Выгрузка комментариев из задач Битрикс24 в Telegram: кейс для тех, кто еще не привык работать на портале
Расскажем, как автоматизировать выгрузку комментариев из задач Битрикс24 в Телеграм, чтобы сократить время на ожидание обратной связи. Кейс будет полезен тем, кто работает с подрядчиками или партнерами, которые не привыкли к Битрикс24 или не могут постоянно присутствовать на вашем портале.
Теперь вам не нужно вручную дублировать ссылки нужным контактам — автоматизация все сделает сама и соисполнители / наблюдатели по задаче всегда будут в курсе того, как продвигается работа по задаче.
1. Проблема
В одной из наших статей мы уже рассказывали про кейс для службы техподдержки, когда обе стороны работают каждая в своем портале Битрикс24 и обмениваются задачами. Но что делать, если ваши партнеры не работают в Битрикс24?
Например, вы работаете с экстранет-сотрудниками, которые не являются вашими штатными кадрами и взаимодействуют с вами по задачам на портале время от времени (внешние юристы, дизайнеры, бухгалтеры и т.д.). Или любой другой партнер, к примеру, команда разработки на аутсорсе, которая использует свой багтрекер и не мониторит задачи в вашем Битрикс24.
Самое простое и удобное для всех решение — использовать единый канал связи, чтобы дублировать ссылки на задачи по мере добавления новых комментариев. В качестве такого единого канала де-факто становится мессенджер. Например, Telegram. Сейчас все не расстаются с телефоном в любом месте, и мгновенные уведомления в Телеграм пропустить почти невозможно (особенно если добавить на нужный контакт или группу индивидуальный звуковой сигнал).
Каждый раз, добавляя в задачу Битрикс24 комментарий, копировать ссылку на него, заходить в Телеграм, находить там нужный контакт и кидать ему ссылку? Теоретически это можно сделать. Но если проделать эту процедуру несколько раз в течение дня, то ясно, что это отнимет время, плюс не исключены ошибки. Что с этим делать? Правильно — автоматизировать с помощью платформы Пинкит.
2. Описание кейса
Мы сотрудничаем с IT-компанией, которая подключается к нашим задачам по разработке. Они, как разработчики, привыкли пользоваться Trello. На наш корпоративный портал Битрикс24 они заведены как экстранет-пользователи и заходят в него не часто...
Чтобы взаимодействовать с ребятами из разработки, мы ставим задачи в определенной группе и добавляем уточняющие комментарии. Также у нас есть групповой чат в Телеграме, куда добавлена команда партнера и некоторые наши сотрудники. Раньше мы работали в ручном режиме: тегировали нужного специалиста в задаче, копировали ссылку на комментарий, переходили в чат, там тегировали того же человека и вставляли ссылку.
Все приходилось делать руками. Кроме того, неудобно было, что по ссылке невозможно понять, что за задача и о чем она, а писать вручную название задачи было уже выше наших сил :)
Интеграция решила проблему: с помощью Пинкит теперь мы выгружаем не только ссылку на комментарий, но и название задачи и автора комментария, ответственный за задачу также тегируется автоматически:
Теперь расскажем, как настроить интеграцию.
3. Настройка интеграции
3.1 Установка Пинкит
Из Битрикс24.Маркет устанавливаем Пинкит (инструкция здесь: "Как установить Пинкит 2.0 в Битрикс24").
3.2 Авторизация в Пинкит
Для работы с платформой Пинкит потребуется авторизация (если еще не зарегистрировались, то нужна регистрация) в личном кабинете Пинкит:
3.3 Добавляем доступы
В меню "Доступы" добавляем доступы к порталу Битрикс24 и Telegram:
Как получить доступ к нужному чату в Телеграм?
Все просто: создаётся групповой чат в Telegram и туда приглашается бот, далее пишется команда "/start", в ответ приходит токен доступа. Данный токен добавляем в разделе "Доступы":
3.4 Добавляем интеграции
Идем в раздел "Интеграции" в левом меню и нажимаем на кнопку "Добавить интеграцию":
3.5 Настраиваем поля для выгрузки.
3.5.1 Шаг 1: Откуда.
Откуда отправляем данные: Битрикс24;
Когда: Задача - добавлен комментарий;
Подключение к приложению - выбираем портал Битрикс24.
3.5.2 Шаг 2: Инструменты.
Здесь добавляются API-запросы для проверки задачи на группу, проверки упоминаний, сопоставления пользователя в Битрикс24, Телеграм и другой необходимый инструментарий.
3.5.3 Шаг 3: Куда
Куда отправляются данные: Telegram;
Какое действие совершаем: Отправить сообщение;
Подключение к приложению: выбираем Телеграм.
3.5.4 Шаг 4: Сопоставление данных
Здесь мы прописали шаблон сообщения: "{Название задачи} От {Автор} {Комментарий}.
3.5.5 Шаг 5: Запуск
Интеграция настроена. Указываем любое название и запускаем:
Вот как наша интеграция выглядит в общем списке интеграций в личном кабинете:
Готово, можно пользоваться!
Итог
Если вы хотите сократить время ожидания обратной связи по задачам от партнеров, которые не находятся постоянно на вашем портале Битрикс24, то автоматизация отправки уведомлений в Telegram — отличное решение. Ссылки на задачи, где добавлены комментарии, с помощью интеграции Пинкит автоматически и мгновенно будут доставлены адресату. Благодаря такой автоматизации вам не придется работать руками, а партнеры не пропустят обновления по важным задачам.
Дайте нам знать, если вам потребуется помощь в настройке интеграции по отправке уведомлений из Битрикс24 в Telegram или любой другой сервис (мы работаем со всеми известными сервисами, у которых есть API - банкинг, рассылки, мессенджеры, отчеты в таблицах Гугл и дашборды для этих отчетов, и многое другое).
Отправьте заявку: проведем бесплатную презентацию, чтобы показать, что может Пинкит для вашей компании. Каждому клиенту дарим большой объем бонусной техподдержки в рамках покупки лицензии.