Эффективная мотивация сотрудников аптек и автоматизация расчета премий и бонусов
В условиях жесткой конкуренции на рынке каждый руководитель аптеки или аптечной сети неизбежно встает перед вопросом «Как сделать так, чтобы сотрудник аптеки (фармацевт/провизор) был заинтересован в финансовом результате компании?». Руководитель или собственник всегда хочет, чтобы сотрудник не просто приходил на работу, но и полноценно работал на общий результат. Этим и объясняется интерес к определению оптимальной схемы мотивации фармацевтов/провизоров.
Схемы мотивации
Схема и логика мотивации у разных сетей как правило значительно отличается друг от друга и зависит от установок собственников, масштабов аптечной сети, ассортиментной и ценовой политики и многих других факторов.
Приведем некоторые принятые схемы мотивации:
- Выполнение плана аптеки по выручке или прибыли. Возможно включить распределение премии по сотрудникам одной аптеки в зависимости от их вклада (доли) в данный показатель. Здесь мы говорим о коллективной ответственности за результат структурного подразделения.
- Выполнение личного плана по выручке или прибыли. Здесь мы говорим об индивидуальном плане сотрудника. Существует возможность также связать выполнение общего и личного планов.
- Выполнение акционных планов. Это могут быть планы по выручке или по реализации в штуках по определенной номенклатуре за определенный промежуток времени.
- Бонусы за реализацию ограниченного ассортимента. Как правило, это высокомаржинальные позиции и СТМ.
- Бонусы за наполнение чека, цепочки продаж (например, антибиотик+пробиотик+витамин), за среднюю сумму чека и пр.
Важно учесть, что каждая из данных схем может применяться либо как единственная схема мотивации, принятая в аптечной сети, так и в виде комбинации различных схем.
Принципы эффективной мотивации
Для того, чтобы схема мотивации прижилась в коллективе она должны учитывать следующие основные принципы:
- Исчисляемость – подразумевает количественную оценку и конкретность озвученных планов: сумма, штуки, бонус/премия, период.
- Взаимная выгода – мотивация должна учитывать не только интересы сотрудников, но и работодателя, а также не противоречить генеральной цели компании (миссии).
- Простота восприятия – можно сформулировать как принцип «чем проще, тем лучше». Каждый сотрудник должен понимать из каких параметров складывается его премия/бонус. Количество параметров, из которых складывается мотивация, должно быть ограничено (не более 3-5), чтобы удерживаться в памяти фармацевта/провизора.
- Наглядность – означает возможность увидеть промежуточный или итоговый начисленный бонус/премию, результат мотивации в режиме он-лайн, не затрачивая дополнительных временных затрат на получение этой информации.
- Стабильность – мотивация должна озвучиваться до начала отчетного периода и не изменяться в процессе этого периода. Сотрудники должны быть уверены, что озвученные условия зафиксированы, в течение выбранного периода времени меняться не будут, поэтому с учетом прикладываемых усилий, можно получить четко запланированный результат и финансовое вознаграждение.
Наглядность расчета мотивации
Залогом успешного внедрения и реализации системы мотивации является наглядность и возможность в режиме реального времени видеть детализированную расшифровку «личного кошелька» фармацевта/провизора, реализуемого в аптечном программном обеспечении.
Принцип информирования о выполнении планов и начислении бонусов «раз в неделю», когда отчет формируется в офисе или только заведующей абсолютно не работоспособен и не мотивирует сотрудников. У каждого первостольника должна быть возможность видеть здесь и сейчас заработанный бонус или мотивацию за отчетный период, текущий день и прогноз за отчетный период.
Следующие параметры, присутствующие в «личном кошельке» обычно привлекают внимание сотрудников:
- факт начисления бонусов (за уже реализованный товар, бонусы по которым начисляются без учета выполнения общего плана аптеки или сотрудника)
- % выполнения плана (в руб. или шт.) за прошедший период
- % остатка выполнения плана и прогноз выполнения с учетом оставшегося периода
- остаток выполнения плана (в руб. и шт.), в том числе с пересчетом плана на день
- прогноз суммы бонуса или премии, которую сотрудник получит по прогнозным расчетам при выполнении или перевыполнении плана
Для реализации указанных возможностей, как правило, используют аптечное программное обеспечение. До начала отчетного периода необходимо зафиксировать в программном обеспечении основные параметры мотивационной программы на период:
- ФИО специалистов торговой точки,
- график работы сотрудников,
- общий план аптеки и/или персональный план сотрудников по выручке или прибыли,
- акционные планы (номенклатура и нормативы выполнения плана),
- планы на ограниченный ассортиментный перечень (СТМ или другой высокомаржинальный товар)
- планы по цепочкам продаж и пр.
Как правило сотрудники офиса имеют возможность выгружать сгруппированный отчет как в целом по аптечной сети, так и с декомпозицией по торговым точкам и сотрудникам. Данный отчет применяется для определения состояния выполнения плана на конкретную дату и прогноза ситуации на момент окончания отчетного периода, а также с целью разработки мероприятий, стимулирующих выполнение плана.
На территории аптеки общий результат по подразделению, а также декомпозицию по сотрудникам обычно имеет возможность выгружать заведующая аптекой, чтобы оценивать эффективность работы как каждого сотрудника, так и подразделения в целом.
Фармацевты и провизоры имеют доступ только в свой «личный кошелек» и имеют возможность в режиме реального времени видеть формирование бонусной части заработной платы.
Таким образом, эффективная мотивация сотрудников возможна при соблюдении вышеуказанных принципов (исчисляемость, взаимная выгода, простота восприятия, наглядность, стабильность), а также при реализации автоматизированного расчета в аптечном программном обеспечении.
Михеева Оксана
Генеральный директор консалтингового агентства «Стратегия и управление»