{"id":13665,"url":"\/distributions\/13665\/click?bit=1&hash=1f74371b92976bb7eb39e8e1e994798dc7a0874ab4dab08a014c395da12deca9","title":"\u0422\u0435\u043c, \u043a\u0442\u043e \u0434\u0430\u0432\u043d\u043e \u043f\u0440\u043e\u0441\u0438\u043b: \u0441\u043e\u0432\u0435\u0442\u044b \u043f\u043e \u0432\u044b\u0445\u043e\u0434\u0443 \u043d\u0430 \u00ab\u042f\u043d\u0434\u0435\u043a\u0441 \u041c\u0430\u0440\u043a\u0435\u0442\u00bb","buttonText":"\u041e\u0442\u043a\u0440\u044b\u0442\u044c","imageUuid":"3273b238-d5a8-58cd-b0c5-c15009218a81","isPaidAndBannersEnabled":false}
Nerve.ai

Корпоративные коммуникации: как настроить, когда вы выросли

Когда наша распределенная команда выросла, коммуницировать стало сложнее: информация стала плохо доходить до адресата, искажались факты, рождались слухи и сплетни. Мы стали заново отстраивать процессы и хотим поделиться инструментами, которые помогают нам синхронизироваться друг с другом и делать коммуникацию прозрачнее.

Photo by Hello I'm Nik on Unsplash

Топ-менеджмент → Вся команда

Топ-менеджменту важно быть первоисточником любой информации. В этом помогают общие встречи на всю комапнию. У сотрудников меньше шансов искажать информацию и домысливать, если информация идет напрямую. Например, если компания маленькая и коллектив дружный, то, вероятнее всего, без официальной версии событий распространяются сплетни с деталями, которых не было.

Состояние и настрой в команде сильно зависит от того, насколько четко руководство доносит свои идеи и планы на общих собраниях. Важно максимально честно и прямо отвечать на вопросы. Когда сотрудник в курсе дел, и с ним открыто говорят о сложных ситуациях, его лояльность и уверенность в месте работы гораздо выше.

Кстати, вопросы на общих встречах показывают, где сейчас находится фокус внимания коллектива. Так проще предпринять верные шаги, чтобы помочь ребятам.

Как это работает у нас. Раньше каждые полгода проходило два больших зум-колла для всей команды: фаундер рассказывал про текущее положение дел в компании, обрисовывал цели и планы на будущее и отвечал на вопросы.

Полгода назад произошли политические события, которые длятся по сей день, и начался кризис, у всей команды резко подскочила тревожность. Поэтому общие собрания стали проходить чаще — раз в 1-2 месяца. Это помогло стабилизовать общее состояние и снизить тревожность.

Задавать вектор устойчивого развития и не «штормить» команду — тоже часть работы топ-менеджмента. Например, у нас есть общий канал коммуникации — Slack, где появляются новости компании. Для анонса более сложных тем руководство использует общую почтовую рассылку. Это помогает не сеять панику и хаос, а работать с точечными запросами, если они возникают.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Топ-менеджмент и Команда:

✅ Общие встречи на всю компанию, частота которых регулируется в зависимости от внешних и внутренних событий;

✅ Анализ вопросов на общих встречах для того, чтобы сфокусироваться на болевых точках команды;

✅ Почтовая рассылка для проблемных вопросов, которая периодически дублирует Slack;

✅ Открытость для диалога.

Топ-менеджмент → Руководители направлений

На этом уровне важно, насколько хорошо получается создать единое информационное поле между топ-менеджментом и руководителями направлений.

Когда компания была меньше и больших направлений не было, все попросы решались в формате разговоров один на один. Точечные обсуждения проходили в нескольких небольших чатах. Но штат вырос, и этого стало недостаточно.

Теперь формат взаимодействия изменился: каждую неделю у всего руководства проходят получасовые созвоны, где обсуждается текущий статус дел и общая стратегия на ближайшую неделю. То, что руководители дальше транслируют для своей части команды.

Такие встречи помогают команде руководства синхронизироваться и ускорить коммуникацию. Ведь каждый может предложить решение в зоне своей компетенции.

Например, HR отдел хочет провести выездной пикник, на что главный технический директор может возразить, ведь большая часть команды на горящем проекте. Или главный бухгалтер сообщает, что есть проблемы с выплатами от заказчиков, поэтому нужно передать документы юристу и поставить работу на паузу. Операционный директор составляет список, с какими данными ему нужно прийти к заказчику, чтобы обсудить график поступлений. Каждый человек в этой ситуации получает новую информацию и делится своей, так находятся решения для задач.

Антонина Светличная, HRD Nerve.Ai

Команда также обсуждает срочные вопросы в общем чате. Раньше руководители направлений писали топ-менеджменту напрямую, а сейчас вопросы решаются быстрее при помощи коллективного разума.

Ещё один полезный инструмент, который наша компания внедряет на всех уровнях — это ведение отчетности. Каждую пятницу руководители направлений собирают обратную связь у команды, собирают всё в один отчет о проделанной работе и составляют список планов на ближайшую неделю. Это своего рода дайджест для руководства, и он помогает всегда быть в курсе дел.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Топ-менеджмент и Руководители направлений:

✅ Регулярные общие звонки для топ-менеджмента и руководителей направлений;

✅ Общий чат для решения горячих вопросов при помощи коллективного разума;

✅ Отчеты и планы на ближайшую неделю от руководителей направлений для топ-менеджмента.

HR → Компания

HR отдел создает единое информационное поле внутри компании, и может влиять на дух команды.

Мы общаемся в Slack: там есть общий канал для объявлений на всю компанию, рабочие чаты и тематические каналы, где люди объединяются по неформальным интересам. Мы по максимуму стараемся обсуждать все рабочие проекты именно в Slack, чтобы не размывать каналы коммуникации и чтобы никто ничего не пропустил. Но это не всегда удается.

Мы сейчас активно внедряем в работу чек-листы. Это список со всеми мелочами и ответственными за эти мелочи. Крайне полезный инструмент, который помогает наводить порядок в хаосе и ничего не упускать. У нас долго не было единых мануалов по тому, что, например, важно сделать, когда в компанию приходит новый человек или наоборот нас покидает сотрудник, а также чек-листы пресейлов и других больших процессов.

Антонина Светличная, HRD Nerve.Ai

Каждый месяц команда HR выпускает новостной дайджест, чтобы держать всех в курсе событий. Это информация о новостях на проектах и в компании, о новых сотрудниках и внутренних мероприятиях, собранная и оформленная в Notion. Мы используем этот инструмент всего четыре месяца, но получаем много обратной связи в ключе «Спасибо, мне стало понятнее, что происходит».

Держать руку на пульсе компании помогает Coffee Talks — регулярная беседа HR с каждым человеком один на один в свободной форме. Она занимает 20-30 минут. Это возможность для сотрудника рассказать, что у него происходит и что сейчас беспокоит. Естественно, если HR узнает, что кому-то из членов команды некомфортно или что-то случилось, с ним общаются не дожидаясь волны Coffee Talks по графику.

Топ-менеджмент создает и транслирует ценности компании, а HR их внедняет и развивает. Идейный уровень не менее важен, чем новостной. Это возможно с помощью внутренних ивентов и активностей, которые направлены на вовлечение и развитие сотрудников. У нас проходят образовательные марафоны и челленджи, общие встречи по интересам и клубы английского.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне HR и Компания:

✅ Регулярное общение 1-to-1 с каждым членом команды, чтобы быть в курсе происходящего;

✅ Чек-листы со списками даже мелких задач и ответственных, чтобы ничего не потерялось;

✅ Внутренние мероприятия, которые помогают внедрять и развивать ценности компании;

✅ Новостной дайджест, чтобы вся компания находилась в одном информационном поле.

Топ-менеджмент → Руководители

Руководители проектов, с одной стороны, очень близко общаются с командой, с другой — должны быть на связи с топ-менеджментом и передавать ему новости о текущих делах на проектах и о команде.

Каждую неделю руководители проектов вместе планируют распределение ресурсов на ближайший спринт работ и встречаются 1-to-1 с топ-менеджментом .

Но есть важный момент: чтобы в этой конструкции действительно была прозрачность, нужно создать в команде атмосферу, где ошибаться нормально, даже если ты руководитель, главное вовремя об этом сигнализировать.

У руководителей проектов проходят установочные встречи с топ-менежментом, на которых проговаривается: “Мы доверяем тебе и не лезем в твою работу, но рассчитываем, что ты придешь к нам с проблемой и мы вместе ее решим. К сожалению, если есть опасения, это невозможно поменять в один миг, но подобные беседы, а главное демонстрация поведения помогают руководителю чувствовать себя увереннее в работе. Значит шанс на ошибку меньше

Антонина Светличная, HRD Nerve.Ai

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Топ-менеджмент и Руководители:

✅ Регулярное составление отчетов о проделенной работе и планах на следующую неделю;

✅ Создание атмосферы доверия и безопасности в команде.

1-to-1 с трех сторон: «человеческий мониторинг»

Поговорим про обратную связь, которую сотрудник получает о своей работе в компании. Фидбек — важный элемент синхронизации человека с командой и с компанией.

Регулярные индивидуальные встречи с линейным руководителем, лидом направления и HR — это три разные источника, которые помогают собрать полную картину о состоянии сотрудника. О том, как у него дела и как настроение, нравятся или не нравятся ему рабочие задачи, что там можно улучшить, какие у него отношения с членами команды и линейным руководителем. Как раз такой «человеческий мониторинг» помогает не пропустить момент, когда человек может уйти в себя, перестать выполнять задачи или даже уволиться.

У нас недавно была похожая ситуация. У одного из членов команды происходило много всего в личной жизни, и с ним довольно долго никто не проводил личных бесед из-за общей загрузки по работе. Общались строго по рабочим задачам. Его негатив копился, и в итоге он взорвался. Ему просто не хватило человеческого участия со строны компании. Конечно, это неправильно. Каждому человеку в команде очень важно чувствовать, что он — личность, а не просто «машина, пишущая код».

Антонина Светличная, HRD Nerve.Ai

Обратную связь по тому, как улучшить hard skills, лучше дадут руководители, а HR поможет с информацией по soft skills. Например, к концу испытательного срока мы проводим опросы и создаем оценку 360. Собирательный образ того, как человека ощущает и воспринимает команда и руководство, какие его сильные и слабые стороны выделяет. Сейчас мы разрабатываем новую систему роста и развития, которая предполагает проводить оценку 360 каждые полгода.

Обратная связь — это такой путеводитель для сотрудника. У нас есть руководитель проектов, который прошел испытательный срок. Все ребята в проекте — 11 человек — отметили, что наконец они стали себя чувствовать командой, а не отдельный участниками. Ещё наша коллега умудряется трансформировать даже самые сложные ситуации и вдохновлять команду.

Согласитесь, это большие достижения за время работы. На встрече по итогам испытательного срока мы обсуждаем, и эта обратная связь помогает человеку ориентироваться и пространстве и чувствовать себя частью коллектива.

Антонина Светличная, HRD Nerve.Ai

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне 1-to-1:

✅ Регулярные встречи с руководителем направлений, проектов и с HR;

✅ Внедрение культуры, которая доносит ценность и необходимость индивидуальных бесед в команде.

Человек → Человек

Горизонтальные связи гораздо эффективнее работают, нежели вертикальные, и крайне важно их направлять в нужное русло. Тут на помощь приходит «корпоративная культура», которая звучит как что-то сектантское. Но на деле это набор инструментов, который помогает формировать климат в компании и делать общим информационное и идейное пространство.

Важная опция у отдела HR — это возможность транслировать официальную точку зрения на события и так создавать культуру. Например, у нас долгое время не было единого способа сообщать об уходе сотрудника: случались разные ситуации, и кто-то хотел писать сообщение от своего имени в Slack, кто-то не хотел. Часто для команды было неожиданностью, что их коллега уходил. Недавно мы внедрили общий формат, когда последний день в компании делаем пост и благодарим человека за работу. Так у коллектива не возникает tet-a-tet разговоров и недомолвок.

Ещё важный момент на уровне коммуникации между сотрудниками — это создание горизонтальных связей. HR отдел проводит разные внутренние мероприятия, у сотрудников в процессе участия появляются личные истории и формируются более теплые связи друг с другом. Неформальные связи играют большую роль в том, как формируется атмосфера в команде.

У нас реально дружный коллектив. Это проявляется в нашем отношении друг к другу: мы в первую очередь воспринимаем коллег как отдельных личностей со своими интересами и увлечениями, а не как рабочую функцию. У нас нет конкуренции между отделами и предвзятого отношения друг к другу.

Антонина Светличная, HRD Nerve.Ai

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Человек и Человек:

✅ Создание активностей и поводов для неформального общения между сотрудниками;

✅ Как можно более оперативное донесение официальной позиции о ключевых событиях в компании, чтобы не плодить слухи.

Человек → Отдел

Когда команда была меньше, в ней было очень много специалистов, которые обладали всей информацией по проекту и никак ее не закрепляли и не передавали. По мере роста компании такие люди становились своего рода «бутылочным горлышком». Много вопросов было завязано на них. Это очень тормозило работу и делало очень болезненным уход сотрудника на больничный или в отпуск для текущих процессов.

Сейчас мы ведем документацию, вводим стандарты по разным направленям и проектам, чтобы как можно больше людей вовлекались в процессы и даже если кто-то заболеет или уйдет в отпуск, работа продолжится.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Человек и Отдел:

✅ Делать всю информацию по проекту максимально открытой и фиксировать ее во внутренних источниках;

✅ Вводить страндарты документации по проектам и следить за тем, чтобы вся новая информация им соответствовала.

HR бизнес-партнер → Команда

HR отдел в компаниях может быть как огромным и заниматься сразу несколькими направлениями — от подбора персонала до формирования корпоративной культуры, а может состоять из пары человек. Но каждой компании точно нужен HR бизнес-партнер. Коллега, который переводит цели бизнеса в цели HR отдела.

Он налаживает коммуникации между отделами и отдельными людьми, ищет точки соприкосновения и решает конфликты на разных уровнях. Мы открыто транслируем принцип: «Не знаешь, куда идти, иди в HR». Там точно выслушают и если не помогут, то найдут ответственного процесса, который сможет наладить ситуацию.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне HR бизнес-партнер и Команда:

✅ Создание общего информационного пространства;

✅ Создание атмосферы доверия, в которой нестрашно с любой проблемой прийти к руководителю или в HR.

Компания → Внешний мир

Сегодня как никогда важно выходить из тени в публичное пространство и говорить о себе, своей экспертизе и показывать свою команду. Понятный и хорошо транслируемый образ компании помогает привлекать клиентов, формирует имидж в профессиональном сообществе и делает компанию привлекательной для потенциальных сотрудников.

В больших компаниях есть целые маркетинговые отделы с бренд-менежерами и коммуникационными стратегами, которые создают гайдбуки по тону высказывания и редакционнойй политике. И это действительно ответственная задача, которую стоит отдать в руки профессионалов.

Но когда вы — относительно небольшая команда, и не хватает рук, чтобы полноценно вести соцсети, точно важно начать самостоятельно. Полгода назад мы завели соцсети и стали тестировать разные типы сообщений. Сейчас тоже двигаемся методом проб и ошибок. Но за это время мы сформировали стратегию и разделили разные сообщения по разным площадкам, стали активно делать публикации на российских и зарубежных платформах. Кстати, у нас есть телеграм-канал, где рассказываем о своей внутренней кухне и жизни команды, а ещё делимся своей экспертизой — https://t.me/nerve_ai

Важно рассказывать внешнему миру о своих ценностях. Например, недавно у нас был релиз проекта на стыке blockchain технологий и экологии. Нам важна экологическая повестка, и мы даже на сайте пишем, что экологичность для нас — это ответственность. Когда потенциальный сотрудник или клиент нас читает, он понимает, совпадаем мы по ценностям или нет. И если мэчт на уровне смыслов происходит, мы точно будем сотрудничать.

Антонина Светличная, HRD Nerve.Ai

Прямо сейчас внутри компании проводим небольшой обучащий марафон по тому, как профессионалу строить свой личный бренд в социальных сетях. Наши коллеги собирают всю свою экспертизу и переупаковывают ее в понятный формат для широкой аудитории. Они смогут не только рассказывать о своих навыках, но и ещё подсвечивать бренд компании. Когда потенциальные сотрудники думают, принимать ли офер или нет, многие тщательно изучают все упоминания в социальных сетях и смотрят, чем компания делится. Поэтому вклад в развитияе бренда — важное дело, которое хорошо окупается в перспективе.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Компания и Внешний мир:

✅ Транслирование ценностей компании в каналах коммуникации.

✅ Вовлечение сотрудников в развитие бренда

Все инструменты от нашей команды

«Корпоративные коммуникации и их выстраивание» — не просто умные слова. Это нужно как большой компании со штатом в несколько десятков и сотен и даже тысяч сотрудников, так и для стартапа, где от пяти до десяти человек. Более того, если все уровни коммуникации и процесы выстроены в компании на 20 человек, их не так сложно будет раскатить на коллектив в 200 человек.

Мы прямо сейчас настраиваем все уровни коммуникации, потому что это помогает нам улучшить рабочие процессы и сделать атмосферу в компании более продуктивной.

Собрали все инструменты, про которые рассказывали в тексте:

✅ Общие встречи на всю компанию, частота которых регулируется в зависимости от внешних и внутренних событий;

✅ Руководство открыто для диалога;

✅ Чек-листы со списками задач, которые помогают ничего не упускать;

✅ Новостной дайджест, чтобы вся компания находилась в одном информационном поле;

✅ Регулярные встречи с руководителем направлений, проектов и с HR, чтобы собирать полную обратную связь о работе и состоянии сотрудников;

✅ Внедрение культуры, которая доносит ценность и необходимость индивидуальных бесед в команде;

✅ Создание поводов для неформального общения между сотрудниками: внутренние мероприятия, которые помогают внедрять и развивать ценности компании;

✅ Как можно более оперативное донесение официальной позиции о ключевых событиях в компании, чтобы не плодить слухи;

✅ Максимально открытая информация о проекте для всей команды и единые стандарты ведения документации;

✅ Транслирование ценностей компании в каналах коммуникации;

✅ Вовлечение сотрудников в развитие бренда.

Поделитесь в комментариях, какие способы и инструменты помогают вам сделать коммуникацию прозрачнее в вашей команде?

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null