{"id":13563,"url":"\/distributions\/13563\/click?bit=1&hash=7a1c2765d377f463a7849b32148c496d0d86e5839a4216a090578d9381a4c980","title":"\u041a\u0430\u043a\u043e\u0439 \u0414\u041c\u0421 \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c, \u0435\u0441\u043b\u0438 \u0441\u043e\u0442\u0440\u0443\u0434\u043d\u0438\u043a\u0438 \u0440\u0430\u0437\u044a\u0435\u0445\u0430\u043b\u0438\u0441\u044c \u043f\u043e \u043c\u0438\u0440\u0443","buttonText":"","imageUuid":"","isPaidAndBannersEnabled":false}
Карьера
Aleksandr Stikharev

Почему планирование проектов не работает, и как с этим жить

Анастасия Алдохина

История, в которой доблестный главный герой просчитал всё, что мог, а потом в очередной раз не справился с выполнением плана в срок, утомляет регулярностью повторов. Разбираемся, почему в большинстве случаев планы проектов оказываются нереалистичными, и как можно этого избежать.

Ошибка планирования

Проблема настолько популярна, что считается когнитивным искажением.

Ошибка планирования — это когда люди думают, что могут планировать, ха-ха.

Элиезер Юдковский

Бюлер, немецкий психолог и учитель Поппера, в 1994 году предложил студентам оценить сроки сдачи академических работ. Им нужно было сказать, когда они закончат, с 50%, 75% и 99% вероятностью. Итоги эксперимента не обнадёживают: 13% испытуемых уложились в срок, оценённый с 50% вероятностью успеха, 19% — в срок, вероятность которого была 75%. Тех, кто смог уложиться в вероятный на 99% срок, оказалось всего 45%. И это несмотря на то, что изначально исследователи просили студентов сделать максимально осторожный прогноз, в котором они были бы уверены наверняка.

Райан Ньюби-Кларк в 2000 обнаружил, что если попросить людей спрогнозировать что-то на лучшей реалистичной догадке и отдельно — на удачном стечении обстоятельств, результаты будут неразличимы.

Если объяснять и доказывать на обычных студентах и менеджерах, многое видится по-другому. Открытие Денверского аэропорта отложилось на 16 месяцев, релиз Еврофайтера Тайфун — на четыре с половиной года, а Сиднейского Оперного Театра — на шесть лет. Бюрократия и масштабы, конечно, усугубили эти ситуации, но вряд ли стали их причиной. И если в случаях со студентами страдают в основном нервные системы — их и преподавателей, — то задержки в крупных проектах стоят немалых денег.

По данным Института управления проектами, только половина проектов закрывается в срок.

Такие ошибки случаются из-за того, что люди опираются на внутренние ощущения. Мы думаем, по какому сценарию будем выполнять намеченный план, прогнозируем, сколько ресурсов и времени потребует задача, визуализируем каждый шаг. Такой «взгляд изнутри» не даёт полноценно оценить и учесть внешние риски. Как бы мы ни старались, выходит слишком самонадеянно: даже попытки представить себе худший сценарий не приближают план к реальности в достаточной мере.

Как показывают исследования и практика, чем подробнее мы выстраиваем план, опираясь на собственные представления, тем более оптимистичным и менее точным он становится.

Звучит безнадёжно. Но несколько способов справиться с этим когнитивным искажением есть. Расскажем о главных стратегических моментах и напомним, что стоит делать на практике, непосредственно во время планирования.

Используйте внешние данные, а не внутренние

Это первое и самое главное. Лучше как можно меньше прибегать ко «взгляду изнутри» и использовать вместо него «наружное наблюдение». Оно заключается в ревью прошлого опыта и похожих задач.

Самый надёжный способ — найти незаинтересованного человека, у которого уже есть опыт работы с похожими задачами, и спросить у него, сколько времени на них обычно уходит.

Решение намеренно упускать детали кажется контринтуитивным: ведь так результат выглядит более предсказуемым, а сам план — точным и искусно сотканным. Но практика снова показывает обратное.

Уже упомянутый выше Бюлер в той же работе дал результаты другого исследования. Студенты — на этот раз японские — спрогнозировали, что закончат сочинения за 10 дней до срока сдачи. Но справились за день до срока. Когда спросили, как они сдавали сочинения раньше, выяснилось, что их всегда заканчивали за день до срока. Прошлый опыт снова победил точные детализированные прогнозы.

Есть похожее исследование, которое свидетельствует, что посторонние с опытом выполнения похожих задач оценивают их сроки трезвее и реалистичнее, чем те, кто занимается планированием.

Оценивайте реалистично. Анастасия Алдохина

Ещё несколько стратегических советов

1. Не планируйте ради планирования. Учитывайте свои возможности и окружающую среду от коллектива до рынка в целом. Мониторьте реакции не только на перемены в команде и задачах, но и на политические, экономические и социальные изменения. Планирование — это сочетание желаемого и возможного, и вопрос «чего мы достигнем при определенных условиях» работает куда лучше вопроса «чего мы хотим достичь».

