Автоматизация подбора и адаптации персонала. Обзор существующих на рынке систем

В период экономической неопределенности способность бизнеса быстро находить и удерживать квалифицированных специалистов, опережая в этом конкурентов, становится вопросом не только развития, но и выживания. Для решения таких задач рекрутеры все чаще используют автоматизированные системы, которые повышают эффективность процессов подбора, пребординга и онбординга. Такие системы позволяют автоматизировать сбор откликов и резюме с работных сайтов, общаться с соискателями в мессенджерах, проводить адаптацию кандидатов, поддерживать другие важные рутинные функции, на которые у рекрутеров часто не хватает времени. Благодаря этому, подбор новых сотрудников можно сделать полностью «цифровым», сократив его длительность, и сделав его более комфортным как для кандидатов, так и для нанимающих менеджеров.

Последние семь лет я работаю в дистрибьюторской компании с распределенными по всей стране филиалами. Решать приходится самые разные задачи — от массподбора до найма руководителей и специалистов разного уровня. После тотального локдауна прошлого года стало понятно, что вести процессы подбора персонала в Excel уже невозможно, а Job offer - не всегда подписывается даже после длительных переговоров, поэтому в ноябре HRD поставила мне задачу — автоматизировать процессы подбора и адаптации персонала. Для этого было необходимо сравнить функционал имеющихся на рынке digital HR-решений и проанализировать их плюсы и минусы.

Мне нужно было выбрать программу, которая сможет закрыть задачи, стоящие передо мной и тремя рекрутерами в моем подчинении. Мы провели масштабную аналитическую работу, и я решила поделиться ее результатами с HR-сообществом.

Я не нашла в сети актуального обзора, который освещал бы все существующие решения. Информации, как всегда, много, требуется время на ее структурирование и анализ. Поэтому я решила сама составить такой обзор и в конце добавила таблицу критериев, по которым вела анализ. Несколько месяцев мы тестировали разные платформы для рекрутинга, по крупицам собирали отзывы на профессиональных HR-форумах и в группах в социальных сетях.

Ниже представлено короткое описание существующих на рынке решений для автоматизации рекрутинга

«ТопФактор: Управление подбором персонала» — новая CRM-система для автоматизации рекрутинга и адаптации сотрудников на платформе 1С:Предприятие. Первое предположение «опять эти доработки ЗУП КОРП» оказалось ошибочным. Это самостоятельное решение, поэтому стало интересно рассмотреть его подробнее, поскольку в нашей компании уже используется несколько продуктов на 1С и существует свой ИТ-отдел с программистами 1С.

Компания предлагает несколько самостоятельных блоков, каждый из которых автоматизирует свою часть HR-процессов: Управление по целям и KPI, Управление талантами, Управление подбором и адаптацией персонала, Личный кабинет сотрудника», Кафетерий льгот. Сама CRM-система «имеет достаточно удобный интерфейс (ничего общего с привычным «табличным» интерфейсом 1С). Настраиваемая воронка подбора, есть интеграция с календарями для планирования собеседований и встреч с внутренними заказчиками, взаимодействие с соискателями через соцсети, мессенджеры, электронную почту, звонки и СМС прямо из программы.

Рекрутерам доступны конструктор бизнес-процессов, возможность настройки этапов воронки подбора, настраиваемая аналитика результативности рекрутеров и эффективности процесса подбора в нескольких разрезах. Есть сервис видеоинтервью с роботом, без участия рекрутера, работающий в тестовом режиме.

Преимущества системы: нет привычной угловатости интерфейса 1С. HR, у которых в компании есть инфраструктура 1С, могут разместить систему в корпоративной сети, что часто требует внутренняя служба безопасности из-за значимости персональных данных по кандидатам и внешним резервистам. Можно докупить другие блоки: для оценки и адаптации кандидатов, для создания личного кабинета кандидата и сотрудника с поддержкой кадрового электронного документооборота. Решение отличает удобное взаимодействие с кандидатом (в том числе через мессенджеры) и нанимающими менеджерами. Доступны облачная версия, чат-боты для подбора и адаптации. При демократичной стоимости типового функционала система достаточно гибкая за счет встроенных конструкторов. Если появится потребность, можно доработать систему «под себя» с участием 1С-программистов. По базовой функциональности не уступает «законодателям» рынка, таким как Huntflow и Frendwork.

