Как внедрить систему учета рабочего времени и не потерять сотрудников

Система учета рабочего времени – настоящее спасение для руководителя. Это удобный инструмент, который позволяет отслеживать уровень продуктивности и контролировать дисциплину в компании. Однако, резкое внедрение подобного ПО может привести к конфликтам в коллективе. Рассказываем, как их избежать.

Когда разговор заходит о внедрении систем учета рабочего времени, коллектив делится на два лагеря – противники и сторонники. Среди сторонников – руководство разных уровней. Противники – рядовые специалисты, которые воспринимают факт установки ПО на компьютер как попытку вторжения в личное пространство. Во-первых, стоит сразу сказать, что недовольство сотрудников в этом случае – процесс абсолютно естественный и нормальный. Все новое обычно пугает на психологическом уровне.

Поэтому руководству следует действовать максимально аккуратно. Резкое внедрение систем учета может привести к «бунту на корабле». Рассказываем, какие ошибки возможны на этой почве и как их избежать.

• Скрытность. Больше 70% руководителей считают нормальным втихаря шпионить за персоналом. Во-первых, устанавливать соответствующее ПО. Во-вторых, прибегать к чтению электронной почты, сообщений в мессенджерах, подсматривать через веб-камеру. Однако рано или поздно факт слежки всплывает. Ни к чему хорошему это не приводит, поскольку такие методы противозаконны;
• Отсутствие диалога. Даже если вы сообщили персоналу о внедрении средств контроля, это еще не значит, что вам удалось пресечь возможные недовольства. Необходимо не просто поставить сотрудников перед фактом, но и объяснить, зачем компания ввела подобные меры, каких целей она планирует в итоге достичь. Хорошо, если получится сделать акцент на выгодах рядовых сотрудников, это располагает;
• Дефицит технической поддержки. Допустим, внедрение оформили правильно с точки зрения законодательства. А еще вы рассказали сотрудникам о плюшках, и те полностью согласны с вами. Однако в первое время после установки любого софта возникают чисто технические вопросы: куда нажать, как запустить, что сделать, чтобы работало, как надо? Сотрудникам должно быть предельно ясно, как и что правильно делать. Иначе они начнут допускать ошибки. Таким образом, в долгосрочной перспективе нововведение не принесет вам бонусов. Поэтому лучше сразу организовать обучение персонала;
• Информационный вакуум. Этот пункт касается конечных результатов. Зачастую руководители не спешат делиться итогами проведенного мониторинга. Неизвестность всегда накаляет обстановку. Вы только выиграете, если обеспечите сотрудникам обратную связь – расскажете, что показала система, какие изменения в результате планируется внести, пр.;
• Игнорирование возражений. Даже при самой грамотной и тщательной подготовке возражения будут – это стоит принять как факт. Есть категория сотрудников, которые саботируют любые нововведения и подбивают на конфликты остальных. Если недоволен ценный специалист, находящийся на хорошем счету у руководства, задумайтесь, почему он так себя ведет, что вы делаете не так. Проработайте каждое возражение. В крайнем случае обратитесь к тому же Трудовому кодексу России, который учитывает не только интересны работников, но и владельцев бизнеса.

Если у вас получится избежать всех ошибок или хотя бы вовремя устранить их, можно не просто узнать, на что конкретно тратят рабочее время сотрудники, но и получить мощный инструмент повышения мотивации.

Мотивация персонала – далеко не последний вопрос. К такому выводу давно пришли ведущие мировые компании. Заинтересованность каждого сотрудника оказывает непосредственное влияние на результат. Если в рабочей цепочке некорректно работает даже одно звено, то и результаты заметно пострадают.

Для подстегивания интереса к работе используют разные инструменты:

• Денежные поощрения. Это могут быть премии по результатам сданного проекта, 13-ая зарплата в конце года, повышение заработной платы и пр.;
• Бонусы – разные приятные плюшки вроде абонементов в спортзал, корпоративных скидок, пр.;
• Подарки – оплаченный отдых, сувениры с корпоративной символикой, пр.

