Не бросаем новичков на произвол судьбы: как «Рексофт» создает комфортную среду для адаптации
Онбординг давно перестал быть просто формальностью. В диджитал-мире, где границы офиса размыты, важно создать комфортную среду для нового сотрудника с первого дня. Рассказываем, как мы в «Рексофт» выстраиваем процесс адаптации и почему это важно для всей команды.
Пребординг: цепляем заботой ещё до выхода на работу
Мы верим, что первое впечатление о компании формируется ещё до выхода на работу, поэтому особое внимание уделяем пребордингу. Только за первое полугодие 2024 года мы запустили пребординг для 129 новых сотрудников. Как только кандидат принял оффер, с ним связывается команда онбординга и открывает доступ к специальному чат-боту.
Что новичок находит в этом «секретном» чате?
- Информацию о компании, её миссии и целях.
- Подробности о корпоративной культуре: как мы работаем, отдыхаем, общаемся.
- Информацию о соцпакете и льготах.
- Интересные факты о жизни компании и увлечениях сотрудников.
- Чат-бот также помогает собрать необходимые для оформления документы и заполнить анкеты.
Зачем это нужно?
Пребординг — это не просто формальность, а важный этап, который приносит пользу и кандидату, и компании. Мы хотим, чтобы будущий коллега получил представление о компании, её культуре и ценностях, о наших комьюнити и интересах еще до своего первого рабочего дня. Это поможет новичку заранее представить себя частью компании и убедиться в правильности своего выбора – он приходит в компанию уже подготовленным, знает, чего ожидать, и чувствует себя более комфортно в новой обстановке. В то же время HR-команда экономит время на уточнении базовой информации, необходимой для оформления, и в то же время может быть уверена, что все формальности не забыты.
Первый день: подписываем документы онлайн и изучаем «карту местности»
В первый рабочий день мы не тратим время на формальности. Все документы, включая трудовой договор, подписываются онлайн. Ноутбук или другое оборудование также будет доставлено новому сотруднику без лишней бюрократии.
На что делаем упор в первый рабочий день?
Так как большинство сотрудников оформляются дистанционно из различных городов России, онбординг в первый рабочий день сместил свои акценты с прогулки по офису и посещения кабинета кадровой службы на получение и подписание документов через электронную цифровую подпись, которая оформляется в течение 10 минут.
После того, как официальная часть с документами завершена, мы продолжаем знакомство с компанией и погружение в атмосферу нашей корпоративной культуры. На Welcome-встрече, как называют в компании первую рабочую встречу, коллеги узнают о самых важных деталях, которые нужно знать для старта работы: получают первое представление об организационной структуре компании, знакомятся с терминами, применяемыми внутри, узнают, какие корпоративные сервисы, платформы и инструменты применяются в том или ином случае. Обязательно рассказываем об инструментах коммуникации и правилах взаимодействия в команде, особенностях рабочего графика (спойлер: у нас он вполне гибкий). Например, обсуждаем, в какое время принято отвечать на сообщения, чтобы не беспокоить коллег в нерабочее время.
Презентация, на основе которой шел рассказ, доступна коллегам и после встречи, чтобы можно было вернуться к ней в любой момент. Важно отметить, что welcome-встреча носит практический характер: её цель – не завалить новичка информацией, а дать основу для дальнейшей успешной адаптации в новой компании.
Чеклист первоочередных задач помогает новичку правильно организовать первые рабочие дни и быстро включиться в работу: настроить нужные программы, пройти обязательные тренинги, выбрать программу ДМС, и т.д. Чеклист доступен в электронном виде и служит своеобразной «картой местности» в первые дни. После того как новичок ознакомится с общим чеклистом, его ждёт ещё один — уже от непосредственного руководителя. В нём прописаны задачи на испытательный срок и план знакомства с командой.
После завершения велком-звонка сотрудник «с рук на руки» передается своему куратору или руководителю, а также HR партнеру для знакомства со своей практикой или проектом, а также для обсуждения дальнейшего плана задач.
