Личный опыт Ma Xa
828

Как хакнуть бизнес-процессы и увеличить прибыль в 2 раза

Можно ли строить бизнес без бизнес-процессов? Вполне. Я называю это «хаотический стиль управления». Когда бизнес существует не благодаря, а вопреки. Вопреки логике, здравому смыслу, чувству прекрасного.

В закладки
Аудио

Моя практика показала, что такой стиль управления возможен, но мешает бизнесу масштабироваться. Рано или поздно рук перестаёт хватать, и работа превращается в езду на горящем велосипеде с попытками одновременно жонглировать и разговаривать по телефону. И вокруг всё горит. Так себе развлечение.

Так себе развлечение.

В таких условиях сложно понять, “куда деньги деваются”, и почему прибыль не растёт пропорционально обороту. Системой сложно управлять, она как “чёрный ящик”.

Расскажу, как выбраться из ситуации хаоса, на примере из моей практики.

Один в поле не воин

Михаил стал моим клиентом потому, что на пятом году ведения бизнеса в стиле «и швец, и жнец, и на дуде игрец», он понял, что скоро сойдёт с ума. Поток клиентов продолжал расти, региональная SEO-оптимизация дала прирост поискового трафика более чем в 2 раза, и соответствующий приток заказов.

Суровая реальность показала, что больше 100 заказов в месяц один человек физически не в состоянии выполнить, являясь и продавцом, и логистом, и бухгалтером. Товар габаритный, демонстрация отнимает много времени и сил, плюс доставкой Михаил часто тоже занимался сам. Сколько заказов “сливалось”, никто не знает, ведь CRM-системы тогда еще не было, но по ощущениям — много.

На первой встрече мне было больно смотреть на его страдания. Телефон звонил, не переставая, в глазах читалась хроническая усталость с оттенком паники.

«Я теряю клиентов. Мне нужен менеджер-помощник и CRM-система. Но я даже не знаю, с какого конца подступиться к этой задаче, я так привык всё делать сам. Как и что я отдам помощнику?»

В итоге сошлись на том, что нужно максимально подробно прописать все процессы и ресурсы его бизнеса, чтобы понять, что из этого и как можно делегировать, нанять для начала хотя бы одного помощника и внедрить CRM, чтобы перестать терять клиентов, и следить за потоками денег и заказов.

Задача осложнялась тем, что все звонки шли на личный номер, и все сервисы были завязаны на личные почты и учётные записи. Пришлось настраивать фильтрацию по номерам телефонов, с которых не надо вести запись, но всё равно было весело при прослушивании звонков периодически натыкаться на звонки родственников и друзей-знакомых.

Разделяйте личные и рабочие телефоны, почты и учётные записи сервисов. Создавайте их сразу, на этапе запуска проекта, даже если хотите «просто попробовать». Нет ничего более постоянного, чем временное.

Что делали

  • Выписали и структурировали ресурсы: сервисы, почтовые учётные записи, рекламные кабинеты, сайт, другие площадки размещения товаров или рекламы,
  • Разделили сферы ответственности по ролям: директор, менеджер, логист,
  • Определили источники и каналы, откуда могут поступать заказы,
  • Описали процесс обработки заказа, собрали всё это в схему:
Схема источников заявки и процесса её обработки МаХа
  • Настроили телефонию и запись звонков,
  • Прописали инструкции и регламенты,
  • Разработали формы отчетности,
  • Провели обучение,
  • Пару последующих месяцев корректировали систему, оптимизировали ее под “реальность”.

Итоги

Через три месяца битвы с хаосом, в самый пик сезона, удалось не только нанять двух помощников, но и:

  • внедрить CRM,
  • научить всех участников процесса ей пользоваться,
  • разработать для всех процессов и сервисов инструкции и регламенты,
  • получить инструменты наблюдения и контроль над ситуацией,
  • увеличить количество успешных сделок до 150 в среднем и до 250 на пике сезона (при среднем чеке ~20 000 р.), валовая прибыль выросла почти в 2 раза.

Отладка процессов отняла еще пару месяцев, но в итоге всё это дело выросло из самозанятости в масштабируемый бизнес. Хоть франшизу продавай.