Нематериальные поощрения тоже могут быть эффективными:

• Оценка достижений, обратная связь, которую получает специалист, позволит ему удостовериться, что он движется в верном направлении. Иногда достаточно даже устной похвалы(особенно если ранее руководитель постоянно уходил в критику). Другие способы нематериальных поощрений – доски почета, публикации о достижениях во внутрикорпоративных или внешних СМИ.
• Комфортные условия труда. Печеньки, бесплатные кофе и чай, удобное кресло, хороший компьютер, который не зависает – это те мелочи, которые формируют имидж и повышают лояльность. Сумеете снизить до минимума бытовой дискомфорт – можете рассчитывать на максимальную лояльность сотрудников. Специалисты не будут отвлекаться и будут больше отдаваться работе.
• Корпоративные мероприятия. Принцип такой – кто хорошо работает, тот хорошо отдыхает. Совместные выезды куда-то без привязки к рабочему процессу помогают сплотить команду, проникнуться корпоративными идеями, начать воспринимать работу как что-то родное и больше выкладываться. В конце концов, денежные вложения, сделанные в организацию подобных мероприятий, принесут вам намного больше.
• Возможности карьерного роста. Если сотруднику некуда расти; зарплата все равно будет стабильно средней или низкой – пропадают все поводы стараться. Дайте замотивированным работникам цель и вы удивитесь, на сколько сильнее они начнут вкладываться в общее дело.
• Гибкий график. Его наличие в разы повышает лояльность сотрудников. Относитесь спокойно к личным обстоятельствам персонала. Например, к желанию работать в самые пиковые часы активности, конечно же, без нарушения трудовых обязательств. Помните, что вас окружают живые люди, а не машины. Проявляйте заботу. Тогда и сотрудники начнут адекватно воспринимать те мероприятия, которые проводите вы. Это касается, в том числе, и внедрения системы контроля рабочих мест.

Из вышеперечисленных пунктов компании обычно формируют внутреннюю программу лояльности для своих сотрудников. Выглядит все достаточно просто, но главный вопрос, который возникает у подчиненных – это объективность поощрений.

Снять его поможет независимый «эксперт» – автоматическая программа учета рабочего времени, которая покажет: на что сотрудники тратят время, как распределяют нагрузки между собой, справляются с текущими задачами или нет.

Все данные собираются в понятные графики. Владение такой информацией позволит сделать правильные выводы и обосновать систему поощрений.

Принять наличие контроля как данность не может никто. Даже если человек работает добросовестно, ему нечего скрывать, попытки контроля все равно будут восприняты в штыки.

Кроме устранения типичных ошибок при внедрении системы учета рабочего времени, о которых мы говорили выше, важно сделать присутствие программы максимально удобным и комфортным. Сотрудники относятся к софту относительно лояльно, если понимают, что:

• Не будет подтасовки данных, система внедряется ради реального повышения эффективности работы компании, а не для выставления отдельных сотрудников лентяями и поиска поводов к их увольнению;
• За ними не следят нон-стоп, не планируют вводить санкции по причине каждого зафиксированного инцидента. Быть все время на пике эффективности не способен ни один человек, а сам факт контроля очень давит и утомляет. Мысль, что личные данные попадут к третьим лицам, вызывает у сотрудников паранойю и протест;
• Программы не влияют на работу персонального ноутбука, компьютера. Любые зависания техники, особенно постоянные, очень раздражают. Понимание, что это связано с внедрением программы контроля, воспринимается как подлость и вызывает волну негатива.

Программа учета рабочего времени – идеальное решение для реализации мягкого контроля. Она позволяет выполнять настройки под каждую конкретную компанию, учитывать индивидуальные требования:

• Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Поскольку графики не всегда с 8 до 17 для всего штата, это удобно;
• Социальные сети, отвлечения тоже можно настраивать отдельно под каждого. Так социальные сети для СММ-специалиста будут непосредственным рабочим инструментом, а инженер-проектировщик явно использует их в личных интересах;
• Принцип открытости данных. Программа позволяет выполнять настройки доступа таким образом, чтобы сотрудник сам видел свои успехи и провалы. Доступность результатов всегда плюс, поскольку неизвестность, как мы писали выше, давит.

Да, с программой учета рабочего времени. Сейчас значительная часть персонала в большинстве компаний работает удаленно, но это не означает, что работодатель не сможет контролировать ход процесса. ПО снимает все основные опасения руководства, становится действенным инструментом для контроля внутри команды (фиксирует простои и отвлечения). Можно сказать, что программа дисциплинирует удаленщиков.

Главная особенность системы учета рабочего времени – система будет полезна и самому удаленному сотруднику для самоконтроля и справедливой оплаты труда. Ведь когда в руках руководителя данные об эффективной работе – обделить зарплатой не получится.