Недостатки: Некоторые пользователи имеют предубеждение относительно платформы 1С — интерфейс систем на данной платформе кажется им перегруженным. Заверяем: это полностью компенсируется функциональностью такого интерфейса. Также нужно учесть: чтобы получить коммерческое предложение на внедрение системы в корпоративной сети, потребуется потратить время на заполнение брифа. Без него менеджеры не озвучат стоимость внедрения.

Talantix — классическая облачная CRM-система для рекрутеров, разработанная HeadHunter. Использует ИИ-технологии для рекомендаций и ранжирования наиболее подходящих соискателей. Система хранит историю общения с кандидатами, уведомляет их о собеседовании по электронной почте и СМС. В числе других функций — синхронизация встреч с рабочим календарем, создание онлайн-собеседований, автоматический разбор откликов, оценка знаний кандидатов с помощью тестовых заданий.

CRM ориентирована на крупный бизнес (отсюда и стоимость) и тех, кто хочет сэкономить средства на массподборе персонала за счет использования HeadHunter и Talantix. Расчет сделан на тех, кто в большей степени использует для поиска кандидатов сайт hh.ru после нововведений в тарифах 2020 года.

Достоинствами сервиса являются возможность настраивать воронку подбора, выставлять разные причины отказа, делать комментарии по соискателям невидимыми для разных групп менеджеров в зависимости от роли пользователя. Также можно отправлять кандидатов заказчикам обезличенно в виде секретной ссылки и получать фидбэк. Начать работу с системой можно очень быстро — достаточно зайти на сайт по логину и паролю hh.ru.

Недостатки сервиса: в CRM нет модуля автоматической выгрузки резюме, при переходе из Talantix в другую систему CRM выдает таблицу Excel с ФИО и комментариями, в которых нет данных о прежних местах работы, опыте и т.д. Интерфейс спроектирован под большой экран, на ноутбуке работать не комфортно.

Самый главный минус — CRM-система ориентирована в первую очередь на кандидатов с сайта hh.ru. Задача перехода из Talantix в собственную корпоративную CRM-систему окажется практически невыполнимой, что ведет к соответствующим рискам.

Huntflow — CRM, позволяющая в режиме одного окна вести базу резюме, обсуждать понравившиеся отклики соискателей с коллегами, формировать отчеты о работе. Реализована с использованием веб-интерфейса. Можно переписываться с кандидатами и заказчиками благодаря интеграции с почтовыми сервисами и мессенджерами. Huntflow удобна для массподбора, цена «не кусается», в отличие от Talantix и Potok. Разработчики хорошо прописали сами бизнес-процессы подбора. За счет этого и адекватной стоимости программа снискала популярность у малого и среднего бизнеса.

CRM использует технологию HuntParse™, которая распознает текст резюме и фотографию кандидата из PDF, DOC и RTF. Эта платформа для рекрутинга определяет дублирующиеся резюме на сайтах по поиску работы и сохраняет всю информацию из обоих документов. А «вишенкой на торте» стала возможность показывать рекрутёру, какой кандидат звонит, если программа стоит на смартфоне. Печально, что мобильного приложения для Android нет.

При этом присутствуют погрешности в аналитике и нет функционала для адаптации и развития персонала (модное нынче talent acquisition). Возможны проблемы с интеграцией с почтовыми сервисами и календарем. Нельзя переслать прямую ссылку на карточку кандидата по почте или мессенджеру. Система прав доступа к карточкам кандидатов негибкая, в ней существует только две роли — заказчик и рекрутер. Нет чат-ботов, оформления пропусков, направлений подбора (например, в разрезе вакансии для настройки отдельной воронки подбора). Приходится вручную отправлять уведомления при переходе с одной этапа воронки на другой. Нет настройки бизнес-процесса согласования кандидата с другими подразделениями. К тому же корректность выгрузки данных из системы, по словам пользователей, оставляет желать лучшего, а техподдержка не реагирует на подобные жалобы, т.к. проблема находится вне компетенций специалистов. Дорогое on-premice решение — стоит около 180 тысяч рублей на одного рекрутера.

