РПЗ ‒ это звучит гордо. Или трудно? Немного о роли руководителя проекта со стороны заказчика

Руководство интеграциями 1С ‒ сложный процесс, но далеко не всегда в команде компании-заказчика есть свой эксперт по теме. Гораздо чаще руководителем проекта становится менеджер среднего звена, иногда ‒ собственник бизнеса. Если вы узнали себя (и согласны), то эта статья для вас.

Руководитель проекта внедрения 1С со стороны подрядчика ‒ это специально обученный человек, который знает методологию процесса и его технические аспекты. Он курирует все этапы работы от и до, он ‒ связующее звено между заказчиком работ и исполнителем.

А что делает руководитель проекта со стороны заказчика? Задачек у него тоже немало. Они появляются задолго до заключения договора с интегратором ‒ в момент осознания неизбежности внедрения в компании.

Ставит цели. Не понимая, какие нужны перемены и зачем, нельзя сделать учетную систему, которая будет решать бизнес-задачи.

Планирует сроки. Конечно, детальный план работ можно сделать только вместе с подрядчиком. Но зная, когда и какой нужен результат, можно задать нужный темп и распределить ресурсы.

Прикидывает траты. Итоговый бюджет можно составить только вместе с интегратором, опираясь на детальный план работ. Предварительный расчет нужен, чтобы оценить целесообразность вложений. Как долго будет окупаться внедрение, какой экономический эффект даст?

Найти бюджет. Первоначально нужно согласовать вложения с руководством компании. Затем внести в финансовый план по месяцам. Это гарантирует бесперебойную оплату услуг подрядчика. В противном случае возможны простои.

Выбрать подрядчика. Некомпетентность исполнителя чревата убытками и тратой времени. Поэтому важно сформулировать четкие критерии соответствия. Например, релевантные кейсы в портфолио, подтвержденные отзывы и рекомендации, отраслевая экспертиза и т.п.

Выбор неподходящего ПО и найм некомпетентного и/или недобросовестного исполнителя ‒ это фундаментальные риски. Зачастую они связаны, а еще они точно сведут на нет все плюсы интеграции. Буквально деньги на ветер. Поэтому выбирайте тщательно. Про тонкости процесса и редфлаги в блоге есть отдельная статья.

Собрать рабочую группу. Нужны сотрудники с необходимыми компетенциями, чтобы контролировать все участки проекта. При этом сам РПЗ должен быть лидером, который лично заинтересован в его успешной реализации, понимает ценность происходящих перемен и способен донести их значимость до остальных членов команды.

Организовать аудит бизнес-процессов. Анализ существующих организационных процедур нужен, чтобы выявить их слабые места и найти точки роста. Можно решить эту задачу своими силами, либо делегировать интегратору в рамках предпроектного обследования.

Оценить риски. До того, как будет готово ТЗ и начнется непосредственно внедрение, важно определить, что может пойти не так и почему. Вероятные риски лучше устранять заранее, чем все переделывать на ходу.

Контролирует процесс. Рабочая группа во главе с куратором составляет список требований к системе, обозначает приоритеты, формирует стандарты и критерии успешного завершения каждого блока. Соответствие качества работы установленным параметрам проверяют на регулярных тестированиях.

Пиарит проект. Интеграции, особенно сложные, занимают определенное время. Поэтому РПЗ необходимо регулярно общаться с руководством компании и заинтересованными сторонами, обсуждать текущую ситуацию, прогресс и сложности, собирать обратную связь. Это укрепит понимание ценности проводимой работы.

Борется с саботажем. Линейные сотрудники могут не принимать новую систему из-за страха перед изменениями или недостатка информации. Люди не понимают, чем обусловлены перемены, поэтому отвергают нововведения. Практически всегда это плохо влияет на эффективность работы и приводит к убыткам. Это если коротко, а если нужно подробнее ‒ почитать можно тут.
Чтобы отработать этот негатив, задача РПЗ:

У нас есть практическое руководство по предотвращению саботажа нововведений и чек-лист, который систематизирует управление внедрением 1С на каждом этапе. Скачать эти полезные материалы можно в нашем телеграм-канале.

Несмотря на разный уровень знаний и практического опыта, в проектной работе есть моменты, которые создают одинаковые сложности для всех РПЗ. А чем сложнее система, которую предстоит создать, тем выше риски ошибок при интеграции. И тем дороже (буквально!) обходится последствия таких неудач. Итак, где РПЗ поджидают ловушки и как их обойти?

Положения договора должны содержать:

Ключевые моменты:

Предмет договора. Укажите конфигурацию и тип лицензирования, а также все специфические требования или дополнительные функции.

Ответственность сторон. Установите санкции для каждой стороны за неисполнение / ненадлежащее исполнение условий договора. Определите порядок возмещения сопутствующих убытков.

Качество работ и приемка. Зафиксируйте критерии функциональности, опишите процедуру приемки работ, тестирования системы, действий при обнаружении ошибок.

Гарантии. Закрепите условия и сроки устранения интегратором недоработок и ошибок в системе, которые обнаружены во время эксплуатации.

Конфиденциальность. Этот пункт необходим, чтобы защитить коммерческую тайну и личные данные, к которым разработчик получит доступ. Распространите положения на все сведения, которыми могут обмениваться стороны. Обязательно зафиксируйте ответственность за нарушение неприкосновенности информации.

Стоимость и порядок оплаты. Кроме базовых вещей нужно уточнить, в каких обстоятельствах возможны дополнительные расходы и как они будут покрыты. Это предотвратит спорные ситуации и переплаты.

Техподдержка. Опишите продолжительность и способы сопровождение готовой системы. Укажите приоритетность задач и сроки реакции на заявки пользователей. В некоторых случаях целесообразно заключить отдельный договор техподдержки по SLA.

Техническое задание ‒ важнейший документ, который напрямую влияет на конечный результат. Там описано:

Среди заказчиков бытует мнение, что готовить ТЗ на внедрение нужно самостоятельно. Возможно, в каких-то сферах так и есть, но не в случае внедрения 1С. Просто потому что человек без специальных знаний не сможет грамотно его составить.

Документ содержит описание бизнес-процессов, информацию для разработчика по НСИ и справочникам, типам данных и т.д. Поэтому готовит его только эксперт со стороны интегратора, например, аналитик.

Еще техническое задание часто путают с перечнем технических требований. По-простому, список хотелок. Как раз его заказчику составить очень желательно. Например, отделу продаж не хватает каких-то отчетов, производству ‒ инструментов планирования и т.п.

Если сравнивать, сколько стоит внедрение 1С: ERP и, например, более простой конфигурации «Управление нашей фирмой», разница будет кратная. Цена зависит от многих факторов, но всегда включает одни и те же базовые статьи расходов.

В их числе:

Иногда еще одной статьей расходов становится кастомизация. Она нужна, если типовая конфигурация не полностью соответствует бизнес-задачам. Статья про виды доработок 1С и их преимущества, которая поможет разобраться в этой теме.

Срок реализации проекта зависит от его сложности. Иногда процесс занимает более года. План-график внедрения 1С формируется еще на подготовительном этапе.

С позиции заказчика важно предусмотреть:

Помните, что успех интеграции зависит от двух факторов: профессионализма подрядчика и внутренней готовности вашей компании к изменениям.

Эти рекомендации помогут не запутаться во всех хитросплетениях и задачах каждого этапа. А если нужна помощь с внедрением 1С, обращайтесь, консультация всегда бесплатная.