Вы теряете 160 000 рублей с уходом каждого сотрудника. Чек-лист по эффективной адаптации сотрудников

В вашей компании новички часто уходят в первые месяцы? Проблема может крыться в недостаточной адаптации. Непонимание процессов компании и собственных задач отпугивает даже мотивированных специалистов. Вместо бесконечных собеседований давайте разберёмся, как создать систему, где каждый новичок быстро становится частью команды и остается надолго.

Мы — компания StickPeek, производим мерч со сменными стикерами, которые превращают корпоративную одежду в инструмент адаптации, мотивации и геймификации для сотрудников.

Каждый месяц проводим бесплатный вебинар «Внутри HR: Практика. Кейсы», на котором профессионалы мира HR делятся полезным опытом. В этот раз мы пообщались в Василиной Соколовой, основательницей и СЕО платформы HRBOX. В статье расскажем секреты эффективного управления адаптацией сотрудников.

Содержание:

Как только новый сотрудник входит в компанию, у HR есть всего несколько часов, чтобы создать ту самую «искру» — момент, когда человек влюбляется в своё новое место работы. Это первая, но очень важная часть, которая закладывает основу для успешного прохождения всего периода адаптации.

Период адаптации сотрудников — гораздо более длительный процесс, чем может показаться на первый взгляд. В среднем, полноценная адаптация занимает не меньше года. Если речь идёт о базовых позициях, то этот срок растягивается до полутора лет. Почему так долго? Всё просто: за первый год сотрудник лишь проходит полный рабочий цикл, включая все ключевые этапы и задачи. Лишь на втором году он начинает понимать все внутренние процессы и успокаивается: «Ага, вот так тут всё работает».

Проблема в том, что 40% сотрудников уже через год начинают искать новое место работы, хотя они ещё не вышли на свою максимальную эффективность. Это снижает продуктивность и самого сотрудника, и компании.

Основная задача HR — снижать затраты на подбор персонала. Но игнорировать этап адаптации невозможно: если сотрудник не прошёл испытательный срок, компания снова тратит средства на поиск замены для той же вакансии.

Адаптация тоже требует вложений: это могут быть и welcome-pack, и welcome-book, и организация обучения, и проведение welcome-вебинаров и других мероприятий. Плюс к этому добавляется время руководителя, которое он тратит на каждого новичка. Например, если у вас есть регулярные one-to-one встречи, погружение в задачи, чёткий план взаимодействия на первые недели — это всё тоже стоит денег. Посчитайте, сколько времени руководитель уделяет новому сотруднику, умножьте на стоимость его часа, и вы получите внушительную цифру.

Подставьте свои цифры в таблицу и увидите, во сколько обходится компании потеря сотрудника на этапе адаптации.

Есть ещё один важный момент — упущенная выгода. Это самая сложная, но и самая интересная строка расходов. Рассчитывать её нужно индивидуально для каждого отдела.

Например, в продающих подразделениях можно посчитать так: берём среднюю производительность опытного сотрудника за год и сравниваем её с показателями нового сотрудника в первый месяц. Разница между этими цифрами и есть ваша упущенная выгода. Если сотрудник не успел выйти на максимальную эффективность и покинул компанию, то при найме нового человека вы теряете ещё больше. Сложив упущенную выгоду от двух сотрудников, вы получите действительно огромную сумму.

Поэтому адаптация — ключевой элемент успешного удержания сотрудников и оптимизации затрат компании.

Пребординг — это всё, что вы делаете с момента согласия сотрудника на оффер до его первого рабочего дня. Здесь важно создать эмоциональную связь: отправить приветственное письмо, добавить в корпоративные чаты, дать доступ к материалам. Это снижает стресс и формирует положительное первое впечатление.

Онбординг — это уже погружение в работу. Его цель — не просто обучение, а настройка на общие ценности компании, чтобы новый сотрудник не только знал задачи, но и разделял миссию. Тут важны регулярные встречи с руководителем, постановка целей и знакомство с корпоративной культурой.

Вместе эти этапы помогают быстрее адаптировать сотрудника и снизить текучесть кадров.

Новый сотрудник приходит с ожиданиями — развивать навыки, показать себя, стать частью команды. Важно, чтобы компания обеспечивала такие возможности и помогала в их раскрытии.

Базовый этап адаптации включает ценности и миссию компании. Новички должны четко понимать, во что верит организация и какие цели преследует. Корпоративные правила, регламенты, системы — это основа, которая едина для всех сотрудников. Здесь важно исключить "двойные стандарты". Например, если вы даете "welcome pack" только сотрудникам розницы, другие отделы могут почувствовать себя обделёнными, что негативно скажется на их мотивации.

Далее идет специализация по направлениям. Бухгалтеров нет смысла обучать системам, в которых работают айтишники или HR. Поэтому в каждом отделе свои программы адаптации, ориентированные на профессиональные задачи и "фишки".

Процессы адаптации должны постоянно обновляться. Мир меняется, и ваши программы тоже должны быть гибкими. Регулярный анализ и обновления — это не просто желательная мера, а необходимость.

Можно использовать Employee Journey Map — это карта пути сотрудника, которая помогает отслеживать каждый этап его адаптации, выявлять слабые места и оперативно их устранять. Внедряйте автоматизацию, собирайте обратную связь и анализируйте данные. Это поможет настроить систему так, чтобы каждый новый сотрудник быстрее выходил на пик своей продуктивности.

Чем более массовая вакансия или массовая роль в компании, тем больше внимания нужно уделять постоянному улучшению процесса адаптации. Здесь важны регулярные проверки и триггеры для отслеживания эффективности. Ведь именно массовые позиции формируют до 80% результатов компании, и их оптимизация оказывает наибольшее влияние на общую эффективность.

