Как и зачем мы используем чек-листы на проектах

Всем привет, я — Александр Комбаров, руководитель отдела разработки веб-студии Pyrobyte. Наша компания любит браться за сложные, нестандартные проекты. Чтобы разрабатывать проекты одинаково высокого качества, мы составляем чек-листы. Решили рассказать, как именно это делаем, и каких результатов уже добились. В конце статьи прикрепили один из наших чек-листов.

“За подписку дарим чек-лист”, “так, надо подготовиться к отпуску и составить чек-лист”, “коллеги, чтобы вам было проще войти в проект, расшарили чек-лист”. Это слово уже стало мейнстримом и используется в разных контекстах.

Чек-лист (англ. checklist) — структурированный список задач, элементов, свойств, факторов, полезный инструмент, помогающий упростить и упорядочить работу. Перекочевало оно в русский язык, конечно же, из английского.

А вы знали, что возникновение этого удобного инструмента связано с авиацией? В 1930-х американская армия заказала новые самолеты — тяжелый бомбардировщик Boeing Model 299. Испытания прототипа прошли неудачно: аппарат остановился в воздухе, упал и загорелся. Над новым самолетом сразу повисло клеймо: человек не может им управлять. В этом есть доля правды, так как управление было сложнее, чем на других самолетах того времени. Производитель самолетов не сдался и не снял их с производства, а придумал контрольные списки с четкими указаниями, что, как и когда делать пилотам. Выглядел этот чек-лист подобным образом:

Авиация и IT-сфера отчасти похожи. Забыл о каком-то важном этапе разработки, не протестировал баги, упустил одну из маленьких задач — ожидай проблем в конце. Как и в пилотировании самолета, важно выполнять задачи одинаково слаженно. В этом и помогают чек-листы.

Не стоит также забывать, что возможности человеческого мозга не безграничны. Иногда сложно держать нужную информацию в уме в правильном и структурированном порядке. Успех работы над проектом в нашей веб-студии напрямую зависит от всех этапов начиная от предпроектной аналитики и заканчивая версткой и тестированием.

Чек-листы помогают сделать работу соответствующую стандартам студии, не упустив ни один из подэтапов.

Мы работаем с чек-листами на весь проект и отдельными для каждого этапа: от аналитики до проверки проекта после запуска.

В своей работе используем сервисы Google. Чек-листы составляем в Google Таблицах, это — удобно, доступ есть у всех, кто участвует в проекте.

Из чего состоят наши чек-листы?

• В таблице мы прописываем этапы разработки: от предпроектной аналитики до деплоя и запуска сайта или мобильного приложения.
• Каждый из этапов разбиваем на подэтап. Например, этап “Аналитика” содержит такие подэтапы как агрегация требований, создание прототипа, подготовка технического задания и другие этапы. Каждый подэтап мы также детализируем.
• Напротив каждого подэтапа прописываем основные задачи. Так, каждый из членов команды понимает, что требуется сделать для выполнения задачи.
• В следующем столбике указываем комментарии, которые помогают лучше ориентироваться в пунктах этапов проекта.
• Также указываем ссылки на регламент, чтобы уж точно ничего не забыть :)

Используем чек-листы не только на проектах, но и, например, при постановке задач разработчикам в Trello. Это — отличный способ декомпозировать задачу и расставить акценты.

• помогают не упустить ни одной детали
• структурируют и упрощают работу над проектом
• улучшают отслеживание выполненной работы и фиксацию промежуточных результатов
• помогают менеджерам проектов в планировании ресурсов и распределении задач
• качество проектов остается на одинаковом высоком уровне

Исходя из нашего опыта, мы собрали несколько советов и полезных ресурсов, которые помогут вам составить работающие чек-листы:

• Поручите составление чек-листа менеджеру проекта, он лучше всех разбирается в проекте и сможет подробно описать все необходимые пункты.
• Чек-лист может выглядеть как список или таблица. Второй способ кажется нам удобнее. Для начала составьте простую таблицу из трех столбиков: первый столбик — этап, второй — расписанные задачи, третий — примечания. Затем можно добавить что-то еще, что важно для работы над проектами в вашей компании (регламент, сроки, часы работы).
• Каждый отдельно взятый чек-лист посвящен конкретной тематике и направлен на решение конкретной задачи. Не пытайтесь вместить в один список несколько сфер вашей деятельности, это вас только запутает. Заведите отдельные чек-листы для тестирования, либо для опционального этапа, который не используется на всех проектах.
• Разбивайте задачи на наиболее простые и понятные — так вам будет легче справляться с делами.
• Адаптивность. Это — огромный плюс чек-листов. Если не успеваете выполнять ту или иную задачу, или какой-то этап нужно убрать/добавить, не впадайте в депрессию :) Чек-лист всегда можно изменить и подстроить под любую ситуацию на проекте.
• Начинайте свою рабочую неделю, планерки и митинги с актуализации чек-листов. Это помогает фиксировать промежуточные результаты и планировать ближайшие задачи.

Полезные ресурсы для тех, кому не нравятся Google Таблицы, предлагаем несколько альтернатив:

• Canva. Если хотите, чтобы было по красоте, то вам сюда.
• 365done. Здесь тоже все по красоте, и удобный конструктор чек-листов на все случаи жизни. Например, можно подготовить несколько чек-листов с описанием задач для разных членов команды.
• Checkli. Ведете проекты на английском или работаете с зарубежной командой? Cool! Тогда вам подойдет этот ресурс на английском. Здесь можно заполнять чек-листы онлайн, делиться ими с другими, встраивать в сайт и сохранять в виде файла. При оформлении чек-листа можно добавить баннер и объединять пункты в разделы для удобства заполнения.
• Notion. Cервис для создания заметок и текстовых документов, списков дел, баз данных, таблиц, канбан-досок, баз знаний, ведения проектов и совместной работы. Стильно, модно, молодежно.

Надеемся, что было полезно и понятно. Закрепим на вредных советах?

Используя чек-листы на проектах, уже заметили видимые улучшения. Ни одна из задач не упускается из виду, команда работает слаженно. А вы используете чек-листы? Делитесь опытом в комментариях :)

P.S. Ловите готовый чек-лист сдачи этапа верстки и включайте его в свои рабочие процессы.

#чеклист #checklist #trello #проекты #менеджмент #вредныесоветы

Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen

Заказать разработку сайта, веб-сервиса или мобильного приложения на нашем сайте: https://vk.cc/cuglQZ

Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT

Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov

Телеграм-бот, который бесплатно выдает чек-листы, памятки и регламенты по управлению, маркетингу, аналитике, дизайну и разработке: https://t.me/regulations_pyro_bot