Одна из наших ценностей – «Команда»: мы заряжаем, обучаем и поддерживаем друг друга, и начинаем это делать с первых дней жизни сотрудника в компании.
Первый месяц работы
В первый месяц работы сотрудник проходит обязательные тренинги, назначаемые со стороны компании или проекта. Именно в формате официального тренинга с фиксацией прохождения удобнее всего дать коллеге информацию, знакомство с которой обязательно, но может занять время. Это, как правило, инструкции по пожарной или информационной безопасности, знакомство с Кодексом корпоративной этики, специальные тренинги, которые может назначать практика или проект (например, Курс по лучшим инженерным практикам, процессам и инструментам, применяемым в компании), и т.д.
Наличие таких тренингов также поможет при прохождении аудирования компании на предмет соответствия международным стандартам качества.
«Перейдем на ты»: о компании глазами топ-менеджера
После завершения первого месяца работы, когда новичок уже освоился в новой компании, ему приходит приглашение на встречу, где он сможет познакомиться с одним из топов, послушать о развитии компании в прошлом и о планах по развитию в будущем, подробнее узнать о ценностях компании, задать вопросы или внести свои предложения напрямую коллегам. Эта встреча также готовится через призму ценностей «Команда» и «Компания».
Точки контроля
Первый месяц пролетает незаметно, поэтому мы не бросаем новичков на произвол судьбы. Контроль успешной адаптации коллеги перешел от команды онбординга к менеджеру и HR партнеру, которые регулярно встречаются с ним во время 1-2-1, где обсуждают промежуточные результаты, а также возможные вопросы или проблемы.
Кроме того, компания контролирует процесс адаптации через проведение пульс-опросов по ключевым точкам, первая из которых наступает по итогам первого месяца после выхода на работу. Цель этого опроса – вовремя поднять «красный флаг», если сотруднику чего-то не хватает: недостаточно понимания по организационным вопросам, не хватает поддержки, есть проблемы с оборудованием или остались вопросы, мешающие успешной адаптации.
Работа из дома: удобно, но…
Мы проводим регулярные опросы вовлеченности и видим, что возможность дистанционной работы из дома – одна из наиболее привлекательных опций для сотрудников. Но при этом все коллеги, и в первую очередь новые сотрудники, отмечают важность регулярного личного общения и офлайн-встреч. Поэтому важно при возможности обговорить с коллегой посещение офиса несколько раз в неделю хотя бы в первый месяц работы (конечно, при условии, что остальная команда или руководитель также смогут посещать офис): это поможет быстрее наладить связи с коллегами и успешнее адаптироваться в компании.
Третий месяц работы и завершение испытательного срока
Level Up: погружение в people процессы
Завершает цикл информационных встреч встреча Level Up. Как правило, она проходит через 2 месяца работы и посвящена вопросам роста и развития, пониманию работы performance менеджмента в компании, вопросам перехода на следующий уровень, организационным моментам оформления различных статусов (отпуск, командировка и т.п.), а также рассказу о внерабочей жизни коллег (комьюнити по интересам, внепроектные активности и т.п.).
Сбор обратной связи по процессу адаптации
Мы собираем данные с нескольких сторон. Во-первых, просим коллегу пройти пульс-опрос через три месяца работы в компании и дать оценку адаптации в целом, а также рекомендации по улучшению.
По результатам опроса мы корректируем программу онбординга в целом, чтобы сделать её ещё более эффективной, а также подключаем соответствующие команды, если оценка адаптации ниже целевого уровня.
Во-вторых, куратор или менеджер сотрудника и HR BP также оценивают работу коллеги во время испытательного срока и дают рекомендации по его завершению.
Как мы измеряем успех?
Вот несколько цифр, которые иллюстрируют нашу работу за первое полугодие 2024 года:
- 90% новых сотрудников высоко оценивают процесс адаптации в компании.
