Артисты погорелого театра ненавидят нас: система дистанционного прослушивания и личный кабинет абитуриента для Щуки

Привет, на связи команда Adm — мы занимаемся разработкой сайтов, веб-сервисов и мобильных приложений в сфере образования и электронной коммерции. Сегодня рассказываем, как работали с ведущим театральным вузом страны и разработали систему для дистанционных вступительных экзаменов и личный кабинет абитуриента

В 2021 году один из ведущих театральных вузов страны — институт им. Бориса Щукина искал подрядчика для разработки автоматизированной системы приёма абитуриентов.

В первую очередь нужна была разработка личного кабинета студента.

Предшествовали этому события драматические.

11 марта 2020 года ВОЗ объявила о пандемии коронавируса. Министерство образования и науки дало добро на дистанционные вступительные экзамены.

У института им. Бориса Щукина в техническом арсенале для дистанционных вступительных экзаменов — только электронная почта…

Стоит отметить — в год институт им. Бориса Щукина принимает только 80 человек на 4 направления. Конкурс 100 человек на место. За 2 месяца дистанционных вступительных экзаменов — надо посмотреть примерно 5 тысяч человек. 5 тысяч!

И так, представим. Душное московское лето, ковид, на почту института посыпались документы. 5 тысяч писем!

Во всей суматохе, документообороте и постоянных звонках юных (и не очень) дарований (и не очень) сотрудники института чуть не сошли с ума.

В приёмной комиссии 3 человека плюс педагоги в достопочтенном возрасте — мастера старой Вахтанговской школы, им по 50-60 лет.

В институте сложная система отбора. Несколько этапов и прослушиваний. Заочные этапы, очные этапы, басня, танец, все дела.

Надо вовремя предупреждать студентов, когда они идут на прослушивание. Нужно разбивать тех, кто проходит на следующий этап, чтобы посмотреть их в один день очного тура.

Важно! Не пропустить действительно талантливых и типажных, и быстро отсеять тех, кто не подходит под требования мастеров.

Каждый процесс должен быть максимально систематизирован, автоматизирован и зафиксирован. Достопочтенным мастерам в среднем 50 лет, необходимы определенные требования к UX/UI дизайну.

Можно сколько угодно выкаблучиваться в дизайне, и топить за новшества и красивые шрифты, но UX/UI должен быть максимально утилитарным.

Мы уступили модному UX/UI дизайну и заменили все фишки на отчётливые и заметные кнопки, расположенные в удобных местах, самая понятная и простая логика взаимодействия с интерфейсом.

Никакой лишней UX/UI красоты.

Наша команда выступала субподрядчиками. Резюмируя максимально короткое техническое задание, которое мы получили: надо сделать так, чтобы больше такого аврала не было.

За 3 месяца работы к вступительной весне мы должны были сделать 2 разных и больших проекта:

Важно! Максимально быстрая разработка.

По требованию государственного заказчика можно использовать только российское программное обеспечение. Остановились на «Битрикс: Управление сайтом». Лицензионный, проверенный и надёжный.

Взяли «Битрикс: Управление сайтом» и доработали его до дистанционной системы прослушивания. Если один педагог не уверен в абитуриенте, он может отправить его данные старшему педагогу на дооценку. Разработали шаблонные ответы — комментарии к прослушиванию.

Взяли «Битрикс: Управление сайтом» и сделали на нём личный кабинет студента. Сюда абитуриенты загружали анкеты, видеосамопробы, документы, указывали, например, нужна ли общага, бюджет или коммерция и т.д. В обратном порядке им подгружались оценки, результаты, оповещения. Всё общение с абитуриентом — через его личный кабинет, никто не звонит и не переспрашивает. Становишься студентом — все документы из личного кабинета падают в 1С вуза.

Проектировали наживую прямо по макетам. Излюбленный метод быстрой разработки. Такой проект — в идеальном мире делается полгода: месяц на подробное техническое задание, месяц на UX/UI дизайн и далее уже разработка. Утверждается, проверяется на согласованность всех процессов, исправляется и т.д.

У нас макеты и быстрая разработка шли параллельно.

И важно! Не было права на ошибку, либо сдаёшь проект к сроку, либо к государственному заказчику придут с проверкой по поводу потраченных бюджетных денег.

Сдали проект вовремя. Приемная комиссия успешно прошла обучение. Клиент доволен и счастлив.

На данный момент мы поддерживаем прочную связь: дорабатываем разные направления, например, магистратуру.

Система живёт и процветает. Дистанционные вступительные экзамены — больше не головная боль клиента.

За это время студенты, чтобы повысить шансы на поступление, научились подделывали учётные записи в личном кабинете. Вдруг возьмут? Поэтому сделали подтверждение паспорта через Госуслуги.

Мы способны при наличии бизнес-задачи и при большом количестве неизвестных, разобраться в процессе и реализовать решение. Мы умеем делать быструю разработку, не теряя в качестве.

Вот беспокойные студенты, вот взрослые педагоги, вот приёмная комиссия, которая мучается. Технически решать задачи — это не проблема. Учесть специфические нюансы государственного заказчика, чтобы все были довольны — это уже новый виток.

Есть сферы, в которые нельзя влезать, если нет в проекте идеолога со схожим опытом. Таких сфер довольно много: медицина, машиностроение, нефтяная отрасль, образование (особенно творческого направления). Не знаешь специфики? Не лезь! Завалишь проект — подмочишь репутацию.

У нас в команде за проект отвечал коммерческий директор Андрей Титов — 10 лет педагогического стажа. Поэтому особенности учебной деятельности были максимально учтены.

Такой проект в спокойном режиме делается полгода. Но, дерзость и отвага! Для нас это был вызов и мы его приняли. И занавес…

*Актёры, которых вы видите в этой статье выпускники института им. Бориса Щукина.

Еще больше интересного о проектах и процессах в Adm читайте в нашем телеграмм-канале: