Пять ошибок агентств, которые приводят к провалу в тендере
Когда участник тендера выиграл, это его заслуга. Но при проигрышах проще обвинить площадку, непонятное техническое задание или клиента, который сам не знает, чего хочет. Иногда ошибки, которые приводят к фейлам в тендерах, могут быть неочевидными. Мы пообщались с некоторыми участниками на нашей площадке и выяснили, что может помешать победе.
Привет! Меня зовут Катерина, я директор по коммуникациям Workspace. На площадке я помогаю агентствам и клиентам находить друг друга и слежу, чтобы все взаимодействия шли гладко. Я видела много тендеров, и часто в них встречаются одни и те же недочеты. Мы собрали пять популярных ошибок, которые, по признанию самих участников тендеров, снижают шансы на победу.
Ошибка 1. Невнимательно изучают условия и описание тендера
Бывает, условия тендера описаны неструктурированно и агентству сложно в них разобраться, важная информация теряется в большом описании. Поэтому даже понятное на первый взгляд задание лучше прочитать несколько раз, прежде чем отправлять отклик, особенно если у клиента много требований.
Например, заказчик просит разработать сайт, где можно будет искать сотрудников и размещать вакансии.
В тексте довольно подробно указаны нужные функции будущего сайта, при этом есть специфичные — например, онлайн-касса и функция сравнения анкет.
Если исполнитель невнимательно изучит требования в описании, он может предложить услуги, но упустить то, что он не умеет подключать онлайн-кассы. Будет вдвойне неприятно, если это выяснится только в середине тендера, когда команда уже потратила свое время и ресурсы на задание.
Сложности могут возникнуть и с документами: для каждого тендера нужно подготовить целый пакет, поэтому, если сроки поджимают, есть риск ошибиться и вместо презентации о компании отправить другой файл. Заказчик вряд ли будет связываться с исполнителем и запрашивать нужный документ — скорее всего, он переключится на следующий отклик.
Поэтому опытные участники тендеров советуют подготовить шаблоны и хранить их в отдельной базе.
Проанализируйте файлы пары десятков тендеров, чтобы понять, как в них устроены документы, и сформируйте типовые шаблоны необходимых форматов. Если у вас будет база, из которой можно будет быстро достать нужный файл, это сократит сроки подготовки и позволит сфокусироваться на главных задачах при подготовке. Мы сформировали такую базу, которую регулярно дорабатываем, актуализируем презентацию компании и кейсов, улучшаем форматы, например, для описания результатов аудита.
Чтобы компаниям на нашей платформе было удобнее, мы тоже подготовили шаблоны основных документов — например, коммерческие предложения. Сохраняйте их, адаптируйте под свою компанию и используйте для участия в тендерах 🙂
Ошибка 2. Ставят слишком большой бюджет, который заказчик не потянет
Заказчик обозначает бюджет для тендера исходя из своих ожиданий и оценок задачи. Все тонкости процесса сложно оценить сразу, поэтому и бюджет в заявках может быть примерный, который заказчики указывают на глазок по собственным предположениям. Это не значит, что сумма зафиксирована: если агентство видит, что бюджет не в рынке, оно может предложить свою цену для выполнения работ.
Менеджер по продажам Роман из агентства «Логема» делится, что не всегда суммы в тендерах бывают адекватные.
Мы заметили тенденцию: треть всех тендеров — это просто оценка рынка, без реального запроса от бизнеса. Еще треть — это запросы от заказчика, с минимальным бюджетом и неформализованными требованиями к проекту. А вот оставшиеся 30% — это тендеры с понятным адекватным бюджетом, в которых нужно участвовать.
Иногда заказчики готовы обсуждать увеличение бюджета, но предупреждаем, что это не повсеместная практика.
Если участнику интересен тендер, но он не укладывается в рамки бюджета, мы советуем придерживаться следующей стратегии:
- Если ваш бюджет немного выше, можно указать его в заявке и пояснить такую цену в сопроводительном письме. Например, если в заявке указан бюджет на разработку сайта 700 тысяч, а по вашим оценкам эта задача стоит 750 тысяч, можно смело откликаться на тендер, но указать в письме, почему вы предлагаете другую стоимость.
- Если в заявке стоит слишком низкая цена, например 200 тысяч при вашей минимальной цене в 500 тысяч, на нее лучше не откликаться. Иначе вы потратите время и ресурс компании на тендер, который не будет прибыльным и даже принесет убытки.
