Как руководителю перестать работать за команду и найти время на задачи для развития бизнеса и жизнь

Делегирование — основополагающий навык руководителя. Делегирование позволяет освободить время для стратегических задач, развить компетенции сотрудников, сохранить энергию и повысить общую производительность команды. Делегируя руководитель расширяет сферу своего влияния на результат и масштабирует бизнес. Это один из способов перестать быть “узким бутылочным горлышком” и делать больший объем работы.

В статье поделюсь концепциями делегирования из книг Кеннет Бланшар, Кейт Кинан, Александра Фридмана, Брайана Трейси и Марии Урбан, выдержками из пройденных тренингов и 10 летним опытом управления командами маркетинга.

Делегирование — это процесс передачи части функций, задач, полномочий руководителя команде для достижения бизнес целей организации и масштабирования результатов.

“Любая задача должна решаться на минимально возможном уровне в организации.”
Каждая задача должна решаться на том минимальном уровне организации, где для этого есть достаточные полномочия и ресурсы. Руководителю следует сосредотачиваться только на тех задачах, которые решить может только он.

“Делегируй или умри”
Рано или поздно каждый из руководителей сталкивается с ситуацией, когда объем задач превышает его возможности по их самостоятельному решению. Даже с учетом личного времени в вечера и выходные. Важно научиться передавать задачи другим, чтобы избежать выгорания и критичных ошибок из-за усталости и снижения концентрации внимания.

Не позволяйте сотрудникам делегировать вам свои задачи
Кеннет Бланшар в книге "Одноминутный менеджер и обезьяны" использует яркую метафору обезьян — символизирующих задачи, которые менеджеры берут на себя от подчинённых. Руководитель, получивший проблему от сотрудника и решивший её самостоятельно, "сажает обезьяну" себе на плечо. В результате он перегружается работой, а сотрудник не развивается.

Доверие
Это фундаментальный аспект делегирования. Руководитель должен доверять сотрудникам выполнение задач, но при этом сохранять контроль над процессом. Это достигается через установление четких границ ответственности и регулярный мониторинг прогресса. Доверие позволяет сотрудникам проявлять инициативу и ответственность, что повышает их мотивацию и удовлетворенность работой.

Передача полномочий и ресурсов
Для успешного выполнения задачи недостаточно просто её делегировать. Важно передать вместе с задачей все необходимые полномочия и ресурсы. Без этого даже самая простая задача может стать невыполнимой. Убедитесь, что сотрудник имеет доступ ко всем инструментам и информации, которые ему понадобятся.

Не будьте forward-менеджером
Делегирование нельзя путать с бездумной пересылкой писем или сообщений. Один из наиболее раздражающих способов: переслать сообщение от клиента в телеграм и тегнуть сотрудника.

Ответственность остается за руководителем
Делегирование не освобождает вас от ответственности за конечный результат. Хотя задачи передаются сотрудникам, руководитель остается ответственным за их выполнение. Поэтому важно планировать контрольные точки и регулярно проверять, как продвигается работа.

Учитывайте уровень компетенции сотрудников
Делегируя задачи, важно понимать, на каком уровне компетенции находится сотрудник. Задачи должны соответствовать его навыкам и опыту. Например, новички требуют более детальных инструкций и частого контроля, тогда как опытные сотрудники могут работать более автономно.

Передача зон ответственности
Делегировать нужно не только конкретные задачи, но и целые проекты или процессы. Это помогает сотрудникам развивать свои лидерские навыки и брать на себя больше ответственности, что способствует их профессиональному росту и развитию.

Право на ошибку
Важно дать сотрудникам право на ошибку, поскольку ошибки — неотъемлемая часть обучения. Однако необходимо заранее продумать контрольные точки, чтобы иметь возможность вмешаться и исправить ситуацию до того, как ошибка станет критической.

Делегируйте не только своей команде
Не бойтесь передавать задачи не только своей команде, но и внешним подрядчикам или специалистам, если это может повысить качество работы или освободить время для более важных задач. Важно, чтобы все стороны были на одной волне и понимали общие цели и задачи.

Ошибки при делегировании:

Задачи, которые лучше не делегировать:

При этом можно делегировать составляющие этих задач, например, подготовка необходимых гипотез для устойчивого роста доли рынка.

В команде как правило работают сотрудники с разными сильными и слабыми сторонами или с разным уровнем компетенции в тех или иных областях. Кто-то лучше решает задачи по анализу большого объема данных, кто-то лучше находит нестандартные решения, а кто-то может быстрее договориться.

Чтобы правильно распределять задачи, важно учитывать, насколько сотрудник готов к этой задаче. Рассмотрим три уровня компетентности относительно задачи и подходы к делегированию для каждого из них.

Нулевой уровень компетентности — сотрудник раньше не решал подобную задачу.

Средний уровень компетентности — сотрудник решал подобную задачу 1-2 раза.

Высокий уровень компетентности — сотрудник решал подобную задачу несколько раз.

Регулярный контроль выполнения задач помогает вовремя вносить корректировки и обеспечивать достижение поставленных целей.

Точки контроля стоит обозначать из принципа “невозвратности”: в те моменты, когда еще можно вмешаться и повлиять на ход решения задачи. Планируя точки контроля необходимо закладывать время на корректировку/переработку.

Личная очная встреча куда более эффективная точка контроля чем письменная отчетность в почте/мессенджере.

