Как внедрить систему учета рабочего времени и не потерять сотрудников
Система учета рабочего времени – настоящее спасение для руководителя. Это удобный инструмент, который позволяет отслеживать уровень продуктивности и контролировать дисциплину в компании. Однако, резкое внедрение подобного ПО может привести к конфликтам в коллективе. Рассказываем, как их избежать.
Когда разговор заходит о внедрении систем учета рабочего времени, коллектив делится на два лагеря – противники и сторонники. Среди сторонников – руководство разных уровней. Противники – рядовые специалисты, которые воспринимают факт установки ПО на компьютер как попытку вторжения в личное пространство. Во-первых, стоит сразу сказать, что недовольство сотрудников в этом случае – процесс абсолютно естественный и нормальный. Все новое обычно пугает на психологическом уровне.
Поэтому руководству следует действовать максимально аккуратно. Резкое внедрение систем учета может привести к «бунту на корабле». Рассказываем, какие ошибки возможны на этой почве и как их избежать.
Ошибки, которые вызовут волну увольнений
- Скрытность. Больше 70% руководителей считают нормальным втихаря шпионить за персоналом. Во-первых, устанавливать соответствующее ПО. Во-вторых, прибегать к чтению электронной почты, сообщений в мессенджерах, подсматривать через веб-камеру. Однако рано или поздно факт слежки всплывает. Ни к чему хорошему это не приводит, поскольку такие методы противозаконны;
- Отсутствие диалога. Даже если вы сообщили персоналу о внедрении средств контроля, это еще не значит, что вам удалось пресечь возможные недовольства. Необходимо не просто поставить сотрудников перед фактом, но и объяснить, зачем компания ввела подобные меры, каких целей она планирует в итоге достичь. Хорошо, если получится сделать акцент на выгодах рядовых сотрудников, это располагает;
- Дефицит технической поддержки. Допустим, внедрение оформили правильно с точки зрения законодательства. А еще вы рассказали сотрудникам о плюшках, и те полностью согласны с вами. Однако в первое время после установки любого софта возникают чисто технические вопросы: куда нажать, как запустить, что сделать, чтобы работало, как надо? Сотрудникам должно быть предельно ясно, как и что правильно делать. Иначе они начнут допускать ошибки. Таким образом, в долгосрочной перспективе нововведение не принесет вам бонусов. Поэтому лучше сразу организовать обучение персонала;
- Информационный вакуум. Этот пункт касается конечных результатов. Зачастую руководители не спешат делиться итогами проведенного мониторинга. Неизвестность всегда накаляет обстановку. Вы только выиграете, если обеспечите сотрудникам обратную связь – расскажете, что показала система, какие изменения в результате планируется внести, пр.;
- Игнорирование возражений. Даже при самой грамотной и тщательной подготовке возражения будут – это стоит принять как факт. Есть категория сотрудников, которые саботируют любые нововведения и подбивают на конфликты остальных. Если недоволен ценный специалист, находящийся на хорошем счету у руководства, задумайтесь, почему он так себя ведет, что вы делаете не так. Проработайте каждое возражение. В крайнем случае обратитесь к тому же Трудовому кодексу России, который учитывает не только интересны работников, но и владельцев бизнеса.
Если у вас получится избежать всех ошибок или хотя бы вовремя устранить их, можно не просто узнать, на что конкретно тратят рабочее время сотрудники, но и получить мощный инструмент повышения мотивации.
Возможные способы мотивации персонала
Мотивация персонала – далеко не последний вопрос. К такому выводу давно пришли ведущие мировые компании. Заинтересованность каждого сотрудника оказывает непосредственное влияние на результат. Если в рабочей цепочке некорректно работает даже одно звено, то и результаты заметно пострадают.
Для подстегивания интереса к работе используют разные инструменты:
- Денежные поощрения. Это могут быть премии по результатам сданного проекта, 13-ая зарплата в конце года, повышение заработной платы и пр.;
- Бонусы – разные приятные плюшки вроде абонементов в спортзал, корпоративных скидок, пр.;
- Подарки – оплаченный отдых, сувениры с корпоративной символикой, пр.
