Стратегическая сессия: пустая трата денег или способ прокачать HR бренд и компанию

Если команда не знает общей цели компании, в коллективе замалчиваются проблемы, а между сотрудниками разных отделов разгорается конфликт с обвинениями друг друга в низких показателях и поиском слабого звена — пора собирать коллег на стратсессию. Рассказываем, как сделать из сотрудников единомышленников и проработать вопросы, влияющие на развитие компании.

Мы — компания StickPeek. Производим мерч, который компании активно используют при геймификации — интерактивные элементы, съемные стикеры, которые можно коллекционировать, покупать за внутреннюю валюту и обмениваться.

Каждый месяц проводим бесплатный вебинар «Внутри HR: Практика. Кейсы», на котором профессионалы мира HR делятся полезным опытом.

Эта статья написана на основе выступления Антона Желябина, психолога-исследователя из компании LightsON и HR-менеджера Евгении Рузич, специалиста с опытом работы в подборе персонала более 11 лет.

Стратегическая сессия — это инструмент планирования, мероприятие, в ходе которого определяют цели и направления дальнейших действий. Это коллективная работа, поэтому зачастую в ней принимают участие не только руководители компании, а и большинство сотрудников.

Цели стратсессий могут быть разными — сформировать стратегию продвижения продукта, решить вопросы внутри компании. Одна из разновидностей — HR-стратегическая сессия, на которой участники определяют направление развития работы с сотрудниками, формирование бренда работодателя.

От обычного совещания стратсессия отличается:

Итогом стратсессий редко становятся конкретные KPI. Важен сам опыт обсуждения проблем и поиск успешных решений. В результате участники понимают в каком направлении двигаться, чтобы реализовать стратегию, кто ответственный за ее выполнение, с каких шагов начать.

HR прибегают к стратегической сессии, чтобы решить противоречия в коллективе, и договориться об общем векторе принятии решений в развитии компании.

На стратсессии можно определить эмоциональные и функциональные характеристики бренда, модели поведения: отношение к целевой аудитории, миссия, позиционирование, глобальные ориентиры и тезисы. На базе этой информации в дальнейшем выстраиваются рекламные кампании, принципы организации внутренней коммуникации, информационная политика, контент-план, менеджмент.

К примеру, в одной из компании проходит бурный, органический рост на протяжении года. В связи с этим нужно пересматривать цели бизнеса, на их основании сформулировать цели для отдела продаж, и, опираясь на них определить индивидуальные KPI и мотивацию сотрудников отделов продаж. В этом случае логично выстроить месячноое, квартальное, годовое планирование. Это технический процесс, он требует большой работы со статистикой, цифрами, бухгалтерской отчетливостью этой фирмы.

А вот другая ситуация: компания сформировала свой бренд больше 15 лет назад, но за это время всё изменилось: перестали продавать флагманские продукты, поменялась аудитория и рынок. Нет понимания, за что компанию ценят покупатели, что продавать и как, в каком объеме и по какой цене, и в каком сегменте нужно присутствовать. В этом случае никаких четких сроков быть не может.

Поэтому важная часть стратегической сессии — первым делом осознать запрос и его сформулировать.

На этапе организации можно столкнуться с проблемами как со стороны руководства, так и со стороны сотрудников.

Допустим, HR-менеджер настроен решить проблемы с коммуникацией среди отделов с помощью стратсессии. Но руководство не понимает ценность этого мероприятия, и не выделяет на него средства. Чтобы «продать идею» руководителю, можно пойти от обратного и обозначить последствия этой проблемы. Например, что произойдет, если конфликт замалчивать и ничего не предпринимать для его решения: споры между отделом продаж и IT-специалистами могут привести к срыву крупных клиентов, маленькому проценту их удержания или медленному внедрению новых продуктов.

Среди сотрудников также не все понимают важность стратсессии, многие считают это пустой тратой времени и не готовы активно включаться в обсуждение. Поэтому нужно подготовиться к этому мероприятию: донести его ценность для людей и сделать его максимально содержательным.

Чтобы стратегическая сессия прошла успешно и не превратилась просто в интересную тусовку и красивые графики, необходимо следовать нескольким правилам и учитывать нюансы, отвечающие за ее качество.

Определить запрос и проблему. Именно с формулирования запроса и осознания проблемы начинается ее решение.

Если уже на этом этапе возникают трудности, лучше посоветоваться с кем-то, кто уже принимал участие в стратегической сессии или проконсультироваться со специалистом, который их проводит. На таких консультациях становится понятно нужна стратегия или нет, на какую тему нужно провести сессию с сотрудниками, каких результатов можно ожидать.

