Не будь попрыгуньей-стрекозой, Или подготовка к деловым мероприятиям осени

После отпускного затишья с сентября оживают деловые площадки, стартует сезон выставок и бизнес-мероприятий, сменяющих друг друга вплоть до Нового года. И пока не наступил бум заказа корпоративных подарков, календарей и ежедневников к Новому`2025, время планировать выпуск полиграфии, раздатки, промо-сувениров и оснащения площадок мероприятий на выставочный сезон. Рассказываем как всё предусмотреть и делимся лайфхаками подготовки к мероприятиям без горящих дедлайнов.

Надеюсь, календарь мероприятий у вас составлен — мы обсуждали планирование маркетинга на год ещё в декабре, теперь пора его актуализировать — осень обычно остаётся в формате «даты и условия уточняются».

Далее самое интересное: наверняка присутствие на всех тематических мероприятиях отрасли нецелесообразно с точки зрения трудо- и денежных затрат на подготовку, командировки сотрудников и оплаты участия (регистрация, стенд, рекламно-информационные материалы и пр.). Как оценить мероприятие и спрогнозировать возможную выгоду от участия?

Оценка целесообразности участия в мероприятии только по стоимости в корне неверна — исходить стоит не столько из затрат на регистрацию / стенд, сколько из потенциального пайпа мероприятия (ROI или отдачи от участия). Т.е. прогнозирования, кто из потенциальных заказчиков или клиентов будет присутствовать, с кем можно предметно пообщаться для последующей совместной работы.

В идеале, эту часть подготовки к мероприятию маркетинг компании делает совместно с отделом продаж, менеджеры которого готовят прогноз по своим клиентам: кто планирует участвовать, кто именно из представителей ЦА будет присутствовать, с кем они могут предметно обсудить дальнейшее сотрудничество, какой процент проведенных встреч может вылиться в потенциальные сделки и на какой приблизительно чек. Если ожидаемые выгоды от присутствия на мероприятии с учётом погрешности на неявку или неактивность потенциального клиента щедро покрывают затраты — практически неважно, сколько стоит участие.

Разумеется, тут нужно учитывать потенциальный риск от «увода» клиента конкурентами: если партнёрское мероприятие представляет несколько смежных направлений, благодаря которым можно «усилить» ваше предложение — такой формат может стать выигрышным для всех участников. Для узкоспециализированных мероприятий это ловушка для неопытных продажников — сэкономив на оплате участия, можно поплатиться клиентом и недополученной выгодой в перспективе.

А заблаговременное бронирование — это не только скидки на регистрацию, но и возможность сэкономить на билетах, если нужно ехать в город проведения. Кроме того, заранее заказывая полиграфию и промо-сувениры, вы заведомо избежите повышенных цен за срочность и дефицита материалов в пик сезона.

Планируя новый формат участия и регион, поищите отзывы участников прежних мероприятий (и не только на промо-сайте события) — это поможет скорректировать ожидания и окончательно принять решение о целесообразности участия или подготовке специализированных материалов «под мероприятие».

Раннее бронирование — это и экономия на оплате участия, и на заказе полиграфии, стендов, сувенирной продукции. Лето — не только сезон отпусков, но и «низкий» сезон для отрасли, а значит поставщики не перегружены и могут помочь с макетами, сделать скидку на оптовый заказ или как минимум не делать наценку на срочность и пиковый сезон.

1. Определившись со списком мероприятий, сформируйте бюджет для каждого события, учитывая все возможные расходы (аренда и застройка стенда, заказ полиграфии и сувениров, транспортные расходы на доставку продукции и полиграфии, командировочные и пр.).

2. Суммировав их и оценив затраты на сезон, ещё раз пересмотрите перечень мероприятий, а также возможность сэкономить на заказе полиграфии и сувенирки оптом на все события — в зависимости от тиража заказа экономия может быть ощутимой.

3. Проанализируйте результаты прошлых мероприятий, чтобы оптимизировать бюджет и избежать ненужных расходов. Используйте прошлый негативный и позитивный опыт, чтобы сократить лишние затраты и предусмотреть что-то из забытого.

Наконец, искренний совет: заключайте долгосрочные контракты — найдя надёжных поставщиков, поддерживайте связь не только в пик сезона: например, некоторые компании предлагают формат «сезонной подписки» на услуги с разделением затрат на весь период или скидки на заказы в несезон. Кроме того, долгосрочные контракты на полиграфию и сувениры помогут зафиксировать цены до повышения, обеспечить скидки и приоритетное обслуживание.

Несколько практических советов для подготовки:

Используйте чек-листы. Даже если это не первое мероприятие в вашей практике, никто не застрахован от случайностей и накладок. Соберите все наработки в подробные чек-листы, корректируйте их с учётом нового опыта и всегда начинайте подготовку «с запасом» — и по времени, и по ресурсам.

Назначьте ответственных за разные аспекты и этапы подготовки и проведения мероприятия, по возможности не концентрируя всё в одних руках. Это поможет распределить нагрузку и избежать перегрузок, а также вырулить в ситуации внезапной болезни или увольнения ответственного в самый неподходящий момент.