- За первое полугодие 2024 года мы провели 85 Welcome-встреч для новых сотрудников.
- 70% новичков готовы рекомендовать компанию своим друзьям и знакомым.
- Только 4% от общего числа новичков в 2024 году покинули компанию в течение первых месяцев работы.
Пример из пульс-опроса:
Вопрос: «Поменялись ли твои впечатления о работе в компании по сравнению с первым месяцем работы? В какую сторону?»
Ответы:
«Со временем я всё больше убеждаюсь в правильности своего выбора компании».
«Впечатление стало лучше, когда узнала, как на практике в отношении меня реализовалась поддержка компании, заинтересованность в сотрудниках».
«Нет. Не поменялись. Всё хорошо».
«В целом все хорошо, я вижу вещи, которые хочется изменить, но думаю, что мы сможем решить это совместными усилиями».
Что помогает новичкам стать частью команды?
Обучение: мы применяем дифференцированный подход, разбив материалы для изучения как по временной шкале (первая неделя/первый месяц и т.д.), так и разбив их по типам получения материала: онлайн-встречи с представителями различных команд или с топ-менеджером или через специальные онлайн-курсы с отметкой о прохождении и своим чек-листом. В качестве примера можно привести курс Engineering Excellence – он помогает разработчикам быстро разобраться в наших высоких стандартах качества кода. Основной принцип: не заваливать новичков информацией в первый день, а предоставлять доступ к материалам постепенно, по мере необходимости.
Проектный онбординг: непосредственный руководитель знакомит новичка с командой, текущими задачами, спецификой работы над проектами. В одном из подразделений мы используем модель с карьерным наставником, который помогает новичку в профессиональном развитии внутри компании. Есть практика «бадди» – более опытного коллеги, который помогает новичку адаптироваться в компании в течение испытательного срока. Исследование «ЭКОПСИ Консалтинг» подтверждает, что индивидуальный подход к адаптации повышает её эффективность, поэтому мы разработали разные программы для сотрудников.
Встреча «Перейдем на ты» с топ-менеджером: это неформальная встреча, на которой новички могут лично пообщаться с руководством компании, задать любые вопросы и узнать о стратегии развития из первых уст. Также мы регулярно проводим таунхоллы, где топ-менеджмент делится новостями компании и планами на будущее.
Ежемесячный дайджест с информацией о новых сотрудниках, который помогает знакомиться и находить общие интересы. Новички сами рассказывают о себе: об увлечениях, опыте работы и даже о любимых книгах. Это делает знакомство с коллегами живым и интересным, дает первые шаги для неформального общения.
HR-партнер. В «Рексофт» за каждой практикой и департаментом закреплен свой HR-партнер. Он помогает и сопровождает сотрудника на протяжении всего жизненного цикла в компании, начиная с первого дня работы: способствует успешной адаптации, помогает решать спорные моменты, ориентирует в случае возникновения вопросов и вообще – совместно с руководителем первый контакт, куда обращается коллега по всем вопросам!
Мы в «Рексофт» убеждены, что адаптация — это не одномоментный процесс, а длительный период, который может занять несколько месяцев. Это подтверждает и исследование «ЭКОПСИ Консалтинг», которое выявило, что наиболее эффективны длительные программы адаптации.
Для нас успешная адаптация нового сотрудника — это общая цель, к которой стремятся HR, руководители, наставники и вся команда. Мы считаем, что только вместе мы создадим условия, в которых каждый новичок сможет раскрыть свой потенциал.
Правильно выстроенный онбординг — это залог быстрой адаптации, высокой мотивации и вовлеченности новых сотрудников, а значит – и успеха всей компании. И да, все вышеперечисленное — это не просто формальность. Мы действительно живем по принципам наших четырех ценностей: «Я», «Команда», «Компания», «Клиенты». И онбординг — это один из важных элементов, который помогает нам следовать этим ценностям.