5 ключевых факторов успешного анализа процессов

· С какими проблемами чаще всего сталкиваются компании при анализе процессов?

· На что обратить внимание, чтобы анализ процессов принес результат?

В этой и этой статье я дала пошаговый алгоритм анализа процессов. Сегодня я расскажу про ключевые факторы успеха, чтобы вы не просто потратили время, а получили результат от анализа, и как избежать основных проблем.

Какие ключевые факторы успеха для анализа процессов:

Как Отче наш, как только руководство перестанет поддерживать проект, он сойдет на нет. Тут недостаточно просто озвученного раз желания директора провести трансформацию бизнеса или разового присутствия на стартовом совещании по проекту. Тут должно быть регулярная поддержка, взаимодействие с командой, в идеале – регулярное участие во встречах (не обязательно в каждой, но с какой-то периодичностью), чтобы направлять ход проекта и показывать заинтересованность.

Худший вариант, когда директор появляется на первом, потом на последнем совещании и разносит все, что команда на протяжении всего проекта делала. Мотивация сотрудников после такого на 0 и ни о каких дальнейших инициативах больше разговоров не будет.

Если вы тот специалист, который должен провести проект по анализу и оптимизации процессов, вам необходимо привлечь директора на свою сторону и проследить, чтобы он участвовал в проекте. Чтобы его заинтересовать, вам необходимо доказать экономическую целесообразность и выгоды от проекта. Для этого хорошей идеей будет провести небольшой проект и на его примере показать эффект.

Хотя проведение анализа процесса условно не требует инвестиций, но надо понимать, что будут использован самый главный ресурс организации – сотрудники, причем ключевые.

Тут опять же должна помочь поддержка руководства, чтобы приоритезировать для сотрудников проект.

Если поддержки и одобрения со стороны руководства не будет, сотрудники, выбирая между своими регулярными задачами и проектом по анализу процессов, выберут регулярные задачи!

В данном случае еще полезно привлечь сторонних консультантов по оптимизации процессов, чтобы сэкономить время своих сотрудников и провести проект максимально быстро.

Обязательным условием проведения успешного анализа процессов должна быть ориентация на удовлетворенность клиентов. Причем важно отметить, что клиентов как внешних, так и внутренних (то есть тех, кто в своей работе используют результат данного процесса). Но основной акцент, конечно, должен быть сделать на максимизации ценности для конечного заказчика.

Я хотела назвать этот пункт корпоративной культурой, но тут скорее про базовые трудности в практически любых взаимодействиях с людьми в ходе анализа процессов.

Это тот пункт, который может как загубить весь процесс, так и сделать так, чтобы он взлетел.

Безусловно есть компании, в которых каждый сотрудник горит изменениями и эффективностью и хочет улучшить свою работу и процессы. Но я такие не встречала 😊 Хорошо, если в компании есть хотя бы костяк таких людей, уже можно с этим работать.

Люди часто боятся неизвестных изменений, для них это выход из зоны комфорта и слом текущего порядка. Кто-то из сотрудников воспринимает оптимизации как критику того, как они процесс организовали или выполняли раньше свою работу и они защищают старый уклад до последнего. В таком случае сотрудники могут не только уклоняться от анализа, но и откровенно саботировать его.

Поэтому крайне важно, чтобы руководство ясно озвучило всем сотрудникам цели анализа, пояснило, что это необходимая составляющая для улучшения конкурентоспособности. И ключевым фактором успеха будет вовлечение людей в проект.

NB! Чем больше человек участвует в анализе и оптимизации, тем меньше он будет потом сопротивляться изменениям.

И второе, на что стоит обратить внимание, при проведении совещаний по анализу процесса в группе (более подробно писала в прошлой статье) обязательно выберите модератора, который будет направлять совещание, чтобы оно не превратилось в скандал с поиском виноватых и переходом на личности.

Надо излагать проблемы так, чтобы не возлагать вину на конкретных лиц.

Это пункт, который надо держать в голове при анализе процессов. Тут хорошо работает мой любимый принцип «необходимое, но достаточное». Надо знать, когда остановиться, чтобы не уйти совсем в мелочи, которые уже не будут иметь такого значения для анализа. Во-первых, это не принесет результата. А во-вторых, такая дотошность в начале может быстро утомить команду и проект забуксует, а люди отвлекутся на более важные задачи.

Поэтому очень важно учитывать только те шаги, которые действительно имеют значение для анализа процесса и могут повлиять на общий результат. Тут вам опять же может помочь модератор, который позволит избежать излишней детализированности.

Эти факторы помогут вам сделать анализ процессов успешным и получить нужный результат. Если нужна помощь, можете написать мне для консультации.

Подписывайтесь на мой Телеграм-канал, пишу про эффективные процессы.

Александра Гостева