Собрать и проанализировать данные. Это могут быть отчеты о продажах, SWOT-анализ о сильных и слабых сторонах компании, или отчет о конкурентах, с их объемом продаж, темпом роста рынка и ценами. Цифры помогут прийти к обоснованным и объективным решениям.

Прописать сценарий сессии. Разбить мероприятие на смысловые блоки и включить в обсуждение: цель встречи, кто и как видит идеальное решение, какие есть ресурсы для этого, кто проконтролирует следование стратегии.

Определить формат сессии. Самый популярный — co-creation сессия по совместной разработке. Все собираются в команду и модератор организовывает процесс обсуждения и принятия решения так, чтобы они вместе его сформулировали и каждый вложил в него свой профессионализм. Чтобы всем сотрудникам хотелось его придерживаться, улучшать при необходимости и отрабатывать.

Пригласить модератора. Собственник должен быть таким же участником, а не ведущим стратсессии. Поэтому правильным решением будет привлечь модератора/фасилитатора, который поможет с подготовкой и будет держать ритм мероприятия.

В качестве ведущего можно выбрать как штатного сотрудника, так и пригласить специалиста со стороны.

Хоть внутренний сотрудник — "свой" человек и в курсе событий, его могут воспринимать невсерьез и не озвучивать очевидные вещи в ходе обсуждения на сессиях. Если он наоборот, слишком авторитетный, то участники будут чувствовать дискомфорт при обсуждении идей и решений

Внешний ведущий имеет свои недостатки. Он не погружен в дела компании и недостаточно осведомлен о тонкостях коммуникации сотрудников и имеющихся противоречиях. Но это легко компенсировать предварительным интервью с руководителем компании или олайн-опросами.

Зато такой специалист имеет внешнюю точку зрения, абстрагирован от бизнеса и эмоционально не вовлечен в те решения, которые принимают. Он может указать на хорошие решения, а не выбрать те, которые легче реализовать.

Определить тайминг и формат участия. Если стратегическая сессия проводится онлайн, трудно удерживать внимание долго. Поэтому нормальная продолжительность такой встречи будет от 3 до 4 часов, с перерывом на 15 минут посередине.

В очном формате стратсессия может длиться дольше. Самый оптимальный вариант — собраться на один день на 8 часов. Если людей больше десяти, а темы сложные и сотрудникам есть что сказать, можно разбить мероприятие на 2 дня друг за другом по восемь часов. Например, если менеджмент бизнеса на сессии планируют обсуждать управление компанией и дальнейшее развитие, стратсессию можно разбить на три дня. Первый день выделить для определения внутренней стратегии, а следующие сделать смысловыми.

Собрать сотрудников. Участниками становятся руководители департаментов и ключевые специалисты: топ-менеджеры, тимлиды отделов маркетинга, продаж, разработки продукта, консультанты. Если компания небольшая, в стратсессии участвуют все сотрудники.

Подготовить участников. Для некоторых такие встречи — настоящая каторга. Тем не менее они очень важны для принятия ключевых решений в компании. Вот как можно повысить их интерес к стратсессии:

Сообщить модератору о конфликтах между участниками. Если слабо сформирован командный дух и есть сильные противоречия в коллективе, ведущему нужно знать об этом заранее. Это поможет заранее сформировать команды так, чтобы враждующие сотрудники не попали в одну. Иначе стратсессия превратится в пережевывание конфликта, станет эмоционально напряженной и не приведет к общему решению.

Зная нюансы отношений, модератор может заранее выяснить характер противоречий с помощью предварительного интервью или онлайн-вопросов персонала. У каждого участника конфликта есть свое позитивное намерение: он определенным образом видит решение проблемы.

С учетом этой информации, специалист сможет определить в чем противоречечие с точки зрения каждого участника, с чем именно он не согласен, и какие нюансы в его представлении решения проблемы расходятся с другими.

И уже на основе этих данных сделать диспозицию мнений, чтобы в начале сессии прийти к общему знаменателю. Рассмотреть на сессии идею отдельно от человека, без оценки его личности.

Обеспечить контакт между участниками. Стратсессия пройдет эффективнее, когда все сотрудники смогут открыто выражать свое мнение на встрече. Если в коллективе накопились взаимные претензии, конфликты, споры, то такое общение будет проблематично. Поэтому обязательно в начале встречи нужно уделить время этой проблеме: осознать, что есть претензии друг к другу и они не дают нормально работать, и нужно с этим разобраться.

Заранее создать командный дух и объединить сотрудников. У нашей команды StickPeek как раз есть такой опыт.

