Инструменты для управления изменениями и их успешного внедрения: ADKAR и Анализ Силового Поля

Какие ассоциации у вас приходят со словом ИЗМЕНЕНИЯ?
Лично у нас первыми всплывают:
▪ что-то неожиданное и неуправляемое
а потом:
▪ а точно ли нужны эти изменения? Чувствуете порыв к сопротивлению?)))
Но это буквально несколько мгновений. Потом мы вспоминаем, что перемены-то к лучшему, особенно если они управляемы и понятны.
Методам управления изменениями (в процессах, проектах, организации чего-либо, требований и т.д.) хотим посвятить данную статью.
Рассмотрим:
✔ модель управления изменениями ADKAR
✔ практические шаги по внедрению изменений
✔ анализ силового поля
Часть 1\4

Модель ADKAR. Теория

Управление изменениями обычно наталкивается на сопротивление людей, будь то на работе или вне ее. Игнорирование человеческого фактора - эмоций, которые заставляют людей сопротивляться изменениям, скорее всего, приведет к провалу проекта или к тому, что успех будет отложен.

Модель ADKAR представляет собой четкий, структурированный процесс преодоления сложностей, связанных с изменениями на индивидуальном уровне.
Система, разработана для поддержки и облегчения именно человеческой стороны изменений в бизнесе. Пошаговый подход в адаптации к изменениям, расшифровывается как:
Awareness - Осознание
Desire - Желание
Knowledge - Знание
Ability - Способность
Reinforcement - Подкрепление

Разберем каждую часть модели ADKAR более подробно:
📌Awareness Осознание
На первом этапе необходимо осознать, почему изменения необходимы.
Коммуникация - ключевой первый шаг в любом проекте, особенно если проект включает в себя элементы изменений. Человеческой природе свойственно сопротивляться переменам, особенно если мы не понимаем, что это за перемены и почему они необходимы.
📌Desire Желание
После того как осознание необходимости перемен пришло следует создать у заинтересованных сторон желание участвовать в изменениях и поддержать их. Для этого стоит показать преимущества изменений для конкретных людей и задействовать внутренние и внешние факторы мотивации.
📌Knowledge Знания
Этот этап включает в себя предоставление сотрудникам знаний и навыков, необходимых для проведения изменений. Это могут быть тренинги, семинары или материалы, объясняющие новые процессы и инструменты.
📌Ability Способности

Одних знаний недостаточно; сотрудники должны обладать способностью внедрять изменения на ежедневной основе. Это может включать в себя предоставление дополнительных ресурсов, инструментов или времени для адаптации сотрудников к новым методам работы.

📌Reinforcement Подкрепление

Для поддержания изменений важно постоянное подкрепление. Этого можно достичь посредством поддерживающего общения, признания, а также интеграцией изменений в систему и организационную культуру. Модель ADKAR служит основой, которую можно применять в различных ситуациях, требующих изменений, таких как:

✔ реструктуризация организации

✔ внедрение новых технологий

✔ оптимизация процессов

Модель обеспечивает структурированный подход, позволяющий не только управлять изменениями, но и руководить ими таким образом, чтобы организации и их сотрудники могли извлечь выгоду из перемен и улучшений.

❓Почему стоит использовать ADKAR для управления изменениями? ✅Существует множество различных моделей управления изменениями, которые разрабатывались консультантами и экспертами на протяжении многих лет. Но что делает ADKAR настолько удобной для использования, так это простота схемы, которой легко следовать, внедрять и добиваться результатов.

✅Еще одно преимущество ADKAR заключается в том, что она адаптируется к различным типам и масштабам изменений, что делает ее полезной для менеджеров и драйверов изменений, которым нужен систематический подход для выявления недостатков в процессе управления изменениями и принятия корректирующих мер.Далее обсудим, какие практические шаги нужно предпринять,чтобы изменение было внедрено.

