Автоматизация бизнес-процессов: мой опыт в роли заказчика

Некоторое время назад я ещё не специализировался на автоматизации и сам искал программистов для создания систем по ТЗ. В первую очередь, для упрощения моей же собственной ежедневной работы. За это время я успел поработать с очень... разными исполнителями.

В этой статье моя главная цель — подготовить вас к подводным камням и сложностям, с которыми можно столкнуться в роли заказчика.

Был случай, когда мне приходилось каждый вечер "пинать" программиста и заставлять его работать. В течение 3-х месяцев работы он дважды (!) пытался отказаться заканчивать проект и намеревался всё бросить. К счастью, мне удалось договориться с ним о завершении хотя бы текущей версии проекта, не приступая к доработкам, которые мы планировали делать в дальнейшем.

Хочется отметить, что со своей стороны я предоставил максимально подробное и проработанное ТЗ с отрисовкой каждой страницы и детальным описанием всех кнопок и функций.

К сожалению, программист игнорировал это ТЗ в 80% случаев: делал, судя по всему, “из головы” и отправлял мне на проверки. Я перепроверял весь материал, давал обратную связь, объяснял, что именно не так и отправлял ему на корректировку. И так почти каждый день. Полноценно работающей оказалось только 52-ая версия проекта.

Больше 50-ти версий... Даже звучит как-то нереалистично.

Как бы ни было удивительно, результат себя действительно оправдал: я использовал созданную систему каждый день. Как показатель, ежедневное время на рутинное формирование отчётов и табелей, учёт заявок, сверку кассы, добавление новых сотрудников и другие операции сократилось с 4 часов до 1 часа в день. Также эта система разгрузила меня, предоставив несколько важных функций, которых крайне не хватало для работы раньше. Это, естественно, значительно упростило и ускорило мою ежедневную работу.

Абсолютно неожиданно я столкнулся со следующими ограничениями: так как система была разработана за счёт макросов на базе Excel, её оказалось невозможно использовать с макбука, а также невозможно использовать в онлайн режиме через гугл таблицы.

В итоге оказалось невозможным внедрить эту версию системы для всей компании, поскольку формат работы — удалённый, а одним из ключевых требований руководства была возможность просматривать рабочие таблицы в режиме реального времени.

В этом уже, кстати, нет вины программиста. При составлении ТЗ я даже не предполагал, что в будущем при переносе в онлайн формат могут возникнуть проблемы. Соответственно, специалист этой информацией владеть не мог — я сам не продумал заранее все технические требования и не подобрал подходящий инструмент для реализации своего ТЗ.

Таким образом, я столкнулся с тем, что нужно уходить от таблиц и создавать аналог этой системы уже в WEB-формате, чтобы каждому пользователю было комфортно и удобно в любой момент времени. Компания даже согласилась выделить деньги на этот проект, если я найду программиста.

На тот момент у меня не было абсолютно никакого понимания уровня квалификации исполнителей и ценообразования на услуги такого рода. Поэтому, само собой, я начал искать вариант подешевле.

В процессе поиска пришлось перебрать множество предложений от разных компаний и фрилансеров. В какой-то момент на одной из крупных фриланс-площадок я нашёл исполнителя, который специализировался как раз на переносе таблиц в формат WEB-сайтов. Бонусом стала адекватная цена услуги — всего 25’000 рублей.

По крайней мере, на тот момент эта цена показалась мне адекватной в сравнении с другими предложениями. Сейчас же я самостоятельно оказываю такие услуги и могу дать объективную оценку количеству работы и рабочего времени для выполнения системы по аналогичному ТЗ. И в настоящее время я точно покручу пальцем у виска, если какой-то специалист скажет, что готов выполнить подобную работу под ключ за такую низкую стоимость.

В тот же момент я просто был рад, что нашёл “адекватный” по цене вариант. Мы достаточно быстро договорились, специалист обозначил срок в полтора месяца, я внёс оплату, и работа началась.

В результате проверки работы спустя полтора месяца надежд и ожиданий, я обнаружил, что за это время было сделано меньше половины функционала, что изрядно расстроило меня, но всё же мной было решено дать дополнительное время на завершение работы.

Специалист назначил срок в неделю, чтобы всё доделать. Спустя неделю, само собой, система не была готова, и пришлось добавлять дополнительный срок. И так раз за разом. Но всё же работа потихоньку двигалась.

