«Сравнили бизнес с Буратино»: как не закопать бюджет в поле дураков и чтобы компании не настал полный п: крекс, фекс, пекс

Любая компания, как полено, начинается с нуля. Вы её создаёте, адаптируете под запросы клиентов, затем выстраиваете стратегию к продажам. В статье рассказываем, как не поддаться на ловушку звездных сотрудников и выстрогать из Буратино послушный бизнес на примере Питерской строительной компании «ТНС».

Если компания → это Буратино, то Квант → это топор, который укорачивает растущий от вранья нос
Если компания → это Буратино, то Квант → это топор, который укорачивает растущий от вранья нос
Илья Новосёлов
Владелец строительной компании «ТНС» в Санкт-Петербурге.

😣 Задерживался на работе допоздна, получал «письма счастья» от налоговой, не мог пробить «стеклянный потолок» и масштабироваться. Компания держалась только на доверии и порядочности сотрудников...

Чувствовал себя дилетантом и держался за ключевых сотрудников: как я пришёл в Квант

Вот вроде и сотрудники крутые, и деньги есть, а все равно была куча проблем.
Вот вроде и сотрудники крутые, и деньги есть, а все равно была куча проблем.

Пока бизнес не был систематизирован, вся работа наваливалась одновременно со всех сторон: звонки, поездки на объекты и всякая рутина с отчётами.

Сотрудники и подрядчики считали, что их вопрос самый срочный, и я должен бросить все дела и решать только их проблему. Без меня не могли разобраться.

Из-за этого не хватало сил оценивать перспективы развития компании. Я постоянно пропадал на работе, даже на семью времени не хватало. Этот замкнутый круг вызывал неуверенность в себе.

В какой-то момент Илья начал реагировать на новые проблемы также эмоционально, как Карабас на очередные проделки Буратино.<br />
В какой-то момент Илья начал реагировать на новые проблемы также эмоционально, как Карабас на очередные проделки Буратино.
Вместо понимания, как обстоят дела в компании, я постоянно оглядывался и думал: «Господи, если ключевой сотрудник сейчас уйдёт на пенсию, уволится или его перекупят, что я буду делать?
Что не задокументировано, того не существует.

Чем меня привлёк Квант, как проходило внедрение, какой получили результат и при чём здесь Буратино

После бизнес-школы Высоцкого я познакомился с Квантом. Обе компании об одном, но Квант привлек тем, что у него есть приложение и платформа, которые внедряются в компанию под руководством специалиста.

Мне понравилось, что Квант может объединить все наши рабочие сервисы: 1С бухгалтерию и программу для контроля стройки. А если нужно заменить или удалить программу, достаточно изменить на неё ссылку в системе.

Квант не призван собрать функционал всех программных продуктов, которые существуют на рынке, но через Квант их все можно объединить

Алексей Молчанов, основатель системы «Квант»

Я купил три продукта:

1. Базовую систематизацию.

2. Регламенты.

3. Идеологию.

Сейчас расскажу как я все это внедрял и что получилось.

Квантовый сверчок направляет Бизнес-буратино на путь истинный.
Квантовый сверчок направляет Бизнес-буратино на путь истинный.

1. Выстругиваем Буратино: как избавился от постоянных выездов на объекты и «писем счастья» от налоговой

Раньше я управлял компанией наощупь, держал на себе всю операционную деятельность, поэтому работал больше 12 часов.

Ездил на объекты, проверял и контролировал всё. И частенько мне приходили штрафы от налоговой. Ещё я их называю «письма счастья», потому что мы забывали отправлять финансовый отчёт вовремя.

Как Буратино необходимы руки и ноги, так и бизнесу структура: подразделения и функции.
Как Буратино необходимы руки и ноги, так и бизнесу структура: подразделения и функции.

Специалисты Кванта провели аудит бизнеса, помогли составить структуру компании, выявить её слабые места и распределить обязанности сотрудников. Эти решения базировались на примере компаний, у которых бизнес-процессы работают стабильно, как часы.

В общем, установили организационно-функциональную схему, которая уже у кого-то работает, а не теория из книжки какой-то.

