«Сравнили бизнес с Буратино»: как не закопать бюджет в поле дураков и чтобы компании не настал полный п: крекс, фекс, пекс
Любая компания, как полено, начинается с нуля. Вы её создаёте, адаптируете под запросы клиентов, затем выстраиваете стратегию к продажам. В статье рассказываем, как не поддаться на ловушку звездных сотрудников и выстрогать из Буратино послушный бизнес на примере Питерской строительной компании «ТНС».
😣 Задерживался на работе допоздна, получал «письма счастья» от налоговой, не мог пробить «стеклянный потолок» и масштабироваться. Компания держалась только на доверии и порядочности сотрудников...
Чувствовал себя дилетантом и держался за ключевых сотрудников: как я пришёл в Квант
Пока бизнес не был систематизирован, вся работа наваливалась одновременно со всех сторон: звонки, поездки на объекты и всякая рутина с отчётами.
Сотрудники и подрядчики считали, что их вопрос самый срочный, и я должен бросить все дела и решать только их проблему. Без меня не могли разобраться.
Из-за этого не хватало сил оценивать перспективы развития компании. Я постоянно пропадал на работе, даже на семью времени не хватало. Этот замкнутый круг вызывал неуверенность в себе.
Вместо понимания, как обстоят дела в компании, я постоянно оглядывался и думал: «Господи, если ключевой сотрудник сейчас уйдёт на пенсию, уволится или его перекупят, что я буду делать?
Чем меня привлёк Квант, как проходило внедрение, какой получили результат и при чём здесь Буратино
После бизнес-школы Высоцкого я познакомился с Квантом. Обе компании об одном, но Квант привлек тем, что у него есть приложение и платформа, которые внедряются в компанию под руководством специалиста.
Мне понравилось, что Квант может объединить все наши рабочие сервисы: 1С бухгалтерию и программу для контроля стройки. А если нужно заменить или удалить программу, достаточно изменить на неё ссылку в системе.
Квант не призван собрать функционал всех программных продуктов, которые существуют на рынке, но через Квант их все можно объединить
Я купил три продукта:
1. Базовую систематизацию.
2. Регламенты.
3. Идеологию.
Сейчас расскажу как я все это внедрял и что получилось.
1. Выстругиваем Буратино: как избавился от постоянных выездов на объекты и «писем счастья» от налоговой
Раньше я управлял компанией наощупь, держал на себе всю операционную деятельность, поэтому работал больше 12 часов.
Ездил на объекты, проверял и контролировал всё. И частенько мне приходили штрафы от налоговой. Ещё я их называю «письма счастья», потому что мы забывали отправлять финансовый отчёт вовремя.
Специалисты Кванта провели аудит бизнеса, помогли составить структуру компании, выявить её слабые места и распределить обязанности сотрудников. Эти решения базировались на примере компаний, у которых бизнес-процессы работают стабильно, как часы.
В общем, установили организационно-функциональную схему, которая уже у кого-то работает, а не теория из книжки какой-то.
Для того, чтобы составить организационно-функциональную схему, я выписал все функции, которые выполняют сотрудники, и назначил ответственных за их выполнение.
Теперь, каждый сотрудник знает, что входит в его обязанности и какая у него зона ответственности.
Мне стало проще спрашивать результат, потому что когда четко определен конечный результат → очень сложно перекинуть вину на коллегу или на меня.
В результате у меня появилась готовая структура компании, каждый бизнес-процесс учтён и распределён. Я имею чёткое представление о том, как устроена компания, а также могу ставить задачи хоть на год вперёд.
Какие задачи решили за счёт базовой систематизации:
✅ Выезды на объекты. Часто звонили, и приходилось выезжать на объекты строительства. Сейчас достаточно зайти в систему и всё увидеть на фотографиях, и то если работа остановилась.
✅ Отчет работы за день. Все начальники под конец рабочего дня фотографировали, что было сделано, и загружали в отчётную программу по стройке. Теперь с помощью окна коммуникаций KvantApp можно предоставить хронологию с фотографиями прямо по шагам, а не только показать, что было и что стало.
✅ Финансовый отчёт. Приходилось вспоминать про отчет и лезть во всякие программы, иначе прилетали «письма счастья» от налоговой с запросом на объяснения. Сейчас бухгалтеру в определённый день поступает задача, которую он быстро согласовывает.
2. Учим букварь: создаем систему регламентов, чтобы уход даже звездного сотрудника не стал проблемой
Я переживал, что лучших сотрудников перехантят в другую компанию или они сами решат уйти. И что я тогда буду делать с новичками, которые не справятся с работой, не понимают процессов в компании.
