12 советов для эффективного общения на рабочем месте
• Как избежать конфликтов на работе?
• Как выстроить общение с коллегами?
Привет! Меня зовут Виктория Поликарпова, я рекрутер, куратор направления массового подбора, в ГК "Смарт Групп". В статье расскажу как улучшить качество взаимодействия на работе и повысить продуктивность.
Эффективная коммуникация важна в любой сфере жизни, но наиболее важна в рабочей среде, где время = деньги, а результат зависит не только от вас, но и от коллег, заказчиков и партнеров. С развитием современных средств связи мы всё больше переходим на онлайн общение и переписываемся в корпоративных чатах, что одновременно и упрощает коммуникацию (скорость, доступность), и усложняет (важная информация теряется в потоке).
В зависимости от цели общения необходимо выбирать соответствующий способ коммуникации и балансировать между срочностью решения вопроса и уважением к времени собеседника. Важно учитывать особенности общения в рабочих (коллега-коллега, подчиненный-руководитель, заказчик-подрядчик) и межличностных (даже с разными темпераментами нужно находить общий язык) контекстах.
Основные принципы эффективной коммуникации:
1. Определите цель общения и придерживайтесь её
Сформулируйте для себя цель коммуникации, тезисы того, что вы хотите донести и узнать, а также на какие вопросы вы хотите получить ответ. Не уходите от цели разговора и не стесняйтесь вернуть собеседника в нужное русло, напомните про первоначальную цель. Иногда случается очень приятная беседа, но не по существу, вроде бы хорошо пообщались, но при этом не достигли ожидаемого результата.
2. Определяйте срочность и важность задачи
Некоторые вопросы можно обсудить на ежедневных или еженедельных встречах с коллегами, а для срочных вопросов, требующих немедленного ответа, лучше всего просто позвонить на 30 секунд и получить нужную информацию.
Цените время – своё и коллег. Например, напомнить отделу про ежедневный отчёт можно и в чате, не нужно прозванивать каждого или ставить для этого встречу в календаре. Вопрос грядущих структурных изменений требует внимания всех вовлеченных – ему стоит посвятить отдельную встречу, где можно будет оповестить всех присутствующих коллег и ответить на вопросы.
3. Ставьте сроки на ответ
К примеру, вам срочно нужно получить отчёт от своего подчиненного или подписанный акт от контрагента. Но что для вас срочно? 15 минут, день или 2 недели? Срочность достаточно субъективна, поэтому уточняйте конкретное время, и так, чтобы оно было реально достижимо.
4. Не стесняйтесь напоминать о необходимости ответа
Мы все можем забыть о времени, и в этом нет ничего страшного. Напоминание увеличивает шансы на своевременное получение необходимой информации. Если оппонент забыл о договоренностях или не заметил приближающийся дедлайн, он, вероятно, будет вам благодарен за напоминание.
5. Объясняйте и повторяйте то, что вы хотите донести
Объясняйте то, что вы хотите получить, так, будто объясняете это 6-ти летнему ребенку. Все люди разные, скорость и типы восприятия тоже разные, кому-то нужно бегло прочитать инструкцию и всё понятно, кому-то следует подробно проговорить голосом. Лучше потратить лишнее время на объяснение, чем исправлять ошибки, когда уже дедлайн будет подходить к концу.
6. Дублируйте информацию
Даже если вы проговорили всё максимально подробно, не будет лишним продублировать информацию. Это могут быть тезисы в рабочем чате, чтобы не забыли ни вы, ни ваш собеседник. Может быть и протокол встречи, если наш оппонент сложная бюрократичная структурна – оставить письменные договоренности лишним точно не будет.
7. Соблюдайте деловой этикет
Все рабочие звонки – только в рабочее время. Если вопрос не займет больше 5 минут – можно просто звонить, если понимаете, что потребуется больше времени, уточните, когда собеседнику удобно и обозначьте временные рамки созвона, чтобы ваш собеседник мог понимать, что на эту беседу у него хватит времени. Также обозначьте срочность, например, вопрос нужно решить в ближайшие два часа.