Если сайт на 100 тысяч, а у вас минимальный чек 700 тысяч, не имеет смысла отправлять заявку. Но если предлагают сделать баннер и логотип за 200 тысяч и это укладывается в ваш бюджет, то это нормально. Даже если эта сумма чуть меньше той, что вы обычно просите, можно пробовать и предлагать свою стоимость. Как правило, до четверти бюджет могут увеличить.
Если исполнитель плохо заполнил отклик, ему не видать тендера. А что, если заявку плохо заполнил сам организатор тендера? Скорее всего, он столкнется с затишьем от агентств. В статье разбираем, где ошибаются заказчики тендеров и что им нужно сделать, чтобы привлечь целевых подрядчиков на свои проекты.
Ошибка 3. Плохо или невнимательно заполняют карточку компании
Мы часто рассказываем об этой ошибке и даже писали о ней в нескольких статьях, но на практике многие всё равно ее совершают. Правильно заполненная карточка не станет главным аргументом в пользу компании, но поможет избежать ситуации, когда заказчик сразу отказывается работать с заявкой.
При заполнении карточки проверяйте информацию на адекватность: она может казаться вам абсолютно понятной, но собьет заказчика с толку или вызовет сомнения в правдивости.
Однажды была ситуация, когда агентство указало в карточке московский адрес, но при этом контактный номер телефона был явно не российский. В этой ситуации заказчик не сможет связаться с интересным ему исполнителем. Конечно, бывает, что у компании есть офисы в других странах, но тогда это нужно сразу указать в тексте. Иначе у клиента могут появиться вопросы.
Не стоит, как в нашем примере, оставлять такие моменты в карточке, потому что любые вопросы и сомнения отталкивают заказчика. Если ему уже что-то непонятно на этапе знакомства с компанией, скорее всего, он закроет профиль и пойдет искать другого подрядчика, который не будет ничем смущать.
Не стоит забывать и о пользе для заказчика. Представьте, что вы — компания-заказчик, у вас большой тендер на создание сайта на миллион рублей. Есть два участника: ООО «Меньше слов» и ООО «Больше дела».
ООО «Меньше слов» пишет:
«Мы старая и прогрессивная компания с коллективом профессионалов в своей области. Мы более 15 лет работаем в дизайне, а наш уникальный опыт работы с гигантами рынка позволил прокачать экспертизу сотрудников».
ООО «Больше дела» тоже добавило описание:
«Мы молодая дизайн-студия, занимаемся разработкой сайтов любой сложности под ключ. Проведем исследования аудитории, изучим статистику и данные, подключим нужных специалистов и будем оставаться на связи даже после того, как закончим основные задачи. Наша основная сфера: разработка сайта для интернет-магазинов».
«Меньше слов» много написали о себе, но при этом не добавили никакой полезной для заказчика информации. Такие восторженные слова не помогут составить впечатление. «Больше дела» же подошли к карточке с пользой для заказчика: студия сразу рассказала, чем она занимается, какая у неё сфера и стиль работы. Конечно, такое описание не расскажет всю информацию о компании, но оно поможет понять, как агентство подходит к задачам.
Когда заказчик изучает карточку компании, он хочет понять, кто в ней работает, чем сотрудники занимаются и как могут ему помочь, ищет конкретику в описаниях.
Ошибка 4. Отправляют шаблонный отклик
Стандартный отклик, который исполнитель отправляет всем заказчикам, часто не играет на пользу компании и не подтверждает интерес к тендеру.
Но мы понимаем, что каждый раз готовить отдельное уникальное описание своих услуг у агентства просто нет ни времени, ни ресурсов. В таком случае меняйте только часть отклика. Например, сохраняйте общую информацию о компании, но акцент делайте на релевантных задаче кейсах или задавайте вопросы заказчику, запрашивайте удобное время для созвона. Такие детали оживляют отклик и делают его менее шаблонным.
Оптимальный вариант при подаче заявки — отправить коммерческое предложение, не обязательно подробное, но понятное, где будет рассказана ценность от обращения к агентству, аргументы в его пользу.
Например, если компания подает заявку на оптимизацию интернет-магазина, она может рассказать, что уже работала в этой сфере и знает, как повысить средний чек в магазине с помощью удобного интерфейса сайта.