Специалисты Кванта помогли написать регламенты так, чтобы они были понятны и работали. Для этого пришлось проанализировать роли ключевых сотрудников, попросить их описать свой опыт, оцифровать и распределить его на функции.
В результате лучшие решения, как золото, сохраняются в компании. Если ключевой сотрудник уйдет, то можно быстро подготовить ему замену. А ещё никто не отвлекает меня звонками с вопросом: «Что делать?».
Чтобы руководитель не беспокоился, что про задачу забудут или регламент будет не изучен, можно подключить услугу коммуникатора.
3. Отправляем в большой мир: запускаем идеологию и задаем цель
Моей компании шесть лет, но никто из сотрудников не работает с самого основания и не знает её историю. Мы просто оказывали все услуги по электромонтажным и отделочным работам: от квартирных ремонтов до магазинов и компьютерных клубов.
На этапе внедрения учат, как правильно строить идеологию. Вместе со специалистом из Кванта я прописал цель, пути к цели и ценности компании.
«Моя компания — это про меня. Это всё то, что я люблю и ценю в жизни, ради чего вписался в эту игру. Есть принципы разумности, честности, ответственности — я и своих детей этому учу».
В результате цель компании «ТНС» ー участие в формировании промышленной мощи нашей страны 😎 Путь к цели: в полном объёме, точно в срок и с надлежащим качеством предоставлять услуги государственным заказчикам и промышленным предприятиям в сфере строительства и инженерных сетей в северо-западном регионе 🫡
Познакомил команду с целью и ценностями компании, рассказал её историю.
«Объяснил ребятам, что они не просто кирпич на кирпич кладут. В этой печке закаляются детали для подводных лодок, которые где-то там бороздят просторы. Люди теперь немножко по-другому смотрят: “Ни фига себе, где мы работаем!”».
Если сотруднику заходят цели и ценности компании ー он принят. Если нет, то неподходящие кандидаты отсеиваются уже на этапе собеседования.
У сотрудников появился серьёзный моральный подъём. Они хотят встречаться, общаться, делиться хорошими новостями.
Например, после активности в командном чате «назвать три факта о себе» я был удивлён тем, кто у меня работает, хотя раньше думал, что знаю всех сотрудников. Оказалось, что они ещё круче, чем я предполагал.
Первые шаги базовой систематизации проходили со скрипом, но когда прошли регламенты и идеологию ー все уже аплодировали стоя.
Три шага, чтобы вдохнуть жизнь в бизнес:
1. Создаёте структуру компании, описывайте функции.
2. Добавляете регламенты по каждой деятельности.
3. Закрепляете всю эту историю с помощью идеологии.
4. Нужно посмотреть, как это все устроено в похожей компании, которая уже прошла этот путь. Это можно сделать на онлайн-экскурсии Кванта → они покажут, как устроена системная компания и как это выглядит внутри Кванта
***
Как заменять сотрудников без боли, выращивать сильных специалистов и делать управление комфортным, узнайте в наших соцсетях:
Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд рублей, создатель системы «Квант». 15 лет в предпринимательстве, делится инструментами и опытом управления.
Канал Кванта → канал компании, где мы делимся кейсами предпринимателей, у которых получилось упростить управление и избавиться от рутины.
А на какой стадии ваш Буратино? Напишите в комментариях =)
Сотрудники видят это как дополнительный контроль. И вообще бастуют!
Елена, а что именно вы имеете в виду под дополнительным контролем?)
Интересно, а что будем делать, если ключевой сотрудник уволится?
Найдёт другого сотрудника. А благодаря системе регламентов KvantApp передаст опыт бывшего ключевого сотрудника новому)
«Если ключевой сотрудник уйдет, то можно быстро подготовить ему замену.»
Любопытно: сколько онбордился сотрудник до внедрения этого всего и сколько уходит на онбординг сейчас?
Ксения, хороший вопрос. Давайте обсудим =)
Например, если в компании есть система регламентов. Человек, прежде чем стать ключевым сотрудником, онбордился 4 месяца. При этом он записывал свои ошибки и лучшие решения по каждой задаче.
Когда новый сотрудник придёт на его место, он изучит эти записи по каждой задаче, и ему будет легче адаптироваться в обязанностях =)
Конкретно Илья нам об этом не рассказывал, но другие предприниматели отмечали, что уже на второй день сотрудник может приносить пользу компании.
Происходит так потому, что каждая задача описана и сотруднику понятно, что, как и когда нужно делать.
Не представляю я, как должна работать эта система. Вот если я перестану следить за процессами там такой крекс пекс будет.
Я как-то так на неделю в отпуск улетел...