2. Актуализируйте планы. Глобальные — хотя бы раз в квартал. Роадмап — это абстракция, чтобы помнить, ради чего вы всё затеяли, а не точное пошаговое руководство.

3. Будьте внимательны к инструментам. Вряд ли вы используете вместо таск-менеджера Эксель и переписываетесь через ICQ, но автоматизация процессов (отчёты, мониторинг исполнения и другие базовые вещи) упрощает жизнь и творит чудеса. Хорошо иметь возможность вовремя узнать, если что-то идёт не так, сравнить план и факт и донести информацию до всей команды одним сообщением. И ключ к этой возможности — в сервисах, которые идеально ложатся на процессы вашей компании. Мы делали обзор таких инструментов здесь.

4. Если вы руководитель: ориентируйтесь на подчинённых. Чем больше принимающих решения сотрудников участвует в планировании, тем выше шанс узнать о важных деталях раньше, чем эти детали ударят по проекту.

Фиксируйте всё, что возможно, и слон не появится.  Анастасия Алдохина

Нюансы тактики

1. Составляйте план реализации: чёткую картинку того, как, где и когда нужно действовать. Держите его в голове для лучшей мотивации, но не забывайте закладывать дополнительные ресурсы на неопределённость, которая может случиться из-за внешних обстоятельств.

2. Делите на части. У ошибки планирования есть любопытная особенность. Время, которое отводится на задачу в целом, оказывается меньше, чем суммарное время выполнения всех её частей. Каждую часть лучше описать конкретно, без размытых формулировок, чтобы потом было ясно, выполнена она или нет.

3. Используйте трекер. Фиксируйте время, которое занимает задача у вас (или у отдельных исполнителей) и у команды в целом. В будущем на эти данные получится опереться. Мы считаем точное время, затраченное на задачу, через таск-менеджер с трекером: работаем в Штабе.

4. Делайте прозрачно: фиксируйте всё, связанное с задачей, на одной площадке, и описывайте подробно. Назначьте чек-поинты проверки статуса и просите коллег отчитываться по задаче в общем доступе, чтобы картина всегда была актуальной.

5. Рассчитайте коэффициент погрешности. Запланируйте несколько дел, запишите, сколько предположительно времени они займут. Когда закончите, поделите итоговое время всех дел на запланированное. Так вы получите процент, на который обычно ошибаетесь в планах, и потом его можно будет учесть.

Допустим, у вас есть план:
1. Созвониться с коллегой по задаче (30 минут)

2. Внести правки заказчика (60 минут)

3. Поставить ТЗ подрядчику (30 минут).

Вы засекаете время, и, закончив, понимаете, что вместо планируемых двух часов потратили три. (Проблемы со связью, кот очень просил погладить, на созвоне вскрылись бездны.)

Дальше — математика: 3/2=1,5. Решение задач заняло в полтора раза больше времени, это и есть коэффициент погрешности.

6. Оценивайте время в самую непродуктивную часть дня. Усталость и чувство вялости хорошо отражаются на планировании: теряется оптимизм, с которым мы обычно верим в удачу и сокращаем сроки. По исследованию Голдера и Мэйси, у большинства людей это время — сразу после обеда, через шесть часов после пробуждения. В Твиттере в эти часы случается лавина негативных постов. Но можно отследить собственное непродуктивное время: усталость и спад настроения не дадут промахнуться.

Слоны симпатичные, но реалистичное планирование круче. Анастасия Алдохина

Закончим забавным парадоксом: сложно жить, зная, что человеческий мозг вообще не заточен под планирование, но становится легче, когда об этом помнишь. Знатоки когнитивных искажений говорят, что любое из них можно победить, если его учитывать и вовремя купировать. Надеемся, пара пунктов из этого списка помогут вам планировать лучше, чем месяц или год назад. И будем рады узнать, какие у вас есть фишечки, чтобы укладываться в сроки.

0
28 комментариев
Написать комментарий...
Vladislav Tr

Подумал что прочитаю статью за пару минут, в итоге пятнадцать. ))

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

тяжелый материал?)

Ответить
Развернуть ветку
Илья Смирнов

Нет, просто он думал что умеет планировать)

Ответить
Развернуть ветку
Veta Rime

same. Но оно того стоило, призадумалась

Ответить
Развернуть ветку
Богдан В.

А все банально сводится к тому, что планировщик должен знать реальную пропускную способность используемого ресурса.
И тут только опыт-грабли-опыт и т.д.

Зы занятно, но бизнес по большей части не любит реальные сроки.;))

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

Стоит признаться, бизнес любит, чтобы было готово вчера и бесплатно))

Ответить
Развернуть ветку
Veta Rime

Блин, это то ли демотивирует, то ли обнадёживает, так сразу и не скажешь.

