Как управлять финансами, если у тебя производственная компания

Друзья, добрый день! Сегодня поговорим о производственных компаниях, их особенностях и сложностях внедрения управленческого учета, а их не мало. В конце оставлю ссылку на шаблон отчета.

Нужно понимать, что в производственной компании есть одна существенная особенность, которая сильно усложняет внедрение учета. У большинства компаний, которые занимаются проектной деятельностью, у розницы, можно формировать отчет о прибылях и убытках на базе журнала операции. То есть вы просто заносите все ваши поступления и платежи, из этих данных формируется отчет о движении денег, из этих же данных можно формировать отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Это самый простой, удобный и кайфовый способ ведения финансового учета. Но для производственных компаний он не совсем подходит, сейчас объясню почему.

К тому же у производственных компаний очень часто бывает проблема с деньгами, их все время не хватает, как следствие возникают кассовые разрывы. Дальше поясню почему это случается.

Безусловно, отчет о движении денег (ДДС) формируется на основании журнала операций. Тут вопросов нет. Но для адекватного управления финансами ДДС не достаточно, т. к. в нем вы просто видите, куда и сколько оплатили и тоже самое с поступлениями + остатки на счетах.

Поясню на примере. Допустим вы закупили сырья на 500 тыс. рублей, а еще перевели ЗП рабочим на производстве. Казалось бы, ну и закидывай это в переменные расходы в ОПиУ и получишь себестоимость. Вот пришли деньги от одного из заказчиков, тоже кидай их в ОПиУ только в выручку. Но не все так просто. Правда такова, что мы не знаем к какому объему произведенной и отгруженной продукции относится закупленное сырье или оплаченная ЗП рабочих на производстве, а значит, что и в переменные расходы в ОПиУ мы не можем эти траты отнести. С приходами чуть проще, т. к. по идее мы знаем за какую отгрузку эта оплата, можем внести в выручку в ОПиУ в нужный месяц. Но это не решает проблему.

Должна быть возможность откуда-то выдернуть данные: за такой-то месяц мы произвели и отгрузили столько-то продукции, и, соответственно, такая-то была себестоимость этой самой продукции. Все эти показатели собираются ручками и вносятся в отчет о прибылях и убытках. А все остальные постоянные расходы подтянутся из журнала операции. Это первый очень важный момент.

С точки зрения начала внедрения управленки все так же, как я рассказывал в предыдущей статье. Мы формируем основные статьи, начинаем заполнять журнал операций, отчет о движении денег (он тоже формируется самостоятельно). Посмотреть статью можно тут (https://vc.ru/u/2392678-myab-o-finansah-i-biznese/1482778-kak-navesti-poryadok-v-finansah-s-pomoshyu-upravlencheskogo-ucheta-esli-u-vas-stroitelnyi-biznes). У производственников тут все так же. Как я писал выше изменения начинаются на этапе заполнения ОПиУ. Но не только.

Однозначно производственным компаниям в отличие от многих других бизнесов стоит добавить в управленческий учет некий сильно упрощенный формат баланса. У собственника есть определенные запасы готовой продукции, есть определенные запасы сырья, в том числе те, которые находятся в пути (например, оплачены, но еще не доехали до склада). Соответственно мы программируем данные с помощью отчетов, заносим текущие и стартовые остатки (допустим, на момент начала ведения учета имеется столько-то произведенной продукции в рублях, столько-то в рублях сырья). Далее на основании отчетов все данные автоматически корректируются в режиме реального времени. Еще можно добавить в баланс остаток по кредитам, если они используются в бизнесе. Также стоит добавить кредиторку и дебиторку в случае, если вы или вам отгружают с большой отсрочкой.

И в каждый момент времени мы понимаем, сколько в компании находится сырья в рублях и сколько произведенной продукции в рублях. Почему это важно? У производственных компаний очень часто возникает вопрос “Где деньги?”

Первой причиной кассовых разрывов может оказаться то, что собственник забрал денег больше, чем заработал. А все потому, что отчет о прибылях и убытках не ведется. Собственник не знает, сколько на самом деле приносит бизнес, забирает, как ему кажется, оптимальную сумму. Почти всегда эта сумма неверная. Однако это не самая частая проблема.

Вторая проблема заключается в том, когда слишком большое количество денег находится в сырье или в готовой продукции. При отсутствии адекватной системы планирования производства и продаж, фирма закупает сырье нерационально. Например, вам предложили хорошую скидку на партию сырья, но объем больше чем вы обычно закупаете в 2 раза. Скидка хорошая и вы купили. В итоге вы потратили в 2 раза больше денег на сырье, хотя так много его для бесперебойного производства не требуется. В итоге часто это приводит к тому, что в конце месяца на счетах денег нет. Вам кажется, что в компании проблема, нет денег, у нас кассовый разрыв, печаль, все плохо, прибыли нет. На самом деле вы просто заморозили денежные средства в сырье и в готовой продукции. Это очень-очень-очень-очень важный момент. Тема не относится впрямую к управленческому учету, это скорее управление запасами, управление сырьем, но от этого это не становится менее важным. Каждому собственнику нужно заботиться, чтобы у него было все хорошо с ликвидностью.

Итак, что мы получаем в итоге. В конце месяца с помощью отчета о движении денег мы узнаем, сколько у нас было платежей и куда, какие у нас остатки на счетах. С помощью отчета о прибыли и убытках понимаем, какая у нас чистая прибыль, то есть сколько бизнес заработал за отчетный период, какая точка безубыточности и маржа. А с помощью упрощенного баланса мы будем знать, где находятся деньги и какие у нас обязательства в обе стороны. Вся эта информация для собственника микро-малого бизнеса супер исчерпывающая и полезная.

Ещё больше полезной информации по управленческому финансовому учеты вы найдете в моем телеграм-канале https://t.me/+-nyK0zIRe0hmNzgy. Подписывайтесь! Будет много интересного. Если хочешь посмотреть на шаблон в google документах, подпишись на телеграмм канал и напиши мне, там есть мои контакты. Спасибо за внимание, пока-пока.