Передача файлов из задачи в сделку Битрикс24: как упростить работу с клиентами в CRM

Часто при работе в Битрикс24 нужно прикрепить какой-то файл, к примеру, в задачу. Это может быть фото, договор в формате электронного документа или анкета клиента. Как передать эти файлы, например, в сделку, не занимаясь ручным переносом? Ответ на этот вопрос читайте в нашей статье.

К нам обратилась компания, которая занимается технической поддержкой. Сделки и задачи они ведут в Битрикс24. В качестве результата работы с клиентом, менеджер выкладывает файлы в соответствующие задачи (фото, текст или таблицы).

По внутренним регламентам компании при переходе сделки на определенную стадию необходимо передавать эти вложения в сделку, плюс сохранять на диске в заданной папке.

Как вы понимаете, боль заключается в том, что такой ручной перенос файлов занимает много времени. Но, что важнее, такой процесс не исключает ошибки человеческого фактора: менеджер может случайно перепутать файлы и потерять важный документ, что чревато убытками для бизнеса.

Наш заказчик хотел решить эту боль с помощью роботов в Битрикс24. Но, к сожалению, роботы пока не умеют работать с файлами. Бизнес-процессы также не покрывают этот сценарий полностью.

В качестве решения наши аналитики предложили использовать Пинкит. Как все настроить, расскажем далее.

Итак, сначала создам вебхук. Для этого заходим в личный кабинет Пинкит, добавляем интеграцию и настраиваем ее следующим образом.

На шаге 1:

Откуда отправляем данные: выбираем Webhook,

Когда: Сработал вебхук,

Подключение к приложению: Мой аккаунт Webhook.

На шаге 3:

Куда отправляем данные: Битрикс24,

Когда: Задача - обновить,

Подключение приложению: указываем свой портал Битрикс24.

На шаге 5 генерируется уникальная ссылка, которая указывается при создании вебхука.

Затем, настраиваем бизнес-процесс, который работает по такой логике:

1.1. Создается задача, в нее вкладывается файл.

1.2. Бизнес-процесс получает информацию о задаче.

1.3. Создается папка на диске, чтобы в нее попадали файлы.

1.4. Добавляется активити "Исходящий вебхук", в него вставляется ссылка из Пинкит, в которую передаются необходимые параметры: ID задачи и ID генерируемой папки на диске.

Заходим в сделку и запускаем бизнес-процесс. Бизнес-процесс генерирует задачу, в ней прикрепляем файл (например, картинка). Завершаем задачу.

Затем можно перейти в интеграцию Пинкит и проверить журнал. Здесь проверяем, верно ли сработал процесс и корректные ли ID приходят:

Далее с помощью API-запроса можем донастроить интеграцию Пинкит: на шаге 2 настроим получение результатов задачи из комментариев, загрузка файла в папку и так далее.

Таким образом, мы с помощью вебхука получаем данные из Битрикс24, затем с помощью инструментов Пинкит обрабатываем данные и обратно передаем в Битрикс24. Интеграция настраивается единожды и срабатывает мгновенно, без ограничений по API-вызовам.

У нашего клиента на встрече возник вопрос: зачем нужен сторонний сервис, если можно просто оставаться в одном продукте, если его доработать? Ведь внедрение CRM всегда требует каких-то допилок?

2.1. Нет открытого доступа к коду

Если у вас облако Битрикс24, а не коробка, то в нем нет открытого доступа к коду, поэтому для доработок можно использовать только приложения.

Раньше мы шли за потребностью клиента и разрабатывали такие приложения, чтобы кастомизировать портал с помощью разработчиков. Но такой подход оказался экономически не эффективным и мы ушли от этой модели, о чем уже рассказывали, подробно останавливаться на этом не будем.

2.2. Код должен храниться на вашем сервере

Во-вторых, хоть в облаке, хоть в коробке доработка должна храниться на вашем сервере. Использование вебхуков ведет к нагрузке, так как делает много вызовов, и это приводит к "отжиранию" ресурсов сервера, и если на нем находится, например, сайт и 1С, то с определенной вероятностью сайт может прилечь.

2.3. Нужен программист

Плюс вам понадобится свой программист, что, конечно, стоит дополнительных денег.

Поэтому мы делаем настройки через Пинкит. Это не ограничивает наших клиентов ни в фантазии, ни в количестве API-вызовов: наша платформа оптимизирована для больших нагрузок и не требует от вас использования своих серверов.

Также Пинкит не требует программирования. Пинкит — это инструмент low-code: наши инженеры настраивают бизнес-логику с помощью бизнес-процессов и API-запросов. Для этого не нужно писать сложный код и привлекать программиста.

Регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит и познакомьтесь с нашим дружественным интерфейсом: наши клиенты сами настраивают нужные интеграции.

Если у вас нет времени вникать, мы с удовольствием сделаем настройку сами в семидневный срок.

#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #вебхук