Подготовка к деловым мероприятиям осени: лайфхаки для экономии и промо-продвижения

Недавно я публиковала материал про подготовку к осенним деловым мероприятиям, раскрывая темы планирования, управления затратами, организацию всей это подготовки без лишней головной боли и суровых дедлайнов — посмотрите, если не попадалась. Сегодня продолжаю тему про промо на мероприятиях: от организации стендов и продвижения событий до полиграфии, сувенирки, упаковки и всего того, что вы с удовольствием (или без — тут вопрос к организаторам!) несете с каждого мероприятия. Если хотите все этапы подготовки в одном документе с примерами — см. наш Гайд по подготовке к мероприятиям — отдаём бесплатно за подписку в Телеграм!

Организаторам конференций нужно продумать множество пунктов, начиная от брендирования площадки, ее оснащения (стенды, раздатка, напитки, посуда, указатели, сувениры, волонтеры в брендированной одежде и пр.), заканчивая выступающими, приглашением аудитории и раздаточными материалами для них.

Для участников конференций перечень меньше, но нужно придумать и реализовать решения как заявить о себе, привлечь потенциальных клиентов, партнеров и, в зависимости от стилистики мероприятия, либо предстать в брендированной одежде, с фирменным мерчем, либо «поколдовать» над баннерами, раздаткой, привлекательными материалами или сувенирами для нетворкинга и пр. А лучше — без «либо», предусмотрев все варианты и позаботиться, чтобы вложения в PR-активность многократно окупились в результате.

Подготовка к выставкам аналогична с той разницей, что они требуют большего вовлечения участников: оформление стенда, Welcome-зоны, стопперов и указателей, информационных и рекламных материалов. А также сбор идей как привлечь внимание потенциальных клиентов, удержать и зацепиться для дальнейшего контакта: от угощений с брендированным оформлением до всевозможных активностей и мелких сувениров, которые принято раздавать гостям стенда как напоминание о компании и контакте.

Далее не будем разделять подготовку для организаторов и участников, принимая во внимание, что первым следует ещё предусмотреть систему вовлечения всех видов участников: спикеров, экспонентов, гостей, волонтеров и пр., а также организационные моменты от размещения и сервиса в процессе события до развлечений вне деловой программы. Подготовка же в плане организации достойного присутствия на мероприятии от стенда и рекламы до сувенирной продукции — в целом, едина для всех.

Мероприятия — не самый быстрый способ лидогенерации (хотя зависит от отрасли и тематики), но один из ключевых для выстраивания имиджа компании, построения бренда, налаживания деловых контактов в долгосрочной перспективе.

Показываем, из чего складывается расчет участия в мероприятии:

— стоимость посещения конференции или выставки (взнос за участие, партнёрство, спонсорство и пр.);

— стоимость организации стенда (в зависимости от помещения, площади и пр.), оснащения и оформления — баннеров, POSM (всех видов стендов, фотозон, указателей и пр.);

— подготовка специализированной упаковки или иных вариантов презентации образцов продукции, её макетов и пр.;

— заказ рекламно-информационных материалов: каталогов, листовок, буклетов, визиток, бейджей и пр. печатной продукции;

— выпуск мерча сотрудников, промоутеров, а также аксессуаров для работников стенда и привлечения посетителей;

— потребность в сувенирной продукции в зоне выставки и раздаточных материалов участникам,

— необходимость заказа прочих материалов для привлечения и удержания внимания посетителей.

В зависимости от масштаба мероприятия необходим расчет следующих позиций:

Чтобы во всем этом не запутаться, предлагаем использовать чек-листы, которые помогут структурировать, разбивая на части большую часть задач с распределением по времени и установкой дедлайнов:

За скобками в чек-листах остаётся выбор подрядчиков: если занимаетесь мероприятиями не первый год, то пул исполнителей, как правило, определен. Если нужно заменить исполнителей, предположим, по печати полиграфии, выпуску и брендированию сувениров, а мероприятие в другом городе — оцените, насколько логистика вписывается в бюджет. Иногда заказ полиграфии в собственном регионе с учётом доставки в другой регион будет на порядок дороже, чем заказ «на месте». Тем более, что некоторые подрядчики берут на себя доставку до офиса или площадки в пределах региона. Мы в LIFE PRINT делаем именно так и часто помогаем региональным заказчикам с оформлением участия в столичных и крупных межрегиональных мероприятиях.

Еще существенный вариант сэкономить — заказать промо-материалы и сувенирку на все мероприятия оптом на год (или больше), что выгодно с точки зрения цены на единицу товара. Чем больше тираж, тем поштучно дешевле. Однако тут играет роль целесообразность большого заказа с точки зрения уместности сувениров на разных мероприятиях и моды на них в целом. А также затрат на производство, транспортировку и последующее хранение (есть ли у вас склад такого размера?!))).