Mirapolis HCM — комплексное решение, которое помогает автоматизировать все этапы работы с персоналом — от поиска и адаптации кандидатов на новом месте работы до обучения в удаленном режиме и проверки знаний. Платформа имеет четыре модуля. Два из них — LMS (cистема дистанционного обучения) и Virtual Room (система для проведения видеоконференций, презентаций, вебинаров и виртуальных классов) — самостоятельные продукты, которые являются самыми развитыми, определяющими конкурентоспособность компании решениями.

Mirapolis HCM позволяет создать единую базу кандидатов и вакансий, оценивать эффективность работы персонала и развитие потенциала сотрудников (HiPo сотрудники). Можно составлять индивидуальные планы развития работников, назначать наставников, создавать матрицы потенциала по всей компании и отдельным отделам. Доступно управление процессами льгот и вознаграждений, планами премирования и пересмотром зарплат сотрудников.

Подбор, Адаптация, Управление обучением, Оценка KPI, Оценка компетенций, Карьера и развитие, Вознаграждения — это все отдельные блоки в составе Mirapolis HCM. Готового коробочного решения нет. Каждый проект — это «детище», которое нужно подготовить к рождению, а затем и воспитать. Разработка идет под конкретного заказчика, для ее администрирования и поддержки понадобится технический специалист. Система ориентирована на крупный бизнес, корпорации и госорганизации, отсюда стоимость проекта от 3 000 000 рублей.

В Mirapolis HCM нет пробной версии, сервиса видеоинтервью, ведения кадрового делопроизводства и управления обратной связью. Систему сложно регулировать и настраивать. Почти невозможно раскрыть во весь экран демонстрационный блок «Рабочий стол». Сложно настроить под себя дизайн.

E-staff — самое «старое» комплексное решение для автоматизации рекрутинга. Функционал включает воронку подбора, массовый подбор, распознавание резюме, анализ двойников. Рекрутеры могут проводить видеоинтервью, настраивать автоматический подбор кандидатов, создавать автоматические письма и СМС по шаблонам. Доступно мобильное приложение, которое определит, кто звонит: заказчик, кандидат или сотрудник E-staff.

Есть интеграция с СМС-шлюзами, провайдерами телефонии, Google, мессенджерами, соцсетями, почтовыми сервисами, провайдерами инструментов оценки. На старте хватит базовой автоматизации и стандартной поддержки.

Преимущества сервиса: гибкая работа с вакансиями, демократичная цена, хорошая отчетность и проработанная аналитика по вакансии. Программу может настроить обычный пользователь.

Минусов больше. Начиная от количества «поднастроек» и ручных операций, заканчивая отсутствием выбора нескольких специализаций кандидатов. Система больше ориентирована на «учете кандидатов», а не на поддержке взаимодействия с кандидатом и внутренними службами (как это сделано в современных «CRM-системах»). В E-staff нет бесплатной версии, плохо работает служба поддержки на сайте. Устаревший и перегруженный интерфейс. Сервис не удобен для массового подбора персонала, ориентирован на точечный подбор. Нет облака, только серверная версия. Воспользоваться одной учетной записью можно только на одном устройстве. E-staff не адаптирован под смартфоны и планшеты.

Experium — программа для автоматизации рекрутмента, включающая три модуля: «Подбор», «Подбор выпускников» и «Автоматизированный массовый подбор». HR могут вести базу данных кандидатов, составлять портфель вакансий компании, собирать аналитику и формировать отчеты. Можно настроить множественные автопоиски, задать правила автообработки откликов, просматривать результаты онлайн. Доступны видеоинтервью, роботизированные обзвоны, онлайн-тестирование, чат-боты, лендинговые страницы и виджеты.

Работать в системе можно через web-интерфейс и десктопное рабочее место. Мобильное приложение для рекрутера никак не выпустят из-за громоздкого интерфейса, но оно есть для внутреннего заказчика. Клиенты могут воспользоваться тестовой версией продукта. Решение больше подходит для среднего бизнеса.