Нематериальные поощрения тоже могут быть эффективными:
- Оценка достижений, обратная связь, которую получает специалист, позволит ему удостовериться, что он движется в верном направлении. Иногда достаточно даже устной похвалы(особенно если ранее руководитель постоянно уходил в критику). Другие способы нематериальных поощрений – доски почета, публикации о достижениях во внутрикорпоративных или внешних СМИ.
- Комфортные условия труда. Печеньки, бесплатные кофе и чай, удобное кресло, хороший компьютер, который не зависает – это те мелочи, которые формируют имидж и повышают лояльность. Сумеете снизить до минимума бытовой дискомфорт – можете рассчитывать на максимальную лояльность сотрудников. Специалисты не будут отвлекаться и будут больше отдаваться работе.
- Корпоративные мероприятия. Принцип такой – кто хорошо работает, тот хорошо отдыхает. Совместные выезды куда-то без привязки к рабочему процессу помогают сплотить команду, проникнуться корпоративными идеями, начать воспринимать работу как что-то родное и больше выкладываться. В конце концов, денежные вложения, сделанные в организацию подобных мероприятий, принесут вам намного больше.
- Возможности карьерного роста. Если сотруднику некуда расти; зарплата все равно будет стабильно средней или низкой – пропадают все поводы стараться. Дайте замотивированным работникам цель и вы удивитесь, на сколько сильнее они начнут вкладываться в общее дело.
- Гибкий график. Его наличие в разы повышает лояльность сотрудников. Относитесь спокойно к личным обстоятельствам персонала. Например, к желанию работать в самые пиковые часы активности, конечно же, без нарушения трудовых обязательств. Помните, что вас окружают живые люди, а не машины. Проявляйте заботу. Тогда и сотрудники начнут адекватно воспринимать те мероприятия, которые проводите вы. Это касается, в том числе, и внедрения системы контроля рабочих мест.
Из вышеперечисленных пунктов компании обычно формируют внутреннюю программу лояльности для своих сотрудников. Выглядит все достаточно просто, но главный вопрос, который возникает у подчиненных – это объективность поощрений.
Снять его поможет независимый «эксперт» – автоматическая программа учета рабочего времени, которая покажет: на что сотрудники тратят время, как распределяют нагрузки между собой, справляются с текущими задачами или нет.
Все данные собираются в понятные графики. Владение такой информацией позволит сделать правильные выводы и обосновать систему поощрений.
Как добиться максимальной лояльности
Принять наличие контроля как данность не может никто. Даже если человек работает добросовестно, ему нечего скрывать, попытки контроля все равно будут восприняты в штыки.
Кроме устранения типичных ошибок при внедрении системы учета рабочего времени, о которых мы говорили выше, важно сделать присутствие программы максимально удобным и комфортным. Сотрудники относятся к софту относительно лояльно, если понимают, что:
- Не будет подтасовки данных, система внедряется ради реального повышения эффективности работы компании, а не для выставления отдельных сотрудников лентяями и поиска поводов к их увольнению;
- За ними не следят нон-стоп, не планируют вводить санкции по причине каждого зафиксированного инцидента. Быть все время на пике эффективности не способен ни один человек, а сам факт контроля очень давит и утомляет. Мысль, что личные данные попадут к третьим лицам, вызывает у сотрудников паранойю и протест;
- Программы не влияют на работу персонального ноутбука, компьютера. Любые зависания техники, особенно постоянные, очень раздражают. Понимание, что это связано с внедрением программы контроля, воспринимается как подлость и вызывает волну негатива.
Принципы мягкого контроля
Программа учета рабочего времени – идеальное решение для реализации мягкого контроля. Она позволяет выполнять настройки под каждую конкретную компанию, учитывать индивидуальные требования:
- Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Поскольку графики не всегда с 8 до 17 для всего штата, это удобно;
- Социальные сети, отвлечения тоже можно настраивать отдельно под каждого. Так социальные сети для СММ-специалиста будут непосредственным рабочим инструментом, а инженер-проектировщик явно использует их в личных интересах;
- Принцип открытости данных. Программа позволяет выполнять настройки доступа таким образом, чтобы сотрудник сам видел свои успехи и провалы. Доступность результатов всегда плюс, поскольку неизвестность, как мы писали выше, давит.