Сам себе бизнес-аналитик

Звучит довольно сложно, и часто люди думают “Это непонятно и наверняка очень дорого, пока потерплю еще, не так уж и печёт”. Но на самом деле с проблемой хаоса в бизнес-процессах можно справиться и самостоятельно, ведь вся информация в интернете на эту тему лежит в открытом доступе, часто можно точечно решить пару проблем, найти и устранить одно-два “узких места”, и уже станет легче. Основная сложность состоит в том, что информации слишком много, и не понятно, с какого конца за дело браться.

Для тех, кто всё же хочет самостоятельно во всём разобраться, я распишу схему и расскажу, как, что и где искать. Но сделаю это в следующей статье. Подписывайтесь на канал, жмите колокольчик! ^___^

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Ma Xa", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 12, "likes": 27, "favorites": 50, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 68154, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 20 May 2019 19:13:49 +0300" }
{ "id": 68154, "author_id": 148469, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/68154\/get","add":"\/comments\/68154\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/68154"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }

12 комментариев 12 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
2

Маша, когда дедлайн по следующей статье?

Ответить
3

Надеюсь, до конца этой недели допилю. Я там то слишком усложняю, то слишком упрощаю. Фокус-группа расходится в показаниях =)

Ответить
1

Пишите лучше сразу решение - статья о наболевшем. Оставил растущий бизнес, чтобы не быть сволочью - который достает всех всякими СРМмами, обязанностями, отделами и бизнес процессами. Продавали же на на авось - без kpi по вацапу...

Ответить
1

Следующая в очереди как раз об этом. Stay tuned.
Понятно, что там целый мир в этих процессах, но постараюсь расписать вариант "человечьим языком".

Ответить
0

Мария, посоветуйте что-нибудь годное по теме нотаций БП и методикам описания БП. Предстоит описывать процессы рекламного агентства, а я как ваш Михаил, не знаю с какого бока к этому слону подступиться... Ну или если было бы возможно хотя бы первую пробу отправить вам на проверку, чтобы вы опытным взглядом отметили ошибки...

Ответить
1

Когда я сама только погружалась в тему, много находила на хабре, хотя потом поняла, что это был один и тот же блог.)) Но на старте мне больше всего понравилось обучение у camunda на их видеоканале. Но там всё на инглише. Хотя теперь на русском уже у них появилось что-то. Мне понравилось у них то, что есть конкретные примеры процессов, которые можно переложить на свои, но уже с помощью их моделлера. Плюс на ютубе есть ролики и вебинары по рисованию процессов по методоологии BPMN.
Битриксоиды настаивают, что рисовать можно в чём угодно. Но я не согласна. Сначала надо понять логику построения. А там есть немного "программирования". Хотя на самом деле это не "программирование", а банальная логика. "Что нужно, чтбобы дойти до цели? - Вот это! А если не это? То вот это!" Если - то, или-или - банальные логические ветки. Они везде.

Ответить
1

Спасибо за ответ.
Я изучал bpm в Битрикс24. Но это не совсем то, что надо. У них все процессы описывать тоже надо, но только для автоматизации и только после того как эти самые БП уже есть и увязаны с БП всего организма организации. А у меня задача пообширнее, задачи и процессы в Битриксе - это только часть пирога, связанная с продажами и производством. В целом, очень полезный комментарий, так я хотя бы понял, что многие вещи, которые я себе додумываю оказываются верными. Ну и за рекомендации источников тоже спасибо. Буду пробовать. Хорошего дня.

Ответить
1

На здоровье =)
Да, в самом битриксе не очень удобно рисовать, там же именно исполняемая часть процесса. А хочется сначала набросать всю схему, да еще с комментариями, да еще чтобы зоны ответственности (которые пулами оформляются на схеме) тоже были видны, и как задача между ними двигается. Пока мне для этого больше всех comunda нравится, и внешне, и по простоте использования.
Для более сложных схем использую draw.io , тоже крутой инструмент.

Еще вспомнила! В качестве источников можно искать методички НГТУ, у них хороший курс по бизнес-процессам, и есть отдельно по BPM даже методичка, хорошая.

Ответить
1

В draw.io рисую всё)) согласен, очень хороший инструмент. За наводку на методички ещё раз спасибо ;)

Ответить
1

пажалосто ^_____^

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Голосовой помощник выкупил
компанию-создателя
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }