Ваши сотрудники действительно работают на удалёнке?

Привет, vc, у клавиатуры Алексей Шеин. Руковожу маркетингом в «МЦР». Спустя два года работы в гибридном формате делюсь мыслями о том, как помочь сотрудникам не потерять эффективность при дистанционной работе.

В бизнесе сегодня тема удалёнки по популярности уступает разве что запросу «как увеличить прибыль». Многие компании перешли на дистанционный формат и скорее всего безвозвратно. Стало сложнее отследить, насколько эффективно работают люди. Кто-то только изображает бурную деятельность в чате, кто-то сидит молча и не высовывается. Из-за таких сотрудников работа буксует. А тем, кто действительно что-то делает, приходится выкладываться еще больше.

Как поддерживать сотрудников в «рабочем состоянии» на удалёнке, мотивировать их и при этом не превратиться в тоталитарного руководителя? Ниже рассказываю о приёмах, которые помогают моему отделу качественно работать на дистанте.

Удаленка это и хорошо, и плохо одновременно. Когда она только началась, я потерял фокус и мотивацию к работе, что чуть не привело к увольнению. Было тяжело организовать себя: в итоге на месяц выпал из рабочего ритма, а КПД просел в 2-3 раза. Пропал интерес к работе и появилось желание уйти. Но плачевная ситуация на рынке труда в тот период заставила искать другие пути решения проблемы.

Через месяц-полтора удалось выстроить рабочие процессы, и это облегчило жизнь. Когда ограничения ослабили хватку, начал ездить в офис пару раз в неделю. Лично для меня гибридная схема работы оказалась самой оптимальной. Теперь большую часть времени работаю удаленно, что позволяет экономить силы, высыпаться и меньше уставать. Плюсов масса, я уверен, тут многие и без меня знают, как круто не тратить время на дорогу.

В то же время полная удалёнка лишает живого общения с коллегами, а оно необходимо для обмена идеями, советами, банального общения во время перерыва на кофе и т.п. Проработав в гибридном формате почти два года, считаю, что для IT это лучшее решение.

Перегибы есть везде. Кто-то судорожно пытается контролировать каждую секунду рабочего времени сотрудников. В 2021 году вышло исследование CNews Analytics, «Инфосистем Джет» и Citrix, где указывается, что 24% крупных компаний планируют инвестировать в IT-инструменты для контроля сотрудников на удаленке.

Обычно подобные системы мониторинга обходятся в несколько миллионов рублей. Руководители хотят получить гарантии, что сотрудники, будучи на удаленке, например, не совмещают две работы на полную ставку. Или не перекидывают задачи на коллег.

У нас самих была ситуация, когда один из программистов при переходе на удаленку перестал вообще что-либо делать. Были отговорки с его стороны на вопрос о том, почему нет видимых изменений по задачам. Плюс тогда временно не было тимлида, который мог бы проверить код. Позже оказалось, что разработчик не написал ни единой строчки. Была ли проблема в недостатке грамотного контроля или это просто недобросовестный сотрудник? Обе причины имеют место быть.

Нет волшебной таблетки, от которой все сотрудники станут высокоорганизованными, хотя от личных качеств каждого многое зависит. Но есть простые советы, которые помогут получить закрытые задачи в срок:

• объясняйте сотрудникам, какой ждете результат;
• расставляйте контрольные этапы и точечно подключайтесь к той или иной проблеме;
• настраивайте процессы вместо того, чтобы подменять собой сотрудника.

Последнее мне удается хуже всего, но работаю с этим. Работа по принципу «да тут быстро делать, лучше сам закрою задачу, чем объяснять буду», убивает как мотивацию сотрудников, так и руководителей. Первые чувствуют, что им не доверяют и считают недостаточно компетентными. Вторые верят, что делают как лучше, но в итоге зарываются в операционку вместо управленческих задач. Поэтому давайте бороться с искушением заткнуть собой все дырки.

