Как и зачем мы используем чек-листы на проектах

Всем привет, я — Александр Комбаров, руководитель отдела разработки веб-студии Pyrobyte. Наша компания любит браться за сложные, нестандартные проекты. Чтобы разрабатывать проекты одинаково высокого качества, мы составляем чек-листы. Решили рассказать, как именно это делаем, и каких результатов уже добились. В конце статьи прикрепили один из наших чек-листов.

Чек-листы, это что еще за покемоны

“За подписку дарим чек-лист”, “так, надо подготовиться к отпуску и составить чек-лист”, “коллеги, чтобы вам было проще войти в проект, расшарили чек-лист”. Это слово уже стало мейнстримом и используется в разных контекстах.

Чек-лист (англ. checklist) — структурированный список задач, элементов, свойств, факторов, полезный инструмент, помогающий упростить и упорядочить работу. Перекочевало оно в русский язык, конечно же, из английского.

А вы знали, что возникновение этого удобного инструмента связано с авиацией? В 1930-х американская армия заказала новые самолеты — тяжелый бомбардировщик Boeing Model 299. Испытания прототипа прошли неудачно: аппарат остановился в воздухе, упал и загорелся. Над новым самолетом сразу повисло клеймо: человек не может им управлять. В этом есть доля правды, так как управление было сложнее, чем на других самолетах того времени. Производитель самолетов не сдался и не снял их с производства, а придумал контрольные списки с четкими указаниями, что, как и когда делать пилотам. Выглядел этот чек-лист подобным образом:

Для чего используем чек-листы

Авиация и IT-сфера отчасти похожи. Забыл о каком-то важном этапе разработки, не протестировал баги, упустил одну из маленьких задач — ожидай проблем в конце. Как и в пилотировании самолета, важно выполнять задачи одинаково слаженно. В этом и помогают чек-листы.

Не стоит также забывать, что возможности человеческого мозга не безграничны. Иногда сложно держать нужную информацию в уме в правильном и структурированном порядке. Успех работы над проектом в нашей веб-студии напрямую зависит от всех этапов начиная от предпроектной аналитики и заканчивая версткой и тестированием.

Чек-листы помогают сделать работу соответствующую стандартам студии, не упустив ни один из подэтапов.

Мы работаем с чек-листами на весь проект и отдельными для каждого этапа: от аналитики до проверки проекта после запуска.

Как реализовали на проектах

В своей работе используем сервисы Google. Чек-листы составляем в Google Таблицах, это — удобно, доступ есть у всех, кто участвует в проекте.

Из чего состоят наши чек-листы?

  • В таблице мы прописываем этапы разработки: от предпроектной аналитики до деплоя и запуска сайта или мобильного приложения.
  • Каждый из этапов разбиваем на подэтап. Например, этап “Аналитика” содержит такие подэтапы как агрегация требований, создание прототипа, подготовка технического задания и другие этапы. Каждый подэтап мы также детализируем.
  • Напротив каждого подэтапа прописываем основные задачи. Так, каждый из членов команды понимает, что требуется сделать для выполнения задачи.
  • В следующем столбике указываем комментарии, которые помогают лучше ориентироваться в пунктах этапов проекта.
  • Также указываем ссылки на регламент, чтобы уж точно ничего не забыть :)

Используем чек-листы не только на проектах, но и, например, при постановке задач разработчикам в Trello. Это — отличный способ декомпозировать задачу и расставить акценты.

Плюсы использования чек-листов

  • помогают не упустить ни одной детали
  • структурируют и упрощают работу над проектом
  • улучшают отслеживание выполненной работы и фиксацию промежуточных результатов
  • помогают менеджерам проектов в планировании ресурсов и распределении задач
  • качество проектов остается на одинаковом высоком уровне

Советы и хелперы

Исходя из нашего опыта, мы собрали несколько советов и полезных ресурсов, которые помогут вам составить работающие чек-листы:

