Искусство управлять всем: как быть продуктивным в условиях многозадачности и быстрого ритма жизни

Никита Егоров, сооснователь и генеральный директор группы компаний «ЭКСПЕРТ ТУЛС»

Многозадачность считается одним из самых ценных «мягких» навыков как в бизнесе, так и в повседневной жизни. В век высоких скоростей нам регулярно приходится решать внушительный объем задач и «жонглировать» процессами. Однако многочисленные исследования показывают, что многозадачность в привычном ее понимании лишь вредит продуктивности. Когда мы стремимся делать все и сразу, как правило, результат оказывается далек от ожидаемого. Но как же справиться с непрерывным потоком задач без потери эффективности? Давайте разбираться.

Термин «многозадачность» появился в 1960-х годах. Изначально с его помощью обозначали способность компьютера выполнять несколько задач одновременно. Однако в такой трактовке многозадачность — это миф.

На самом деле, даже самый мощный процессор компьютера способен выполнять лишь одну задачу за единицу времени и переключаться между ними. Решил одну — приступил к следующей. Точно так же человеческий мозг может сосредоточиться только на одной вещи за раз.

Когда мы «многозадачны», большинство из нас работает над одной задачей, а затем переключается на другую. Но мы никогда не делаем по-настоящему два дела одновременно. При этом одни люди могут быстро переключаться между задачами, тогда как другим для этого нужно больше времени. Но разница между человеческим мозгом и компьютером в том, что машина переключается без потери эффективности. В случае же с человеком эффективность варьируется в зависимости от скорости переключения и сложности задачи.

Даже если мы думаем, что хорошо справляемся с многозадачностью, зачастую это просто наш мозг оправдывает потребность постоянно получать новую информацию. Согласно исследованиям Американской психиатрической ассоциации, многие из людей, которые считают себя эффективным при многозадачности, отвлекаются сильнее тех, кто сомневается в своей продуктивности. Так, психологи выяснили, что лишь 2,5% людей могут эффективно управлять автомобилем и выполнять одновременно другую задачу, например, вести переговоры по телефону.

Хотя большинство из нас этого не осознает, у каждого человека есть ограниченный запас внимания на каждый день. Внимание — это валюта, которую нужно тщательно планировать и инвестировать. Когда вы поминутно переключаетесь на различные задачи, вы теряете внимание. То есть ваша валюта не инвестируется в то, что требует более сосредоточенных действий.

И тем не менее, избавиться от многозадачности крайне сложно. Она становится привычкой. Но почему? Ответ можно проследить еще в доисторические времена, когда реакция на стимул помогала нашим предкам выживать. Запах еды означал, что где-то есть возможность утолить голод. Шорох в темноте сигнализировал об опасности. Через процесс «стимул-реакция» человек получал вознаграждение — выброс дофамина, гормона радости.

Сегодня мы окружены различными устройствами и информационными каналами, которые требуют нашего внимания. Как и в древности, через реакции на стимулы мы получаем ощущение эффективности и продуктивности.

Вот только в первобытные времена «стимул-реакция» был инструментом выживания, поэтому его периодическая активация имела смысл. Но сегодня, когда многозадачность запускает несколько реакций едва ли не поминутно, возникает дисбаланс. Каждый раз, когда вы переключаете внимание с одного на другое, это истощает мозговые клетки и замедляет реакцию на каждую операцию, которую вы пытаетесь выполнить.

Представим ситуацию. Сотрудник одновременно разговаривает по телефону с клиентом, собирает презентацию в PowerPoint, отвечает на сообщения коллег в мессенджере и заполняет отчетный документ. Кажется, что менеджер работает продуктивно. На самом деле, нет.

Вся эта деятельность лишь создает ощущение, что человек эффективно выполняет работу, достигает поставленных целей. По факту же сотрудник уделяет частичное внимание нескольким вещам одновременно. Из-за этого возникает неполное понимание работы и ошибки. А вот что говорят современные исследования рабочих процессов в компаниях:

Американский нейрохирург и доктор медицинских наук Санджай Гупта утверждает:

для человека важно не только количество времени для переключения с одной задачи на другую, но и так называемая пропускная способность мозга. Когда вы приступаете к очередной задаче, вам необходимо сфокусировать еще на двух или трех делах. При этом мозг каждый раз фиксирует момент переключения, чтобы удержать ваше внимание. Чем больше таких переключений, тем ниже пропускная способность. Чем сложнее работа, тем больше времени мозгу нужно на фиксацию, что снижает продуктивность.