Пример организационно-функциональной схемы. Она отображает все подразделения, функции и ответственных за них.
Пример организационно-функциональной схемы. Она отображает все подразделения, функции и ответственных за них.
Для того, чтобы составить организационно-функциональную схему, я выписал все функции, которые выполняют сотрудники, и назначил ответственных за их выполнение.
Теперь, каждый сотрудник знает, что входит в его обязанности и какая у него зона ответственности.
Мне стало проще спрашивать результат, потому что когда четко определен конечный результат → очень сложно перекинуть вину на коллегу или на меня.
Пример канбан-доски, на ней создаются задачи в виде карточек и автоматически появляются повторяющиеся задачи, которые можно поставить хоть на пять лет вперёд.
Пример канбан-доски, на ней создаются задачи в виде карточек и автоматически появляются повторяющиеся задачи, которые можно поставить хоть на пять лет вперёд.

В результате у меня появилась готовая структура компании, каждый бизнес-процесс учтён и распределён. Я имею чёткое представление о том, как устроена компания, а также могу ставить задачи хоть на год вперёд.

Какие задачи решили за счёт базовой систематизации:

✅ Выезды на объекты. Часто звонили, и приходилось выезжать на объекты строительства. Сейчас достаточно зайти в систему и всё увидеть на фотографиях, и то если работа остановилась.

✅ Отчет работы за день. Все начальники под конец рабочего дня фотографировали, что было сделано, и загружали в отчётную программу по стройке. Теперь с помощью окна коммуникаций KvantApp можно предоставить хронологию с фотографиями прямо по шагам, а не только показать, что было и что стало.

✅ Финансовый отчёт. Приходилось вспоминать про отчет и лезть во всякие программы, иначе прилетали «письма счастья» от налоговой с запросом на объяснения. Сейчас бухгалтеру в определённый день поступает задача, которую он быстро согласовывает.

2. Учим букварь: создаем систему регламентов, чтобы уход даже звездного сотрудника не стал проблемой

Я переживал, что лучших сотрудников перехантят в другую компанию или они сами решат уйти. И что я тогда буду делать с новичками, которые не справятся с работой, не понимают процессов в компании.

Воспитываем  Буратино: создаём правила работы для команды. Лучшие решения должны оставаться в компании и переходить к сотрудникам.
Воспитываем Буратино: создаём правила работы для команды. Лучшие решения должны оставаться в компании и переходить к сотрудникам.

Специалисты Кванта помогли написать регламенты так, чтобы они были понятны и работали. Для этого пришлось проанализировать роли ключевых сотрудников, попросить их описать свой опыт, оцифровать и распределить его на функции.

Пример создания регламента KvantApp, к нему можно прикрепить тест, чтобы сразу после изучения закрепить знания.
Пример создания регламента KvantApp, к нему можно прикрепить тест, чтобы сразу после изучения закрепить знания.

В результате лучшие решения, как золото, сохраняются в компании. Если ключевой сотрудник уйдет, то можно быстро подготовить ему замену. А ещё никто не отвлекает меня звонками с вопросом: «Что делать?».

Чтобы руководитель не беспокоился, что про задачу забудут или регламент будет не изучен, можно подключить услугу коммуникатора.

Коммуникатор —  это диспетчер компании «Квант». Он напоминает руководителю или сотрудникам через любой мессенджер о задаче, дедлайн которой просрочен. 
Коммуникатор —  это диспетчер компании «Квант». Он напоминает руководителю или сотрудникам через любой мессенджер о задаче, дедлайн которой просрочен. 

3. Отправляем в большой мир: запускаем идеологию и задаем цель 

Моей компании шесть лет, но никто из сотрудников не работает с самого основания и не знает её историю. Мы просто оказывали все услуги по электромонтажным и отделочным работам: от квартирных ремонтов до магазинов и компьютерных клубов.

Идеология ー это золотой ключик к сердцу команды и клиентов. Также, как ключик для Буратино, это путь в мир мечты — театр.
Идеология ー это золотой ключик к сердцу команды и клиентов. Также, как ключик для Буратино, это путь в мир мечты — театр.

