UX Scrum- и Kanban-досок в российских сервисах для командной работы
Привет, это Катя — UX-дизайнер студии Everest. Уже шесть лет мы разрабатываем крупные веб-сервисы и мобильные приложения с фокусом на UX для банков, ритейла, телекома и других отраслей.
В апреле 2022 года мы запустили собственный Исследовательский центр, который регулярно публикует экспертные обзоры популярных сайтов и сервисов с фокусом на UX-составляющую. Это наш 13-й материал.
В рамках исследования российских аналогов Jira мы смотрели наиболее популярные инструменты для работы над проектами. По результатам опроса IT-специалистов среди них оказалась Kanban-доска. Мы посмотрели реализацию этого инструмента в отечественных сервисах и заметили, что очень часто Kanban-доской называют обычную доску со стикерами.
Правильно ли это с точки зрения методологии и что такое Kanban-доска? Будем с вами сегодня разбираться. А заодно поговорим и о Scrum-досках.
Прежде чем приступить к подготовке материала, мы провели обширную аналитическую работу с привлечением внешнего эксперта — адепта agile-ценностей Максима Барчукова. Он начинал как разработчик ПО, но потом пошел по пути менеджмента. Сейчас Максим руководитель проектного офиса в системном интеграторе.
Примечание
За время подготовки исследования часть проблем, о которых мы пишем, могут быть исправлены компаниями на момент публикации. В материале мы их оставляем в качестве примера, чтобы обратить внимание читателей и уберечь от подобных решений в своих или клиентских проектах
Немного теории
Kanban и Scrum — инструменты управления проектами со своими практиками, целями, правилами и ограничениями. Общая цель инструментов одна — сделать процесс создания продукта управляемым и предсказуемым, чтобы проект был сдан в нужные сроки и нужного качества. При этом у методов есть и отличия. Они отражены в таблице ниже:
Главное отличие Scrum от Kanban: Kanban ориентирован на результат, а Scrum — на процесс.
То, что было для бизнеса важно вчера, сегодня уже неважно. Scrum в этом понимании менее гибкий, чем Kanban
С другой стороны, Scrum помогает упорядочить работу внутри команды, его задачи направлены внутрь, тогда как Kanban ориентирован во внешний мир, на пользу для заказчика.
Scrum- и Kanban-доски в отечественных сервисах
Мы кратко рассмотрели два вида построения процессов и можем выделить основные функции, которые должны присутствовать на досках, чтобы их можно было называть Scrum- или Kanban-доска.
Пул функций, которые должны присутствовать в досках:
Среди российских аналогов Jira доски Scrum и Kanban представлены у Аспро.Cloud, Kaiten, Яндекс. Трекера и Битрикс24. Эти сервисы более других приближены к необходимому перечню функционала для работы по рассматриваемым методологиям.
Сводные таблицы функциональности можно посмотреть ниже:
Анализ сервисов
Аспро.Cloud
Сервис дает возможность использовать доску визуализации в качестве Kanban-или Scrum-доски. Четкого разделения в интерфейсе нет, но есть необходимые функции, которые пользователь может использовать и даже смешивать, работая по ScrumBan.
Scrum-решения
Начнем с того, что у Аспро.Cloud нет четкого разделения на Scrum и Kanban, но существует Agile-процесс, который пользователь может настроить под свои задачи.
Этапы работы пользователь может создать любые, но статусы у задач предопределены системой — сделать, в процессе, на проверке, сделано. Это основные статусы, и они помогают поддерживать стандарт работы над задачами в командах.
Scrum-решения. Планирование спринта
При планировании спринта пользователь указывает его название, цель и сроки. Не хватает указания лимита трудозатрат на спринт. Так как именно от него зависит количество задач, которое команда сможет взять в работу.
После создания спринта на странице появляется поле, куда можно перенести задачи из бэклога.
При планировании важно указать нагрузку, которую сможет осилить команда в указанные сроки. Нагрузка считается количеством Story points. Flowlu при создании спринта и его наполнении не показывает сумму Story Points добавленных задач.
Увидеть данные по трудозатратам можно только после клика на кнопку «Начать спринт». Т. е. не выполняется одно из условий правильного планирования спринта — взять столько задач в спринт, сколько осилит команда. Видеть это значение в конце планирования — значит не следить за данным показателем в процессе планирования.
