Как персональный канбан помогает мне планировать задачи и работать без выгорания

Может показаться, что персональный канбан — это лишняя морока с досками и карточками. Проще вести ежедневник или список задач в приложении. Но как быть если планируешь на день пять задач ,а закрываешь всего две? А в итоге сползают сроки и страдает качество работы. Чтобы понять, сколько времени уходит на каждую задачу и сколько получится делать одновременно — нужен канбан.

Как персональный канбан помогает мне планировать задачи и работать без выгорания

Я Артур Нек, управляющий партнер Kaiten, основатель компании Neogenda, эксперт по канбан-методу и стратегическому менеджменту. Расскажу, как персональный канбан помогает мне работать с удовольствием, грамотно распределять время и всё успевать.

Канбан — метод управления интеллектуальными проектами

В материальном производстве всё относительно ясно: берём, например, лопату и копаем. Можно в любой момент посмотреть, кто из сотрудников чем занят и насколько эффективно справляется со своими задачами.

В интеллектуальной среде результат работы не очевиден. Люди сидят за компьютерами и что-то делают: пишут код, создают дизайн, занимаются аналитикой и тестированием. Канбан помогает управлять такими проектами, оценивать эффективность сотрудников и улучшать сервис. То есть вовремя отдавать клиенту качественный продукт.

Персональный канбан — это способ увеличить продуктивность и улучшить сервис не команды, а конкретного человека. Представьте: у вас много задач, вы всё успеваете и работаете в кайф, клиенты довольны качеством вашей работы и своевременной реализацией задач. Таких результатов можно добиться с помощью канбана.

Если попытаться «на глаз» прикинуть, сколько времени займет задача — то скорее всего мы промахнемся. Люди склонны преувеличивать далёкие задачи и преуменьшать близкие. В итоге мы недооцениваем задачи, и набираем себе больше, чем можем сделать.

Например, заработать миллион через пять лет — нереально сложно. А написать план статьи или сценарий ролика — это совсем легко, можно справиться и за час.

Канбан помогает мне трезво оценивать свои возможности. Спустя полгода постоянного ведения доски начинаешь интуитивно понимать, сколько времени уходит на разные задачи и с каким объемом работы можешь справиться за день, неделю или месяц.

Выгружаю на канбан-доску все задачи — и рабочие, и личные

Чтобы справиться с лавиной рабочих и личных задач, для начала я выгружаю их на канбан-доску. Сама по себе такая выгрузка — это большое облегчение для мозга. Когда задачи зафиксированы на карточках — больше не нужно прокручивать их в голове, чтобы что-нибудь не забыть.

Колонки на канбан-доске визуально делят рабочий процесс на этапы, через которые проходит задача. Самый простой вариант канбан-доски это три колонки: «сделать», «в работе» и «готово». Вы заводите карточки задач в колонке «сделать» и передвигаете их на доске по мере выполнения.

Выгрузите задачи в колонку «в очередь» и передвигайте их по мере выполнения
Выгрузите задачи в колонку «в очередь» и передвигайте их по мере выполнения

Если вы завели канбан-доску на сервисе, записали туда задачки или наклеили бумажные стикеры на стену — это еще не значит, что вы используете канбан. Вот, каких принципов канбан-метода я придерживаюсь, чтобы работать эффективнее и всё успевать.

Выгружаю крупные и мелкие задачи по всем проектам. Если не видеть весь список задач целиком, и рабочих и личных, можно легко ошибиться со сроками: например, спланировать работу, но не учесть время на семью, отдых и дела по дому.

Специалист работает из дома и запланировал сделать за день пять задач. Но он не учёл, что нужно еще сходить в магазин, забрать ребёнка из садика и прибить полку. В итоге он успевает сделать две задачи — и то с большим трудом.

Согласно канбан-методу, сначала нужно понять, сколько задач вы объективно способны делать. А потом — не накидывать больше, чем осилите.

Не стоит делать ошибку — создавать несколько разных пространств с задачами, например, рабочими и личными. Ни одна из них не будет отражать реальности. Знаете, как говорят: «жене сказал, что поехал к любовнице, любовнице — что к жене, а сам поехал на рыбалку».

Когда человек множит доски — скорее всего он потом забросит их и решит, что канбан не работает.

Подгоняю процессы под задачи, а не наоборот. Бывает, что задача не подходит под этапы на доске. И появляется соблазн вообще не заводить на нее карточку. Но если так сделать — доска не будет отражать объективную реальность. Вот, как это работает.

Копирайтер пишет статьи. Сначала все его задачи проходят через одинаковые этапы на канбан-доске: «план», «драфт», «на согласовании», «готово».

Потом появляются задачи, которые не влезают в эти этапы: например, теперь он пишет посты в телеграм-канал и проводит созвоны. А еще нужно с ребенком поделку сделать в школу. Всё это не попадает на его канбан-доску.

В итоге он обманывает себя: смотрит на доску и думает, что у него три задачи на день. А на самом деле — их десять, и он не вывозит.

Чтобы избежать такого самообмана можно завести на одном пространстве несколько досок с разными этапами. Для разных флоу количество колонок может быть разным — чтобы отражать реальный процесс работы над разными типами задач.