Через месяц, когда система была готова на 90%, оказалось, что этот специалист никак не мог разобраться с одним из ключевых требований — с выведением остатка в кассе.

Было потрачено ещё несколько недель на попытки это исправить. Наконец, стало очевидно, что работа либо не будет доведена до ума вообще, либо это может растянуться на неопределённый срок (уже в который раз). Со стороны программиста уже не было никаких конкретных сроков по завершению.

В итоге пришлось отменить ужасно просроченный заказ. К счастью, деньги за заказ вернулись обратно через функционал фриланс-платформы. Но вот потраченные впустую 3 месяца, само собой, не вернуть. И второго шанса создать такую систему за счёт компании мне уже не предоставили.

Однажды, из личного любопытства, я решил попробовать сделать для себя небольшого голосового помощника, который мог бы работать по скрипту. Идея следующая: сделать искусственную замену психотерапевту, благодаря которой можно было бы получать тот же эффект от сеансов, не отдавая по 7’000 рублей в час.

Своими силами на тот момент я смог лишь разобраться с установкой Phyton'а и написанием кода для основы помощника. Он умел говорить по моему скрипту, но не умел слушать. Тогда я так и не смог разобраться с настройкой модуля распознавания текста. И, помучившись несколько дней, решил не тратить время впустую и начать поиск программиста для этой задачи.

(Перечитывая текст, понимаю, что у меня очевидно наличие какой-то нездоровой тяги к поиску программистов и созданию новых систем и инструментов, независимо от их назначения)

На поиски ушло всего несколько дней, мы оперативно договорились, и программист уже через неделю отправил мне готовое задание. И эта система работала именно так, как мною было задумано.

Само собой, были мелкие ошибки и недоработки в первых версиях, но программист оказался ответственным и быстро всё исправил, предоставив мне финальную рабочую версию.

Я начал активно пользоваться голосовым помощником, и, хотя мной изначально двигало лишь любопытство, результат от виртуальных сеансов оказался настолько же эффективным, как от живых сеансов со специалистом.

И даже с несколькими приятными нюансами: мне не нужно было тратить время на дорогу и платить за то время, когда специалист просто рассказывает о чём-то своём. И само собой, очевидная экономия бюджета на терапию.

Каким бы сильным не было моё счастье от удавшейся авантюры, в процессе использования помощника я быстро понял, что пользоваться им с ноутбука не особо удобно. Идеальный вариант — это приложение на телефон с тем же функционалом, чтобы было возможно взять “психотерапевта” с собой в любую точку мира, а не подключать ноутбук ради очередного сеанса.

И вот я снова в той же точке — нужно создавать аналог этой системы, но уже на базе другой платформы. Соответственно, опять разрабатывать с нуля и вкладывать в это время и деньги.

Чрезвычайно похожая ситуация возникла, когда я захотел создать персональное приложение для тренировок концентрации внимания с нейрогарнитурой.

Приложение сделать получилось, но оно оказалось не очень удобным, и требовалось очень много доработок. В итоге программист, который создал первую версию приложения, просто отказался работать дальше и вернул мне деньги, увидев перечень всех необходимых доработок.

Да и после недолгого использования той ограниченной по возможностям версии, стало очевидно, что этот функционал нужен сразу в формате мобильного приложения, чтобы, по аналогии с голосовым помощником, не зависеть от ноутбука.

Лично для меня главный вывод такой: разработка каких-либо новых инструментов — это очень сложный и долгий процесс. Невозможно с первого раза получить идеальную по всем параметрам систему. Для этих целей предназначены не разработки под ключ, а уже готовые типовые решения.

И даже если вы выберете адекватного исполнителя и без лишних проблем получите готовую систему по вашему ТЗ, нет никакой гарантии, что в процессе работы вы не придёте к выводу, что система вам не подходит.

Ваша изначальная гипотеза может оказаться неверной, или же система в принципе не сможет дать вам результаты, которых вы ожидали от её использования.

Другие мои статьи и бесплатные шаблоны таблиц, а также ссылки на сообщества с полезным контентом по таблицам и мои контакты можно найти здесь:

taplink.cc/drobnitsavladimir

Если вы желаете заказать разработку таблицы с нуля, задать вопросы по возможностям реализации вашей идеи или запросить доработку шаблона, не стесняйтесь обратиться ко мне.

Ну а если в вашей ситуации технических возможностей таблиц будет недостаточно, вы также можете заказать у меня разработку web-сайта или мобильного приложения для автоматизации ваших бизнес-процессов.