Scrum-решения. Процессы во время спринта
Scrum предписывает брать определенное количество Story points в спринт. Если в процессе спринта добавляются новые задачи, что делать не рекомендуется, Flowlu оповещает об изменении трудоемкости.
Flowlu позволяет запустить два спринта одновременно.
Отслеживание задач в системе при таких условиях затруднительно, т. к. доска не разделяет задачи на спринты и показывает все задачи в одной плоскости.
Scrum-решения. Завершение спринта
По окончанию спринта все незавершенные задачи отправляются в бэклог. Что будет с выполненными задачами, пользователь может только догадываться. Хотя было бы правильно, если бы система оповещала пользователя, куда переместятся карточки с выполненными задачами.
Scrum-решения. Вывод
Доску у Аспро.Cloud можно назвать Scrum доской, но необходимы доработки:
- Прозрачное распределение ролей.
- Планирование не только задач, но и встреч, которые являются важной составляющей фреймворка.
- При планировании спринта указывать трудозатраты (количество Story points), т. к. это имеет большое значение при подборе задач и их количества на спринт.
- Оповещать пользователя в конце спринта, куда переместятся карточки с выполненными задачами.
- При запуске нескольких спринтов одновременно дать возможность фильтровать карточки на доске, чтобы отслеживать выполнение задач каждого спринта по отдельности.
- Добавить отчет о производительности команды, — это поможет в будущем делать реалистичные прогнозы в планировании трудозатрат на спринт.
Kanban-решения
Аспро.Cloud показывает количество задач, а также их сумму Story points на этапе. Данный функционал носит больше информативный характер, поэтому не может являться инструментом Kanban и использоваться как WIP-лимиты (ограничение количества карточек на этап).
Kanban-решения. Вывод
Доску у Аспро.Cloud нельзя назвать Kanban-доской, так как не предусмотрена функциональность для основных принципов метода: ограничение количества задач на этап и запрета на возвращение задач обратно.
Kaiten
Kaiten дает возможность использовать доску визуализации в качестве Kanban- или Scrum-доски. Правда, пользователю придется подумать, какая из досок какому методу принадлежит. Подсказка в качестве выбора класса сервиса может быть неочевидной для начинающих практиковать Kanban.
Scrum-решения. Планирование спринта
Планирование спринта происходит путем перетаскивания карточек из общего бэклога в бэклог спринта.
Так же как и у Flowlu пользователь не ставит лимита на трудозатраты и сумму Story points добавленных в спринт задач. Посмотреть эти данные можно, кликнув на специальный значок, который появляется при наведении.
Scrum-решения. Процессы во время спринта
В процессе спринта у команды перед глазами находится дедлайн и цель спринта. Это позволяет держать в фокусе необходимый результат.
Scrum-решения. Завершение спринта
В методологии Scrum по окончании спринта все карточки либо идут в архив, либо возвращаются в бэклог. Kaiten рассказывает, что будет с готовыми карточками, а вот что будет с незавершенными — пользователь узнает только после того, как подтвердит завершение спринта. Нельзя оставлять неопределенность — описать судьбу каждого вида карточек в модальном окне было бы хорошим решением.
Scrum-решения. Вывод
Доску у Kaiten нельзя назвать Scrum-доской, необходимы доработки:
- Прозрачное распределение ролей.
- Планирование не только задач, но и встреч, которые являются важной составляющей фреймворка.
- При планировании спринта указывать трудозатраты (количество Story points), т. к. это имеет большое значение при подборе задач и их количества на спринт.
- Оповещать пользователя в конце спринта, куда переместятся карточки с выполненными задачами.
Kanban-решения
Одна из особенностей, присущих Kanban, — это возможность поставить лимит количества задач на этапе (WIP-лимиты). У Kaiten данную функцию можно найти только на Scrum-доске, что неверно c точки зрения методологий — Wip-лимиты не используются в Scrum.
Задача WIP-лимитов — показывать команде слабые места в процессе, чтобы общими усилиями решить задачу и продвинуть ее на следующий этап.
Kaiten предупреждает, если количество карточек на этапе превышает установленный лимит.
