реклама
разместить

Секреты найма: как найти идеального личного помощника

Когда времени на всё не хватает, а задач становится всё больше, наличие надёжного личного помощника становится не просто удобством, а необходимостью. Рассказал Businessfm, каким должен быть хороший личный помощник.

Ассистент не только разгружает от ежедневных административных обязанностей, но помогает оптимизировать рабочие процессы. Поиск подходящего кандидата, способного соответствовать высоким требованиям и динамике работы руководителя, требует особого подхода и понимания того, что именно делает помощника идеальным.

Я расскажу, какие качества и навыки наиболее важны при выборе личного помощника. А также поделюсь проверенными стратегиями успешного найма.

Каким должен быть хороший личный помощник?

Найти качественных сотрудников всегда сложная задача, особенно когда речь идет о личных помощниках.

Ассистент должен быть умным, IQ выше среднего, лучше сильно выше. Плюс к этому опытным — умненький студент, который не сталкивался с реальными рабочими ситуациями и проблемами будет учиться на ошибках, а для вас это потерянные деньги, время и главное нервы. Если у вас небольшой бюджет и есть терпение и готовность воспитывать студента, то это возможный вариант.

Старайтесь найти максимально сообразительного, ответственного — лучше гипер ответственного и системного человека. Дальше берите его на все ваши встречи, Zoom-созвоны — он должен ходить за вами «хвостиком». Во время встреч сразу делегируйте ему мелкие вопросы и просите его писать личные выводы по встрече — что нового он узнал, что было интересным, что было непонятным. Так вы будете видеть, как он учится и насколько быстро вникает в ваши дела.

Самые лучшие ассистенты те, которые любят учиться. Привлекайте их возможностью внутреннего и внешнего обучения, роста профессионализма. Обращайте внимание насколько человек ценит обучение и официальные подтверждения — сертификаты, дипломы.

Если есть возможность найти опытного ассистента с такими качествами — это большая удача. Но обращайте внимание на то, почему он ушёл с прошлого места — вряд ли хорошего ассистента уволят, обычно они стабильно работают многие годы. Такой человек может попасть на рынок труда только если бизнес обанкротился или что-то случилось с руководителем.

Как я нашёл бизнес-ассистента?

Чтобы найти ассистента, для начала нужно понять, чего вы от него ждёте, потому что есть разные категории ассистентов:

1. Первая категория — личный помощник, то есть это больше человек, который будет решать все ваши бытовые вопросы. Например, организовывать садик для детей, покупать подарки друзьям и жене, решать вопросы с арендой квартиры, travel-поддержка. 2. Вторая — это бизнес-ассистент, у которого 80% времени занимают какие-то задачи, связанные именно с бизнесом. То есть это ресерч, поиск данных, формирование табличек, участие во встречах, протоколирование и так далее. Назначение встреч, ведение календаря, управление приоритетами, коммуникация с партнерами — это всё делает бизнес-ассистент. Но при этом бизнес-ассистент также может выполнять часть каких-то персональных поручений, связанных с личными вопросами. У него просто процент таких задач ниже.

Поэтому для начала нужно понять, какой ассистент вам нужен. И исходя из этого уже описывать вакансию и отбирать кандидатов.

Мы искали помощника стандартно — сформировали воронку. У нас есть описанная должностная инструкция ассистента. И мы чётко понимали, какие обязанности будут у человека. Второй момент — мы размещали наши объявления на различных ресурсах и чатах.

Далее кандидаты заполняют короткую анкету, в которой мы формулируем некоторые ситуации и узнаём детали в отношении прошлых мест работы. Также задаём вопросы по типу: «У вас есть задача назначить встречу с тремя партнерами, которые находятся в трёх разных часовых поясах. Например, часовой пояс Калифорнии, Испании и Казахстана. Какое время вы предложите для встреч?» Такие элементарные, на первый взгляд, вопросы помогают отсеять сразу ребят, которые не могут быстро сообразить, как подобрать правильное время. Такой простой вопрос может сразу показать неподходящий результат.

После этого общение с рекрутером и тестовое задание. Оно тоже формируется на базе нашей должностной инструкции. Последнее тестовое задание было связано с подготовкой вариантов проживания в одной из стран, куда собирались основатели. Иногда это может быть стандартное задание, например, какие-то даты поездки, подобрать отели на 3 дня, например, в Испании.

Такое задание обычно занимает пару часов, мы его не оплачиваем, но оно сразу показывает, насколько человек быстро и правильно воспроизводит инструкции и делает согласно им задание. Для ассистента очень важно, чтобы он следовал описанным правилам. Если ассистент не воспроизводит какие-то правила, то это создает ненужные действия для руководителя. Уже после тестового задания мы выводим наших кандидатов на обучение.

Перед тем, как давать кандидату первые задания, мы обучаем его тому, как правильно работать с руководителем. Есть задания по каждому пункту должностной инструкции, по каждой функции с проверкой того, насколько воспроизвел человек этот пункт, как бы он это выполнил. А также проводим обучение стандартным функциям компании, сервисов, подготовке рабочего места и так далее. Всё это обучение он проходит, после этого уже поступает на испытательный срок и начинает выполнять задание.

На каких ресурсах стоит искать личного помощника?