  • Поручите составление чек-листа менеджеру проекта, он лучше всех разбирается в проекте и сможет подробно описать все необходимые пункты.
  • Чек-лист может выглядеть как список или таблица. Второй способ кажется нам удобнее. Для начала составьте простую таблицу из трех столбиков: первый столбик — этап, второй — расписанные задачи, третий — примечания. Затем можно добавить что-то еще, что важно для работы над проектами в вашей компании (регламент, сроки, часы работы).
  • Каждый отдельно взятый чек-лист посвящен конкретной тематике и направлен на решение конкретной задачи. Не пытайтесь вместить в один список несколько сфер вашей деятельности, это вас только запутает. Заведите отдельные чек-листы для тестирования, либо для опционального этапа, который не используется на всех проектах.
  • Разбивайте задачи на наиболее простые и понятные — так вам будет легче справляться с делами.
  • Адаптивность. Это — огромный плюс чек-листов. Если не успеваете выполнять ту или иную задачу, или какой-то этап нужно убрать/добавить, не впадайте в депрессию :) Чек-лист всегда можно изменить и подстроить под любую ситуацию на проекте.
  • Начинайте свою рабочую неделю, планерки и митинги с актуализации чек-листов. Это помогает фиксировать промежуточные результаты и планировать ближайшие задачи.

Полезные ресурсы для тех, кому не нравятся Google Таблицы, предлагаем несколько альтернатив:

  • Canva. Если хотите, чтобы было по красоте, то вам сюда.
  • 365done. Здесь тоже все по красоте, и удобный конструктор чек-листов на все случаи жизни. Например, можно подготовить несколько чек-листов с описанием задач для разных членов команды.
  • Checkli. Ведете проекты на английском или работаете с зарубежной командой? Cool! Тогда вам подойдет этот ресурс на английском. Здесь можно заполнять чек-листы онлайн, делиться ими с другими, встраивать в сайт и сохранять в виде файла. При оформлении чек-листа можно добавить баннер и объединять пункты в разделы для удобства заполнения.
  • Notion. Cервис для создания заметок и текстовых документов, списков дел, баз данных, таблиц, канбан-досок, баз знаний, ведения проектов и совместной работы. Стильно, модно, молодежно.

Надеемся, что было полезно и понятно. Закрепим на вредных советах?

1. Открывайте чек-лист впервые, когда завершаете весь проект.

2. Составляйте проверочные листы от руки и ни за что ни с кем ими не делитесь.

3. Пусть каждый, кто работает над проектом, создает свой чек-лист, в котором указывает только то, что ему хочется.

4. Указывайте в листах только этапы, прописывать конкретные задачи нет смысла.

5. Не составляйте чек-листы вовсе. Держите всю информацию о проектах в голове.

Заключение

Используя чек-листы на проектах, уже заметили видимые улучшения. Ни одна из задач не упускается из виду, команда работает слаженно. А вы используете чек-листы? Делитесь опытом в комментариях :)

P.S. Ловите готовый чек-лист сдачи этапа верстки и включайте его в свои рабочие процессы.

#чеклист #checklist #trello #проекты #менеджмент #вредныесоветы

0
8 комментариев
Написать комментарий...
Abeaturient

Прочитать статью "Как и зачем мы используем чек-листы на проектах" — выполнено

Ответить
Развернуть ветку
Михаил

Поделитесь чек-листом для этого...

Ответить
Развернуть ветку
Abeaturient

Записал себе в чек-лист "Поделится чек-листом с Михаилом". Тегну о выполнении

Ответить
Развернуть ветку
Михаил

Не забудьте про это статью написать...

Ответить
Развернуть ветку
Abeaturient
Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Конечно используем. Мы их еще с детства практикуем, когда мама в магазин посылала, давала чек лист что купить.

Ответить
Развернуть ветку
Евгений Клочков

Чек-лист чек-листу рознь) За мой большой опыт работы в разных организациях могу отметить три ситуации с чек-листами:
1. Никаких чек-листов. Работай работу как-нибудь, главное результат) Результат каждый раз был разный)
2. Больше чек-листов Богу чек-листов! Огромное количество регламентов, инструкций и чек-листов служили больше не для систематизации и упрощения процессов, а как карательный инструмент. Сделал тут не так, здесь не по чек-листу - понижаем коэффициент. Через 2 месяца понял, что как бы ты не крутился, а обещанных бонусов тут в жизни никто не заплатит.
3. Чек-листы здорового человека. В настоящее время работаю в компании, которая перешла с ужасного Битрикс24 на WEEEK в качестве тестовой альтернативы. Каждый руководитель отдела создал свою доску. В ней есть все регламенты и чек-листы, с которыми легко работается. Каждый понедельник руководитель раскидывает задачки, я вижу свои и сроки выполнения. Тебя не контролируют, ты делаешь это сам. В общем такой подход к систематизации процессов мне очень понравился.

Ответить
Развернуть ветку
Михаил

Лучше дайте работу молодым! Не ищите стажеров на ПМ?

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 8 комментариев
null