на любых устройствах. Облачные системы разработаны таким образом, чтобы любой приглашенный участник мог максимально быстро включиться в работу. Они не требуют установки, максимально просты и интуитивны в эксплуатации, поэтому вам не придется тратить время на тщетные попытки организовать команду.

Во-вторых, это бесплатные обновления. Когда облачные системы получают новую функциональность, становятся точнее, быстрее или безопаснее, все пользователи одновременно получают обновление. Корпоративный софт, который покупается для установки, может получать небольшие обновления некоторое время, но затем разработчики выпустят новую, более совершенную версию. Руководителю придется делать выбор: оставаться на устаревшей версии программного обеспечения или покупать обновление за полную цену.

Среди облачных сервисов для бизнеса стоит особо выделить Projecto — первый большой универсальный сервис для бизнес-планирования. Его можно подстроить под любую популярную управленческую методологию. Внутренняя структура Projecto легко адаптируется к масштабам ваших задач, поэтому сервис отлично подходит как для небольших стартапов, так и для крупных предприятий со сложной внутренней системой.

В идеальном мире каждому руководителю приходилось бы за раз отслеживать только один проект. Но если проектов все-таки больше, то Projecto поможет в них не заблудиться:

• создавайте группы для проектов с общей темой;
• устанавливайте временные рамки (начало, конец или только конец, только начало) по мере необходимости либо оставляйте проекты без жесткой привязки ко времени;
• работайте с персональными и корпоративными проектами. Корпоративный проект виден всем участникам системы, а персональные проекты — только автору и назначенным сотрудникам. Пользователи могут сами создавать личные проекты для контроля своего прогресса;
• назначайте руководителей проектов внутри сервиса — они смогут управлять задачами, а вы будете видеть изменения в режиме реального времени;
• используйте метки статусов («запланирован», «в процессе», «на согласовании» и т. д.), чтобы видеть состояние разных проектов и не потеряться в данных;
• ставьте визуальные метки, теги, логотипы для упрощения работы с большим объемом данных;
• создавайте заметки для себя и для сотрудников — в отличие от электронного письма или сообщения в чате, заметка не окажется «похороненной» последующими сообщениями.

Гибкий управленческий инструмент позволяет контролировать задачи так, как если бы вы отдавали распоряжения и следили за процессом лично, только быстрее и эффективнее. В Projecto для этого есть все условия:

• каждой задаче можно назначать неограниченное число исполнителей и наблюдателей;
• время, место и периодичность задаются в параметрах. Если задача должна выполняться регулярно (например, в определенный день недели или месяца, либо через фиксированный промежуток времени), в настройках можно задать специфические условия для повторов;
• встроенная система напоминаний работает для исполнителей, наблюдателей и руководителя. Разным группам пользователей можно задавать разные напоминания на одни и те же задачи и события;
• задача может быть включена одновременно в несколько проектов.

Как и проекты, задачи имеют собственные чаты для обсуждения текущих вопросов, отправки документов и создания заметок. Встроенный инструмент поиска позволяет мгновенно «доставать» нужные файлы и сообщения из десятков страниц рабочих комментариев.

Каждый проект и каждая задача в Projecto могут иметь конечную цель. Маркеры статуса мгновенно дадут информацию о состоянии цели («в процессе», «достигнута», «неактуальна» и т. д.), но как проконтролировать сам путь к цели и помочь сотрудникам избежать оценки?

Проектный контроль — одна из главных функций Projecto. В рамках системы вы можете контролировать проекты разными способами:

• используйте фильтры для быстрого представления проектов, задач и целей по статусу выполнения;
• пользуйтесь встроенными инструментами визуализации. По умолчанию включен таймлайн с промежуточными целями, но доступны и дополнительные варианты — календарный график, Канбан-доска и график Ганта;
• экспортируйте данные в виде таблицы или PDF-файла для дальнейшей работы вне системы.

Настраиваемые уведомления в Projecto позволяют получать оповещения об изменении статуса задач и напоминания о мероприятиях. С нативным приложением для планирования дня андроид смартфонов следить за прогрессом еще проще: уведомления отображаются прямо на экране мобильного устройства.

Projecto делает простыми даже самые сложные проекты со множеством вложений и подзадач. Попробуйте и убедитесь!

#проектное_управление #erp #бизнес #бизнеспроцессы #бизнесплан #бизнес_процессы #бизнесаналитика #бизнес_аналитика #управление_проектами #управлениепроектами #менеджмент #менеджер_проектов