Когда ресурсов на все не хватает: 5 сигналов, что бизнесу пора внедрять аутсорсинг
Расскажем, как понять, что настало время привлекать специалистов со стороны, и поделимся примерами из практики.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, кадровому делопроизводству и бухгалтерскому учету. В статье расскажем, какие сигналы говорят о том, что пора передать дела специалистам провайдера, — на примере нашего кейса с крупной компанией, занимающейся импортом и дистрибуцией алкогольной продукции. Мы оказывали поддержку бухгалтерии и финансовой команде клиента во время перехода на «1С:ERP Управление предприятием».
Быстрый рост компании и внедрение новых систем
Аутсорсинг, полный или частичный, помогает подстраиваться под изменения и рационально использовать ресурсы.
- При масштабировании небольшой компании или стартапа вам может быть «много» целого специалиста на полный день. Собрать же высококлассную команду из 0,3 кадровика и 0,2 расчетчика сложно. А вот аутсорсинг хорошо решает такую задачу. Таким образом вы можете наращивать объем услуг аутсорсера одновременно с масштабированием бизнеса. В обратную сторону это тоже работает.
- Крупным и средним компаниям может пригодиться помощь провайдера при внедрении систем для учетных процессов — например, при переходе с SAP на 1С:ERP или при внедрении новой конфигурации.
Опыт UCMS Group
Наш клиент, крупная компания, занимающаяся импортом и дистрибуцией алкогольной продукции, столкнулся со сложностями при переходе с «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» на «1С:ERP Управление предприятием». При переносе данных возникла разница в бухгалтерской и налоговой отчетности. Это могло привести к значительным финансовым расхождениям и проблемам с проверяющими органами.
Чтобы не нагружать штатных сотрудников, клиент решил на три месяца привлечь аутсорсинговую компанию. Мы обсудили задачу и начали работать в кратчайшие сроки — за 2 недели.
Нестандартные задачи
Например, компания решила внедрить личный кабинет с КЭДО. При этом придется внести изменения в локальные нормативные акты (ЛНА). Это может вызвать затруднения, особенно если раньше вы с этим не сталкивались.
Поэтому можно обратиться к специалистам, которые уже решали подобные задачи, и делегировать им внесение изменений в ЛНА. Они смогут быстро помочь или исправить ошибки, которые появились при попытках самостоятельного решения этих задач.
Опыт UCMS Group
При смене системы ошибки неизбежны, потому что нет волшебной кнопки, которая просто перенесет всю базу данных. Например, в нашем случае некорректно перенеслись некоторые номера счетов-фактур — в 1С:ERP им автоматически были присвоены другие номера.
Одновременно с переходом на 1С:ERP компания меняла и некоторые методы учета. Например, раньше списание происходило по средней стоимости, а теперь клиент решил использовать метод FIFO — и отчетность перестала сходиться.
Мы помогли клиенту найти источники ошибок, провести сверку и вовремя исправить их.
Высокая загрузка персонала
Если персонал не справляется с процессами — например, нередок срыв дедлайнов или даже увольнения из-за переработок, — пора усилить штат аутсорсинг-специалистами. При этом не обязательно передавать все задачи: можно начать с небольшого блока — например, авансовых отчетов и казначейства. Это поможет частично разгрузить сотрудников и избежать срыва сроков.
Опыт UCMS Group
Исправлять ошибки, возникшие при переходе на 1С:ERP, нужно было как можно быстрее. Штатные сотрудники точно бы не справились — наступал конец квартала, работники были загружены, предстояла сдача полугодовой отчетности. Поэтому клиент решил обратиться в аутсорсинговую компанию и выбрал нас.
Сокращение костов
Допустим, компания больше не может позволить себе штатного бухгалтера из-за финансовых трудностей. Но выполнять его задачи кто-то должен. Аутсорсинг позволяет «нанять» специалиста на 0,5 или даже 0,3 FTE. Компания заключает с провайдером договор, в котором прописаны функции и условия работы и стоимость услуг.
Опыт UCMS Group
Изначально мы заключили договор с клиентом на три месяца — этого хватило бы для выявления и исправления ошибок. Но задач становилось больше, и контракт неоднократно продлевался. Сейчас над проектом работают два наших специалиста — по 0,5 FTE каждый. При этом если клиент поймет, что больше не нуждается в наших услугах, мы просто не будем продлевать контракт и передадим задачи штатным специалистам.