На этапе внедрения учат, как правильно строить идеологию. Вместе со специалистом из Кванта я прописал цель, пути к цели и ценности компании.

«Моя компания — это про меня. Это всё то, что я люблю и ценю в жизни, ради чего вписался в эту игру. Есть принципы разумности, честности, ответственности — я и своих детей этому учу».

В результате цель компании «ТНС» ー участие в формировании промышленной мощи нашей страны 😎 Путь к цели: в полном объёме, точно в срок и с надлежащим качеством предоставлять услуги государственным заказчикам и промышленным предприятиям в сфере строительства и инженерных сетей в северо-западном регионе 🫡

Познакомил команду с целью и ценностями компании, рассказал её историю.

«Объяснил ребятам, что они не просто кирпич на кирпич кладут. В этой печке закаляются детали для подводных лодок, которые где-то там бороздят просторы. Люди теперь немножко по-другому смотрят: “Ни фига себе, где мы работаем!”».

После формирования цели откинули весь шлак типа ремонта частных квартир — и вздохнули с облегчением.
После формирования цели откинули весь шлак типа ремонта частных квартир — и вздохнули с облегчением.

Если сотруднику заходят цели и ценности компании ー он принят. Если нет, то неподходящие кандидаты отсеиваются уже на этапе собеседования.

У сотрудников появился серьёзный моральный подъём. Они хотят встречаться, общаться, делиться хорошими новостями.

Например, после активности в командном чате «назвать три факта о себе» я был удивлён тем, кто у меня работает, хотя раньше думал, что знаю всех сотрудников. Оказалось, что они ещё круче, чем я предполагал.

Первые шаги базовой систематизации проходили со скрипом, но когда прошли регламенты и идеологию ー все уже аплодировали стоя.

Три шага, чтобы вдохнуть жизнь в бизнес:

1. Создаёте структуру компании, описывайте функции.

2. Добавляете регламенты по каждой деятельности.

3. Закрепляете всю эту историю с помощью идеологии.

4. Нужно посмотреть, как это все устроено в похожей компании, которая уже прошла этот путь. Это можно сделать на онлайн-экскурсии Кванта → они покажут, как устроена системная компания и как это выглядит внутри Кванта

***

Как заменять сотрудников без боли, выращивать сильных специалистов и делать управление комфортным, узнайте в наших соцсетях:

Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд рублей, создатель системы «Квант». 15 лет в предпринимательстве, делится инструментами и опытом управления.

Канал Кванта → канал компании, где мы делимся кейсами предпринимателей, у которых получилось упростить управление и избавиться от рутины.

А на какой стадии ваш Буратино? Напишите в комментариях =)

1818
37 комментариев

Сотрудники видят это как дополнительный контроль. И вообще бастуют!

2
Ответить

Елена, а что именно вы имеете в виду под дополнительным контролем?)

Ответить

Интересно, а что будем делать, если ключевой сотрудник уволится?

1
Ответить

Найдёт другого сотрудника. А благодаря системе регламентов KvantApp передаст опыт бывшего ключевого сотрудника новому)

1
Ответить

«Если ключевой сотрудник уйдет, то можно быстро подготовить ему замену.»

Любопытно: сколько онбордился сотрудник до внедрения этого всего и сколько уходит на онбординг сейчас?

1
Ответить

Ксения, хороший вопрос. Давайте обсудим =)

Например, если в компании есть система регламентов. Человек, прежде чем стать ключевым сотрудником, онбордился 4 месяца. При этом он записывал свои ошибки и лучшие решения по каждой задаче.

Когда новый сотрудник придёт на его место, он изучит эти записи по каждой задаче, и ему будет легче адаптироваться в обязанностях =)

Конкретно Илья нам об этом не рассказывал, но другие предприниматели отмечали, что уже на второй день сотрудник может приносить пользу компании.

Происходит так потому, что каждая задача описана и сотруднику понятно, что, как и когда нужно делать.

1
Ответить

Не представляю я, как должна работать эта система. Вот если я перестану следить за процессами там такой крекс пекс будет.

Я как-то так на неделю в отпуск улетел...

1
Ответить