8. Не бойтесь задавать вопросы
Даже если вам кажется, что вопрос звучит глупо, спрашивайте. Если он появился, значит, информации недостаточно или её можно трактовать по-разному. Лучше переспросить и сделать правильно, чем исправлять ошибки.
9. Располагайте собеседника к себе
Не стесняйтесь сделать комплимент собеседнику, так вы завоюете его расположение. Называйте собеседника по имени – так вы закрываете его потребность в уважении.
Благодарите за ответ и приятное общение. Нам свойственно запоминать начало и конец разговора, так что именно этим частям уделяйте правильную эмоциональную окраску.
10. Позитивный настрой – важен
Иногда мы стремимся добиться результата любой ценой, но позитивное общение оказывается более эффективным. Оно приносит удовлетворение как от результата, так и от процесса, а также создает основу для дальнейших взаимовыгодных отношений.
Улыбайтесь, даже если печатаете письмо или говорите по телефону, так вы поднимете настроение себе и собеседнику.
11. Соблюдайте границы общения
Всё больше компаний стремятся к неформальному общению, но важно соблюдать границы, помнить про субординацию. Старайтесь избегать излишней фамильярности, не смешивайте рабочее и личное. Даже если вы хорошие друзья за пределами работы, не забывайте, в рабочее время вы прежде всего коллеги/партнёры.
8. Не бойтесь задавать вопросы
Даже если вам кажется, что вопрос звучит глупо, спрашивайте. Если он появился, значит, информации недостаточно или её можно трактовать по-разному. Лучше переспросить и сделать правильно, чем исправлять ошибки.
9. Располагайте собеседника к себе
Не стесняйтесь сделать комплимент собеседнику, так вы завоюете его расположение. Называйте собеседника по имени – так вы закрываете его потребность в уважении.
Благодарите за ответ и приятное общение. Нам свойственно запоминать начало и конец разговора, так что именно этим частям уделяйте правильную эмоциональную окраску.
10. Позитивный настрой – важен
Иногда мы стремимся добиться результата любой ценой, но позитивное общение оказывается более эффективным. Оно приносит удовлетворение как от результата, так и от процесса, а также создает основу для дальнейших взаимовыгодных отношений.
Улыбайтесь, даже если печатаете письмо или говорите по телефону, так вы поднимете настроение себе и собеседнику.
11. Соблюдайте границы общения
Всё больше компаний стремятся к неформальному общению, но важно соблюдать границы, помнить про субординацию. Старайтесь избегать излишней фамильярности, не смешивайте рабочее и личное. Даже если вы хорошие друзья за пределами работы, не забывайте, в рабочее время вы прежде всего коллеги/партнёры.
12. Эмоциональная окраска зачастую только в вашей голове
Бывают ситуации, когда рабочий вопрос решается в бесконечной переписке и кажется, что собеседник откровенно хамит, а вы сами уже готовы взорваться. Скорее всего, это только ваша эмоциональная окраска происходящего. В переписке нет интонации и вы озвучиваете текст так, как эмоции звучат внутри вас. Во-первых, успокойтесь. Во-вторых, лучше переходите на голосовое общение – звоните. Так легче понять настроение собеседника и контролировать разговор. К тому же при личном общении эмоции становятся более спокойными.
Заключение
Эффективная коммуникация является краеугольным камнем успешной работы в любой профессиональной сфере. Важно сохранять ясность и фокус на цели общения, уважать время и особенности собеседников, а также применять четкие и понятные методы передачи информации.
Принципы, о которых я рассказала, направлены на улучшение качества взаимодействия и повышения продуктивности, а также на создание позитивной и продуктивной рабочей атмосферы. Соблюдение этих рекомендаций способствует достижению целей и укреплению профессиональных отношений.
Материал был подготовлен для портала Pakhotin
О том, как мы создавали с нуля корпоративную культуру в IT-компаний читай в этой 👉 статье 👈
Отличная статья, много полезной информации!
Татьяна, спасибо. Замечательно, что смогли почерпнуть полезные приемы.