Достоинством сервиса является специальный модуль «ОПД», который решает проблему нарушения закона о хранении персональных данных при скачивании резюме с работных сайтов. Модуль сохраняет в системе только обезличенные данные, а кандидату автоматически отправляет запрос на согласие. Однако в системе нет колл-центра, телефонии, открытого исходного кода, API для интеграции. Возможны технические трудности, служба поддержки работает плохо. Для реализации простых задач приходится выполнять много ненужных действий.

AssessFirst — облачное решение для отбора «сверхпродуктивных и ответственных» кандидатов. Система использует предиктивную технологию для анализа потенциала соискателя на основе психометрических тестов, изучает его мотивацию, поведение и потенциал, а затем прогнозирует, насколько он будет успешен на новом месте работы. HR получают информацию о сильных и слабых сторонах кандидата, а также рейтинги соискателей.

Рекрутеры могут планировать собеседования, опрашивать, тестировать и оценивать кандидатов. Доступны анализ подбора персонала, база кандидатов, воронка рекрутинга. Сервис подойдет среднему и крупному бизнесу, будет полезен для подбора соискателей на высокие позиции. Клиенты могут воспользоваться бесплатной пробной версией продукта в течение 14 дней.

В системе нет конструктора вакансий, неполная интеграция с почтовыми сервисами. Продукт международный, не развит в странах СНГ, ориентирован на Европу. При этом все персональные данные хранятся на серверах, размещенных на территории РФ.

Часть материалов полноценно не адаптирована на русский язык, как и сами тесты. Доступ к системе дорогостоящий, не подойдет для массового подбора или поиска линейного персонала. Решение ориентировано на методику тестирования кандидата, предиктивный найм и оценку потенциала, а не оценку компетенций, хорошо показало себя для поиска узкоспециализированных и творческих кандидатов, топ-менеджеров.

Также стоит отметить, что любое облачное решение ведет к серьезным ограничениям — гибкости, адаптивности. При этом становится невозможно перенести данные в корпоративную среду, а сами данные кандидатов потенциально не защищены от хакерских атак.

1С:ЗУП КОРП — программное решение от компании 1С. Позволяет автоматизировать не только расчет зарплаты, но и подбор персонала. Рекрутерам доступна аналитика: сколько кандидатов пришло, какова «стоимость» каждого соискателя, сколько человек прошли испытательный срок и т.д.

Доступна история работы с кандидатом, если человек вновь пришел на работу в компанию. Система назначает задачи сотрудникам, которые помогают готовить рабочее место и адаптировать нового работника, для него самого формируется программа обучения.

Есть функции digital-интервью, профиль должности. Разработчики добавляют новые возможности в связи с изменениями в законодательстве, но иногда делают это в последний момент – отсюда жалобы пользователей. При этом из попыток добавить функции, касающиеся управления талантами, мало что получается, хотя номинально заявлена полноценная работа с оценкой компетенций и кадровым резервом.

Неподготовленным пользователям лучше пройти курсы, чтобы познакомиться с интерфейсом продукта. Функция интеграции с работными сайтами для подбора кадров есть только в корпоративной версии решения.

В числе других недостатков — перегруженный интерфейс 1С, состоящий из таблиц. Система преимущественно решает учетные, а не управленческие задачи: в системе нет ролевой модели, ориентированной на взаимодействие внутри компании с нанимающими менеджерами. Поскольку ЗУП работает на платформе 1С, при доработке функционала под задачи подбора можно столкнутьсяс противодействием со стороны расчетчиков и кадровых работников, т.к.в системе ведется в первую очередь регламентированный учет и такие доработки будут мешать типовым обновлениям. Ограниченные возможности настройки системы и построения аналитики подбора. Не получилось самостоятельно найти отзывов по внедрению и использованию модуля рекрутинга, несмотря на то, что «1С: ЗУП КОРП» очень популярна, в первую очередь как программный продукт для типовых задач кадрового учета и расчета зарплаты.

Potok — облачная платформа от «Северстали». HR могут хранить в системе историю общения с кандидатами, отправлять письма заказчикам, анализировать активность и воронку подбора, время на закрытие вакансии и продуктивность. Сервис использует методы искусственного интеллекта для оценки кандидата: его навыков, опыта работы и базовых характеристик. Искусственный интеллект позволяет с точностью до 92% определить, подходит ли соискатель компании.