Первый, самый стандартный, это обычная воронка через сайты работ. Например, через HeadHunter или подобные сайты. Второй способ — есть специализированные чаты в Телеграме, в которых состоят именно бизнес-ассистенты. Также есть боты, в которых также можно размещать вакансии и там получать отклик.

Третий вариант — это специализирующиеся фирмы, эксперты, которые занимаются именно наймом ассистентов. В каждой стране, я думаю, есть такой подрядчик, который ищет личных помощников.

Каких помощников сложнее всего найти?

Сложнее всего найти ассистента, который будет хорош сразу в нескольких критичных вопросах:

● сообразительный, может находить решения;● гиперответственный — проверяет и перепроверяет, думает о том, каково будет руководителю в этой ситуации, как ему помочь; ● ничего не забывает, потому что записывает, планирует задачи и подводит итоги● любознательный, хочет и умеет учиться;● ему комфортнее следовать за сильным лидером и быть частью мощной группы, чем создавать свою команду и вести ее вперед;● позитивно настроен, умеет восстанавливаться после ошибок и поражений, оптимист по жизни.

Обычно ассистент может работать удаленно, даже жить в другом часовом поясе. А если же он должен жить в одном городе с руководителем, то задача сильно усложняется. Некоторые ассистенты посвящают большую часть своей жизни постоянно следуя за руководителем в поездках — конечно же это дорогое удовольствие, а поиск и обучение такого ассистента может занять годы.

В любом случае любому руководителю нужен ассистент и навыки поиска и работы с ним нужно развивать как можно раньше. Если это сделать, поверьте, упроститься как ваша личная жизнь, так и работа.

55
реклама
разместить
2 комментария

Помощник должен быть не только умным и ответственным, но и готовым учиться и развиваться, по крайней мере чисто мое мнение

1

И что благодаря этой воронки приходили полностью подходящие под ваши требования кандидаты или все-таки были осечки!

1
Как создать AI-ассистента в Telegram за 6 минут: Чек-лист для предпринимателей

Пожалуй, каждый предприниматель хотя бы раз мечтал о помощнике, который никогда не устает, работает 24/7 и точно знает, что сказать клиенту. Хорошая новость — такой помощник уже существует! Его можно запустить буквально за несколько минут, и это не сказка. Встречайте: AI-ассистент для Telegram. Рассказываю, как его сделать своими руками — быстро, б…

Как создать AI-ассистента в Telegram за 6 минут: Чек-лист для предпринимателей
11
реклама
разместить
Топ-5 советов по созданию ИИ ассистента, который превзойдет все ожидания и обеспечит максимальные результаты

ИИ-ассистенты стали неотъемлемой частью бизнеса, помогая автоматизировать взаимодействие с клиентами, снижать затраты и повышать эффективность процессов. Однако создание действительно полезного и результативного ИИ-ассистента требует тщательной подготовки. Рассмотрим 5 ключевых советов, которые помогут вам разработать ИИ-ассистента, способного прев…

Топ-5 советов по созданию ИИ ассистента, который превзойдет все ожидания и обеспечит максимальные результаты
11
Лишь бы не делать самому: 400 примеров задач для ассистента

Предприниматели любят жаловаться, как ничего не успевают. Предлагаешь им: “Так начните делегировать!” А они руками разводят: мол, не знаем, с чего и начать.

Лишь бы не делать самому: 400 примеров задач для ассистента
1717
99
Бизнес-ассистент как решение: зачем и как выбрать идеального помощника?

Каждый предприниматель хотя бы раз задумывался о том, чтобы нанять бизнес-ассистента. Эта должность стала настоящим трендом: кажется, что сегодня ассистенты нужны всем. Но как выбрать подходящего, если каждый вкладывает в эту роль что-то своё?

11
Как найти ассистента, который возьмёт рутину на себя и поможет бизнесу расти
Как найти ассистента, который возьмёт рутину на себя и поможет бизнесу расти

В этой статье ты узнаешь, как наладить процесс найма ассистента с нуля: от составления портрета идеального кандидата и создания привлекательной вакансии до проведения интервью и успешной адаптации нового сотрудника.

22
Что такое ИИ-ассистенты и как они экономят ваши деньги и время?

ИИ-ассистенты — не просто модный тренд, а настоящая революция в мире технологий. Они берут на себя рутину, помогают быстро находить информацию, управлять задачами и даже оптимизировать бизнес-процессы. Но самое главное — они экономят время и деньги, что делает их незаменимыми как в личной жизни, так и в работе.

Что такое ИИ-ассистенты и как они экономят ваши деньги и время?
Бизнес-ассистент — зачем предпринимателям, что стоит за этой профессией и как нанять?

Признаки того, что вам нужен личный ассистент, список того, что ему можно делегировать, набор инструментов для эффективной совместной работы и способы нанять лучшего на рынке специалиста.

Бизнес-ассистент — зачем предпринимателям, что стоит за этой профессией и как нанять?
66
33
11
Рекрутер отдыхает: как найти идеального сотрудника с помощью ИИ-ассистента

Смахните слезу ностальгии – время газет «Все вакансии» и «Работа для вас» давно прошли. Сейчас соискатели ищут работу в Интернете, причем вместо телефонных звонков все больше кандидатов предпочитают общение в чатах и мессенджерах. На современных сервисах по поиску работы отклик на вакансию занимает не больше секунды. Люди откликаются на десятки вак…

Рекрутер отдыхает: как найти идеального сотрудника с помощью ИИ-ассистента
33
[]