Часть 2/4

Модель ADKAR. Внедрение изменений

1 Шаг: Оценка
Первый шаг в реализации управления изменениями по модели ADKAR - понять текущее состояние и определить, в чем заключается необходимость изменений.
✔Для этого необходимо провести SWOT-анализ, чтобы определить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы текущей ситуации.
✔Кроме того, стоит опросить сотрудников, чтобы понять, как они оценивают существующий процесс и культуру. Делать это нужно профессионально и тактично.
✔ Также следует проанализировать KPI, чтобы выявить области, в которых можно внести улучшения.
2 Шаг: Планирование
После определения необходимости изменений следующим шагом будет разработка надежной стратегии управления изменениями, которая соответствует концепции ADKAR.
✔Для этого необходимо составить график проекта, в котором будет указано, что и когда должно произойти.
График проекта должен включать основные вехи, такие как время начала изменений, время обучения, время коммуникации и дата запуска или окончания проекта.
✔ На этапе планирования необходимо определить, кто является заинтересованными сторонами процесса и каковы их роли или обязанности в обеспечении успеха проекта.
✔ Рекомендуется провести анализ заинтересованных сторон, чтобы определить степень заинтересованности и уровень их власти или влияния на проект.
Матрица RACI является подходящим инструментом на этапе планирования.
3 Шаг: Выполнение
После оценки и планирования наступает время осуществить запланированные изменения.
✔ На этом этапе необходимо провести коммуникационные мероприятия, чтобы повысить осведомленность и проинформировать заинтересованные стороны о предстоящем изменении.
✔Для эффективной адаптации к изменениям проведите тренинги, на которых будут переданы необходимые навыки и знания. Но не ограничивайтесь лишь этим, а продолжайте предоставлять необходимые ресурсы и поддержку до окончания этапа.
✔ Полезным инструментом на этом шаге работ является план коммуникаций, позволяющий определить, что и кому необходимо передать, когда и как вы будете это делать.
4 Шаг: Мониторинг
Во время и после изменений важно продолжать контролировать процесс изменений и оценивать его эффективность, чтобы выявить любые проблемы, которые могут возникнуть и требуют решения.
✔ На этом этапе важно проводить регулярные обзоры с заинтересованными сторонами, чтобы собрать качественную обратную связь и получить представление о любых проблемах или сопротивлении изменениям. Это прекрасная возможность учесть эти отзывы и устранить их до того, как они окажут пагубное влияние на ход изменений, что подводит нас к последнему этапу процесса оптимизации.
5 Шаг: Оптимизация
Последний шаг - оптимизация процесса путем внесения любых корректировок в процесс изменений на основе обратной связи и любого влияния на KPI, связанные с успехом проекта.
Действия на этом этапе заключаются в:
✔ определении областей, требующих внимания или доработки, модификации стратегий и планов на основе реальной обратной связи и данных о производительности
✔ в укреплении успешных изменений для обеспечения их долгосрочной устойчивости.
Следуя этим подробным шагам и используя соответствующие инструменты и ресурсы, вы сможете значительно повысить вероятность успеха ваших инициатив по изменению с помощью модели ADKAR.

Немного отвлечемся от теории)))

🤔Да...Шаг №1.Оценка изменений тут явно пропущен...

Вернемся к управлению изменениями.

Часть 3\4

Анализ Силового Поля

Анализ силового поля (Force Field Analysis) – это стратегический инструмент, играющий ключевую роль в управлении изменениями как внутри организации, так и на личном уровне.
🎯Цель анализа - облегчить процесс понимания динамики изменений в различных ситуациях. Он служит диагностическим инструментом, помогающим выявить различные силы, которые могут повлиять на инициативу изменений.

Эти силы могут быть как в поддержку изменений📈 (движущие силы), так и против них 📉(сдерживающие силы).
Понимая эти силы, человек или организация могут разработать стратегии, направленные либо на усиление движущих сил, либо на ослабление сдерживающих сил, что приведет к более эффективному и результативному осуществлению изменений.
📌Области применения анализа силового поля:
✔ Управление организационными изменениями
✔ Личностное развитие и самосовершенствование
✔ Управление проектами и принятие решений
✔ Решение проблем в команде и индивидуально.
Визуально отображая силы, влияющие на конкретную проблему, команды могут получить лучшее понимание действующих факторов. Этот процесс не только помогает найти более комплексные решения, но и способствует созданию атмосферы сотрудничества, в которой члены команды могут высказывать свои точки зрения на потенциальные движущие и сдерживающие силы.
👌Одна из ключевых причин, по которой анализ силового поля так ценится - это его способность привнести ясность и структуру в зачастую хаотичный процесс изменений.
Ниже рассмотрим шаги для проведения анализа силового поля при изменениях.⬇

Часть 4/4

Проведение Анализа Силового Поля

1 Шаг: Определение текущей ситуации

Вопросы, которые стоит задать:

❓что происходит сейчас

❓каковы ключевые характеристики текущего состояния

❓почему оно должно измениться

Этот шаг закладывает основу для всего анализа и требует глубокого и объективного понимания текущих обстоятельств.

