ЭДО в компании: как ускорить подписание договоров и оплату счетов

Четыре простых шага, чтобы подключить ЭДО и больше не ждать бумажные документы с курьером.

В компаниях малого и среднего бизнеса встречаются ситуации, когда документы «гуляют» между офисами неделями. Например, отдел продаж ждет оплаты, а бухгалтер не может выставить счет — оригинал договора всё еще на столе руководителя, который в командировке.

Наши клиенты из малого и среднего бизнеса чаще всего сталкиваются с потерей времени на согласование документов и поиск актуальных версий. Дополнительно возникают юридические риски — ошибки в бумажных оригиналах и несоблюдение сроков подписания. Всё это напрямую замедляет сделки, мешает развитию бизнеса и может привести к финансовым потерям.

Длительное согласование документов, зависимость от присутствия сотрудников в офисе, риск потери оригиналов и человеческий фактор — вот типичные проблемы бумажного документооборота в секторе МСБ. Решить их помогает электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами в цифровом виде через аккредитованную ФНС компанию-оператора. Документы можно отправлять не только контрагентам, но и сотрудникам внутри компании, что особенно удобно для распределенных команд, когда не все находятся в одном офисе.

Популярность ЭДО растет: всё больше компаний переходят на цифровой обмен, так что не придется убеждать партнеров в его удобстве. Так, например, с 2022 по 2025 год число пользователей ЭДО, по данным аналитиков, увеличилось в 2,1 раза.

ЭДО экономит время и деньги на доставку документов, ускоряет подписания и оплаты, а также сохраняет прозрачный архив всех документов. В этой статье подробнее рассмотрим, как внедрить электронный документооборот поэтапно, начиная с процессов, где наблюдаются наиболее серьезные задержки.

Содержание:

Шаг 1. Определить, какие документы переводить в электронный вид
Шаг 2. Выбрать оператора ЭДО
Шаг 3. Получить электронную подпись
Шаг 4. Пригласить контрагентов

Подключение ЭДО — это не только технический, но и организационный процесс. В малом и среднем бизнесе настройкой обычно занимаются несколько сотрудников:

руководитель или владелец бизнеса принимает стратегическое решение о подключении ЭДО, выбирает оператора, утверждает бюджет;
бухгалтер или главный бухгалтер устанавливает сертификаты электронной подписи, настраивает обмен с контрагентами, отправляет и получает документы;
ответственный за IT обеспечивает техническую поддержку, настраивает интеграции с учетной системой, например 1С, если нужно.

Необязательно переводить все документы сразу в электронный вид. Если сотрудники не понимают, как работать в новой системе или не имеют нужных прав, переход может затянуться. Кроме того, попытка оцифровать весь документооборот сразу создает повышенную нагрузку на бухгалтерию.

Чтобы процесс прошел гладко, можно спланировать поэтапный переход. Для этого с бухгалтером:

Составьте список всех типов документов, с которыми работает компания, — например, договоры, счета, акты, накладные.
Оцените проблемные точки — где чаще всего задерживаются подписи или согласования.
Определите участников процессов. Если в согласовании участвуют более двух человек или отделов, это приоритет для перевода в ЭДО.
Проверьте готовность контрагентов. Если ключевые партнеры уже используют электронный обмен, начните с них.

После этого будет проще понять, какие документы приоритетнее перевести в ЭДО. Обычно компании начинают с договоров с постоянными партнерами, счетов, актов, УПД и накладных, а затем переводят во внутренний ЭДО приказы и заявки.

Оператор электронного документооборота обеспечивает юридическую силу документов, их защиту и стабильность обмена. От правильного выбора зависит, насколько быстро и удобно компания перейдет на цифровой формат.

