Корпоративные коммуникации: как настроить, когда вы выросли

Когда наша распределенная команда выросла, коммуницировать стало сложнее: информация стала плохо доходить до адресата, искажались факты, рождались слухи и сплетни. Мы стали заново отстраивать процессы и хотим поделиться инструментами, которые помогают нам синхронизироваться друг с другом и делать коммуникацию прозрачнее.

Топ-менеджменту важно быть первоисточником любой информации. В этом помогают общие встречи на всю комапнию. У сотрудников меньше шансов искажать информацию и домысливать, если информация идет напрямую. Например, если компания маленькая и коллектив дружный, то, вероятнее всего, без официальной версии событий распространяются сплетни с деталями, которых не было.

Состояние и настрой в команде сильно зависит от того, насколько четко руководство доносит свои идеи и планы на общих собраниях. Важно максимально честно и прямо отвечать на вопросы. Когда сотрудник в курсе дел, и с ним открыто говорят о сложных ситуациях, его лояльность и уверенность в месте работы гораздо выше.

Как это работает у нас. Раньше каждые полгода проходило два больших зум-колла для всей команды: фаундер рассказывал про текущее положение дел в компании, обрисовывал цели и планы на будущее и отвечал на вопросы.

Полгода назад произошли политические события, которые длятся по сей день, и начался кризис, у всей команды резко подскочила тревожность. Поэтому общие собрания стали проходить чаще — раз в 1-2 месяца. Это помогло стабилизовать общее состояние и снизить тревожность.

Задавать вектор устойчивого развития и не «штормить» команду — тоже часть работы топ-менеджмента. Например, у нас есть общий канал коммуникации — Slack, где появляются новости компании. Для анонса более сложных тем руководство использует общую почтовую рассылку. Это помогает не сеять панику и хаос, а работать с точечными запросами, если они возникают.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Топ-менеджмент и Команда:

✅ Общие встречи на всю компанию, частота которых регулируется в зависимости от внешних и внутренних событий;

✅ Анализ вопросов на общих встречах для того, чтобы сфокусироваться на болевых точках команды;

✅ Почтовая рассылка для проблемных вопросов, которая периодически дублируется Slack;

✅ Открытость для диалога.

На этом уровне важно, насколько хорошо получается создать единое информационное поле между топ-менеджментом и руководителями направлений.

Когда компания была меньше и больших направлений не было, все попросы решались в формате разговоров один на один. Точечные обсуждения проходили в нескольких небольших чатах. Но штат вырос, и этого стало недостаточно.

Теперь формат взаимодействия изменился: каждую неделю у всего руководства проходят получасовые созвоны, где обсуждается текущий статус дел и общая стратегия на ближайшую неделю. То, что руководители дальше транслируют для своей части команды.

Команда также обсуждает срочные вопросы в общем чате. Раньше руководители направлений писали топ-менеджменту напрямую, а сейчас вопросы решаются быстрее при помощи коллективного разума.

Ещё один полезный инструмент, который наша компания внедряет на всех уровнях — это ведение отчетности. Каждую пятницу руководители направлений собирают обратную связь у команды, собирают всё в один отчет о проделанной работе и составляют список планов на ближайшую неделю. Это своего рода дайджест для руководства, и он помогает всегда быть в курсе дел.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Топ-менеджмент и Руководители направлений:

✅ Регулярные общие звонки для топ-менеджмента и руководителей направлений;

✅ Общий чат для решения горячих вопросов при помощи коллективного разума;

✅ Отчеты и планы на ближайшую неделю от руководителей направлений для топ-менеджмента.

HR отдел создает единое информационное поле внутри компании, и может влиять на дух команды.

Мы общаемся в Slack: там есть общий канал для объявлений на всю компанию, рабочие чаты и тематические каналы, где люди объединяются по неформальным интересам. Мы по максимуму стараемся обсуждать все рабочие проекты именно в Slack, чтобы не размывать каналы коммуникации и чтобы никто ничего не пропустил. Но это не всегда удается.

Каждый месяц команда HR выпускает новостной дайджест, чтобы держать всех в курсе событий. Это информация о новостях на проектах и в компании, о новых сотрудниках и внутренних мероприятиях, собранная и оформленная в Notion. Мы используем этот инструмент всего четыре месяца, но получаем много обратной связи в ключе «Спасибо, мне стало понятнее, что происходит».

Держать руку на пульсе компании помогает Coffee Talks — регулярная беседа HR с каждым человеком один на один в свободной форме. Она занимает 20-30 минут. Это возможность для сотрудника рассказать, что у него происходит и что сейчас беспокоит. Естественно, если HR узнает, что кому-то из членов команды некомфортно или что-то случилось, с ним общаются не дожидаясь волны Coffee Talks по графику.