Но как отказаться от привычки многозадачности? Ведь если в повседневной жизни мы еще можем отказаться от тех или иных дел, то в работе мы зачастую обязаны решать несколько задач за короткое время. И чем выше поднимается человек по служебной лестнице, тем больше сложных задач ему приходится решать за короткий промежуток времени.

Оказывается, что отказ вовсе не нужен. Многозадачность, как последовательное выполнение работы, можно приручить.

Быть максимально занятым не означает быть эффективным. Чем больше дел вы стараетесь выполнять одновременно, тем дальше вы от желаемого результата. Выход — применить классическое правило 80/20, которое гласит: 20% работы, которую вы делаете, дают 80% воздействия и эффективности. Это значит, что вам следует определить 20% наиболее важных задач и выполнять их по одной за раз.

Этот совет следует из предыдущего. Когда вы поддаетесь многозадачности, с каждым часом все сильнее нарастает тревога, что вы не сделали что-то действительно важное. Поэтому в начале рабочего дня или в конце предыдущего составьте список дел с пониманием разницы между срочными и важными задачами. Первая категория — задачи с приближающимися дедлайнами. Вторая — задачи, решение которых напрямую влияет на долгосрочный успех.

Для приоритезации можно применить принцип Эйзенхауэра, который делит задачи на 4 группы:

Таким образом, позицию задачи в списке должна определять ее важность, а не срочность. При этом можно перемежать дела из категории 3 и 4, чтобы делать перерывы между критическими задачами.

Концентрация — важный аспект навыков многозадачности. Эффективные люди сосредоточенно работают над текущей задачей, а затем переключают свое внимание на следующую. Вот как вырабатывать этот навык:

Оцените свое рабочее пространство. Например, рядом с вами может быть какой-либо фоновый шум, вроде постоянных уведомлений из приложений на телефоне. Составьте список того, что вас отвлекает и систематически удаляйте эти факторы. Так, можно оставить самые важные уведомления, а остальные отключить. Далее оцените, насколько каждое изменение влияет на вашу способность продуктивно решать задачи.

Основа эффективности — умение правильно организовать задачи и переход между ними. Например, вы можете работать с интервалами по 25-30 минут с короткими перерывами. После сессии из 4-5 крупных задач прерывайтесь на более долгое время. Как показывает практика, сосредоточиться на задаче в течение получаса гораздо проще, чем в течение часа. Со временем вы приучитесь плавно входить в рабочий поток и выходить из него без потери эффективности.

Когда вы приучите себя заранее планировать список дел, вы увидите ряд закономерностей:

Это понимание помогает заранее видеть фронт работы и эффективно переключаться между задачами. Постепенно вы научитесь составлять списки дел на несколько недель вперед и при этом оставлять время для задач, которые возникают непредвиденно.

Сегодня существует немало специальных бизнес-инструментов, которые помогают оптимизировать рабочие процессы. Например, таск-трекеры и дашборды с графиками и диаграммами. Визуализация задач помогает точнее отслеживать решение задач и расставлять приоритеты.

Старайтесь ежедневно выбирать время, когда вы можете находится «вне сети». Цифровая гигиена поможет отключиться от информационного шума, дать отдых мозгу и накопить силы для дальнейшей работы. Например, можно приучить себя не пользоваться соцсетями в рабочее время, только если это не касается сообществ вашей компании.

Довольно частый случай: человек занят какой-либо задачей, и в определенный момент кто-то из коллег просит «отвлечься на пару минут». Казалось бы, вполне можно переключиться и затем вернуться к работе. На самом деле, это лишь сбивает рабочий ритм. Поэтому для продуктивности критически важно уметь говорить «нет» в ответ на просьбы или задачи, которые не несут в себе высокой значимости.

Есть несколько ошибок, которые затруднят опыт последовательно многозадачной работы:

Бешеное стремление реагировать на все немедленно приводит к искаженному пониманию многозадачности. Вместо того, чтобы эффективно решать задачи, вы лишь перегружаетесь, устаете умственно и эмоционально. А потеря производительности на работе — это риск для компании потерять и в прибыли.

Помните, что ваш мозг не запрограммирован на одновременную работу над несколькими делами. Чтобы оставаться продуктивным, старайтесь подходить к задачам системно, расставляйте приоритеты, отсеивайте ненужное. Только так вы будете оставаться многозадачным даже в самом быстром ритме жизни.