Как организовать ретроспективу, которая будет комфортна всей команде

Я, Альбина Кузнецова, с коллегами выстроила внутри Express 42 собственную формулу открытых и эффективных ретроспектив. Специально для PMCLUB рассказала, как мотивировать команду, получать на встречах полезную обратную связь и использовать её в работе.

Ретроспектива — это встреча, на которой команда обсуждает прошедший рабочий цикл, например последние две недели или месяц. Далее определяет, что можно делать эффективнее, а что уже хорошо работает и выделяется в сравнении с другими компаниями.

Ретро помогает сотрудникам отрефлексировать полученный опыт и извлечь из него нужные уроки. И вот как мы его проводим.

Важно, чтобы на ретро команда раскрылась и говорила честно. Поэтому мы работаем над корпоративной культурой. Например, выстроили систему one-to-one встреч, которые помогают понять, что для сотрудника важно, с какими сложностями он сталкивается и как эффективнее и органичнее развивать его компетенции в компании.

Обычно такие встречи проходят раз в месяц и могут быть внутренними и проектными.

• Внутренние one-to-one проводят лиды со своими инженерами, независимо от наличия совместных проектов на текущий момент.

• На проектных лиды встречаются с инженерами, с которыми работают на конкретном проекте прямо сейчас. Иногда по необходимости или по договорённости one-to-one могут проводить с инженерами и руководители проектов.

Также мы организуем неформальные мероприятия вроде «рандом кофе». Работает так: бот в Slack случайно выбирает пары из списка сотрудников и предлагает им созвониться на неделе и поболтать на отвлечённые темы. Это помогает переключиться с рабочей рутины и узнать своих коллег с другой стороны.

Каждые две недели попеременно у нас проходят:

• Демо-синк, на котором каждый отдел делится статусом своей работы.

• И АМА-сессия (Ask Me Anything — спроси меня что угодно), где идёт обсуждение рабочих инженерных кейсов или любых других вопросов, которые не связаны со статусом работ.

После завершения официальной части обсуждений на таких встречах переходим к неформальной части. На флудилке обсуждаем котиков, игры, еду и хобби. Так мы сохраняем и поддерживаем тёплые отношения, что особенно важно для удалённой команды.

По идеологии Agile и Scrum, ретроспектива проводится каждые две недели или месяц. Мы работаем по методологии p3express, где при завершении цикла есть шаг «Извлечь уроки и запланировать улучшения» и при закрытии проекта — «Отметить окончание работ». Это несколько отличается от ретроспективы в классическом рассмотрении.

В общих чертах я уже упоминала о нашем формате проведения ретроспектив в своей предыдущей статье.

Чаще всего ретро проводим при завершении проекта, и это обусловлено следующими особенностями проектов:

• Далеко не всегда мы дробим разработку на равные спринты.
• Системные дейли и планирования, которые часто проводятся и для внутренней команды, и совместно с клиентом, помогают в моменте видеть «узкие» места и своевременно их прорабатывать.
• Сами проекты относительно короткие — в среднем от двух недель до трёх-четырёх месяцев.

При этом мы можем внепланово организовать ретро по необходимости — для вскрытия конфликтов и недопонимания.

Ключевой инструмент для ретро у нас — доска EasyRetro. Это пространство с тремя колонками разных цветов, в которые участники встречи записывают свои тезисы в карточки:

• 🟢 — что понравилось.
• 🔴 — что нужно улучшить.
• 🟣 — что будем прорабатывать.

(Указаны цвета колонок при стандартных настройках. Их можно поменять вручную.)

Далее можно голосовать за карточки (👍), комментировать их, менять местами, фильтровать, проводить опросы. Доска простая, её можно легко шерить на команду и экспортировать результаты, например, в Excel-табличку.

• У сервиса есть бесплатный тариф, но с большими ограничениями, например, можно использовать до трёх досок.
• Платный тариф стоит от €27 в месяц.
  

Мы в компании используем два варианта ретро: упрощённое и расширенное.

В упрощённом варианте не используем доски и голосование, а просто планируем встречу, созваниваемся в Zoom и обсуждаем только три ключевых вопроса:

1. Какие эмоции были у сотрудника во время проекта.
2. Что он узнал о себе во время проекта.
3. Какие технические и профессиональные навыки прокачал.