Когда мы говорим о системе адаптации, важно учитывать, что она должна быть гибкой и подходить под разные целевые аудитории внутри компании. Основная база адаптации — это общие ценности, правила и процедуры, которые одинаково применимы ко всем сотрудникам. Но дальше система разбивается на несколько блоков:

Но есть ещё одна важная деталь — это так называемая культура культур. Она позволяет разным командам внутри одной компании сохранять свои уникальные особенности. Например, айтишники кардинально отличаются от продажников по стилю работы, коммуникации и подходам. Задача HR здесь — поддерживать эту разность и одновременно объединять всех в рамках общих ценностей компании.

Система адаптации может быть массовой и точечной:

В идеале все сотрудники должны проходить через качественную и систематизированную процедуру адаптации. Однако, подход к массовому и точечному онбордингу может различаться в зависимости от специфики подразделения и его роли в компании.

При адаптации нового сотрудника важно сразу задать ему понятную структуру и последовательность действий. Представьте, что ваша компания предлагает гид из 9 шагов, где новичок с первых часов знает, что и когда будет происходить. Это не просто вводный курс, а целая система, где учтены все возможные вопросы и трудности.

Адаптация — это не только про новичков. Руководители тоже нуждаются в поддержке. Особенно это актуально для тех, кто только что перешел на управленческую должность. Часто случается так, что сотрудника повышают до тимлида просто за отличную работу на текущей позиции, например, он был хорошим разработчиком. Но умение программировать не всегда означает умение руководить, тем более адаптировать новых сотрудников.

Поэтому, гид для руководителей — это ключевой инструмент, который помогает им стать эффективными наставниками. Включите в него:

Это могут быть информационные карточки с подсказками, видеоуроки, кейсы из реальной практики. Чем проще и понятнее будет этот гид, тем быстрее ваш руководитель освоит новые навыки и станет сильным лидером.

Кроме того, не забывайте про встроенный FAQ и автоматизацию ответов на типовые вопросы. Это снимает нагрузку с HR и позволяет сотрудникам и руководителям быстрее находить нужную информацию.

Сегодня HR-подразделения все чаще используют искусственный интеллект (ИИ) для оптимизации процессов, и адаптация сотрудников — одно из направлений, где ИИ демонстрирует наибольшую эффективность.

1. Самообучающиеся чат-боты

Раньше настройка чат-ботов для адаптации требовала детального прописывания сценариев: вопросы, ответы, паттерны поведения. Теперь же самообучающиеся системы позволяют загружать информацию без предварительных сценариев — ИИ обучается на основе ваших данных и общается с сотрудниками в новом формате. Это идеальный инструмент для быстрой адаптации:

2. ИИ в VR-тренингах

Можно пойти ещё дальше и интегрировали ИИ в VR-платформы, чтобы сделать адаптацию похожей на просмотр любимого сериала. Как это работает? Как Netflix подбирает фильмы на основе ваших предпочтений, так и ИИ оценивает навыки сотрудников и предлагает персонализированные курсы и тренинги:

3. Оценка эмоционального состояния

ИИ помогает HR-ам не только адаптировать сотрудников, но и следить за их эмоциональным состоянием. Например, система анализирует переписки в корпоративных чатах и почте, чтобы выявить признаки выгорания:

Забавный кейс: В одной компании руководители получили оповещения о выгорании сотрудников и решили поговорить с ними. Итог: те, кто провел беседы, сохранили больше сотрудников, чем те, кто проигнорировал подсказки.

ИИ-технологии развиваются стремительно, и те компании, которые успеют внедрить их сегодня, уже завтра получат конкурентное преимущество.

Адаптационные треки — это ваш главный инструмент, чтобы новички быстрее вникли в работу и начали приносить пользу. Но здесь важно не перегрузить их информацией и настроить процесс так, чтобы он работал как часы. Вот несколько полезных советов.

1. Пусть руководители создают контент. HR не должен брать на себя всю ответственность за содержание адаптационных треков. Это задача руководителей, ведь они лучше всех знают, что нужно для успешной работы в их отделе. А ваша задача — помочь с инструментами.Используйте свои навыки, чтобы направить процесс: предложите платформы, расскажите, как лучше обучать взрослых сотрудников, посоветуйте заменить скучные тесты на более интересные форматы.

2. Привлекайте амбассадоров компании. Подключайте к процессу адаптации не просто успешных сотрудников, а тех, кто искренне любит компанию и готов делиться опытом. Такие люди могут не только рассказать о профессиональных фишках, но и передать культуру и ценности вашей команды.

3. Автоматизация решает всё. Настройте систему так, чтобы адаптационные треки запускались автоматически. Например, в первый день сотрудник получает доступ к основным материалам, а затем система постепенно открывает доступ к новым модулям. Автоматизация помогает избежать ошибок и экономит кучу времени. Сотрудник сразу получает нужные знания и быстрее включается в процесс.

4. Регулярные встречи с руководителями. Очень полезно организовать серию встреч с новыми сотрудниками. Например, раз в неделю в первый месяц, потом раз в две недели, и так до конца испытательного срока. Это создаёт ощущение поддержки и позволяет оперативно решать вопросы.

5. Всё, что можно — автоматизируйте и систематизируйте. Настройте процесс так, чтобы всё назначалось и отслеживалось автоматически. Новичок пришёл — через час у него уже есть доступ к адаптационным материалам. Умные системы позволяют это настроить без труда.

В итоге инвестируя время в проработку адаптационных треков, вы экономите массу ресурсов в будущем. Хорошо выстроенная адаптация снижает текучесть, повышает вовлечённость и ускоряет выход новых сотрудников на максимальную продуктивность.