☝ Важно также определить желаемое конечное состояние или цель (SMART). Четкое видение желаемого результата поможет определить, какие силы будут поддерживать, а какие препятствовать достижению этой цели.

2 Шаг: Определение движущих сил Это те силы, которые толкают или тянут ситуацию к желаемым изменениям. По отношению к организации или человеку они могут быть как внутренними, так и внешними.

📌Внутренние движущие силы: - мотивация сотрудников - признание неэффективности существующих процессов - стремление к совершенствованию.

📌Внешние движущие силы: - технологический прогресс - изменения рыночных тенденций - давление со стороны конкурентов - нормативные изменения Выявление этих сил требует изучения как внутренней динамики, так и внешней среды.

Выявление этих сил требует изучения как внутренней динамики, так и внешней среды.
3 Шаг: Выявление сдерживающих сил
Сдерживающие силы действуют против желаемых изменений и могут возникать из разных источников.
📌К таким силам можно отнести:
- организационную культуру и традиции
- ограниченность ресурсов (бюджет или временные ограничения)
- отсутствие необходимых навыков или знаний у сотрудников
- стабильность рынка
- психологические факторы (страх перед неизвестностью или сопротивление изменениям)
Понимание этих сдерживающих факторов очень важно для разработки стратегий по их преодолению или смягчению.
4 Шаг: Анализ и определение приоритетов сил
На этом шаге необходимо оценить каждую силу с точки зрения ее влияния на инициативу изменений. Некоторые силы будут оказывать большее влияние на текущую ситуацию, чем другие.
Этот шаг помогает понять, какие силы требуют большего внимания. Может оказаться, что некоторые сдерживающие силы слишком сильны и требуют значительных усилий для преодоления, тогда как движущие силы настолько мощны, что их можно использовать более эффективно.
5 Шаг: Разработка стратегий
Последний шаг в анализе поля сил - разработка стратегий, направленных на усиление движущих сил и ослабление или устранение сдерживающих сил. Именно здесь происходит фактическое планирование изменений.
📌Для усиления движущих сил стратегии могут включать:
✔ повышение вовлеченности сотрудников
✔ инвестиции в новые технологии
✔ использование рыночных возможностей.
📌Для ослабления сдерживающих сил стратегии могут включать:
✔ реструктуризацию организации
✔ программы обучения и развития
✔ решение культурно-деловых проблем
✔ перераспределение ресурсов.
☝При разработке этих стратегий важно соблюдать баланс. Чрезмерный акцент на движущих силах без должного внимания к сдерживающим силам может привести к сопротивлению и конфликтам, а чрезмерное внимание к сдерживающим силам может ослабить мотивацию и замедлить темпы изменений.
➕Преимущества метода
Структурированный подход: анализ силового поля предлагает четкий и систематический способ анализа факторов, участвующих в принятии решений, гарантируя, что будут учтены все значимые силы.
Всесторонний анализ: способствует углубленному изучению текущей ситуации, принимая во внимание как положительные, так и отрицательные факторы
Эффективное управление изменениями.
🚫Ограничения
▪ Субъективность: Личное восприятие и опыт могут повлиять на то, как силы рассматриваются и расставляются приоритеты.
▪ Отсутствие прямых решений: Анализ силового поля обеспечивает основу для анализа, а не прямые решения.
▪ Риск чрезмерного упрощения: когда множество сил взаимодействуют сложным образом.

В заключение хочется добавить,что в современном мире невозможно полностью предусмотреть все вызовы. Наверное, стоит сжиться с мыслью,что полный контроль над всеми изменениями нам неподвластен. Но наличие инструментов, позволяющих структурировать и хоть частично управлять ими, значительно снижают неопределенность и риски.

💭А вы как считаете? Стоит ли поддаться внешним обстоятельствам и плыть по течению или прибегнуть к методам управления изменениями?