Easydocs

Как охватить 98% сотрудников кадровым электронным документооборотом

Кейс «Альфа-Лизинга» и EasyDocs.

Из жизни до пандемии

Альфа-Лизинг экспериментировал с проектом по удаленной работе, когда это еще не было мейнстримом. Хотя бородатые парни с ноутбуками в модных кофейнях уже вовсю мелькали в Инстаграме, причины, к эксперименту побудившие, были самыми прозаическими: мотивация сотрудников, расширение географии привлечения узкоспециализированного персонала, снижение затрат на офисы. Кроме того, искали альтернативу ИТ-хабу. Так что вопрос об электронном кадровом документообороте возник не вдруг — это было обязательной частью проекта по кадровому администрированию, просто не имело какого-то значимого приоритета.

В 2020 году началось известно что, и, когда стало ясно, что тема с коронакризисом затяжная, коллеги из HR поставили вопрос об удаленке ребром. Подключилось руководство. Уходили по домам, как и все — с места в карьер, так что довольно скоро стало понятно: без налаженных электронных кадровых процессов проблемы будут как с оперативностью в целом, так и с соблюдением законодательства в частности.

Запустился процесс поиска готового решения по кадровому электронному документообороту (КЭДО). Совместно с кадровиками и ИТ-архитекторами рассматривали больше 10 вариантов, но окончательный выбор делали между двумя решениями, поскольку на деле к ЭДО именно для кадровых процессов оказались не готовы большинство поставщиков. Оглядываясь назад, можно сказать, что итоговый выбор был сделан по критерию вовлеченности заказчика в проект — та самая клиентоориентированность, которая проверяется в бою. Остановились на решении от EasyDocs.

Making of…

В условиях несущегося паровоза пандемии Альфа-Лизингу пришлось приоритезировать процессы, которые брали в цифру (хотя, по уму, надо брать все и сразу). Выбрали те, которые требуют «живой подписи» сотрудника и накладывают юридические риски при ее отсутствии. Это, естественно, прием на работу, увольнение, подписание ВНД и отпуска.

Самыми сложными в переходе на кадровый ЭДО оказались не столько технологии, сколько процессы, в том числе, с проектом не связанные: согласования внутри подразделений, отладка процессов, аналитика и многое другое, что заняло почти 7 месяцев. Первые же подписи под документами получили уже через 5 месяцев после начала переговоров с EasyDocs.

Почему так? В Альфа-Лизинге автоматизированы все кадровые процессы, и, чтобы «подружить» их с EasyDocs именно в том виде, в котором они есть, понадобилось детальная проработка изменений сложившихся бизнес-процессов. Один из результатов и отдельная гордость — сложная, но гибкая система рассылки уведомлений на отпуск через ЭДО. Об этом, казалось бы, малозначимом документе забывают в мирное время, а зря — он обязательный, требует реальной подписи сотрудника и периодически интересует инспекторов Минтруда.

Мы проделали колоссальную работу, но сам факт этой колоссальности, на самом деле, не предопределил успех. Основное в таких экстремально-пандемийных проектах — это стопроцентная вовлеченность коллег и полная интеграция команд заказчика и исполнителя. Фактически, на какое-то время исполнитель становится вашим новым отделом внутри компании, что-то типа «отдел внедрения КЭДО»

Артем Косолапов
ИТ-директор ГК Альфа-Лизинг

Болезненный вопрос интеграций решили в прямом смысле за несколько минут: у EasyDocs есть готовая интеграция с 1С:ЗУП, поэтому, фактически, можно говорить, что ее и не было. Просто подключили все готовое. Затем с помощью довольно развитого и гибкого API EasyDocs смогли нарастить требуемый функционал.

Переход в боевой режим

Любое нормальное внедрение либо идет параллельно с обучением, либо им заканчивается, и кадровый ЭДО здесь не исключение. Режим изоляции исключал возможности очных встреч сотрудников, поэтому сосредоточились на вебинарах: рассказывали концептуальные моменты про ЭДО и ЭЦП. Кроме того, записали обучающий видео курс в корпоративной системе обучения, а также с помощью внутренних инструментов коммуникации информировали о каждом шаге внедрения и подсвечивали какой этап обучения сотрудникам нужно применить на практике. Ощутимую поддержку оказала техническая поддержка EasyDocs, которая разгружала ИТ-команду в части ошибок и консультацией по выпуску ЭЦП.

В Альфа-Лизинге открыты к любым вопросам и возражениям не на словах, а на деле: нам удавалось собирать ценнейшую обратную связь от сотрудников, обрабатывать ее и учитывать буквально в режиме реального времени. Это в немалой степени сократило срок проекта, мы же все знаем, что изрядная доля доработок, которые растягивают срок — это из области тут не учли, там не выслушали, а тут — и не подозревали, что процесс выглядит именно так. Кроме того, политическая воля руководства и нацеленность команды на внедрение сыграли не последнюю роль. Опять же, тем, что были реальными, а не на бумаге.

Денис Котовский
Руководитель отдела внедрения

Впечатления от работы

Лучший проект — это когда особых впечатлений нет. Сейчас все работает штатно, степень проникновения КЭДО — 98%, это очень высокий показатель для решения, предполагающего использование широкими группами сотрудников. К хорошему привыкают быстро, поэтому возможность подписать заявление на отпуск с мобильного за 1 минуту (реально одну минуту) уже никого не удивляет. Это ли не цель внедрения?

Внедрение кадрового электронного документооборота позволило сократить время на подписание документов с работниками, на получение оригиналов документов из региональных подразделений, сократить время служб, задействованных в этом процессе, и исключать риски, связанные с неполученными своевременно документами. Мы существенно сократили расходы на обмен бумажной корреспонденцией между региональной сетью и головным офисом, расходы на закупку бумаги и пр.

Сейчас каждый наш сотрудник может подписать документ из любой точки мира, для этого достаточно иметь телефон с доступом в интернет.

Сократилось время, связанное с бумажным документооборотом, и работника кадровой службы. Не нужно печатать документы, приглашать работников, подписывать со стороны работодателя, систематизировать и раскладывать в архив, ждать получение документов из региональных подразделений, проверять и отмечать полученные, запрашивать неполученные документы и т.д.

Кроме этого, такой подход делает нас гибкими и не привязывает к стационарному рабочему месту.

Евгения Потапова
Руководитель отдела кадрового администрирования ГК Альфа-Лизинг

Сложности, планы, рекомендации

Ошибки, естественно, есть, но они решаются в рутинном режиме тикетов техподдержкой EasyDocs и не влияют в целом на процессы. Про дополнительную функциональность речи сейчас не идет, так как она была изначально заложена в скоуп проекта. EasyDocs держит руку на пульсе всех новостей, касающихся цифровизации кадрового дела, так что нужно просто следить за новостями и обновлениями.

Глобально Альфа-Лизинг с точки зрения работы с персоналом от пандемии выиграл. Так уж сложилось. Люди перестали быть привязаны к офису во всех смыслах, реально расширилась география привлечения сотрудников, что неминуемо снизило затраты на поиск и привлечение специалистов.

Коллегам по рынку мы даем рекомендацию в кадровых проектах слышать сотрудников, чтобы внедрение проходило успешно. Ну и конечно планировать необходимые работы до мельчайших деталей, чтобы сроки выдерживались как у нас.

Рустем Манкеев
Руководитель ИТ-проектов ГК Альфа-Лизинг
{ "author_name": "Easydocs", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 3, "likes": 7, "favorites": 3, "is_advertisement": false, "subsite_label": "easydocs", "id": 297011, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Mon, 27 Sep 2021 09:02:21 +0300", "is_special": false }
0
3 комментария
Популярные
По порядку

Интересная статья! Спасибо! Для сотрудников есть отдельное мобильное приложение, где они подписывают?

3

Добрый день, сотрудники могут подписывать документы используя мобильную версию сайта, так же можно полноценно работать с документами в Телеграм-боте. ред.

2

Комментарий удален

В первые почему то об этом слышу, было интересно почитать 

0
Читать все 3 комментария
В Японии установили торговые автоматы со случайными авиабилетами по стране Статьи редакции

Peach Aviation не получает большой прибыли от автоматов, зато на популярности компании это сказывается хорошо.

Аппарат Peach Aviation Vice
«Spotify: История продукта». Как мы разработали алгоритмы музыкальных рекомендаций

Из онлайн-библиотеки — в сервис персонализированных рекомендаций.

Дефицит цифровых кадров в России и их подготовка

Весь мир переходит в цифровую среду. Пока в ежегодном глобальном рейтинге конкурентоспособности Россия занимает 43-е место, но задерживаться на нем не намерена. Для этого правительство запустило программу «Цифровая экономика РФ», которая будет поддерживать цифровую экономику в стране и подготовку необходимых кадров.

Объявлены победители Finlanding
Будущее наступит во вторник на OneRetailConf
Microsoft выпустит мини-холодильники в стиле Xbox Series X за $100 Статьи редакции

Предзаказы откроются 19 октября.

Мини-холодильники Xbox The Verge
HTC показала новую VR-гарнитуру — компания прифотошопила устройство к стоковым фотографиям Статьи редакции

«Трудно поверить, что ваша вещь хороша, если вам пришлось прифотошопить её к модели. Почему бы не сделать новую фотографию?», — пишет The Verge.

The Verge
«Российский рынок акций был и остаётся одним из самых привлекательных в мире»

Виталий Исаков, директор по инвестициям УК «Открытие» («Открытие Инвестиции»).

Минюст признал «Росбалт» и Republic «иностранными агентами» Статьи редакции
Чем плох SkyEng и что лучше него в разы

Учителя-студенты по цене профессиональных тьюторов-носителей. Обман, чтобы получить оплату. Игнор просьб и требований клиента.

Одно лишнее слово убило доверие: на встрече с Джобсом стартапер попытался завысить оценку и остался без сделки и бизнеса Статьи редакции

5 октября 2021 года, в десятилетнюю годовщину смерти Стива Джобса, предприниматель и автор проекта iLike Али Партови вспомнил об уроке, усвоенном после встречи с соучредителем Apple. А именно: не пытайся блефовать, если нет козырей.

Соучредитель музыкального сервиса iLike и образовательной платформы code.org Али Партови CNBC
null