Но вообще даже  если поручить назначить сроки левому человеку, или как вы говорите незаинтересованному,  это не решит проблему на 100%. Ему или придётся заплатить много денег, чтобы он понял контекст, или он сделает сырой прогноз. Получается, что нужен человек, который совсем недавно решил максимально похожую задачу в максимально похожих условиях. Только тогда он что-то относительно внятное скажет. 

И на уровне отрисовки какого-то дизайна это ещё окнорм, а что делать, если речь о разработке большого продукта? Надо рассчитать бюджеты и уложиться в какие-то сроки, которые, выходит, адически трудно нормально определить. 

Короче, теоретики опять молодцы и опять не приблизились к практике. По крайней мере, бизнесовой. И странно, что в исследованиях мелькают в основном студенты. Это как будто предвзято, потому что хуже них планируют только дети ещё более младшего возраста. 

А вот советы про коэффициент погрешности и планирование в плохом настроении близки к реальности, за них спасибо. 

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

Может и скажет, но опять же в любом проекте есть риски, которые тоже нужно учитывать, а они могут выстреливать в самый неподходящий момент.

Вероятно, студентов просто легче всего собрать вместе и провести исследование 😉

Ответить
Развернуть ветку
Veta Rime

У верблюда два горба, потому что жизнь — борьба. 

Хорошо что даже при таких сложных вводных бизнесы умудряются жить) 

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Из фишичек. Переход на сдельную оплату труда + бонус за скорость значительно облегчил планирование в целом, и ускорил сроки обработки задачи. Все хотят деньги быстрее и больше.

Ответить
Развернуть ветку
Mikhail Savushkin

Но может влиять на качество.

Ответить
Развернуть ветку
Ренат Ренатович
Почему планирование проектов не работает

Потому что люди оптимисты

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

Это же прекрасно! Но есть ещё пессимист - он страхуется в х3 и реалист - говорит давай начнём, а там как пойдёт 😀

Ответить
Развернуть ветку
Каролина Овчинникова

Хорошая статья

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

Спасибо за оценку 😍

Ответить
Развернуть ветку
tabularasa

"Бюлер, немецкий психолог и учитель Поппера, в 1994 году... "
Круто, когда статья вот так запросто с Поппера начинается. Но дата меня смутила сразу. Короче это не тот бюлер. Ну или не тот поппер ;)
ПС: по вашей же ссылке указан автор

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

Спасибо, проверю, но уже отредактировать не смогу. Напишу сюда.

Ответить
Развернуть ветку
Поджог Сараев
Оценивайте время в самую непродуктивную часть дня

Есть ещё лайфхак - оцениваем в продуктивную часть дня, а потом умножаем полученную оценку на 2.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Isteluyuev

Хотелось бы добавить из своего опыта 5 копеек. Как правило, не всегда причина срыва сроков проекта- это плохое планирование.В наших проектах( нефте сервис) , очень большая проблема это понять объем работ. Часто заказчик сам не до конца, и в деталях понимает, что он хочет получить. К этому прибавляется постоянное изменение объемов, иногда изменение качества и конечно сдвиги по срокам. Поэтому процесс планирования, это конечно хорошо, и даже иногда работает... Но чаще- все идёт совсем не по плану. Поэтому мы контролируем буквально несколько параметров, что бы не остаться без штанов. 1. Контроль всех расходов по проекту.2. Контроль простоев.3. Ежедневный отчёт о ходе работ.

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

Формат ежедневных отчётов не сильно отжирает время на работу по проекту? Или у вас все проекты это фултайм загруз всей команды?

Ответить
Развернуть ветку
Anton Isteluyuev

Как не странно, пошли по пути упрощения. Руководитель проекта на месте ,утром скидывает в группу вотсап план на день, и вечером скидывает туда же, отчёт о проделанной работе.
Каждую неделю расширенный отчет. Никого такая форма не напрягает, уровень контроля- приемлемый.

Ответить
Развернуть ветку
Veta Rime

Кстати, о фишечках. Замечала, что планирую лучше, когда меньше симпатии испытываю к задаче. Возможно, это что-то близкое к пункту о плохом настроении, но по ощущениям работает иначе. Так убираются мысли вроде "сделаю за полдня чтобы уже к вечеру всё было классно", из-за которых не замечаешь кучу обстоятельств и потом страдаешь. 

Ответить
Развернуть ветку
Герман Анортосис

Почему планирование проектов не работает и почему без планирования было бы ещё хуже

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Stikharev
Автор

Определенно😇

Ответить
Развернуть ветку
Leha Shum

Тут нет главного
https://coub.com/view/gmjuk

Больше часть задержек проектов, в том что люди начинают делать работу только под воздействием сильнейшего стресса и стимула. Так что независимо от сроков написания реферата, студенты напишут его в последний день.
Данная статья пытается рассмотреть кустик в тени вековых елей.

Ответить
Развернуть ветку
Andrey Kosenko

Пробую применять к проектам Теорию Ограничений Голдратта (книга Цель и Критическая цепь). Если есть опыт и/или хотите обсудить - стукнитесь. 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 28 комментариев
null