Про креатив и тренды я уже писала, а теперь хочется напомнить о том, что сувенирная продукция должна быть уместна на мероприятии не только с точки зрения отрасли, отношения к ней целевой аудитории, но и статуса мероприятия. Дорогие подарки на «проходной» выставке — очевидная растрата бюджета, а брелоки и копеечные блокнотики на платном федеральном или международном событии оставляют впечатление о компании, будто у которой всё скудно с бюджетами, или говорит о пренебрежении к аудитории. И то, и то — очевидный минус маркетингу и PR. Поэтому сувенирная продукция для мероприятий обычно ранжируется тремя блоками:

Промо-сувениры на мероприятиях — не только раздаточные материалы в пакете делегата, включающие бейджи, брендированные ручки, блокноты и пр. в промо-сумке или пакете с логотипом.

К промо также относятся бутылочки воды с брендированной этикеткой, стаканчики с логотипом и другое оформление кофе-брейка.

На стендах на мероприятиях вместе с каталогами и пр. полиграфией, демонстрацией образцов продукции, рекомендуем предлагать брендированные сувениры. Промо-сувениры с логотипом организации – это ненавязчивая, но хорошо запоминающаяся реклама, подкрепленная эмоционально. Это могут быть наклейки, браслеты и брелоки, недорогие аксессуары, игрушки-антистресс, маскоты бренда и пр.

Где-то в приветственный пакет делегат и/или на стойку компании добавляют сладости и снеки с логотипом, где-то раздают значки, браслеты, банданы, разыгрывают разнообразный мерч и сувенирную продукцию посущественней.

С логотипом компании, ее контактными данными, они работают как нестандартная визитная карточка, которая будет напомнить потенциальным клиентам о вашей организации, ее товарах и услугах.

В зависимости от формата мероприятия, уровня приглашенных гостей и самой программы, бренды часто помимо брендированной канцелярии и промо-раздатки заказывают разнообразные бизнес-сувениры, которые заведомо оставят хорошее впечатление у потенциальных клиентов. Будут напоминать о сотрудничестве и сформируют позитивный опыт взаимодействия, который проще и приятнее продолжать после мероприятия.

К таким бизнес-сувенирам относятся качественные брендированные ежедневники и письменные принадлежности, флешки с материалами мероприятия, настольные органайзеры, прочие офисные и интерьерные сувениры, интересный и броский мерч, необычные аксессуары и пр.

В зависимости от сезона, тематики мероприятия и прочих деталей сувенирную продукцию можно ассоциировать с мероприятием и отраслью, при этом сохраняя брендирование: летом уместны бутылочки для воды, кепки, мини-вентиляторы, зимой — термокружки и вязаные аксессуары, в межсезонье — зонты, дождевики и пр.

Сувениры с практической ценностью на серьёзных мероприятиях всегда предпочтительнее игрушек-маскотов и креатива ради креатива из разряда обычного промо — тогда они будут положительно влиять на имидж компании и напоминать о ней при выборе подрядчика или партнёра.

ВИП-сувениры с логотипом на мероприятиях — ненавязчивая и запоминающаяся реклама для ключевых клиентов и потенциальных партнеров, объединяющая в себе качественный и практичный сувенир и рекламный носитель с логотипом компании-дарителя, иногда с контактными данными и другой информацией. Это оригинальный способ привлечь внимание к компании и фирменной продукции, когда преподносится под хорошим «соусом» в виде красивого и практичного презента.

Уникальные презенты, которых нет на рынке, станут запоминающимся подарком, который не только удивит и порадует получателя, но и будет ассоциироваться именно с вашим брендом, подчеркнет высокий статус компании и внимание к деталям. Это могут быть качественные и продуманные наборы письменных принадлежностей, кожаные папки и ежедневники, настольные органайзеры и зарядные станции, качественные интерьерные аксессуары и пр.

Исходить всегда следует из вкусов и интересов тех, кому предназначаются эти сувениры: необязательно офисные аксессуары или исключительно изделия из кожи — иногда качественные товары для хобби (спорта, туризма), сервировки, интерьера и пр. воспринимаются более благосклонно.

Оценка результатов, сбор обратной связи от коллег и клиентов, фиксирование пожеланий на следующее мероприятие — этим нужно заниматься систематически, не пуская на самотёк. И если что-то в подготовке к этому мероприятию не устроило, есть идеи как это сделать лучше — впишите сразу в ваш чек-лист (или, наконец, составьте его по горячим следам!) — чтобы в следующий раз не забыть и не упустить важное.

И, банальное, но очень верное решение — не ждите дедлайна, готовьтесь заранее. Это поможет не только сохранить нервные клетки и, вероятнее всего, сэкономить, но и лучше запомниться, вероятнее достичь поставленных на мероприятие целей.

Для тех, кто ещё не достиг дзена, статуса гуру в подготовке мероприятий и их оснащении, мы подготовили полезный гайд с чек-листами, календарём и прочими полезностями — и отдаём его бесплатно за подписку на наш телеграм-канал. Кроме гайда, бот предложит вам ещё парочку полезных инструкций, а в самом канале мы стараемся собирать самые интересные идеи и их решения из мира брендинга, упаковки, performance-маркетинга и смежных сфер — для тренировки креативности, насмотренности и черпания идей для ваших мероприятий, корпоративных сувениров и продукции.

Коллеги, если есть что добавить, если гайд оказался полезен — и особенно, если нет — напишите своё мнение, давайте обсуждать!