Постановка задач в бизнесе: как ставить задачи, чтобы они выполнялись верно и в срок

Тонны правок заставили отложить релиз в шестой раз. Из-за сорванных дедлайнов ушёл важный клиент или того хуже — испорчена репутация. Если такие ситуации вам знакомы, то стоит пересмотреть свой подход в постановке задач, ведь повлиять на результат можно ещё на самом старте.

Меня зовут Александр Стихарев, я основатель сервиса для управления проектами Shtab. В этом тексте я собрал семь советов и практические рекомендации от коллег о том, как ставить задачи, чтобы исполнитель понимал не только «когда», но лучше представлял «как» и знал «для чего».

Вам нужно выполнить задачу. Конечно, вы можете поручить её Олегу, который отлично знает тему, ответственен и уже решал такие вопросы. Любому руководителю хочется быть уверенным в результате и лишний раз не переживать по этому поводу.

Проблема в том, что часто у опытных сотрудников складывается большая нагрузка, ведь в бизнесе не бывает неважных задач. Когда рука в третий раз за неделю тянется к чату с Олегом, подумайте о двух вещах:

• талантливый и ответственный сотрудник может выгореть на работе, демотивироваться или просто уйти;
• наверняка в компании есть сотрудники, которым нужен шанс набраться опыта или развить чувство ответственности.

Вдохновение необходимо не только художникам, но и офисным сотрудникам (дистанционным тоже). Представьте свои ощущения, когда вам поручают дело и буквально излучают уверенность, что вы с ним справитесь, ничего не нужно бояться, вы талант, сила, ум и ловкость.

Если же менеджер передаёт задачу нехотя, сомневается в компетентности сотрудника, ожидает скорее ошибок, чем результата, то задача не будет исполнена как следует. Даже взяться за такое сложно, хочется оттянуть момент предречённой неудачи.

Другое американское исследование выяснило, что уверенные в результативности своей работы сотрудники более склонны сохранять текущее место работы, искать для себя новые вызовы и обязанности. В то время как неуверенные сотрудники — хотят меньше рабочих часов, ответственности и сменить работу.

Здорово, если у вашей задачи есть SMART-критерии, прямо как у целей. Они позволят вам понятнее описать ожидания, а исполнителю будет легче взяться за работу. Общий профит — меньше правок и переделок на выходе.

В качестве примера разберём, как поставить задачу менеджеру по продажам.

SMART — хоть и универсальная, но не единственная концепция, на которую можно опираться. В постановке задач будут полезны OKR — цели и ключевые результаты, которых вы хотите достигнуть. Они помогут исполнителю масштабнее взглянуть на процессы, лучше понять свою роль и назначение задачи.

Вы можете совмещать различные подходы и даже создавать собственные методы постановки задач, как HD-RW-RM.

Если чётко представить себе путь выполнения задачи, можно сэкономить время на потенциальных препятствиях. Окей, с навыками и обязанностями разобрались ещё на первом этапе, теперь нужно подумать, есть ли у сотрудника все нужные ресурсы, в том числе коммуникационные.

Полезно будет проверить, есть ли у исполнителя доступы, нужные файлы, достаточно ли у него контактов.

Бывает так, что у маркетинга на этой неделе горит акция, а без макетов дело дальше не пойдёт. В лучшем случае сотрудник займётся менее приоритетной задачей, в худшей — просто потеряет время. Точно так же бывает, когда нужный коллега в отпуске или эксперт в командировке.

Восприятие задачи зависит от её описания, контекста, опыта сотрудника и даже образа мышления. Поэтому даже великим умам, что мыслят одинаково, полезно предметно обсудить, как будет выглядеть итоговая работа. Это позволит выявить упущения в постановке задачи и сократить время на внесение правок в будущем.

Ещё одно преимущество продуманной постановки задач — нет «фактора улиточки». Прибегает менеджер, мол, горит, вот новая задача, приступай. А потом оказывается, что сейчас это не нужно, и цель другая, и цвет, и вкус.

Когда исполнитель подобран, задача грамотно сформулирована и цели согласованы, остаётся только закрепить всё это. Поскольку задача, поставленная устно, не может быть выполнена как следует.

Из нашего опыта добавлю: планёрки и любые подобные обсуждения без тех, кто зафиксирует результаты и сформирует поручения, проходят мимо. Задачи теряют детали, их по-разному понимают, начинают реализовывать неверно. В лучшем случае мы просто потеряем время, пока кто-то не вернётся к теме, в худшем — кривые задачи доходят до прода.

Иногда задачи ставят в переписке. Возвращаться из раза в раз за описанием задачи в чат или на почту невесело: тратится время, рассеивается внимание. Такая коммуникация подходит лишь для первичных обсуждений. Затем необходимо прописать все детали в удобном для заказчика и исполнителям формате. Например, в брифе, заметке в Notion или Google Docs.

Чтобы зафиксировать задачу, следить за прогрессом и оптимизировать планирование можно воспользоваться нашим таск-трекером Shtab.

Опытный менеджер знает, что нельзя дать задание и в дедлайн вернуться за результатом. Так не работает. Правильно поставить задачу — половина успеха, а вторая половина — выстроить коммуникацию с исполнителем.

Даже если вы работаете по спринтам, прогресс по каждому отдельному таску часто остаётся неясным. Как близок сотрудник к завершению задачи? Какие у него возникли проблемы и что нужно предпринять для их решения? Если вы в курсе этих вопросов, то вы сможете лучше контролировать процессы, видеть общую картину и реагировать на изменения.

У нас в Shtab был кейс с одним из разработчиков, который в течение трёх месяцев не делал свою работу. Он сам попросил более серьёзную задачу, чем ему приходилось обычно выполнять, и поплыл на ней. Вместо того, чтобы задать вопросы или сообщить о трудностях, разработчик имитировал деятельность. Менеджеры упустили это, думали о более приоритетных тасках. В итоге — результата нет, нужно начинать заново, а «работу» компания оплачивала все три месяца.

Общение заказчика с исполнителем даёт возможность вовремя определить сильные и слабые стороны исполнителя и команды в целом, понять, где можно целей достигать быстрее, а куда выделить больше ресурсов.

Придерживаясь описанных советов, мы смогли организовать прозрачный и понятный для всех рабочий процесс. Да, ошибки всё ещё случаются, но чем больше мы оптимизируем постановку и приём задач, тем эффективнее становится работа в целом. Если вы только в начале пути или всерьёз задумываетесь о внутренних улучшениях, то, возможно, перечисленные советы вам в этом помогут.