Shtab — управление проектами с аналитикой, финансами и учётом времени или «Trello на максималках»

Atlassian рассылает «письма счастья» о блокировке аккаунтов российских пользователей. На замену привычных сервисов нужны не просто решения российских разработчиков, а решения как минимум того же уровня. Когда они дают что-то большее — прекрасно!
Сервис Shtab — отличный пример такого решения.

Всем привет! Меня зовут Вадим, и я пишу о полезных сервисах и инструментах: рассказываю чем они хороши и делюсь своим опытом в формате обзоров.

Сегодня расскажу о классном сервисе, о котором узнал здесь, на vc, протестировал, запомнил, через пару месяцев начал пользоваться в режиме «если понравится — придумаю как использовать», а через пару месяцев перенёс в него свои личные проекты. В итоге работаю уже больше полугода и сервис мне категорически нравится. Да, есть пара «хотелок», с которыми было бы ещё лучше, но они уже в работе.

Встречайте: Shtab — сервис для бизнеса по управлению проектами!

Shtab точно заинтересует тех, кому нужна гибкая (да ещё бесплатная для небольших команд) система управления проектами и задачами с возможностью создания разных команд, гибкой настройкой процессов, в которой есть трекер рабочего времени, достойная аналитика по проектам, просто роскошная документация (вот этого, честно говоря, многим очень недостаёт) и отличная поддержка.

Если говорить о процессах, в Shtab пора, если вы:

Если же речь о потребностях, то Shtab отлично подходит для:

Если увидели себя (хотя бы в один список вы точно попали 🙂) — присмотритесь к сервису.

Для тех кто хочет пропустить здоровенный раздел — видео на 2 минуты, в котором рассказывается о самом начале работы в сервисе. Приятного просмотра!

Команды и комнаты

Вершина иерархии в Shtab — команды. Это удобно для предпринимателей с несколькими продуктами и для исполнителей, которые работают с несколькими организациями. По сути — это пространства для вашей работы. Переключение моментальное, разные команды находятся у вас в одной учётке.

В каждой команде можно создавать несколько комнат. Каждой из них можно задавать свои настройки и виды отображения карточек задач. Так же возможно индивидуально предоставлять и ограничивать доступ.

По сути, с помощью комнат можно делить команду на структурные подразделения — отделы/департаменты, а их, в свою очередь — на направления и проекты.

Источники и виды

Источники – это база данных, из которой подтягиваются настройки Вида и где хранятся все ваши карточки. Можете создавать несколько источников в каждой команде. Для каждого источника можно настраивать свои статусы, стадии и поля, так вы кастомизируете рабочее пространство и выстроите необходимую именно вам структуру информации.

Внутри Комнат настраивается разное отображение карточек задач: «Канбан», «Список», «Матрица Эйзенхауэра», «Календарь» и «Файлы. Количество видов не ограничено, то есть может быть несколько досок, списков и т.д.

NB. В комментариях появилась инсайдерская информация, что скоро будет обновление, которое принесёт ещё один вид — диаграмму Ганта! Источник заслуживает доверия 🙂

В каждом из видов могут быть разные задачи. Если хотите, чтобы одни и те же задачи можно было отображать в разных видах — подключаете им один источник — задача решена. В этом плане Shtab очень похож на любимый мной Notion — гибкое и наглядное отображение баз данных.

Статусы и стадии

Статусы тоже создаются в справочниках и они могут обозначать, к примеру, этапы выполнения задачи, направления деятельности и так далее. Статусы можно маркировать цветом для понятной навигации и объединять статусы в один, когда какой-то из них больше не нужен в работе, но при этом нужно, чтобы карточки сохранились.

Для источников помимо статусов и полей, можно настраивать стадии. Каждой стадии можно задать уникальное название и цвет, а также выбрать сроки работы.

Отчёты и аналитика

В Shtab (классно звучит, хоть и довольно непривычно 🙂) можно отслеживать исполнителей и карточки по отдельным комнатам, получать подробную статистику по каждому специалисту: количество его задач, просроченные, завершённые, актуальные, включая среднее рабочее время на карточку. Статистику можно собирать по часам, дням, неделям, месяцам и годам. Сводный отчёт с фильтрами можно сохранить как пункт в меню. Вот такие, казалось, незначительные нюансы, делают работу в сервисе очень удобной.

«Мои дела» и «Всё в одном»

Пользователь может быть участником нескольких комнат внутри команды. Чтобы не потерять свои карточки задач, созданы «Мои дела», отдельный режим-представление. В нём собраны все карточки команды, где пользователь задействован как создатель, исполнитель и контролирующий.

