Головная боль ивент-агентств: сколько теряют организаторы мероприятий из-за пандемии и как адаптируются к ситуации

Компании вынуждены приостанавливать работу и увольнять сотрудников: по оценке агентства iMars, индустрия может потерять до 20 млрд рублей.

Из-за пандемии коронавируса Covid-19 по всей России отменены массовые мероприятия, в том числе экономические и посвящённые бизнесу.

Некоторые организаторы не видят проблем в отмене или переносе, но сильный удар ощутили ивент-агентства: на ближайшие несколько месяцев они остались без заказов и вынуждены сокращать сотрудников.

Участники рынка рассказали vc.ru, как приспосабливаются к ситуации и что планируют делать.

10 марта вышел указ Сергея Собянина: до 10 апреля 2020 года в Москве запрещены все массовые мероприятия, где участников больше 5000. Из-за этого, к примеру, amoCRM отменила бизнес-форум «Амоконф-2020» в Москве.

Мероприятие должно было пройти 15 апреля, через пять дней после окончания запрета. Компания рассчитывала, что оно соберёт 13 тысяч человек. Фактически форум не попадает под запрет, но, по словам основателя amoCRM Михаила Токовинина, компания не хочет относиться к этому, как к формальности.

Форум в Санкт-Петербурге был запланирован на 20 апреля. Его тоже отменили после того, как правительство города запретило проводить мероприятия с числом участников более 1000 человек.

16 марта мэр Москвы снова ограничил количество участников на мероприятиях — не более 50 человек. Поэтому организаторам небольших конференций тоже пришлось изменить планы. Деловые завтраки и бизнес-конференции на 30–100 гостей перенесли на июнь-июль группа «Просперити Медиа» и проект CFO-Russia.ru. Также они отложили пятый форум «Цифровое предприятие».

Организаторы решили заранее обеспечить безопасность участников. Для отелей, где будет проходить «Цифровое предприятие», они составили чек-лист с вопросами о здоровье персонала, состоянии помещений, режиме проветривания, расстановке столов. Гостиницы будут дезинфицировать столы и менять скатерти после каждого кофе-брейка. Также организаторы отказались от рассадки гостей амфитеатром и от выступлений иностранных спикеров.

Организаторы летних мероприятий тем временем решают, что делать, если количество заражённых будет расти и сохранятся ограничения на въезд в европейские страны. Агентство PRT запланировало на 14–17 июня конференцию о рекламе и digital-маркетинге Izmeni Soznanie в Каннах, на 450 человек.

Пока продажу билетов пришлось заморозить. PRT может перенести мероприятие на начало осени, если количество заражённых увеличится и сохранятся ограничения на въезд в Евросоюз. Окончательное решение организаторы примут в начале апреля.

Если конференция пройдёт в июне, организаторы откажутся от части развлекательной программы — от общего приветственного ужина для всех участников. По словам директора PRT Глеба Сахрая, многие расходы на проживание и аренду помещений оказались «в подвешенном состоянии» и в любом случае компания потеряет до половины прибыли (сумму герой не раскрывает).

Ещё среди отменённых мероприятий — конференция разработчиков Google I/O в Калифорнии, игровая выставка Е3 в Лос-Анджелесе, экономический форум ПМЭФ-2020 в Санкт-Петербурге. Эти мероприятия не состоятся в 2020 году.

Некоторые события не отменили, но перенесли или изменили их формат: «Каннские львы» состоятся в октябре, Apple проведёт конференцию для разработчиков WWDC 2020 в онлайне.

Из-за последнего запрета Сергея Собянина у московских ивент-компаний снизилось количество заказов. У агентства Red'sGo, к примеру, обычно в работе до семи подтвержденных мероприятий и до восьми брифов одновременно, но сейчас осталось только два брифа. Клиенты отменили заказы на корпоративы и конференции, рассчитанные на 50–200 человек.

По словам управляющего партнёра Red'sGo Алёны Пеннер, проблема не в том, что отменились текущие заказы, а в том, что минимум до конца апреля не будут поступать новые. Из-за этого агентство, по предварительным расчётам, потеряет 2–5 млн рублей.

Из-за эпидемии пострадали и крупные игроки рынка. iMars ежемесячно проводит от трёх до пяти мероприятий в России и два-три за рубежом — с числом участников от 5 до 10 тысяч человек. В январе и феврале агентство потеряло все заказы из Азии: 15 согласованных проектов в Китае, Японии и Корее.

Отменились и заказы на европейские события. Агентство должно было организовать работу экспертов на международном образовательном конгрессе Didacta-2020 в Германии. Его перенесли на неопределённый срок. iMars коснулась и отмена Сочинского и Петербургского международных форумов, где агентство работает ежегодно, а также отмена выставки путешествий и туризма MITT 2020 в Москве.

По словам Ступникова, агентство не начинало работать без предоплаты. Оно ещё ничего не потратило на организацию отменённых мероприятий и ничего не потеряло. Но предприниматель утверждает, что российская ивент-индустрия может потерять из-за отмены мероприятий 15–20 млрд рублей.

Ещё одна проблема, замечает Ступников, в повышении курса доллара. Он считает, что стоимость зарубежных мероприятий из-за этого вырастет, а заказчики планировали бюджет мероприятий исходя из прошлого курса.

Из-за пандемии страдают и те, кто занимается внешним оформлением корпоративов и выставок. Компании Standbuild и Fotobudka24, которые обустраивают выставочные стенды и интерактивные фотозоны, лишились всех заказов на ближайшие три месяца. Из-за этого фирмы в общем потеряют 10 млн рублей.

По словам Артёма Малова, директора Standbuild и Fotobudka24, заказчики уже выделили бюджет на многие мероприятия, но не хотят ничего подписывать и обсуждать до 10 апреля, пока действует запрет на массовые мероприятия. Предприниматель рассчитывает, что после этой даты обсуждение возобновится, но активная работа начнется только в начале мая.

#коронавирус #кризис