Топ-менеджмент создает и транслирует ценности компании, а HR их внедняет и развивает. Идейный уровень не менее важен, чем новостной. Это возможно с помощью внутренних ивентов и активностей, которые направлены на вовлечение и развитие сотрудников. У нас проходят образовательные марафоны и челленджи, общие встречи по интересам и клубы английского.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне HR и Компания:

✅ Регулярное общение 1-на-1 с каждым членом команды, чтобы быть в курсе происходящего;

✅ Чек-листы со списками даже мелких задач и ответственных, чтобы ничего не потерялось;

✅ Внутренние мероприятия, которые помогают внедрять и развивать ценности компании;

✅ Новостной дайджест, чтобы вся компания находилась в одном информационном поле.

Руководители проектов, с одной стороны, очень близко общаются с командой, с другой — должны быть на связи с топ-менеджментом и передавать ему новости о текущих делах на проектах и о команде.

Каждую неделю руководители проектов вместе планируют распределение ресурсов на ближайший спринт работ и встречаются 1-на-1 с топ-менеджментом .

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Топ-менеджмент и Руководители:

✅ Регулярное составление отчетов о проделенной работе и планах на следующую неделю;

✅ Создание атмосферы доверия и безопасности в команде.

Поговорим про обратную связь, которую сотрудник получает о своей работе в компании. Фидбек — важный элемент синхронизации человека с командой и с компанией.

Регулярные индивидуальные встречи с линейным руководителем, лидом направления и HR — это три разные источника, которые помогают собрать полную картину о состоянии сотрудника. О том, как у него дела и как настроение, нравятся или не нравятся ему рабочие задачи, что там можно улучшить, какие у него отношения с членами команды и линейным руководителем. Как раз такой «человеческий мониторинг» помогает не пропустить момент, когда человек может уйти в себя, перестать выполнять задачи или даже уволиться.

Обратную связь по тому, как улучшить hard skills, лучше дадут руководители, а HR поможет с информацией по soft skills. Например, к концу испытательного срока мы проводим опросы и создаем оценку 360. Собирательный образ того, как человека ощущает и воспринимает команда и руководство, какие его сильные и слабые стороны выделяет. Сейчас мы разрабатываем новую систему роста и развития, которая предполагает проводить оценку 360 каждые полгода.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне 1-на-1:

✅ Регулярные встречи с руководителем направлений, проектов и с HR;

✅ Внедрение культуры, которая доносит ценность и необходимость индивидуальных бесед в команде.

Горизонтальные связи гораздо эффективнее работают, нежели вертикальные, и крайне важно их направлять в нужное русло. Тут на помощь приходит «корпоративная культура», которая звучит как что-то сектантское. Но на деле это набор инструментов, который помогает формировать климат в компании и делать общим информационное и идейное пространство.

Важная опция у отдела HR — это возможность транслировать официальную точку зрения на события и так создавать культуру. Например, у нас долгое время не было единого способа сообщать об уходе сотрудника: случались разные ситуации, и кто-то хотел писать сообщение от своего имени в Slack, кто-то не хотел. Часто для команды было неожиданностью, что их коллега уходил. Недавно мы внедрили общий формат, когда последний день в компании делаем пост и благодарим человека за работу. Так у коллектива не возникает tet-a-tet разговоров и недомолвок.

Ещё важный момент на уровне коммуникации между сотрудниками — это создание горизонтальных связей. HR отдел проводит разные внутренние мероприятия, у сотрудников в процессе участия появляются личные истории и формируются более теплые связи друг с другом. Неформальные связи играют большую роль в том, как формируется атмосфера в команде.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Человек и Человек:

✅ Создание активностей и поводов для неформального общения между сотрудниками;

✅ Как можно более оперативное донесение официальной позиции о ключевых событиях в компании, чтобы не плодить слухи.

Когда команда была меньше, в ней было очень много специалистов, которые обладали всей информацией по проекту и никак ее не закрепляли и не передавали. По мере роста компании такие люди становились своего рода «бутылочным горлышком». Много вопросов было завязано на них. Это очень тормозило работу и делало очень болезненным уход сотрудника на больничный или в отпуск для текущих процессов.

Сейчас мы ведем документацию, вводим стандарты по разным направлениям и проектам, чтобы как можно больше людей вовлекались в процессы и даже если кто-то заболеет или уйдет в отпуск, работа продолжится.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Человек и Отдел:

✅ Делать всю информацию по проекту максимально открытой и фиксировать ее во внутренних источниках;

✅ Вводить страндарты документации по проектам и следить за тем, чтобы вся новая информация им соответствовала.