Важно, чтобы ответ был не шаблонный и содержал слова, которые употреблял клиент в своем запросе. По отзывам клиентов часто слышу, что многие шлют стандартные ответы, которые часто совсем не отвечают на запрос клиента. По такому письму совершенно нельзя оценить участника.
В дополнение к коммерческому предложению можно прикладывать ссылки на кейсы в соответствующей тематике. Анна Шевченко из агентства Lamanteam делится:
При подаче заявки добавляйте подходящие кейсы - сделать это можно в разделе кейсов, бесплатно. Это влияет на принятие решения, если в наличии есть релевантные по теме и функционалу примеры. Мы советуем откликаться именно на те запросы, где у вас есть хорошие примеры и кейсы. Если их еще нет, потратьте время и подготовьте их.
Ошибка 5. Поздно отправляют отклик
Для победы в тендере нужно подготовить коммерческое предложение, потом полноценно вести клиента, созваниваться с ним, писать, добывать нужную информацию — и делать это вовремя. Не получится просто откликнуться один раз за час до закрытия тендера и сразу его выиграть.
Наш самый провальный тендер — когда из-за неудачного интерфейса одной из тендерных платформ мы не успели вовремя отправить отклик. Нам не хватило времени разобраться, и мы не добавили документы до дедлайна. Теперь мы стремимся загружать материалы заранее, а не в последние минуты. Это не всегда возможно, так как часто задание объемное, для его качественного выполнения требуется всё доступное время. Но всё равно лучше не откладывать подачу заявки до последнего.
Быстро откликнуться на тендер важно еще и потому, что заказчик внимательно изучит только первые 10–20 претендентов. Если заявок намного больше, до конца списка агентств он может и не дойти. Наверняка подходящее предложение найдется раньше.
99% процентов неудач связаны с высокой конкуренцией и спамом от студий. Почти на любой подходящий для нас запрос у нас конкуренция с более чем 50 студиями. Заказчик тонет в информационном шуме.
Опыт агентств говорит, что не стоит отправлять отклик в последний момент и ждать, что на него обязательно ответят. Если вам действительно интересен тендер, постарайтесь рассчитать время так, чтобы пообщаться с заказчиком и выполнить задание заранее.
Я все сделал правильно! Организовал тендер, расписал задачу, бюджет выделил! Предложения агентств посыпались как из ведра! Выбрал самого лучшего — а он взял и все испортил! Сижу теперь с неработающим сайтом, под фильтрами и со стоимостью лида в 20 тыщ. Где я ошибся?
А что поможет победить в тендере?
Мы также спросили агентства, что им помогает выигрывать в тендерах. Делимся с вами ответами:
- Релевантный опыт команды, подходящий стек технологий, правильно выстроенный диалог с клиентом.
- Четкое попадание в ожидания клиента в плане экспертности и коммуникации.
- Наличие подходящих кейсов. Они очень влияют на принятие решения, особенно когда кейсы по нужной теме.
- Предложение относительно низкой стоимости по сравнению с конкурентами с аналогичной (высокой) квалификацией.
А вы участвуете в тендерах? Поделитесь своей историей успеха или опытом неудачи из-за глупой ошибки.
Залог успеха в тендере — пообщаться с заказчиком ДО тендера :) не благодарите
Желательно в бане)
Бесят агентства, которые «сам ни ам и другому не дам». Я про то, что засирают все тендеры своими спамными откликами. И в итоге и сами не выигрывают тендеры и организаторам все впечатление от сервиса портят так, что второй раз они уже не возвращаются.
Да уж. расскажу со стороны агентства. Мы недавно зарегистрировались на Воркспейс, вот вчера пригласили в тендер - Подобрать издания СМИ для музыкального проекта и сделать публикации. Я сначала все изучу, прикину как это сделать, узнаю хотя бы примерно цену в топовых и профильных СМИ. И только когда буду уверена, что мы можем и хотим это делать, откликнусь на тендер и предложу клиенту конкретное решение. А не сначала откликнусь, а потом начну копать)
Да, нужно сначала все изучить, потом откликаться, согласны
О дааа, сколько раз видел, что в тендере куча агентств и тебе даже не отвечают в этой массе однотипных КП. Заходишь в другой тендер, а эти там же и опять шлют своё одно и тоже.
Про бюджет даже смешно, когда 80% запросов выглядит как сделайте нам сайт за 100к)