“Если что-то хочешь сделать хорошо — сделай сам.” Руководители часто считают, что справятся с задачей лучше и быстрее. Однако правильное делегирование позволяет сделать качественно гораздо больше задач.

"Быстрее самому сделать задачу чем поставить ее и разжевать" Ожидание, что объяснение задачи займет больше времени чем ее выполнение. Даже если это так, делегирование задач развивает команду и в долгосрочной перспективе позволяет быстрее решать задачи.

"Мои сотрудники и так перегружены" Равномерное распределение задач через делегирование улучшает работу всей команды и снижает нагрузку на руководителя. Это позволяет эффективнее использовать ресурсы компании и избегать выгорания сотрудников.

“Зачем тогда буду нужен я?” Ценность руководителя не в его личной незаменимости, а в том, насколько эффективно его команда решает задачи и достигает целей.

"Я не умею делегировать и боюсь ставить задачи" Многие боятся, что не справятся с постановкой задач или что команда сделает что-то не так. Однако этот страх можно преодолеть через обучение, развитие навыков делегирования и доверие к своим сотрудникам.

Подавайте пример
Делегируйте сами и делегируйте сложные задачи. Руководители берут пример с вышестоящих руководителей. Когда подчиненные видят, что их начальник не боится делегировать даже важные и сложные задачи, они начинают понимать, что делегирование — это нормальный и полезный процесс. Это формирует культуру доверия и открытости в команде.

Разберите список задач
Для начинающего руководителя может быть сложно самостоятельно определить, какие задачи он может делегировать. Помогите ему, проанализировав вместе список задач и выделив те, которые можно передать подчиненным. Это обучит его основам делегирования и укрепит уверенность в своих силах.

Избегайте микроменеджмента
Микроменеджмент, то есть излишний контроль над каждым шагом подчинённых, подавляет их инициативу и самостоятельность. Если сотрудники ощущают, что каждое их действие будет подвергнуто мелочной проверке, они теряют мотивацию и страхуются, вместо того чтобы брать на себя ответственность. Это негативно сказывается на их профессиональном росте и готовности принимать на себя больше задач в будущем.

Избегайте культа “героизма”
В организациях, где ценятся так называемые героические лидеры, которые берут на себя все сложные задачи, делегирование встречается реже. Если в компании поощряют культ героизма, руководители стараются показать, что они могут справиться со всеми задачами сами, что уменьшает их склонность к делегированию. Важно помнить, что руководитель это не про “я”, а про “моя команда”.

Поощряйте делегирование
Руководители должны видеть не только задачи, которые они могут и должны делегировать, но и понимать преимущества этого процесса. Обсудите с ними, как делегирование может освободить время для более стратегической работы, развить компетенции команды и улучшить общий результат. Разъясните также, к чему приводит отказ от делегирования: к перегрузке руководителя, выгоранию и снижению эффективности работы.

Дайте право на ошибку
Начинающие руководители часто боятся делегировать задачи, опасаясь, что сотрудники не справятся. Однако ошибки — это нормальная часть обучения. Позвольте молодым руководителям пробовать, даже если это приведёт к ошибкам. С опытом они научатся точнее определять, кому и какие задачи можно доверить, а команда станет более уверенной и самостоятельной.

Недостаток компетенции
Когда сотрудник не обладает достаточными навыками для выполнения задачи, это может привести к ошибкам и низкому качеству работы. Это особенно часто встречается, когда задачи делегируются менее опытным сотрудникам. Решение: Инвестировать время и ресурсы в обучение, тренинги, курсы повышения квалификации или наставничество. Делегировать задачи необходимо с постепенным повышением их сложности, чтобы сотрудники набрались опыта прежде чем приступить к сложной задаче.

Непонимание задачи
Некорректное восприятие задачи из-за неясной постановки может привести к тому, что сотрудник выполнит задачу не так, как ожидалось. Это часто происходит, когда задача слишком сложна или не четко сформулирована. Решение: Чтобы убедиться, что сотрудник правильно понял задачу, попросите его пересказать, что нужно сделать, какие основные этапы выполнения и какой должен быть результат. Это поможет выявить недопонимание на раннем этапе и избежать ошибок в дальнейшем.

Сопротивление сотрудников
Иногда сотрудники не хотят брать на себя ответственность, что может быть связано с недостатком уверенности или мотивации. Они могут бояться не справиться с задачей или не видеть в ней ценности для себя. Решение: Поддерживайте сотрудников, поощряйте их достижения и помогайте им видеть личную выгоду от выполнения задачи. Разрабатывайте системы материальной и нематериальной мотивации, такие как бонусы, признание успехов, карьерное развитие или просто позитивная обратная связь. Это поможет укрепить уверенность сотрудников в своих силах и повысить их желание брать на себя новые задачи.

Делегирование — это ключевой элемент успешного менеджмента, который способствует развитию сотрудников, повышению их мотивации и общей производительности организации. Следование принципам и методам делегирования, позволит руководителю оптимизировать рабочие процессы, достичь стратегических целей и создать успешную мотивированную команду. Для успешного управления важно не только передавать задачи, но и развивать сотрудников. Постепенное внедрение практик делегирования поможет руководителю стать более продуктивным и эффективным, достигать амбициозных целей и развивать потенциал своих подчиненных.

С другими статьями можно ознакомиться по ссылке: