Сотрудники перестали забывать о бизнес-задачах за 6384 рубля в месяц: что для этого нужно сделать предпринимателю
Предприниматель Ольга Федорова не могла допустить, чтобы сотрудники её компании просрочили хотя бы один дедлайн. Её клиентам могли назначить штраф в миллион рублей, если работа не будет сделана в срок. По этой причине Ольга постоянно напоминала сотрудникам о задачах и чувствовала себя словно воспитатель в детском саду. Однако она смогла делегировать контроль сотрудников и перестать постоянно думать о работе. О том, как ей это удалось, мы расскажем дальше в статье.
Привет, это Квант. Мы помогаем компаниям масштабироваться в 2–3 раза, освобождаем руководителям по 80 часов в месяц и делаем всякие полезные штуки, чтобы собственники бизнеса переставали жить на работе.
К нам обратилась Ольга Федорова, владелец компании «М-Аудит». Её компания занимается аутсорсингом бухгалтерских услуг и аудитом предприятий. В штате 8 человек. Ольга хотела делегировать контроль сотрудников, перестать работать по вечерам и выходным, а также избежать просроченных дедлайнов.
Потерять миллион рублей из-за просроченного дедлайна – легко
Компания Ольги сильно зависит от законодательства в плане жёстких сроков. Всё нужно делать своевременно и правильно. Поэтому вопрос организации и коммуникаций был очень важен для предпринимателя.
Если «М-Аудит» не предоставит аудиторский отчёт вовремя, клиент может не успеть сдать документ в налоговые органы. Из-за этого у клиента могут возникнуть юридические проблемы, и его предприятие могут обложить штрафом.
Если акционерное общество вовремя не опубликует аудиторский отчёт, то компания должна будет выплатить штраф в размере от 700 000 до 1 000 000 рублей, а должностные лица компании могут и вовсе отстранить от должности на 1–2 года.
Ольга хотела, чтобы сотрудники всё делали вовремя. Однако ей приходилось постоянно напоминать специалистам о задачах. Ольга искала способ, который помог бы ей перестать постоянно контролировать сотрудников.
Чувствовала себя не как предприниматель, а как воспитатель в детском саду
Очень много ответственности и задач висело на Ольге, ей было очень тяжело. Из-за этого предприниматель часто работала по вечерам и в выходные, занималась рутиной и практически не отдыхала.
Ольге приходилось контролировать сотрудников, напоминать о дедлайнах и даже переделывать за них работу в сжатые сроки.
«Вы вот это не забыли? Вы вот это вспомнили? Вот это записали? Ну, детский сад — честное слово».
Предприниматель искала способ, который избавил бы её от постоянного контроля сотрудников и позволил бы меньше времени проводить на работе.
Из-за работы над более срочными задачами сотрудники забывали про более важные
Ольга перепробовала всё: скачивала органайзеры, обязала сотрудников пользоваться бумажными ежедневниками, но проблем это не решало.
Хотя все ходили на работу с ежедневниками, сотрудники забывали записывать свои задачи. А даже если записывали, то это не давало гарантии, что работа будет сделана.
В последний момент у сотрудника могла появиться срочная задача, над которой он начинал работать, а про более важную задачу, которая была поставлена и записана за неделю до этого, он благополучно забывал.
CRM-системы Ольге тоже не подошли.
CRM предполагают организацию работы менеджеров по продажам. А мне нужна была совершенно другая система, у меня были другие задачи — именно организация работы. Чтобы всё было своевременно и чётко
Однако Ольга не сдавалась и продолжала искать более подходящий способ.
Внедрила новую систему во время нестабильной обстановки в стране
Когда Ольга узнала о «Кванте», она долго не хотела его покупать, несмотря на интерес к системе.
Решение принимала довольно долго, я вообще человек осторожный. Я столько всего перепробовала, хотела понять, подойдёт ли нам система, насколько это будет функционально, удобно и ненапряжно
Нестабильная обстановка в стране тоже повлияла на опасения Ольги. Однако менеджер убедил её, что деньги, которые она заплатит, будут небольшими по сравнению с тем эффектом, который это даст.
Я благодарна, что ваш менеджер меня всё-таки уговорил. Я искала что-то подобное: очень много ответственности и задач висело на мне лично. Делегировать задачи, когда нет стройной системы распределения функций, очень сложно.
В результате Ольга начала внедрять «Квант» в своей компании.
Система всех устраивала, потому что склад ума у сотрудников аналитический
Однако Ольге не пришлось внедрять новую систему в одиночку. Мы выделили ей консультанта, который обучил её работе в «Кванте».
У предпринимателей, которые внедряют систему с «Квантом», есть свой консультант. Сначала он обучает предпринимателя, как преподнести новость команде о работе в «Кванте» так, чтобы у сотрудников не было сопротивления и чтобы они сами захотели работать с «Квантом». Также консультант учит работать в системе, рассказывает об инструментах управления и помогает избежать распространённых ошибок. После внедрения консультант тоже всегда на связи: он продолжает отвечать на вопросы предпринимателя и добавляет новых сотрудников в «Квант».
Иногда у предпринимателей возникают проблемы с сотрудниками во время внедрения «Кванта»: люди сопротивляются новой и непривычной системе. Однако Ольге в этом плане сильно повезло с командой.
Вы знаете, у меня хорошая дружная команда. Всех устраивает, потому что склад ума у сотрудников аналитический, все любят порядок. Не скажу, что были трудности. Прям с удовольствием воспринимали
Сейчас новых сотрудников сразу же подключают к «Кванту».
Вон буквально несколько месяцев назад пришёл новый сотрудник. Подключили, и ей прекрасно работается!
Достаточно один раз описать задачу, и потом о ней можно забыть
Компания Ольги занимается составлением отчётности и ведением учёта, поэтому у них масса задач, которые повторяются из месяца в месяц, из квартала в квартал.
Предпринимателю удалось упростить работу с этими задачами при помощи функционала «Кванта».
Инструмент «Повторяющиеся задачи» позволяет один раз подробно описать задачу и указать, сколько раз и в какие дни нужно её выполнять. После предприниматель может забыть о ней: задача будет автоматически появляться в личном кабинете ответственного за неё сотрудника.
Однако недостаточно просто поставить задачу перед сотрудником, важно проконтролировать её выполнение.
Сотрудники перестали забывать о бизнес-задачах за 6384 рублей в месяц
Ольга хотела делегировать контроль сотрудников, ей надоело постоянно напоминать им о задачах. Кроме того, по работе Ольга не могла постоянно находиться в офисе.
Я и в командировках бываю, и на предприятиях. Я не могу сидеть в офисе и смотреть, кто что делает. Это нереально и мне это не нужно. Лишнее время, лишние нервы и здоровье в конечном итоге
Ольга решила делегировать контроль сотрудников при помощи «Коммуникатора».
Коммуникатор – это диспетчер, который контролирует сотрудников. Если он видит, что специалист не выполнил поставленную задачу, то диспетчер звонит и напоминает ему о ней. Если сотрудник продолжает игнорировать поручение, то коммуникатор сообщит предпринимателю о возникшей проблеме. За компанией клиента закреплено несколько коммуникаторов, а потому бизнес-процессы будут всегда под контролем: диспетчер внезапно не заболеет и не уйдёт в отпуск.
После подключения коммуникатора управленческая работа Ольги изменилась: сотрудники перестали забывать о задачах.
Сейчас, пока ты не выполнил задачу, коммуникация висит перед глазами, а коммуникатор тебе напоминает. Сроки написаны, повторяющиеся задачи расписаны. Они вываливаются каждому сотруднику — забыть невозможно
За подключение всех сотрудников к коммуникатору Ольга платит 6384 рублей каждый месяц. Она считает, что затраты на систему окупаются.