После звонка фиксируем предложения по улучшению внутренних процессов.

Такой формат применяем, когда в ходе работы на проекте было и без того много коммуникаций помимо дейликов и планирования. Либо когда проблемных точек очевидно мало или вовсе нет.

Также нам важно, чтобы каждая ретроспектива проходила в единых рамках и условиях, поэтому мы прописали стандартные чек-листы в Kaiten:

В этом формате мы детально разбираем каждый яркий момент на проекте и фиксируем его в карточке на доске. После совместно разрабатываем дорожную карту:

✅ как эффективнее использовать сильные стороны

⛔ и не допускать или минимизировать проблемные моменты на других проектах или в дальнейшей работе с клиентом.

Процесс устроен так:

1. Перед встречей создаём доску в EasyRetro и ссылку на неё.
2. Команда заранее пишет в карточках на доске тезисы. Изначально они все заблюрены.
3. Участники ретро собираются в Zoom, и на общий для всех экран мы выводим заполненную доску.
4. Модератор встречи проговаривает правила проведения ретроспективы. Модератором может быть как руководитель этого проекта, так и другой приглашённый руководитель проектов.
5. Каждый зачитывает свои тезисы: сначала на карточках из колонки Went well, потом на карточках из колонки To improve.
6. После все уходят на тайное голосование. В зависимости от объёма карточек и самой команды распределяется количество голосов. Обычно от 3 до 6 голосов на каждого участника.
7. На формирование тезисов выбираем самые наболевшие вопросы, за которые было больше всего голосов.
8. В режиме брейншторма команда генерирует идеи, как можно повлиять на ситуацию и исправить, и записывает их в карточки из колонки Action Items.

По окончании ретро мы собираем тезисы в фиолетовых карточках и переносим их в свои внутренние рабочие доски в Kaiten.

• Если проект продолжается → идеи сразу учитываем в работе.
• Если проект закончен → корректируем процессы проектного управления или в целом по компании с учётом найденных решений.

Ну и, конечно, у нас есть большой детальный чек-лист проведения ретроспективы, который позволяет меньше времени тратить на подготовительные мероприятия и при этом не забывать важные шаги:

С помощью ретроспектив мы определяем проблемы, которые замедляют разработку, мешают коммуникациям с клиентом или командой и так далее. А главное — совместно находим решения. Приведу пару примеров.

Кейс 1

Приблизительно в одно время несколько не связанных между собой команд поделились, что первые две недели работы над проектом тратят на изучение особенностей того или иного инструментария в инфраструктурном контексте клиентов.

При этом часто бывает, что оформление договорных документов до старта проекта может занимать несколько дней.

Совместно с инженерами, лидами и командой технического пресейла мы просчитали соотношение потенциальных рисков и профитов и перенесли этап инженерной подготовки и адаптации на предстартовый период.

Это позволило увеличить скорость и качество работ, поскольку у нас освободилось время для решения нетривиальных кейсов, возникающих по ходу, но не включённых в первоначальный план.

Кейс 2

Или однажды ребята попросили больше прозрачности в предпроектной работе с клиентами, чтобы понимать, какие сейчас приходят запросы, какие технологии наиболее востребованы, в каком направлении целесообразно профессионально развиваться.

Мы сделали отдельное пространство в Kaiten с визуализацией процесса техпресейла, куда добавили карточки с потенциальными клиентами, указали в них технологический стек и прописали особенности и нюансы запросов, которые важно учитывать в работе.

Сейчас любой сотрудник компании может подписаться на обновления этой доски и получать апдейты, например, в Telegram-боте или по электронной почте. Такое решение позволило повысить прозрачность работы неинженерных отделов для всех коллег, а самим инженерам и лидам — корректнее прорабатывать индивидуальную карту развития сотрудников в соответствии с реальными запросами рынка.

Но чтобы он заработал максимально эффективно, критически важно грамотно поддерживать располагающие к честным разговорам условия и своевременно и открыто реализовывать то, что совместно разработали на этих встречах.

Кейс подготовила онлайн-школа для менеджеров проектов и продуктов PMCLUB совместно с Express 42. Мы рассказываем об эффективном управлении, планировании и рабочих инструментах. Подписывайтесь на нас на vc.ru и в Telegram.

#ретроспектива #ретро #коммуникации #управлениепроектами #управлениекомандой #p3express