Доступна мобильная версия сервиса для устройств на любой ОС, там можно просматривать отклики кандидатов, оставлять комментарии и назначать встречи. Платформа интегрируется с SAP, 1C, Webtutor, Training Space и Oracle. Есть демо-доступ. Potok подойдет среднему и крупному бизнесу.

В числе достоинств — удобный интерфейс автоматизации onboarding персонала, простота использования, быстрая обратная связь саппорта, доступ заказчика к вакансиям, назначение встреч через интеграцию с календарями и почтовыми сервисами. Легко публиковать вакансии на внешних ресурсах.

Среди недостатков — в работе иногда возникают ошибки системы, нет массовой загрузки резюме больше 10 штук, только через техподдержку (кнопка импорта корректно работает только с Google Chrome). Невозможно построить воронку подбора полностью под запрос, возникают сложности с настройкой аналитики. Вносить изменения в события в календаре нельзя. Нередко возникают ошибки, если импортировать резюме из PDF и DOCX. Нет кастомизации софта и серверной версии. Нужно сделать много лишних кликов для достижения цели. Поддержка есть только в десктопной версии, в мобильном варианте ее нет. Кроме того, на мобильных устройствах доступна сильно усеченная версия Potok, полноценно работать с вакансиями и кандидатами нельзя. Сервис не подходит для массподбора и удержания персонала.

Отдельная проблема состоит в том, что личный кабинет внутреннего заказчика (руководителя системы) настроен через права администратора. Есть риск случайно заблокировать доступ, нажав не на ту кнопку. Стоимость сервиса подойдет только крупному бизнесу (от 400 000 рублей).

VCV — платформа для автоматизации отбора кандидатов. Рекрутерам доступны лендинги вакансий, аудио- и видеоинтервью, тестирование, анкеты с возможностью отсечения по важным критериям, интеграция с ATS, работными сайтами, досками объявлений, системами тестирования. Можно планировать собеседования, управлять контактами. Соискатели могут самостоятельно записывать ролики и присылать HR, при необходимости — записывать ответ на вопрос рекрутера. В PRO-версии, за которую есть интеграция с тестовыми системами и ATS, распознавание эмоций и речи.

Платформа подойдет крупным и средним компаниям, организациям без отдела HR. Продукт можно использовать для массового найма, подбора IT и узких специалистов, людей с ограниченными возможностями.

VCV — только условно можно отнести к CRM, поскольку есть ряд функциональных ограничений. В системе нет интеграции с соцсетями и почтой, аналитики по рекрутерам, портала самообслуживания. Если соискатель записывает видеоинтервью и произойдет разрыв интернет-соединения, работодатель получит ответ: «Кандидат прервал запись видео». Невозможно перезаписать или дополнить такой ответ. Соискатель отвечает на множество вопросов, при этом работодателю волнующие его вопросы задать не может. Не всем близок такой формат общения. Кроме того, случаются технические сбои, бывает плохое качество связи. Функциональность ориентирована только на видеоинтервью, кастомизация решения самостоятельно невозможна.

FriendWork — онлайн-сервис подбора и автоматизации onboarding кандидатов, который позволяет вести базы резюме, вакансий и заказчиков. В системе можно создать свой карьерный сайт. Доступна Kanban-доска для ведения кандидатов, напоминания соискателям об интервью, отправка писем и СМС по шаблону, интеграция с мессенджерами и системами. Можно получить демо-доступ.

Плюсами являются интерфейс, разнообразный функционал, удобная аналитика, цена, автоматическое формирование кадрового резерва, интеграция с LinkedIn. Постоянно появляются новые полезные фичи. В системе можно работать с любых устройств без установки программ. Минусы: очень сложно дозвониться до службы техподдержки, по инсайдерской информации ошибки исправляются весьма медленно. Удивил платный экспорт базы в систему FriendWork из других сервисов. Нельзя самостоятельно добавлять кастомные поля — это возможно сделать только через техподдержку. Нет кастомизации софта, автоматической выгрузки резюме с почты в базу и серверной версии. Постоянно возникают разнообразные баги и плохо сделана интеграция с календарем.