Все HR-сервисы в телефоне: опыт сотрудников «Пятёрочки»

Многие помнят, как раньше, чтобы получить необходимую справку или оформить отпуск, нужно было пройти несколько кругов бюрократического ада. Всё – обязательно на бумаге и с «живой» подписью. В результате, времени уходило много, скорость оказания сервисов была крайне низкой, а сотрудники – недовольными.

Высокий темп жизни и режим многозадачности обусловили необходимость цифровизации всех процессов – поэтапно, комплексно и повсеместно. О том, как «Пятёрочка» интегрировала все необходимые и актуальные HR-сервисы в смартфон сотрудника, рассказывает директор департамента обеспечения HR-сервисов торговой сети «Пятёрочка» Елена Копытова.

В торговой сети «Пятёрочка» единая точка входа и для линейного персонала, и для руководителей – личный кабинет сотрудника, который помимо традиционной web версии встроен в мобильное приложение «Моя работа». Личный кабинет объединяет более 20 различных HR-сервисов и не только: от формирования справок 2 НДФЛ до мессенджера и ленты новостей.

Персональный логин/пароль для доступа к личному кабинету сотрудники компании получают сразу после трудоустройства. В кабинет можно попасть как с рабочего компьютера, так и с любого другого устройства, имеющего выход в Интернет, – домашнего компьютера, смартфона или планшета. Для удобства входа по отпечатку пальца или PIN-коду, а также для получения PUSH-уведомлений из системы личный кабинет реализован также в виде мобильного приложения «Моя работа». Интерфейс личного кабинета строится по принципу социальных сетей, популярных банковских приложений и мессенджеров, чтобы сотрудники могли самостоятельно разобраться с работой сервисов без инструкций. К тому же команда постоянно модернизирует и улучшает продукт, так как количество сервисов постоянно растёт, появляются новые идеи и для них нужны цифровые решения.

Этот проект облегчил жизнь не только HR-службе, но и самим сотрудникам в первую очередь. В личном кабинете можно посмотреть персональные данные, свой рабочий график, выплаты и начисления (для удобства оформлены в виде диаграммы), запланировать или отменить отпуск, заказать нужные справки, загрузить больничный, ознакомиться и дистанционно подписать с помощью электронной подписи нормативные документы, график удалённой работы. То есть вместо десятка разных кабинетов люди заходят только в один – на своем рабочем столе или экране мобильного телефона. На примере отпусков – сотрудник планирует даты в конце года на будущий год, получает согласование руководителя, вносит данные в свой личный кабинет и всё. Больше никаких бумажек ему оформлять не нужно – за неделю перед началом отпуска придёт письмо-напоминание на почту, а на зарплатную карту – отпускные.

Из новых функций – сотрудники могут читать и лайкать новости компании, писать комментарии к ним, использовать встроенный мессенджер для общения с коллегами. Кроме того, в новой версии есть возможность делать таргетированную рассылку информационных баннеров и отправлять push-уведомления (коммуникация с теми сотрудниками, у кого нет мобильной почты). Например, так мы информируем людей о новых льготах, приближении отпуска и так далее. Это возможно за счёт интеграции личного кабинета с различными системами: SAP, платформой опросов enps, автоматизированной системой массового подбора персонала Skillaz. В личном кабинете можно зарегистрировать «Выручай-карту» со скидкой сотрудника и в дальнейшем пользоваться ею, просто предъявляя на кассе штрихкод карты из мобильного приложения.

Интеграция с системой подбора персонала позволяет директорам магазинов использовать автоматизированную систему Skillaz также через приложение. Кроме того, это создаёт единую точку входа для новых проектов: по созданию кадрового резерва и релокации сотрудников. Пока это пилоты, но в дальнейшем их планируется масштабировать на всю торговую сеть.

Воспользоваться этими услугами будет очень просто. Как только сотрудник проработает в компании минимальное время (буквально несколько месяцев), необходимое для получения общих знаний по бизнес-процессам компании, он получит уведомление о приглашении вступить в кадровый резерв, со ссылкой на личный кабинет. К этому моменту там для него откроется доступ к разделу «Моя карьера». В этом разделе сотрудник может подать заявку на вступление в кадровый резерв (анонимную, что важно для многих), и далее процесс будет автоматизирован. Назначение тестов, курсов, стажировки и т.д. – всё строится таким образом, чтобы шаги для сотрудника были прозрачны, понятны, а главное – быстро - насколько это возможно - приближали его к повышению в должности.

Сервис релокации строится по тем же принципам: простота, прозрачность и скорость. Ранее сотрудник, решивший переехать или просто сменить место работы, был вынужден увольняться и искать работу на новом месте самостоятельно. Теперь же он может просто зайти в личный кабинет в раздел «Переводы», указать свой новый адрес и выбрать наиболее удобную вакансию. Здесь же согласуется и проводится удалённое собеседование с директором выбранного магазина, и расстояние больше не препятствие – система позволит выбрать не только личный визит, но также звонок, видео-интервью, общение через мессенджеры. Словом, возможна любая форма взаимодействия, удобная для обоих участников. А самое главное, максимально упрощается кадровый процесс согласования, перевода и документооборота, что, безусловно, делает процедуру комфортной не только для сотрудника, но и для директора магазина.

Кроме того, мы провели большую работу по интеграции личного кабинета с общим центром обслуживания HR, это позволило собирать в приложении все HR-заявки по различным темам, которые могут возникнуть у сотрудников.

Внедрение и использование личного кабинета позволило нам выстроить HR-процессы, упростив взаимодействие сотрудника с компанией и сделав его удобным и комфортным для персонала. Также это помогает повысить конкурентоспособность на рынке, скорость принятия решений и производительность. Кроме того, за счёт комментариев, которые сотрудники оставляют под новостями и постами, личный кабинет выступает ещё и платформой для получения обратной связи. После внедрения «Личного кабинета» мы получили отличные результаты:

● Снизили количество новых кадровых документов на 34%;

● Повысили скорость предоставления HR-сервисов на 200%;

● Более 90% сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте, получили электронную подпись;

● Увеличили электронные больничные (теперь - более 75%);

● Выросла удовлетворённость сервисами в области кадрового администрирования на 80%.

#hr_tech #пятёрочка #личныйкабинет #сотрудники #hr-сервисы