Перспективы и особенности перехода на Битрикс24 для среднего и крупного бизнеса

Многие современные компании используют разные системы автоматизации. Одни это делают для того, чтобы упростить рутинные операции и ускорить работу, другие — чтобы уменьшить количество ошибок, которые совершаются людьми. Третьи автоматизируют бизнес, чтобы сократить штат сотрудников, задачи которых тоже можно поручить компьютеру.

После ухода с российского рынка многих зарубежных сервисов у компаний появилась новая задача — перейти на надежное российское решение, которое обеспечит стабильную работу и даст тот же уровень комфорта при работе. Сейчас многие задумываются о переходе на Битрикс24 — платформу российских разработчиков, на которой можно построить свои системы отделов продаж, аналитики, управления бизнес-процессами и автоматизации работы всех процессов компании в целом. Вместе с Ильёй Юрасовым, директором дивизиона в digital-интеграторе Notamedia, мы решили рассказать, каково реальное положение дел в этой области и какие проблемы на самом деле возникнут у бизнеса при переходе на новую систему.

Особенность Битрикс24 в том, что это многофункциональная и кастомизированная платформа, которую можно установить на свой сервер и затем доработать под задачи конкретной компании. Это значит, что если сотрудникам понадобится функционал, которого нет в стандартной версии, его всегда можно разработать и добавить как нативный элемент платформы.

Конечно, если мы возьмем любой классический таск-трекер типа Jira или Redmine, то функции таск трекера он будет выполнять немного лучше, чем рабочие группы Битрикс24. Но это только один из рабочих инструментов, а для остального нужно будет ставить и настраивать другой софт. Сила Битрикс24 в том, что он объединяет множество инструментов в одной платформе, которые тесно интегрированы между собой и позволяют использовать данные из одного модуля в других. Например, в Битрикс24 входит:

Основной функционал, который востребован большинством компаний — это CRM-система, включая автоматизацию продаж и интеграцию с телефонией и мессенджерами. И в этом плане переход на Битрикс24 выглядит более чем логично: система разработана в России, есть интеграция почти со всеми отечественными сервисами телефонии и смс-рассылки, с сервисами доставки и всем, что может пригодиться любому российской компании, независимо от уровня и сферы деятельности.

Также в CRM-системе Битрикс24 могут быть настроены несколько воронок продаж, они, в свою очередь, формируют туннели продаж, когда из одной воронки по определенным принципам клиент попадает в другую. Отдельный плюс — встроенная базовая аналитика, которая поможет увидеть всю информацию по продажам — в разрезе как работы отдельного сотрудника, так и отдела продаж в целом. И это — в рамках одной системы, с бесшовной передачей данных и составлением отчётов по форме компании.

Ещё один плюс Битрикс24 как платформы для бизнеса — аккумулирование данных. Благодаря многоканальности и интеграции системы с почтой, телефонией, мессенджерами, облачными хранилищами и сайтом, компания сможет составить максимально полный профиль клиента, включая:

Самая частая и основная проблема — сопротивление сотрудников. Люди очень ревностно относятся к переменам. Они привыкают к какому-то процессу, который делают изо дня в день. И когда что-то меняется, они опасаются, что это повлияет на них, на их эффективность и, может быть, вообще на их трудоустроенность. Поэтому переход на новую систему чаще всего сталкивается с сопротивлением сотрудников, которые уже привыкли работать в старой.

С точки зрения этапности появления какой-то системы, переход и внедрение нового продукта — самый сложный этап, особенно когда это большая компания, в которой много пользователей. Чтобы внедрение и старт прошли успешно, нужно заручиться сильным административным ресурсом, и нужны люди, которые хотят это сделать.

Также при переходе возникают технические сложности, потому что это миграция данных: важно не потерять то, что уже было наработано. Плюс к этому старая система, скорее всего, либо уже кастомизированная, либо там настроены бизнес-процессы. Следовательно, появляются затраты, в том числе и со стороны сотрудников, чтобы привести новую систему к тем бизнес-процессам, которые были выстроены в старой.

В этом плане переход на Битикс24 происходит проще, чем на другой подобный сервис. «Коробочная» версия позволяет настроить механизмы импорта старых данных, создать полные аналоги уже привычных карточек, задач и полей в них, а также автоматизировать все бизнес-процессы, которые были в старой системе. При этом у компании появляются дополнительные возможности — более тонкая настройка любых процессов и автоматических действий, которые должны срабатывать по различным условиям. Часто переход на Битрикс24 позволяет создать более современные инструменты организации продаж и управления компанией в целом.

Когда начинаешь какой-то проект (а переход на новую систему — это полноценный проект), надо определить цели, по которым можно будет понять, что проект завершён и, причём, успешно. Если цель — автоматизация, то нужно заранее ответить на вопрос — зачем? Что мы автоматизируем? Как понять, что автоматизация прошла или проходит успешно? На этом этапе мы отвечаем на эти вопросы и определяем цель и объем, а также что именно мы хотим автоматизировать.

При любом переходе важно, чтобы со стороны заказчика был какой-то двигатель этого проекта, который в нем заинтересован. Это может быть, условно, руководитель подразделения или рабочая группа внутри компании. Чем выше уровень руководителя, который отвечает за переход на новую систему, тем больше вероятность, что такой переход пройдёт успешно.

Например, компания продаёт плюшевые игрушки по всей России. В чем тут сложность? А сложность, допустим, в том, что в России много часовых поясов. Компания работает в Москве, поэтому не может нормально обрабатывать заказы с точки зрения Владивостока, когда в Москве уже нерабочее время и на телефонные звонки никто не отвечает. Значит, нужно придумать, как новая система поможет решить эту проблему. Так как Битрикс24 — это информационная система, в которую зайти может любой человек в любое время, мы всегда можем нанять человека из Владивостока, подключить ему IP-телефонию и дать ему телефон, чтобы он мог заниматься этими продажами.

Таким же образом нужно пройти по всем остальным сложностям и проблемам, которые хотелось бы решить. На самом деле у всех грамотных руководителей есть мысли, как улучшить работу своего направления. Если каждый обсудит их со своей командой или в рабочей группе, то в итоге появится список функциональных требований. Этот список нужен компании-интегратору, который подскажет, что и как делать дальше.

Выбор интегратора — один из ключевых моментов, который может непосредственно повлиять на успешность внедрения или перехода на Битрикс24. Здесь нужно выбирать людей с релевантным опытом — дело в том, что некоторые интеграторы могут сказать: как вы хотите, так мы и сделаем, без проблем. Но это опасный подход — от интегратора требуется экспертиза, причём не просто в Битриксе, а именно бизнес-экспертиза. Интеграторы часто обладают хорошей экспертизой в различных направлениях, они могут подсказать, как и что лучше сделать, как оптимизировать часть процессов, как упростить решение некоторых задач и так далее.