Задачи сортируются по статусу, приоритету, меткам, стадиям и исполнителю.

Всё в одном — здесь отображаются все данные по карточкам по всей вашей команде. Карточки сортируются по статусу, приоритету, меткам, стадиям и исполнителю.

Оба режима позволяют быстро окинуть взглядом и оценить либо только своё поле деятельности, либо в целом масштабы работы команды.

Специально вынес трекер в отдельный блок, поскольку он обладает достаточно широкой функциональностью, а кроме того — это отдельное приложение для всех основных десктопных платформ:

Трекер нужен для сбора данных о временных затратах на выполнение задач и оптимизации планирования. Кроме того, трекер делает скриншоты рабочего стола раз в несколько минут (в зависимости от настроек) и замеряет активность сотрудников в течение рабочего дня. При отсутствии активности (движения мышки или использования клавиатуры) трекер останавливается и возобновляет работу, когда снова заметит активность.

Важно! Если на скриншот попадёт переписка в мессенджере или другая личная информация, встроенная нейросеть автоматически её заблюрит.

Ещё в трекере есть pomodoro-таймер — можно задавать циклическое время для концентрации и отдыха.

Раздел трекера «Активность» помогает выявить личное время максимальной продуктивности и показывает интенсивность работы над разными задачами.

Приложения Stab

Помимо приложения «Трекер» есть и приложение самого сервиса, правда, пока только для устройств на iOS:

https://apps.apple.com/ru/app/shtab-app/id1588946248

На сайте также указано, что скоро появятся приложения для Windows, macOS и Linux. Об Android пока ничего не сказано.

Я работаю в веб-версии: my.shtab.app.

Я очень редко отдельно обращаю внимание читателей на этот аспект жизни сервисов, о которых пишу, но сейчас просто не могу не поделиться — великолепно структурированный раздел документации, инструкций и ответов на вопросы: doc.shtab.app. Отдельная благодарность и поклон всем, кто это реализовал 🤝🏻

Не только понятные тексты, но и скриншоты/картинки и поясняющие видео.

Начинается документация с раздела «Обновления», где подробно расписан весь changelog, дальше идут: «Проекты»; «Команда и сотрудники»; «Финансы»; «Задачи»; «Отчеты и аналитика»; «Трекер»; «Интеграции»; «FAQ».

Хорошая документация снимает вопросы и очень помогает, особенно на старте работы.

Есть YouTube-канал с видеоинструкциями:

Сайт сервиса: shtab.app

Канал в telegram: @shtabnews — апдейты, статьи и лайфхаки

Канал на YouTube: @ShtabApp — наглядные инструкции по работе с сервисом

Чат в telegram: @shtabapp — помощь, поддержка, прямая связь с командой сервиса

Бот поддержки в telegram: @ShtabHelpbot — прямое общение с техподдержкой. Отвечают быстро, помогают, очень доброжелательные ребята!

Shtab предлагает на выбор четыре тарифа: Бесплатный; HERO; BASE; PRO.

Название бесплатного тарифа говорит само за себя — командам до пяти человек и до четырёх комнат (без учёта вложенных) можно пользоваться абсолютно бесплатно. Из «хотелок» — чуть больше места, один гиг совсем маловато.

Все коммерческие тарифы при оплате за год обойдутся дешевле на 25%.

Коммерческие тарифы отличаются (дальше по порядку перечисления HERO, BASE, PRO):

На тарифе PRO есть возможность добавления собственных интеграций.

Обращу внимание: тариф HERO — индивидуальный, то есть предназначен для одного пользователя. В нём нет ограничений на количество проектов и будут общие проекты, когда выйдет обновление.

Для всех коммерческих тарифов заявлена поддержка общих проектов (возможность совместной работы с другими клиентами или подключение к проекту клиента или подрядчика).

Сервис даёт полную функциональность на 14 дней, так что можно смело тестировать.

Реально очень классный сервис. Очень уважаю и стараюсь пользоваться именно такими инструментами — качественными, функциональными, помогающими упорядочивать хотя бы часть этой безумной жизни.

Особенно ценно то, что основатели, разработчики, да вообще вся команда всегда готова помочь, подсказать, выслушать критику и порой занести в бэклог идеи и «хотелки» пользователей.

Немного печалят меня только три вещи:

Я, конечно, ещё много сервисов протестирую, но Shtab просто завораживает своей простотой с одной стороны и потрясающей гибкостью и функциональностью — с другой.

Сам веду проекты в Shtab 😏, и вам рекомендую! Пользуйтесь на здоровье 🤘🏻

#сервис #обзор #shtab #управлениепроектами #команднаяработа