HR отдел в компаниях может быть как огромным и заниматься сразу несколькими направлениями — от подбора персонала до формирования корпоративной культуры, а может состоять из пары человек. Но каждой компании точно нужен HR бизнес-партнер. Коллега, который переводит цели бизнеса в цели HR отдела.

Он налаживает коммуникации между отделами и отдельными людьми, ищет точки соприкосновения и решает конфликты на разных уровнях. Мы открыто транслируем принцип: «Не знаешь, куда идти, иди в HR». Там точно выслушают и если не помогут, то найдут ответственного процесса, который сможет наладить ситуацию.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне HR бизнес-партнер и Команда:

✅ Создание общего информационного пространства;

✅ Создание атмосферы доверия, в которой нестрашно с любой проблемой прийти к руководителю или в HR.

Сегодня как никогда важно выходить из тени в публичное пространство и говорить о себе, своей экспертизе и показывать свою команду. Понятный и хорошо транслируемый образ компании помогает привлекать клиентов, формирует имидж в профессиональном сообществе и делает компанию привлекательной для потенциальных сотрудников.

В больших компаниях есть целые маркетинговые отделы с бренд-менежерами и коммуникационными стратегами, которые создают гайдбуки по тону высказывания и редакционнойй политике. И это действительно ответственная задача, которую стоит отдать в руки профессионалов.

Но когда вы — относительно небольшая команда, и не хватает рук, чтобы полноценно вести соцсети, точно важно начать самостоятельно. Полгода назад мы завели соцсети и стали тестировать разные типы сообщений. Сейчас тоже двигаемся методом проб и ошибок. Но за это время мы сформировали стратегию и разделили разные сообщения по разным площадкам, стали активно делать публикации на российских и зарубежных платформах. Кстати, у нас есть телеграм-канал, где рассказываем о своей внутренней кухне и жизни команды, а ещё делимся своей экспертизой — https://t.me/nerve_ai

Прямо сейчас внутри компании проводим небольшой обучащий марафон по тому, как профессионалу строить свой личный бренд в социальных сетях. Наши коллеги собирают всю свою экспертизу и переупаковывают ее в понятный формат для широкой аудитории. Они смогут не только рассказывать о своих навыках, но и ещё подсвечивать бренд компании. Когда потенциальные сотрудники думают, принимать ли офер или нет, многие тщательно изучают все упоминания в социальных сетях и смотрят, чем компания делится. Поэтому вклад в развитияе бренда — важное дело, которое хорошо окупается в перспективе.

Инструменты, чтобы настроить коммуникацию на уровне Компания и Внешний мир:

✅ Транслирование ценностей компании в каналах коммуникации.

✅ Вовлечение сотрудников в развитие бренда

«Корпоративные коммуникации и их выстраивание» — не просто умные слова. Это нужно как большой компании со штатом в несколько десятков и сотен и даже тысяч сотрудников, так и для стартапа, где от пяти до десяти человек. Более того, если все уровни коммуникации и процесы выстроены в компании на 20 человек, их не так сложно будет раскатить на коллектив в 200 человек.

Мы прямо сейчас настраиваем все уровни коммуникации, потому что это помогает нам улучшить рабочие процессы и сделать атмосферу в компании более продуктивной.

Собрали все инструменты, про которые рассказывали в тексте:

✅ Общие встречи на всю компанию, частота которых регулируется в зависимости от внешних и внутренних событий;

✅ Руководство открыто для диалога;

✅ Чек-листы со списками задач, которые помогают ничего не упускать;

✅ Новостной дайджест, чтобы вся компания находилась в одном информационном поле;

✅ Регулярные встречи с руководителем направлений, проектов и с HR, чтобы собирать полную обратную связь о работе и состоянии сотрудников;

✅ Внедрение культуры, которая доносит ценность и необходимость индивидуальных бесед в команде;

✅ Создание поводов для неформального общения между сотрудниками: внутренние мероприятия, которые помогают внедрять и развивать ценности компании;

✅ Как можно более оперативное донесение официальной позиции о ключевых событиях в компании, чтобы не плодить слухи;

✅ Максимально открытая информация о проекте для всей команды и единые стандарты ведения документации;

✅ Транслирование ценностей компании в каналах коммуникации;

✅ Вовлечение сотрудников в развитие бренда.

Поделитесь в комментариях, какие способы и инструменты помогают вам сделать коммуникацию прозрачнее в вашей команде?

#hr #коммуникация #команда #nerveai