При выборе оператора обратите внимание на следующие критерии:

Интеграция с вашими системами. Убедитесь, что оператор поддерживает работу напрямую из бухгалтерской программы или CRM, без ручной загрузки и пересылки файлов. Например, Контур.Диадок интегрируется с 1С, SAP, Битрикс24, МойСклад и другими популярными решениями. Например, можно подключить Диадок с готовыми настройками и консультацией по интеграции.
Автоматическая синхронизация. При изменении статуса документа в ЭДО информация должна мгновенно обновляться в учетной системе — это избавляет от ошибок и ручных проверок.
Большая сеть контрагентов. Чем больше компаний уже подключено к оператору, тем проще наладить обмен. В Контур.Диадок, например, более 1,5 млн пользователей — это значит, что с большинством партнеров можно начать работу сразу.
Поддержка и обучение. Для малого бизнеса особенно важно наличие понятных инструкций и оперативной технической поддержки без необходимости привлекать IT-специалистов.

Прежде чем заключать договор, запросите у оператора демодоступ, видеообзор интерфейса, перечень интеграций и примеры подключений к 1С. Если система работает через браузер, не требует сложной установки и интуитивно понятна, это оптимальный выбор для малого и среднего бизнеса.

Электронная подпись (ЭП) придает электронным документам ту же юридическую силу, что и бумажным с печатью и подписью. Она подтверждает личность подписанта — без нее невозможно подписывать и обмениваться документами в системе ЭДО.

Для обмена документами бизнес использует один из двух основных типов электронной подписи:

Усиленную квалифицированную — для обмена юридически значимыми документами, подачи отчетности и работы на государственных порталах.
Усиленную неквалифицированную — для внутреннего документооборота и задач, где не требуется строгая идентификация.

Электронная подпись требуется не только в ЭДО, но и для входа на госпорталы, участия в электронных торгах и взаимодействия с контролирующими органами.

Получить ЭП можно с помощью Рег.решений — сервис поможет оформить подпись, настроить ее использование и подключить к оператору ЭДО без визита в офис.

Чтобы электронный документооборот заработал полноценно, важно подключить контрагентов. Часто компании опасаются, что партнеры не согласятся перейти на ЭДО, но на практике большинство уже используют такие системы или готовы подключиться, оценив удобство и скорость обмена.

Современные операторы сделали этот процесс простым:

Бухгалтер отправляет приглашение из системы ЭДО. В интерфейсе вводит ИНН партнера — если он уже зарегистрирован, приглашение придет автоматически.
Контрагент принимает приглашение и подтверждает подключение — после этого обмен документами можно начать сразу.
С этого момента компании обмениваются счетами, актами, договорами, не пересылая оригиналы по почте. Подписанные электронной подписью файлы имеют юридическую силу и хранятся в системе столько, сколько нужно.

Так за несколько дней компания может наладить полноценный электронный документооборот и избавиться от задержек с подписаниями.

Чаще всего наши клиенты выбирают Рег.решение — полный пакет услуг для развития бизнеса. В него входит сборка сайта под ключ, SEO-продвижение, а также комплекс бизнес-сервисов: организация электронного документооборота, внедрение электронной бухгалтерии и цифровой подписи, аренда облачной кассы и подключение к ОФД. Комплексное решение позволяет разом делегировать множество рутинных задач, что значительно облегчает будни предпринимателя. Он получает возможность сконцентрироваться на стратегическом развитии своего дела, не отвлекаясь на административные вопросы.

Переход на электронный документооборот — это способ устранить из процессов то, что мешает зарабатывать: ожидание и человеческий фактор. ЭДО помогает компаниям работать быстрее, прозрачнее и гибче. Начать просто: определите, какие документы переводите в электронный вид, подключите оператора и оформите электронную подпись. Уже через несколько дней ваш бизнес сможет работать в современном, полностью цифровом формате.

Читайте также:

ЭДО в компании: как ускорить подписание договоров и оплату счетов

Шаг 1. Определить, какие документы переводить в электронный вид

Шаг 2. Выбрать оператора ЭДО

Шаг 3. Получить электронную подпись

Шаг 4. Пригласить контрагентов