Вот, как могла бы выглядеть доска копирайтера из нашего примера
Вот, как могла бы выглядеть доска копирайтера из нашего примера

Постоянно изменяю доску. Распространенная ошибка — пытаться сразу сделать идеальную доску, которую не нужно улучшать. Канбан помогает изучить себя и понять свои возможности, поэтому доска должна быть живой, отражать ваше мышление и реальное положение дел.

Не бывает досок, которые замерли и не двигаются. Канбан работает только если постоянно что-то улучшаешь, меняешь, находишь проблемы и перестраиваешь рабочее пространство. Реальность меняется, мир становится другим и моя канбан-доска тоже.

Использую канбан-доску одновременно с календарем. Доска и календарь — это инструменты, которые дополняют друг друга. Не стоит пытаться сделать из доски календарь и прописывать в карточках расписание дня. Для этого есть удобные приложения, в которых задачи интегрированы со временем: например, календари или Планёрка.

У меня в календаре много созвонов и я бронирую под них слоты времени в течение дня. Потом я смотрю, сколько у меня осталось времени и бронирую часы на работу, но не определяю, что именно буду делать. В эти часы захожу в свой персональный канбан, достаю оттуда задачи и занимаюсь ими.

Уменьшаю количество срочных задач. Когда подгорают дедлайны, задача становится срочной. Если таких задач одна или две — это не страшно. Но если приступать к большинству задач в последний момент — это прямой путь к выгоранию и некачественной работе.

Я анализирую метрики и вижу, сколько времени понадобится, чтобы сделать конкретную задачу вовремя. И если делать так постоянно — со временем количество срочных задач уменьшается и работать становится спокойнее.

Анализирую метрики и ставлю WIP-лимиты, чтобы распределить нагрузку

Чтобы оптимизировать процесс работы, нужно назначить типы задач: например, «статьи», «интервью», «код» и «работа с документами». А потом — собирать статистику хотя бы в течение пары месяцев. Это поможет понять, сколько времени уходит в среднем на задачу каждого типа.

У каждого свой максимальный объем work in progress, больше которого мы не можем сделать. Канбан помогает определить этот объем и не превышать его.

Я раз в месяц открываю персональную доску в Kaiten и анализирую метрики. Мне важно понять, как менялось время выполнения задач, какие задачи я делал медленно и почему. Если какая-то работа вызывает у меня хроническую прокрастинацию — значит от нее нужно отказаться или делегировать. Вот, какие показатели я анализирую.

Пропускная способность (Throughput) показывает, сколько работы я делаю в единицу времени. С помощью этой метрики можно спрогнозировать, сколько задач конкретного типа я смогу выполнять в будущем.

На графике видно, сколько карточек я создал и закрыл в течение недели и месяца. Throughput учитывает только полностью выполненные задачи.

График пропускной способности в Kaiten. На оси X расположены периоды времени, на оси Y — количество выполненных задач
График пропускной способности в Kaiten. На оси X расположены периоды времени, на оси Y — количество выполненных задач

Первый столбец каждого периода — это количество новых карточек, а второй — выполненных. Для удобства карточки можно разделить на группы по типу задач. Каждая группа будет выделена цветом.

Анализ пропускной способности позволяет измерить личную производительность. Например, если в этом месяце я сделал меньше работы, чем в предыдущем, значит есть какая-то проблема, которую нужно найти. Если же количество завершенных задач не изменилось или выросло — ну и хорошо.

Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram) позволяет увидеть весь производственный процесс одним взглядом. С ее помощью можно понять, сколько рабочих элементов находится в системе одновременно.

Накопительная диаграмма потока в Kaiten. На оси X — время, на оси Y — количество задач на каждом этапе
Накопительная диаграмма потока в Kaiten. На оси X — время, на оси Y — количество задач на каждом этапе

Диаграмма показывает общее количество задач и выполненную работу. На нижней, оранжевой области — завершенные задачи, а на верхней, голубой — запланированные. Всё, что между ними — это стадии между «Запланировано» и «Готово».

В графике CFD можно увидеть изменение объема работ к окончанию проекта — верхняя граница голубой области. А еще здесь наглядно видно, как со временем менялось количество элементов в работе (work in progress») и среднее время, которое мне нужно для выполнения одной задачи (Production Lead Time).

Например, мы можем увидеть ситуацию, когда задач стало больше и, одновременно с этим, на каждую задачу стало уходить больше времени — поэтому работа замедлилась. Это сигнал к тому, чтобы более детально изучить эти метрики и разобраться, почему так произошло.

Время цикла (Cycle time) показывает, сколько задача находилась в производственной системе от попадания в колонку «В работе» до колонки «Готово». С помощью этой метрики я вижу, на что уходит больше времени и сколько задач могу выполнить при той же скорости.

Время цикла в Kaiten. На оси Х — задачи, а на оси Y – сколько дней они были в работе
Время цикла в Kaiten. На оси Х — задачи, а на оси Y – сколько дней они были в работе

Каждый столбец — это задача. Высота столбца показывает, сколько в среднем задача находится на каждом этапе. Под графиком — легенда, которая рассказывает, каким цветом окрашен каждый этап и какое среднее время задача находится на этапе.