Используйте таск-менеджер или CRM-систему для управления задачами по чек-листу, контактами, заказами и логистикой. Это упростит координацию и контроль, а автоматизация ряда рутинных задач ещё и высвободит уйму времени на мелочах.

Проведите инвентаризацию перед формированием заказа на полиграфию, промо-материалы и сувенирку. Это поможет избежать дублирования заказов, оптимизировать затраты и исчерпать «вечные» запасы.

Сравните варианты логистики — услуги транспортных компаний, собственный автотранспорт (в т.ч. участников мероприятия), доставку от поставщиков. Иногда заказ полиграфии в собственном регионе с учётом доставки в другой город будет дороже, чем заказ «на месте», тем более что некоторые подрядчики берут на себя доставку до офиса или площадки в пределах региона. Мы в LIFE PRINT делаем именно так и часто помогаем региональным заказчикам с участием в столичных мероприятиях.

Конечно, заказывать промо-материалы и сувенирку на все мероприятия оптом на год (или больше) выгодно с точки зрения цены на единицу товара. Чем больше тираж, тем поштучно дешевле. Однако тут играет роль целесообразность большого заказа с точки зрения уместности сувениров на разных мероприятиях и моды на них в целом. А также затрат на производство, транспортировку и последующее хранение.

Чтобы оценить, что лучше в вашем случае: заказывать промо-материалы под каждое мероприятие небольшим тиражом или сделать ставку на опт, оцените потребность в них по следующим критериям:

1. Креативность. Сделав запоминающиеся сувениры и промо-материалы, вы получаете дополнительное внимание аудитории и выделяетесь среди конкурентов. Но чем креативнее подход, тем большая ответственность на вас на следующий заказ: нужно будет «держать марку» и стараться удивлять систематически на аналогичных мероприятиях.

Это не значит, что для экономии нужно выпускать заурядные промо — тогда в них вовсе нет смыла. Но как удивлять, так и не запоминаться — вопрос репутационный. При этом эксклюзив и креатив — это не всегда очень дорого.

Например, вместо банального мерча с логотипом, можно сделать нанесение на футболки мотивационных надписей в стиле бренда или каких-либо объединяющих сообщество фраз. Тогда и на мероприятии выделитесь, и в дальнейшем будет проще «находить своих» в том числе по духу. Таким путём мы пошли, выпуская для Центра патриотического воспитания «Дзержинец» мерч и сувениры: на футболках и носках нет логотипа, но есть тематические надписи, на бейсболках и поясных сумках его креативное прочтение, а на раздатке всё стандартно. Так мы лучше попали в ЦА — молодёжь носит мерч с удовольствием не только тогда, когда «надо», но и в обычной жизни, популяризируя Центр.

Другой и более простой (и практичный) вариант: новое прочтение привычных вещей. Например, кажущиеся банальными пледы как корпоративный сувенир мы однажды сложили в виде очаровательных собачек — и тем самым запустили у клиента целый фото-флешмоб, который затем вылился в приятнейший отзыв. Мелочь — но очень приятно!

2. Соответствие «длинным» трендам. Сиюминутная мода, к примеру, на популярные в этом сезоне фигурки персонажей или животных — возможность подняться на хайпе, но и шанс провалиться, если тренд успеет уйти прежде, чем вы насладитесь удачей. Долгоиграющие тенденции помогают оставаться актуальными, используя сувениры дольше. Например, использовать тренды на экологичные предметы обихода или моду на здоровый образ жизни. Это, помимо прочего, может повысить лояльность клиентов и улучшить имидж компании.

О трендах 2024 года в корпоративных подарках и сувенирах мы уже рассуждали — и там «быстрых» практически нет, зато есть варианты на разный бюджет, подход к креативу и даже отрасль. Ведь то, что очень ок для модных айтишников и маркетологов, увы, может быть не понято в более консервативных отраслях, и об этом стоит всегда помнить.

Оценка результатов, сбор обратной связи от коллег и клиентов, фиксирование пожеланий на следующее мероприятие — этим нужно заниматься систематически, не пуская на самотёк. И если что-то в подготовке к этому мероприятию не устроило, есть идеи как это сделать лучше — впишите сразу в ваш чек-лист (или, наконец, составьте его по горячим следам!) — чтобы в следующий раз не забыть и не упустить важное.

И, банальное, но очень верное решение — не ждите дедлайна, готовьтесь заранее. Это поможет не только сохранить нервные клетки и, вероятнее всего, сэкономить, но и лучше запомниться и вероятнее достичь поставленных на мероприятие целей.

Например, мы с Департаментом культурного наследия города Москвы уже запустили не только саму подготовку к ежегодному Международному молодёжному форуму «Наследие», который проходит в декабре, но и запустили соответствующую рекламу в городе. Думаете рано? Опыт показывает — в самый раз!

Больше примеров наших работ для мероприятий и не только, а также интересные решения в полиграфии, корпоративных сувенирах, упаковки в России и по всему миру — в нашем Telegram-канале, который мы ведём для коллег и заказчиков, тренируя насмотренность, понимание трендов и вкус. Подписывайтесь, если вам такое тоже интересно.

И не откладывайте — лето, увы, проносится очень быстро!