Кроме WIP-лимитов, которые предотвращают заторы в работе, Kanban рекомендует делить этап на подэтапы — «В работе» и «Готово». Таким образом команда понимает, какие карточки можно уже брать на следующий этап, а какие еще не готовы.
По мере разработки проекта некоторые задачи теряют свой приоритет. Так, задача может не браться в работу месяцами, что наглядно демонстрирует ее низкий приоритет. Kaiten помогает избавляться от таких задач, предлагая скрывать карточки, которые давно не двигались.
Kaiten. Скрывать застоявшиеся карточки
В Kanban для приоритизации задач используют классы обслуживания/сервиса. Это деление задач по их приоритету — чем выше строка с задачами, тем важнее они для клиента. Kaiten позволяет создавать доски с 2 и 3 классами обслуживания.
Kaiten. Доски с классом сервиса/обслуживания
Kanban-решения. Вывод
Доску у Kaiten можно назвать Kanban-доской, но необходимы доработки:
- Чётко разделить функции Kanban-доски и других досок:
— убрать из Kanban-доски функцию спринта;
— добавить на Kanban-доску функцию WIP-лимитов. - Поставить ограничение на перемещение задачи назад.
Яндекс.Трекер
Яндекс.Трекер позволяет создать создавать как Scrum-, так и Kanban-доску. При этом дает небольшие пояснения, чтобы пользователю было легче сделать выбор решения под свою задачу.
ЯндексТрекер. Создание доски
Scrum-решения. Планирование спринта
Яндекс.Трекер порадовал подходом к планированию спринта — это единственное приложение из проанализированных, которое добавило функционал покерного планирования для оценки задач. Участники команды собираются в одном рабочем пространстве и вместе оценивают трудоемкость задачи. Причем, чтобы оценки были честными, сначала голосование происходит анонимно, а затем оценки открываются всем участникам.
Отметим работу функционала на разных устройствах. По нашему мнению, бОльшим удобством наделена реализация мобайл-версии, т. к. вся нужная информация находится перед глазами, тогда как десктоп-версия использует информационные блоки, и участнику приходится постоянно перемещать свой взгляд от одной части экрана к другой.
Яндекс.Трекер. Планирование спринта (mobile)
Scrum-решения. Процессы во время спринта
Яндекс позволяет оставлять заметки и комментарии на этапах спринта, чтобы другим пользователям был понятнее настроенный процесс.
Яндекс.Трекер. Прикрепленная к этапу заметка
Scrum-решения. Завершение спринта
Яндекс.Трекер единственный предоставляет пользователю выбор, куда будут направлены незавершённые карточки. А вот что станет с завершёнными в данной системе — также приходится гадать.
Яндекс.Трекер. Направление незавершённых задач
Яндекс.Трекер дает возможность не учитывать в графике сгорания задач выходные дни. Это помогает видеть реальную картину работы, а не идеальную.
Яндекс.Трекер. Диаграмма сгорания задач
Scrum-решения. Вывод
Процесс у Яндекс. Трекера можно назвать Scrum, но необходимы доработки:
- Прозрачное распределение ролей.
- Планирование не только задач, но и встреч, которые являются важной составляющей фреймворка.
- При планировании спринта указывать трудозатраты (количество Story points), т. к. это имеет большое значение при подборе задач и их количества на спринт.
- Оповещать пользователя в конце спринта, куда переместятся карточки с выполненными задачами.
- Добавить отчёт о производительности команды, — это поможет в будущем делать реалистичные прогнозы в планировании трудозатрат на спринт.
- Проработать ограничение на добавление новых задач в спринт.
Kanban-решения
Яндекс. Трекер не позволяет добавлять на этапы новые карточки, если это превысит WIP-лимит.
Kanban-решения. Вывод
Доску у Яндекс.Трекера с Kanban связывает только наличие WIP-лимитов и наличие отчетов о производительности и времени выполнения задач. Этого недостаточно, так как не прослеживается вытягивающий принцип работы, поэтому мы не можем назвать доску Kanban-доской.
Битрикс24
Scrum в Битрикс24 — это дополнительный платный модуль для организации работы команды. Kanban-доски у системы нет.
Scrum-решения
Битрикс24 — единственная система, которая внедрила функционал создания и планирования встреч.
Встречи отображаются в календаре. Собираться на них можно с помощью встроенного функционала видеосвязи.
Битрикс24. Создание встреч для двухнедельных спринтов
Также Битрикс24 при создании проекта собирает данные о команде: руководитель (product owner), разработчики (developer) и другие участники. Так в команде на начале работы будет проще понять, к кому идти с конкретным вопросом. Правда, не указана еще одна важная роль — Scrum Master.
Битрикс24. Scrum-команда
Scrum-решения. Планирование спринта
Битрикс24, как и другие системы, не дает поставить на спринт лимит трудозатрат, но, как и Яндекс. Трекер, подсчитывает и показывает сумму Story points добавленных задач.
Также Битрикс24 единственные не разрешают брать в спринт неоцененные задачи.
Битрикс24. Нельзя начать спринт с неоцененными задачами
Scrum-решения. Процессы во время спринта
Для завершения задачи её необходимо проверить на Definition of Done, или критерии готовности.
Такой чек-лист можно задать для любого типа задач.
Битрикс24. Критерии готовности
Scrum-решения. Завершение спринта
После завершения спринта информация по его результатам видна на окне планирования. Это помогает в моменте видеть картину успешности использования фреймворка Scrum в работе.
Битрикс24. Показывает результаты выполненных спринтов
Отчеты по работе команды в любой момент можно увидеть в выпадающем списке «элементов скрама», не переходя на другие страницы.
Битрикс24. Отчеты
Scrum-решения. Вывод
Процесс у Битрикс24 можно назвать Scrum, но необходимы доработки:
- При планировании спринта указывать трудозатраты (количество Story points), т. к. это имеет большое значение при подборе задач и их количества на спринт.
- Оповещать пользователя в конце спринта, куда переместятся карточки с выполненными задачами.
- Проработать ограничение на добавление новых задач в спринт.
Итог
Как показало исследование, сложно найти на отечественном рынке систему, которая полностью соответствовала бы требованиям по наличию функционала для фреймворка Scrum или Kanban.
В данный момент kanbanize — самое лучшее техническое решение, на базе которого можно реализовать канбан-метод
Тем не менее мы можем выделить системы, которые максимально приблизились к недостижимому идеалу:
Исследовательский центр работает на базе UX-студии Everest. Мы проектируем интерфейсы и логику для крупных сервисов, личных кабинетов, автоматизированных рабочих мест сотрудников.
→ Наш сайт
→ Шоурил с нарезкой работ
→ Телеграм-канал студии
Также подписывайтесь на телеграм-канал Исследовательского центра, чтобы не пропустить свежие материалы. Предыдущие исследования:
Да, в канбан к сожалению никто особо не умеет. Но можно отлично адаптировать асану например
Что то скажете про kanban.org?
Виктор, подскажите, а что вас конкретно интересует? Мы спросим у нашего UX-исследователя.
Отличная статья, разобрали все по полочкам, спасибо! Жаль, что вы тестировали прежний функционал, после которого было много доработок и новый интерфейс.
Пришлось даже выделить все это в отдельный продукт 一 Аспро.Agile. Он больше ориентирован на работу по Scrum:
- В нем можно менять количество этапов на доске и переименовывать их, не заходя в настройки.
- Время выполнения задачи можно фиксировать с помощью тайм-трекера.
- В задачи можно добавлять критерии готовности в формате чек-листа.
- Доступны отчеты по производительности команды и отдельных сотрудников.
Будем рады, если попробуете Аспро.Agile 一 https://asproagile.ru/ :)
Отличный разбор, спасибо за статью и за упоминание Kaiten. Обязательно учтем некоторые из ваших замечаний — они правда полезны.
Единственное, хотим исправить некоторые неточности в описании:
- Возможность установки WIP-лимитов есть на всех досках, в том числе Kanban. Более того, лимиты можно установить не толко на этапы работы (колонки), но и на дорожки (горизонтальное деление доски).
- И еще момент про Story points: в Kaiten можно добавить поле "Размер", в котором отмечается размер задач, в том числе в формате SP. Установить ограничения по размеру задач на доске можно также при помощи WIP-лимитов.
Кстати, в нашем блоге есть много кейсов компаний, которые работают по Scrum и Kanban в Kaiten. Добро пожаловать)
Спасибо за высокую оценку материала и благодарим за обратную связь))