К нам обратилась компания IT-территории, одна из самых старейших игровых студий холдинга ВК. Задача — показать принадлежность команды к одному бренду на разных мероприятиях, внутренних, внешних, при том, что они работали над разными проектами.

Сотрудники были из разных отделов: продаж, маркетинга, разработчики. С дизайном мерча проблем не возникло, а вот разработка стикеров, которые подойдут всем членам команды, вызвала определенные сложности.

Вместе с нами команда заказчика искала подходы, как сделать так, чтобы все остались довольны. И изначально это вышло очень сильно за рамки того, что планировалось: мы создали порядка 30 стикеров, чаты с разными отделами компаний, где собирались все самые популярные мемы и шутки. И уже потом общим голосованием сотрудники отобрали топ стикеров, которые помогут команде олицетворять и общий дух команды, и индивидуальность каждого отдела.

Одна часть стикеров получилась более официальной. Она была посвящена идентификации проектов. Был создан общий логотип студии — «IT Territory». Также для каждого текущего проекта был создан свой стикер с логотипом. Например, «Castle Duels», «Evolution 2», «Rush Royale».

Другая часть стикеров вобрала в себя атмосферу, которая царит внутри студии. Это мемы, популярные фразы про разработку, негласные символы проектов. Например, такие фразы, как «собирись», «дедлайн», «ору» понятны без дополнительных пояснений. А зелёный монстрик и жёлтый резиновый утёнок — негласные символы одного из самых успешных проектов студии Rush Royale.

Выбирать стикеры и мерч для команды мог бы и сам HR-менеджер. Но круто, что к этому подключили самих ребят, которые загорелись идеей и активно подключились к процессу: придумывали, набрасывали идеи для стикеров. Это помогло им почувствовать себя частью единого коллектива и проявить индивидуальность. За счет сменных стикеров можно каждый день преображать мерч под свое настроение и носить то, что создавал и выбрал сам.

Обозначить правила. Рассказать, какие правила будут присутствовать на встрече, например, слушать собеседника и не опровергать его точку зрения, а спокойно доносить свою. Напомнить участникам, что цель встречи — не воевать и искать виноватых, а поставить цель, к которой захочется всем стремиться и найти совместное решение для ее достижения.

Регулировать конфликты и жесткие противоречия. Для этого нужно заранее выяснить, кто агрессивно настроен на встречу, кто всегда принципиально не соглашается с мнением большинства и почему. Заранее выяснить конфликты и противоречия в коллективе.

Можно дать людям быть услышанными в формате онлайн-опросов или предварительного интервью. Это поможет выяснить позитивное намерение, которое скрывается за всеми конфликтами.

А дальше на самом процессе нужно создать обстановку, в которой люди имеют возможность высказываться, слушают друг друга и обсуждают идеи конструктивно.

Создать комфортное пространство для пассивных и активных слушателей. Важно соблюдать баланс — следить, чтобы активные участники давали высказаться пассивным. А последних убедить, что нужно больше высказывать несогласие по некоторым вопросам. Иначе им придется реализовывать то, чего они не хотели.

Это регулирует модератор стратсессии. Если все только соглашаются, он добавляет остроты и спрашивает, есть ли у кого противоположное мнение. Если, наоборот, слишком много конфликтов, больше соглашается и находит те пункты, в которых участники могут прийти к консенсусу.

Напомнить сотрудникам об их личной ответственности. Некоторые участники могут относиться к стратсессии как к экскурсии и обязаловке, которую нужно переждать в качестве пассивного участника.

Нужно донести до них, что стратегическая сессия — это пространство для совместной разработки, где можно найти определенность на сомнения, которые возникают.

Перевести стратегические цели в операционные задачи. Зафиксируйте результаты, чтобы стратсессия не осталась только в памяти как просто прикольная тусовка команды. Итогом должен стать план с конкретными шагами для достижения цели, ответственными за их реализацию.

Стратегическая сессия — это встреча руководителей и ключевых специалистов компании для разработки долгосрочных целей и стратегий.

Стратсессии помогают улучшить коммуникацию между разными отделами: перестать искать виновных в низких показателях продаж, и сплотить коллектив для решения проблем и достижения цели.

После стратсессии руководители и сотрудники получают ясное видение будущего компании и план, который нужно реализовать для развития бизнеса: ребрендинг компании, выход на международный рынок, внедрение новых технологий.

Стратсессия помогает взглянуть на бизнес со стороны, а не изнутри. Так лучше видно потенциально сильные и слабые стороны. В любом случае вы найдёте точки роста компании.