P.S.: А какие «опорные точки» используете вы для организации сотрудников на удаленке? Делитесь в комментариях.

Основной промах, который рано или поздно совершают все руководители — это внедрение лишь одного инструмента оптимизации в надежде, что это решит проблемы. Например, когда вместо комплексного подхода используется только периодический контроль в виде еженедельных планерок. Особенно когда на такие мероприятия руководитель собирает несколько подчиненных, превращая все в публичную порку. Остальные скучают и «сливают» рабочее время. В отрыве от других методов контроля планерки такого типа практически не работают, но остаются чуть ли не основным инструментом в крупных компаниях.

Оцените эффективность такого совещания от -10 до 0 в комментариях.

И таких историй — масса. Сколько времени уходит на подобные встречи? Часы разных специалистов расходуются неэффективно, а это стоит компаниям денег. Но менеджеры продолжают собирать подобные совещания, потому что хочется, чтобы было так: собралось десять человек на одну-единственную встречу, и за один присест решили вопросы и задачи. В реальности это не работает. Вывод тут простой: если вы руководитель, не ждите, что внедрение одного инструмента улучшит ситуацию в целом.

Для себя я выработал простую схему для эффективной работы отдела:

#1. Правильно ставим задачи. Как это делать, я уже недавно писал на vc.

• Все задачи — в таск-трекере. Мы пользуемся EASY TASK — программой, которая спасла нашу удалёнку
• Сложные задачи разбиваем на этапы и прописываем чек-листы
• Ставим зависимые задачи парам сотрудников — во время выполнения они будут общаться и держать друг друга в рабочем тонусе. Бонусом решается проблема социальной изоляции
• Проверяем результат, а процесс контролируем точечно и только при работе над масштабными ключевыми задачами

#2. Грамотно и в меру совещаемся. Подробнее о том, как мы оптимизировали встречи, можно почитать по ссылке. Ниже привожу базовые правила

• Прописываем тему, повестку, состав участников, назначаем секретаря и председателя
• Рассылаем приглашения с деталями встречи накануне, чтобы сотрудники успели подготовиться
• Ведем протокол и храним запись совещания
• Назначаем ответственных за выполнение задач по результатам обсуждения
  

#3. Заводим wiki компании/отдела и таким образом отсекаем задачи, связанные с поиском какой-либо общедоступной информации.

В сумме мы имеем некую «библиотеку воспроизводимых процессов» — зафиксированных, регулярных и заточенных на удаленный формат. Это мощный инструмент менеджмента, который в состоянии работать сам, без глубокого контроля руководителя на каждом участке. И при этом он легко «подстраивается» и под изменения в числе исполнителей.

Как видно, только набор разных инструментов и методик помог нам выстроить нормальную работу на удаленке. И — вы не поверите — для этого не приходится мониторить экранное время и кошмарить коллег. EASY TASK помогает оценить эффективность работы сотрудников, по каждому из них мы можем посмотреть статистику: общее число задач, количество просроченных и возвращенных на доработку и другие показатели. Могу сказать, что эффективность работы за последний год не упала, да и сотрудники говорят, что трудиться стало комфортнее.

В заключение хотел бы упомянуть проблему выгорания и тот факт, что люди устали от риторики «я перешел на удаленку и стал успевать на 146% больше, чем раньше». Одно дело, когда ты разово выкладываешься для достижения цели и в остальное время работаешь спокойно. И совсем другое — когда постоянно работаешь с надрывом. Выгорание, усталость, депрессия и отсутствие мотивации очень быстро приходят «в гости». Поэтому мы так ратуем за оптимизацию процессов и обустройство общего рабочего «быта» на удаленке. Это помогает не терять людей, которые были и остаются главным активом у нас в компании.

А как оно все устроено у вас? Пишите в комментариях, буду рад пообщаться.

#удаленка #kpi #мцр #управлениекомандой