База знаний в системе Zetep
База знаний — виртуальная библиотека компании или проекта, в которой можно хранить абсолютно все: от документов и инструкций до материалов, необходимых для работы. В этой статье мы расскажем о том, как устроена база знаний в системе Zetep.
Возможности и преимущества
Постепенно эпоха системных папок на рабочем компьютере отходит на второй план. И база знаний — отличный способ быстро и максимально безболезненно оптимизировать систему хранения файлов.
В Zetep мы постарались продумать этот раздел до мелочей:
- Понятная структура. Чтобы навести порядок в базе знаний, вы можете создать неограниченное количество категорий (папок) и наполнить их страницами (статьями). Даже если у вас получается лабиринт из папок внутри одной категории, найти нужные материалы все равно очень просто: активная "карта" слева на боковой панели быстро ознакомит вас с содержанием. Также вверху всегда есть фильтр, в котором нужную страницу можно найти по одному слову.
- Гибкий визуальный редактор. Стандартные инструменты для создания и редактирования документов, почти как в Word или Google Docs. Благодаря чему можно хранить в базе знаний любые материалы: списки, тесты, регламенты, инструкции, документы целого подразделения или ответы на часто задаваемые вопросы. Внутри каждой страницы можно прикреплять любое количество файлов разных форматов (изображение, видео, Excel-таблица, архив и др.), а также вставлять фрагменты кода.
- Неограниченное количество баз знаний. Вы можете создать отдельные хранилища для разных команд, отделов компании или материалов. А также настроить к ним индивидуальный доступ для определенных сотрудников (или оставить базу доступной для чтения абсолютно всем). Таким образом, у каждого участника будет под рукой нужная ему информация, но при этом снижается вероятность "посмотреть не туда".
- Настройка ролей. Независимо от ролей внутри системы сотрудники в базе знаний делятся на 2 группы: Читатели и Редакторы. Первые могут только просматривать доступные им базы и материалы, а вторые — создавать/изменять содержимое категорий и страниц, а также настраивать базу знаний. Это позволяет пользоваться файлами, исключая ситуации из серии «Ой, оно само» (удалилось, переместилось, поменялось — нужное подчеркнуть :)
Важно! На сайте Zetep также есть раздел "База знаний". В нем хранятся подробные инструкции по использованию всех инструментов системы. Пошаговое описание процессов подкреплено скриншотами, где отмечены необходимые действия. А значит, разобраться с работой системы будет гораздо проще.
Для чего нужна база знаний?
Часто современный ритм жизни подкидывает задачи, которые не терпят отлагательств. В моменты такой срочности даже телефонный звонок и отправка электронного письма кажутся критически долгими процессами. Поэтому за немедленным ответом намного удобнее обратиться к базе знаний.
Буквально за пару кликов сотрудник может посмотреть необходимые материалы: от инструкции по оформлению договора до графика работы или зарплаты. Зависит от того, что загрузили туда Редакторы :)
Такая онлайн-библиотека оптимизирует рабочие процессы компании, делая их более гибкими и удобными. Вместо того, чтобы бесконечно бомбить рабочие чаты документами, ссылками и напоминаниями, вы просто загружаете актуальные данные в базу знаний с общим доступом.
Помимо этого, с помощью базы знаний можно значительно снизить затраты на обучение персонала. Самая актуальная и согласованная информация + единый доступ — и вот специалист-наставник спокойно занимается своими основными задачами, пока новичок изучает необходимые материалы. Большинство ответов "ученик" сможет найти сам, а если что-то непонятно, то «Все вопросы после лекции».
Надо сказать, что этот сценарий отлично работает не только с сотрудниками, но и с клиентами. Качественно сформированная база знаний решает большинство проблем при первом обращении. Если ответ не нашелся на этом этапе, то обращение к специалисту или в тех. поддержку будет более предметным. А это сократит очередь в заявках и минуты ожидания под аккомпанемент «Ваш звонок очень важен для нас» :)
Заключение
В настоящее время очень важно иметь быстрый и удобный доступ к нужной информации. А данные, разбросанные по рабочему компьютеру, облаку или даже по головам отдельных сотрудников этому запросу не отвечает.
База знаний позволяет структурировать и организовать необходимые данные, что оптимизирует рабочие процессы и закрывает сразу несколько целей:
- улучшение взаимодействия внутри компании
- снижение затрат на обучение сотрудников
- более качественная и эффективная поддержка клиентов
- быстрый доступ к свежим данным
База знаний в системе Zetep содержит в себе все необходимые инструменты для создания и редактирования любых данных — от простых списков до полноценных статей и документов. Здесь же можно оставлять нужные файлы в любом формате. А настройка ролей и доступов позволяет упорядочить взаимодействие с информацией, избежать путаницы и ошибок.