Квант для меня хорошее подспорье, правда. Я нисколько не пожалела, что взяла эту систему. Я не считаю, что это огромные затраты материальные. Это быстро окупается
Делаю работу, которую могу делать только я: не доделываю, не переделываю и не отслеживаю то, что делают исполнители
Благодаря делегированию рутины Ольга смогла сосредоточиться на тех задачах, которые может выполнить только она.
Теперь во всяком случае делаю работу, которую могу делать только я, а не доделываю, не переделываю, не отслеживаю то, что делают исполнители. Есть, конечно, к чему стремиться, но от рутины, в которую мне приходилось влезать, я отошла.
Эффективность её работы возросла, и компания начала расти и развиваться.
Также у Ольги появилось больше свободного времени. Если раньше она работала в выходные и по вечерам, то сейчас она всегда вовремя уходит с работы.
Мечтаете о подобных результатах?
Если вы тоже чувствуете себя воспитателем в детском саду и постоянно напоминаете сотрудникам об их задачах, ознакомьтесь с нашими материалами. Мы расскажем вам, как перепоручить контроль сотрудников и что делать, чтобы у предпринимателя появилось время на развитие бизнеса, отдых и личную жизнь.
Запишитесь на нашу бесплатную экскурсию. Мы созвонимся с вами, расскажем, как работает наша система и ответим на все интересующие вас вопросы. После экскурсии мы подарим вам три бонуса, которые помогут начать систематизацию бизнеса уже сегодня.
Канал Дмитрия Калашникова – канал создателя системы «Квант». Он является сооснователем трёх бизнесов с капитализацией в 1,5 млрд рублей. В своём блоге он рассказал о том, какие 6 факапов совершают 92% предпринимателей и как можно исправить эти ошибки.
Канал Кванта – канал компании, в котором мы делимся полезной информацией об управлении и рассказываем, как предприниматель может увеличить прибыль, масштабировать бизнес и при этом не жить на работе.
А почему если склад ума у сотрудников аналитический, им вообще понадобился квант? Почему они сразу не могли отслеживать сроки?
Потому что в системе важно не только отслеживать сроки, но и правильно ставить задачи.
Какой бы аналитический склад ума не был, если сотрудник ставят задачу устно и быстро перечисляют кучу требований к работе, то он об этом забудет. Может он и сдаст работу в срок, но это будет не то, что надо и не то, как надо.
Зачем на такую ответственную работу нанимать сотрудников, которые не могут справиться?
Вам не кажется, что Квант — это просто попытка оправдать плохо сделанный найм
Когда сотрудники не справляются, у этого всегда есть причины.
Одной из причин, почему сотрудники не справляются, может быть отсутствие системы. Если человеку отправляют задачи в трёх разных мессенджерах, ставят задачи на ходу, устно, не фиксируют письменно требования к задачам, то он что-нибудь да забудет, память человека небезгранична.
Ну а если система есть, задачи приходят, а сотрудник всё равно ничего не делает, тогда уже дело в самом человеке, и надо либо разбираться в причине и искать проблему, либо попрощаться с этим человеком. Тут каждый предприниматель сам решает для себя
Эта система только для конвеерных компаний, где люди однотипную работу делают. Чем больше творчества и свободы, тем сложнее ставить сроки и выпонять в срок. Не хотел бы, чтобы меня тюкал какой-то чел в личку из-за какой-то фигни
Для задач, у которых нет конкретного срока сдачи, в Кванте тоже есть функция: нежесткий срок выполнения задания.
В этом случае срок устанавливает сам исполнитель, опираясь на свою загрузку. Если возникают какие-то проблемы, то он может перенести срок сдачи. Однако если он совсем забудет о задаче, то ему о ней напомнит коммуникатор.
Таким образом, важные, но несрочные задачи не будут теряться, про них не будут забывать, и при этом у исполнителя будет больше свободы в плане установления сроков
Сомневаюсь, что просто напоминания могут решить проблему с дедлайнами. Что делать с сотрудниками, которые не выполняют задачи даже после напоминаний?