Неэффективность процессов
Бывает, что у сотрудников компании недостаточно опыта для выстраивания оптимальных бизнес-процессов — например, расчета заработной платы. Это приводит к недовольству работников и напряженной атмосфере в компании.
Когда процессы работают неэффективно, поможет провайдер. У UCMS Group расчет заработной платы на любом предприятии отточен до мелочей, и нам можно доверить самые сложные задачи — например, отчетность для госорганов или расчет зарплат для топ-менеджеров.
Что в итоге
Аутсорсинг подходит в первую очередь бизнесу, у которого грядут изменения. Пока компания к ним адаптируется, специалисты могут подхватить рутинные процессы и освободить время штатных сотрудников. Но в целом он будет полезен для любой компании, так как позволяет гибко управлять рутинными процессами.
Бизнес воспринимает аутсорсинг как необратимый процесс: если отдать учетные процессы на сторону, то больше никогда не получится забрать их обратно. Но на самом деле, аутсорсинг — это гибкое решение.
В комментариях напишите, был ли у вас опыт работы с аутсорсерами и как бы вы его оценили?
Не знаете, с чего начать? Приходите — оценим ваши процессы и расскажем, что можно отдать на сторону.
В условиях постоянных экономических нестабильностей и кризисных ситуаций компании вынуждены адаптироваться, искать новые стратегии роста и экономии. И тут на горизонте появляется аутсорсинг — механизм, который превращает трудности в возможные варианты решения. Но почему именно аутсорсинг становится для многих компаний единственным спасением в кризи…
В условиях растущей конкуренции и нестабильной экономической ситуации бизнесу приходится искать способы оптимизировать расходы, не жертвуя качеством услуг и продуктивностью. Одним из самых эффективных инструментов для достижения этой цели является аутсорсинг.
Каждому предпринимателю, вероятно, знакома ситуация, когда потоки задач накрывают с головой, а внутри компании начинают чувствоваться признаки неоптимизированного управления. Наверняка вам приходилось замечать, как нарастают трудности, и порой, кажется, что справляться с ними просто невозможно. В этом контексте аутсорсинг персонала может стать спас…
В последние годы аутсорсинг стал важнейшим инструментом для компаний, стремящихся повысить эффективность и гибкость своего бизнеса. Многие компании отдают на аутсорсинг такие функции, как логистика, IT, бухгалтерия, маркетинг и, конечно же, линейный персонал.
Что касается линейного персонала, то аутсорсинг этих функций позволяет компаниям сосредото…
Как управлять IT-инфраструктурой, если для ее поддержки требуются разные компетенции, полный стек которых сложно собрать в штате даже крупной компании, не говоря уже о средних и малых?
Аутсорсинг — это как сосед с перфоратором: иногда его помощь действительно нужна, но порой он просто рушит всё, что вы строили годами. Когда дело доходит до делегирования задач, кажется, что аутсорсинг — это идеальный способ решить все проблемы: сэкономить деньги, снизить нагрузку, сделать всё быстро и профессионально.
Этот вопрос стоит перед каждым предпринимателем, желающим оптимизировать свой бизнес и сосредоточиться на ключевых задачах. Ведь, как известно, делегировать — значит освобождать время для важных дел. Но как не ошибиться в выборе партнера, который будет отвечать за критически важные процессы вашей компании? Разберемся в этом вопросе и ответим на дес…
Коллеги, давайте честно: кто из вас хоть раз пытался делать всё сам? Ну, вот этот синдром "я лучше всех знаю, как надо", который заканчивается перегрузом, хаосом и мыслями о побеге на Бали. Если вы узнали себя, то поздравляю — вам срочно пора изучить силу аутсорса.
Переход на аутсорсинг линейного персонала может быть выгодным шагом для оптимизации бизнес-процессов, но если подходить к этому вопросу без должной подготовки, можно столкнуться с рядом серьезных проблем. От выбора ненадежного поставщика до ошибок в договоре — каждая из них может привести к непредсказуемым последствиям для бизнеса.