Как отделу маркетинга синхронизироваться с командой и вместе работать над проектами

Делимся опытом в ивент-маркетинге: как подготовить мероприятие на 500+ человек без срыва дедлайнов и путаницы в задачах.

Привет! На связи команда маркетинга TEAMLY. Для нас мероприятия – один из способов продвижения и коммуникации с аудиторией. Чтобы всё прошло идеально, организуем синхронную работу внутри отдела и налаживаем взаимодействие с коллегами из других департаментов. Рассказываем, как в этом помогает наша платформа.

Каждые полгода TEAMLY презентует обновления на масштабных конференциях. Наша команда рассказывает о новых фичах, а приглашённые спикеры делятся опытом. На мероприятиях выступают руководители компании, клиенты, эксперты и представители отечественного бизнеса. Конференции собирают по 500 и более участников.

В подготовке к конференциям участвует вся команда TEAMLY. Это отличный способ подвести итоги проделанной работы и увидеть перспективы для развития. Отдел маркетинга берёт на себя значительную часть задач:

● Привлекаем спикеров. Выбираем самый интересный клиентский опыт и договариваемся о выступлениях.

● Производим контент. Совместно с экспертами собираем материалы, разрабатываем презентации и готовим видеоролики.

● Рассказываем о мероприятии. Публикуем анонсы в соцсетях и блогах компании, на интернет-площадках.

● Рассчитываем бюджеты. Планируем и согласовываем затраты с руководством.

● Выпускаем публикации по итогам ивента. После завершения конференции делаем фотоотчет для соцсетей и пишем статьи.

Работа рискует превратиться в хаос, если заранее не продумать синхронизацию команды. Задействовано много сотрудников, есть глобальные и более мелкие задачи – во всём этом легко запутаться. Мы нашли решение: с помощью нашего TEAMLY синхронизируемся внутри отдела и с другими департаментами. Согласование проводим по двум направлениям: знаниям и действиям.

Коллеги взаимодействуют эффективно, когда находятся в едином информационном поле.

Поэтому было важно собрать единый набор материалов для команды с быстрым и удобным доступом к статьям для вовлечённых сотрудников. Вот какие инструменты платформы помогли решить задачу.

Рабочее пространство. Отдел маркетинга ведёт проекты и хранит информацию в персональном пространстве. Мы обмениваемся файлами, общаемся во встроенных чатах и даже ссылки на внешние ресурсы добавляем в статьи. Все документы, обсуждения и договорённости фиксируются в рабочем пространстве. Ничего не теряется в электронной почте или мессенджерах.

Создание материалов происходит прямо внутри пространства. Для этого используем мощный визредактор, который позволяет работать с текстом, таблицами и инфографикой. В статьи можно добавлять виджеты, диаграммы и видео. Например, по итогам каждой конференции мы выпускаем серию публикаций в блоге. Производство контента организуем в TEAMLY: пишем, обсуждаем и редактируем текст.

База знаний. Команда маркетинга собирает готовые решения, шаблоны материалов, важные статьи, информацию о конкурентах и кейсы клиентов. Отдельный раздел в базе выделили под информацию по внешним и внутренним мероприятиям. Инструмент помогает в текущей работе и адаптации сотрудников отдела. Достаточно открыть доступ, чтобы новый коллега познакомился с ключевыми материалами.

При подготовке к конференциям база знаний упрощает работу со сторонними подрядчиками и приглашенными спикерами. Гибкие настройки доступа позволяют открыть некоторые материалы для внешних пользователей. Для этого просто отправляем человеку ссылку на страницу в TEAMLY. Например, так согласовываем презентации и тексты статей по итогам выступления эксперта.

Четкое распределение работы между коллегами помогает не терять задачи. Каждый участник команды должен понимать: кто, что, в какие сроки делает. На нашей платформе есть всё необходимое для управления проектами и контроля результатов.

Умные таблицы. Это список работ по ивенту, в котором каждая статья представлена отдельной строкой. Подготовку к конференции разбиваем на этапы и отдельные задачи, назначаем ответственных и определяем дедлайны. Затем создаём умную таблицу, в которую заносим всю информацию.

Разные типы представления данных в «Умных таблицах» помогают управлять проектами. Например, диаграмма Ганта показывает, насколько равномерно распределена работа во времени. Возможно, где-то нужно ускориться или передвинуть сроки. Так нам удается избежать перегруза, авралов и простоев в работе.

Канбан. Ещё один из видов представления данных в «Умных таблицах». Каждая задача по проекту представлена в виде карточки, где указан ответственный сотрудник, дедлайн, статус и приоритет исполнения. Задачи сгруппированы в столбцы (свойства таблицы).

Руководитель отдела и коллеги фильтруют карточки по срокам и видят, как продвигается работа и всё ли делаем вовремя. Чтобы отследить дедлайны, не нужно созваниваться или собирать летучку. Канбан существенно экономит время и избавляет от необходимости ежедневно контролировать сотрудников.

Инструменты TEAMLY упорядочивают и ускоряют работу команды маркетинга. Это особенно актуально при подготовке к крупным ивентам, когда много задач и каждый день на счету. Вот какие главные плюсы мы для себя отметили:

● Синхронизировали работу. Маркетологи пользуются единой базой материалов и работают в одном пространстве. Коллеги согласовывают план действий внутри отдела, с остальной командой и внешними подрядчиками.

● Контролируем задачи и соблюдаем дедлайны. В умных таблицах и канбане видим полный фронт работы, сроки и ответственных сотрудников. С помощью диаграммы Ганта равномерно распределяем нагрузку и готовимся к конференции в комфортном темпе.

● Экономим время. Избавились от большого количества созвонов, летучек и согласований. Обмениваемся документами внутри платформы, поэтому не разыскиваем нужные материалы подолгу в других ресурсах.

● Систематизировали информацию. Статьи, документы и шаблоны хранятся в базе знаний, которой пользуются все коллеги. При необходимости можно открыть доступ к страницам для подрядчиков, экспертов и спикеров конференций.

***

Если вы тоже занимаетесь ивент-маркетингом, TEAMLY поможет вывести управление проектами на новый качественный уровень. Здесь описали все плюсы работы и собрали календари ивентов, формы обратной связи для гостей, умные таблицы для планирования мероприятий, таск-трекер и множество других полезных фич для маркетинга.

***