Реально ли контролировать удаленных сотрудников?
Да, с программой учета рабочего времени. Сейчас значительная часть персонала в большинстве компаний работает удаленно, но это не означает, что работодатель не сможет контролировать ход процесса. ПО снимает все основные опасения руководства, становится действенным инструментом для контроля внутри команды (фиксирует простои и отвлечения). Можно сказать, что программа дисциплинирует удаленщиков.
Главная особенность системы учета рабочего времени – система будет полезна и самому удаленному сотруднику для самоконтроля и справедливой оплаты труда. Ведь когда в руках руководителя данные об эффективной работе – обделить зарплатой не получится.
«недовольство сотрудников в этом случае – процесс абсолютно естественный и нормальный. Все новое обычно пугает на психологическом уровне.»
Вы серьезно считаете что для программиста тайм трекинг что-то новое, пугающее, не унижающее достоинство и не нарушающее личное пространство?
1) на удаленке самая большая проблема - переработка, а не недоработка
2) отвлекающихся сотрудников видно по просроченным дедлайнам, а не по красной полоске в табличках
3) посекундный контроль рабочего времени - архаичное дерьмо, для мыслящих категориями хлопковых плантаторов, и ничего общего с продуктивностью это не имеет
4) удаленка - это блять дело лично каждого сколько, как и в каком порядке он потратит на выполнение своих обязанностей, утвержденных на планерках
5) бесят дятлы которые думают что учет времени- это мера продуктивности
Каждому соискателю когда предлагают на (зачастую) личный компьютер поставить трекинг софт ради «повышения» продуктивности компании рекомендую бежать из компании не оглядываясь.
Ваша придумка отстала от жизни на 10 лет минимум. Удачи в поиске новых идей для бизнеса
https://www.youtube.com/watch?v=-Q7CdYef3ZY
Комментарий недоступен
Все места , где я работал разработчиком, обязывали меня трекать 8 часов в день. Это нереально сильно мешает работать. Вместо того, чтобы сосредоточиться на задаче, ты постоянно вынужден думать о том, на что ты сегодня будешь списывать время. Часто не хватает пары часов для списания, которые ты вынужден брать в долг с других тасок и дорабатывать их вечером или в выходные. Приходится постоянно писать лиду об увеличении тайм эстимейтов потому что задержались на митинге/пришлось чинить упавшие билды/долго мерджили ветки в гите/сервисы были недоступны итд. Как оценивать время на баги - опять же, непонятно, баг может починиться как за час, так и за неделю. Не знаю, везде ли так или только мне не повезло с работодателем 3 раза подряд?
что-то я тоже не согласен, что "программа дисциплинирует")
-дисциплина куда более сложная штука, чтобы ее можно было сформировать и поддерживать программой
- все-таки часть специалистов эта идея точно отпугнет, и компания лишится (ценных) кадров
- установленные кем-то показатели нормы, дисциплины и эффективности не всегда равны качеству, а адекватность "мягкого контроля" очень шатка, и может поменяться с новым у руля стоящим в один миг
Такая система будет эффективна, только если уже работает система планирования рабочего времени.Когда начальник и сотрудник знают, какие задачи сотрудник решает, какие есть сроки, какие должны быть результаты.Тогда в случае каких-то нарушений сроков или качества работы, начальник сможет выяснить в чем проблема и скорректировать это.На пример выяснится,что у сотрудника не достаточно навыков и он тратит много времени на тривиальные задачи.
Об этом рассказывает Владимир Высоцкий в видео «Как контролировать работу сотрудников при удаленной работе» и «Как планировать работу сотрудников»
Так что дело не в самом контроле, а в том как этим инструментом пользоваться.
Все такие белые и пушистые, когда в вашем подчинении нет десятка другого сотрудников, работающих из дома. На Западе уже норма трекать удаленщиков, единственно, все должно быть максимально прозрачно и не смешиваться с личной жизнью. Вот еще полезный материал по этой теме https://www.kickidler.com/ru/info/kak-rasskazat-sotrudnikam-o-sisteme-ucheta-rabochego-vremeni-delaem-monitoring-prozrachnyim.html