Наш копирайтер набрал статей в работу и сорвал дедлайны. Потом он проанализировал метрики и понял, что на стадии «План» статья находится два дня, а на стадии «Черновик» — не меньше недели. Он не учел эту особенность и взял в работу пять статей одновременно.

В итоге у задач типа «Статья» выросло время цикла — то есть каждую конкретную задачу он стал делать дольше, потому что приходилось торопиться и переключаться между ними.

WIP-лимиты — это главный инструмент управления потоком задач. Вот я проанализировал метрики, понял, сколько задач каждого типа могу делать. Теперь мне нужно ограничить количество карточек с задачами, которые одновременно находятся в работе. Я ставлю лимиты на отдельные колонки, то есть этапы работы.

Злополучный копирайтер с сорванными дедлайнами определил проблему: когда он незаметно для себя набирает больше задач, то происходит завал и пожар. По метрикам он увидел, что задача типа «статья» находится в колонке «Черновик» в среднем пять дней. Когда на этой стадии оказывается больше трех статей — увеличивается Cycle time и Production Lead Time, работа стопорится.

Копирайтер решает не писать больше трех статей одновременно и ставит WIP-лимит не на колонку «Черновик».

В дорожку «Черновик» можно положить еще одну задачу, а в дорожке «План» — лимит заполнен.
В дорожку «Черновик» можно положить еще одну задачу, а в дорожке «План» — лимит заполнен.

Лимиты помогают работать быстрее и сделать поток задач предсказуемым и равномерным. Задач становится меньше, я не дёргаюсь, а могу сосредоточиться на конкретной работе. А еще — благодаря ограниченному количеству задач я могу спрогнозировать и определить более точную дату поставки.

Чтобы еще глубже анализировать задачи я ставлю на них метки. Например, спешил-не спешил, нравится-не нравится, устраивает ли оплата. Когда этих меток набирается достаточное количество — можно будет делать выводы и решать, какие задачи приоритетны, а от каких можно отказаться.

Чтобы сформировалась привычка — просто начните делать

Факт выполнения задач стимулирует выработку дофамина. Это значит, что когда появляется привычка вести доску с задачами — мозг начинает получать от этого удовольствие.

Нейробиолог из Кембриджа Вольфрам Шульц выяснил, что дофамин выделяется не в момент вознаграждения, а в момент решения задачи. Он проигрывал обезьянам громкий звук, а после этого давал яблочный сок. Когда обезьяны поняли, что после звука всегда будет сок — их мозг выделял дофамин еще до того, как они получили сладость.

Именно поэтому мы залипаем в соцсетях и смотрим ролики на ютубе — нам по природе нравится узнавать новое и решать задачи. С персональным канбаном, мы приучаем мозг кайфовать не от роликов в тиктоке, а от выполнения задач.

В начале рабочего дня я открываю доску и отгружаю себе задачи из бэклога. Потом захожу туда в течение дня, когда нет других дел, встреч или созвонов, и работаю с более важными задачами.

Всем, кто хочет использовать персональный канбан я советую делать также. С первого раза может не получиться — это нормально. Сократите объем задач и продолжайте делать. Со временем вы будете выстраивать процесс так, чтобы работать в удовольствие и соблюдать сроки.

23
9 комментариев

Кстати, хотим поделиться интересным кейсом в тему: https://vc.ru/u/1622204-sergey-kuncevich/649290-put-geroya-osmyslennoe-izmenenie-svoey-realnosti

Как поставить самому себе большие, вдохновляющие цели, не бросить их на полпути и идти к ним с удовольствием. Про целеполагание с использованием mind map и персональной канбан-системы.

2
Ответить

Мне пока разные планеры не зашли. Лист бумаги рядом с компом кажется удобнее. Но вот именно такой подход, как в статье, я не применяла. Надо пробовать. Согласна, что личные задачи тоже надо учитывать, они занимают много времени

1
Ответить

Можно считать, что листок с задачами - это первый шаг на пути к персональному канбану. Ведь первое что нужно сделать - это начать фиксировать все входящие задачи.

А что касается личных дел, да, обязательно необходимо фиксировать. Особенно, если в вашей деятельности нет четкого разделения на «рабочее время» и «вне-рабочее время».

Ответить

Я вообще не представляю как в современном мире активный человек может жить и сохранять хотя бы минимальную продуктивность без грамотного управления своими делами и тайм-менеджмента.

Ответить

Тут у каждого свой подход. Например, кому-то удобнее жить и работать в состоянии творческого хаоса, и это тоже нормально) А вот тем, кто хочет более рационально планировать свои ресурсы, персональный канбан будет крайне полезен.

1
Ответить

«Сократите объем задач» — читала статью только ради этой фразы, спасибо

Ответить

🙂 Звучит просто, реализуется сложнее. Но это действительно то, с чего следует начать. Понять, что наш ресурс имеет лимиты, и невозможно впихнуть все и сразу.

1
Ответить